УДК 025:65.011.56

Майстрович Т.В.

Проблемы формирования фонда электронных документов

Из-за относительной новизны рассматриваемой проблемы приходится постоянно сталкиваться с трудностями терминологического порядка. Например, электронные документы — это и запись на дискете, и оптический компакт-диск, и сетевые ресурсы, но это, далеко не одно и то же.

Словарь библиотечных терминов [1] от термина электронный документ дает отсылку машиночитаемый документ, имеющий определение документ, текст которого может быть считан читающим устройством ЭВМ с распознаванием знаков алфавита. Типы и виды машиночитаемых документов не указываются. Более того, если оптический диск относится к машиночитаемому носителю информации, то о дискете этого не сказано, а определение сетевых документов отсутствует совсем.

Не многим проясняет ситуацию и словарь по информатике Ф.С. Воройского [2]. Если мы обратимся к исходному для нас понятию, то узнаем, что документ — это материальный носитель информации, зафиксированный вне памяти человека или ЭВМ. Но тут же упоминается ГОСТ 16487—70, согласно которому документом является средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека [2, с. 24]. Нетрудно заметить большое противоречие этих определений в части фиксации информации. И если мы примем первое определение, то как быть с понятием электронный документ, который этим же словарем определяется как совокупность данных в памяти вычислительной системы, предназначенная для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств [2, с. 25].

В профессиональной печати (как библиотечной, так и отражающей проблемы информатики) часто встречается термин машиночитаемый документ, что означает, согласно тому же словарю, документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся на нем информации [2, с. 25]. При этом имеется в виду именно ЭВМ. Однако машиночитаемый по логике самого слова означает, что он читается при помощи машины и совсем не обязательно электронной. Микрофиша с большим сжатием — тоже машиночитаемый документ, поскольку ее невозможно прочесть без помощи аппарата.

Кроме того, история свидетельствует, что счетно-перфорационная машина создана в США во второй половине XIX в. [3, с. 106] и впервые использована для подсчета результатов переписи населения в 1890 г. [4, с. 475]. В России машиночитаемые документы появились также в связи с необходимостью обработки данных всеобщей переписи населения 1897 г. На основе листов первичного учета было заполнено около 126 млн 22-колонных перфокарт, которые поступили в специальный архив Центрального статистического комитета, а затем после опубликования итогов переписи в 1905 г. уничтожены [5, с. 5].

Проводившаяся в нашей стране в 1920-х гг. рационализация делопроизводства во многом основывалась на использовании перфокарт. Они применялись на машиносчетных станциях и машиносчетных установках и имели справочный аппарат в виде таблиц кодирования и контрольных табуляграмм [5, с. 6].

Таким образом, определения терминов электронный документ и машиночитаемый документ в современной трактовке нельзя признать вполне удовлетворительными. Помимо собственно уточнения эти понятия нуждаются и в разработке типологии, без которой очень трудно решать вопросы формирования библиотечных фондов.

Но пока специалисты не выработали систему понятий, описывающих электронные ресурсы, будем условно считать оптические компакт-диски электронными изданиями, а говоря об электронных документах, будем иметь в виду те, которые существуют только на жестком диске компьютера и серверах, т.е. не имеют отдельно взятого материального носителя.

Объективно на постановку проблемы формирования фонда электронных документов в библиотеках повлияло несколько факторов, основными из которых, на мой взгляд, являются:

• наличие в природе достаточно большого числа электронных документов, доступных в Интернет, причем как оригиналов (существующих только в этом виде), так и электронных копий с печатных изданий;

• возможность восполнения пробелов в фонде путем получения электронных копий печатных изданий;

• развитие службы электронной доставки документов, в результате функционирования которой у библиотеки остается электронная копия фрагмента печатного издания;

• стремление библиотек сделать фонды широко доступными без ущерба для физического состояния изданий, особенно ценных и ветхих;

• желание максимально удовлетворять потребности читателей предоставлением доступа ко всем мировым информационным ресурсам.

Многие специалисты полагают, что роль библиотек в информационном обществе как раз и заключается в фильтрации, оценке, переработке и приведении в удобное для использования состояние различных сетевых ресурсов. Имеется в виду, что библиотека, разумно сдерживая рост своих книжных фондов, одновременно должна обеспечить своим пользователям доступ ко всем мировым документным ресурсам. Но при этом нельзя не принимать во внимание возрастание зависимости библиотек от находящейся вне ее стен информации, которая может найти свое проявление как в технической, так и в идеологической форме.

Эта зависимость существенно снижается, если библиотека переходит к формированию собственного фонда электронных документов. В отличие от книг, библиотеки имеют дело в этом случае не с тиражом, а с документом, существующим в единственном экземпляре, и схема предоставления документа пользователям будет несколько иной.

Очевидно, что по отношению к книге осуществляется процесс комплектования (рис. 1), а по отношению к электронному документу организуется доступ (рис. 2).

Мы можем найти аналогию этому процессу в сложившейся библиотечной практике — межбиблиотечном абонементе. Однако по отношению к электронным документам можно говорить и собственно о комплектовании — если документ переносится на сервер библиотеки, т.е. становится реальной частью ее фонда. Эта деятельность может протекать по двум направлениям:

1. Создание фонда документов, существующих только в электронном виде, который предназначен для пользователей данной библиотеки.

2. Создание фонда электронных копий с печатных изданий. Это направление может иметь модификации: если печатный аналог отсутствует в фонде, то для библиотеки это будет вариант 1; если же копия снята с документа, находящегося в библиотеке, то она как правило предназначена сторонним абонентам.

Фонд электронных документов может рассматриваться в качестве специализированной части фонда библиотеки по аналогии с фондом микроносителей, аудиовизуальных материалов и т. п.

При формировании фонда электронных документов библиотека будет решать свои привычные проблемы: отбор, систематизацию, каталогизацию, создание справочно-библиографического аппарата. Проблему площадей хранения заменит проблема организации автоматизированных читательских мест.

Для многих библиотек проблема отбора будет решаться не только в плоскости соответствия электронных документов общему профилю комплектования фондов библиотеки. Возникнет необходимость альтернативного решения: покупать печатное издание или его электронную версию. При этом надо иметь в виду, что у многих издательств подписка на электронные версии не ниже стоимости традиционного варианта, а при подписке на электронную версию библиотека может попасть в зависимость от неконтролируемой ею ситуации.

В рамках содержательной стороны формирования фонда необходимо найти возможность оптимально использовать оцифрованные статьи, полученные из других библиотек. Вероятность повторных запросов на одну и ту же статью достаточно мала, поэтому при включении их в фонд электронных документов библиотека может получить массив неиспользуемых документов, к тому же плохо поддающихся систематизации.

Сохранность также приобретает новое качество — вместо физической сохранности речь пойдет о программной поддержке документов и соответствующих аппаратных средств. Кроме того, добавится проблема несанкционированного доступа и изменений в текстах. К сожалению придется постоянно быть готовым к отказу техники.

Наибольшим изменениям, вероятно, подвергаются аспекты использования фонда, поскольку для электронных изданий технология доставки меняется на технологию создания оптимального интерфейса и консультационную поддержку пользователей. Ни в одной библиотеке никому не придет в голову учить читателей грамоте или правилам работы с книгой, но учить работать с компьютером, ориентироваться в базах данных, извлекать и копировать информацию, вероятно, придется многим библиотекарям.

Особого разговора, применительно к фонду электронных документов, требует изменение самой парадигмы СБО. Если долгое время задачей СБО был поиск сведений о документах, то в электронной среде речь, как я полагаю, пойдет о работе непосредственно с текстом. Сейчас трудно предугадать, но по логике процедура выполнения тематической справки изменится на процедуру формирования кумулятивного ориентирующего текста.

Для национальных библиотек уже стала актуальной проблема обязательного экземпляра (ОЭ) электронных документов. Надо сказать, что в разных странах она решается по-разному. Например, в Финляндии предложено предусмотреть предоставление ОЭ только тех электронных публикаций, которые невозможно получить в Интернет бесплатно, а доступные без ограничения должны собираться для Национальной библиотеки специальным компьютерным роботом, регулярно просматривающим сетевые ресурсы.

При работе с электронными документами остро встает и правовая проблема — надо искать пути улучшения лицензирования или хотя бы приближения процедуры работы с электронными документами к той, которая действует для печатных публикаций. За рубежом развивается практика создания различного вида консорциумов издательств и библиотек, обеспечивающих свободное предоставление электронных документов пользователям; идет отработка механизмов материальной компенсации владельцам авторских прав.

В итоге хотелось бы перечислить проблемы, с которыми придется столкнуться библиотекам при формировании фонда электронных документов:

• обеспечение унифицированного и простого интерфейса;

• разработка системы пользовательской поддержки при удаленном доступе;

• сопряжение с федеральной программой "Электронные библиотеки России";

• разработка критериев отбора документов;

• правовые вопросы взаимоотношений с держателями авторских прав: широта доступа и свобода копирования, коммерческое использование и т. д.;

• определение предполагаемого контингента пользователей, от которого зависит содержание фонда электронных документов;

• включение в работу по идентификации электронных документов (ISBN, URN), соотнесение электронной копии с книжным оригиналом;

• описание и каталогизация электронных документов, соотнесение описания с книжным оригиналом;

• оценка экономической составляющей проекта на различных стадиях реализации;

• сохранность информации, гарантии ее постоянного и бесперебойного предоставления пользователям;

• мониторинг спроса в продолжительном временном интервале;

• обеспечение постоянного соответствия программного и аппаратного обеспечения библиотеки стандартам для удаленных пользователей;

• учет электронных документов;

• определение необходимого количества автоматизированных рабочих мест для читателей.

Список литературы

1. Библиотечное дело: Терминологический словарь / Рос. гос. б-ка. 3-е перераб. и доп. изд. М., 1997. 168 с.

2. Воройский Ф.С. Систематизированный толковый словарь по информатике: (Вводный курс по информатике и вычислительной технике в терминах). М.: Либерея, 1998. 376 с.

3. Арский Ю.М., Гиляревский Р.С., Туров И.С., Черный А.И. Инфосфера: Информационные структуры, системы и процессы в науке и обществе. М.: ВИНИТИ, 1996. 489 с.

4. Кинелев В.Г., Миронов В.Б. Образование, воспитание, культура в истории цивилизации. М.: Гуманит. изд. Центр ВЛАДОС, 1998. 520 с.

5. Гельман-Виноградов К.Б., Даниленко И.И., Танонин В.А. Машиночитаемые документы: Теория и практика архивного дела: Учеб. пособие, М., 1986. 77 с.

От редакции. В этом номере мы публикуем доклад Ивонн Кампфен, сотрудницы подписного агентства Swets Subscription Service, представленный на конференции Билефельд—2000 (ФРГ, 7—9 февр. 2000 г.).

Поставленные в докладе проблемы могут оказаться актуальными для российских библиотекарей уже в ближайшем будущем. И дело не только в том, что подписное агентство Светс много лет работает в России. В развитии некоторых новых технологий (например метода консорциума) наши библиотеки участвуют с 1998 г.