УДК 025:65.011.56

Ройтберг Н.

Центральная библиотека
университета Технион, Хайфа,
Израиль

Доклад 050—132 на 66-й Генеральной конференции ИФЛА (Иерусалим, Израиль, 13—18 авг. 2000 г.).

Электронные библиотеки быстро растут параллельно с традиционными библиотеками. Высокие темпы роста электронных библиотек обусловлены факторами, внешними по отношению к библиотечному сообществу. Поэтому библиотечная администрация оказывается под определенным давлением и, чтобы не отстать от мировых тенденций внедрения новых информационных технологий, ей приходится наращивать темпы работы гораздо более активно, чем планировалось. Это создает колоссальную нагрузку и на персонал библиотеки, и на ее бюджет.

Библиотеке следует пересматривать и обновлять стратегические планы развития. Соответственно приходится менять и технологию обслуживания, а библиотекарям осваивать новые процессы и обязанности. Это динамичный процесс, требующий постоянного внимания.

Организация доступа к электронным базам данных, электронным журналам, переход от одной системы автоматизации к другой, установление связей и отсылок от печатных ресурсов к электронным, новые формы обслуживания и консультирования читателей, рост количества методических и учебных материалов, размещаемых на веб-сайте университета — все это, безусловно, сказывается на управлении библиотекой.

Библиотека должна приспосабливаться к новым условиям, в которых существующая структура библиотеки, ее традиционные отделы зачастую не работают достаточно эффективно. Приходится создавать специальные рабочие группы и новые вакансии. Конечно, сотрудники библиотеки подключаются к решению новых задач — с учетом квалификации и желания работать по-новому.

Для эффективного развития новых технологий и стимулирования персонала руководителю нужно самому желать перемен и быть готовым возглавить их, обладать чувством перспективы, навыками современных методов управления.

Формирование электронной библиотеки может потребовать создания новых отделов; для системы взаимосвязанных библиотек, работающих в одном учреждении, могут понадобиться существенные структурные изменения. Залогом успеха библиотечного управления на предстоящие годы являются гибкость, способность к коллективной работе, энтузиазм.

* * *

Реорганизацию библиотеки с целью внедрения новых технологий и формирования электронной библиотеки в составе традиционной иногда называют перестройкой. Этот термин отражает революционные изменения в технологической среде, в создании новой системы обслуживания на базе электронных ресурсов, и в отношении к работе вообще. И однако, несмотря на первоначальный смысл термина перестройка, т.е. замена одной системы на другую, в нашем случае традиционная библиотека вовсе не подлежит закрытию или исключению из среды обслуживания читателей: скорее происходит параллельное — бок о бок — развитие традиционной и электронной библиотек. Библиотека продолжает закупать книги, каталогизировать их и предоставлять читателям; учреждение же, которое сочетает традиционные библиотечные услуги с электронными, сегодня называют гибридной библиотекой.

Электронная библиотека и персонал

Новые задачи не могут быть равномерно распределены между сотрудниками в рамках существующей структуры, поэтому на некоторых специалистов ляжет большая дополнительная нагрузка по развитию и поддержанию электронной библиотеки. Вообще создание электронной библиотеки предполагает массу дополнительных обязанностей для всего персонала.

Процесс лицензирования электронных журналов (трудоемкий и времяемкий) по сути своей тесно связан с работой отдела комплектования периодики. Совершенно новым видом деятельности является создание отсылок от электронных журналов к домашним страницам веб-сайта библиотеки. Что касается обслуживания читателей, то уже сейчас многое делается дистанционно, методами информационных технологий. Такого рода деятельность подразумевает не только навыки библиографа, но и свободное владение техническими средствами. Новые базы данных, электронные журналы приходится постоянно просматривать, проверять исправность электронных отсылок и актуальность форматов — все это достаточно утомительно. Кроме того, нужно составлять и выпускать печатные объявления о новых видах услуг, проводить групповые инструкции по пользованию электронными ресурсами. Можно смело сказать, что создание и поддержка домашних страниц библиотеки становится основным содержанием работы библиографов (кроме массы чисто технической работы).

Функционирование библиотеки в период постоянных перемен означает также появление новых задач, новых технологий, новых партнеров по бизнесу и постоянное нервное напряжение — как бы не отстать и не оказаться в хвосте прогресса. В этом смысле изменение стратегических установок, приоритетов — это только часть проблемы: нужно еще умудриться выполнить все поставленные задачи силами имеющегося в библиотеке персонала.

Административно многие библиотеки еще сохраняют традиционную структуру отделов. Сотрудники чувствуют себя безопаснее в рамках старой структуры, поскольку у многих из них долгосрочные контракты, связанные с этим привилегии и т. п.; обязанности и подчиненность хорошо прописаны и усвоены.

Достаточно сложно изменить старую структуру и иерархию, да и не следует этого делать без особой необходимости. При наличии многих аргументов в пользу сохранения существующей структуры приходится проявлять гибкость и выдумку, приспосабливаясь к переменам (то, что пригодно сегодня, завтра может оказаться ненужным).

У нас пока нет достаточного практического опыта работы с новыми технологиями, какие-то новые виды деятельности могут развиться и привести к созданию специальных подразделений, а другие — могут носить временный характер и окажутся ненужными после выполнения поставленной конкретной задачи. Поэтому управленческие структурные решения должны не вписываться в рамки старой структуры, а являться добавлением к ней: можно сформулировать индивидуальные задания для сотрудников, а не стремиться включить новые обязанности в существующее штатное расписание. Нужно стараться поставить дело так, чтобы для наиболее квалифицированных и активных сотрудников участие в проекте создания электронной библиотеки было делом чести и профессионального удовлетворения.

Такого рода кадровый подход требует определенных усилий и затрат ресурса: нужно не жалеть средств на переподготовку персонала, освоение новой технологии, ведь даже если вам добавят штатные единицы, вероятнее всего вы пригласите инженеров, компьютерщиков, других технических специалистов — а переход библиотеки от традиционной к электронной технологии все равно ляжет на плечи сотрудников библиотеки. Ключ к успеху — обучение новым технологиям опытных библиотекарей, воспитание чувства персональной ответственности при выполнении индивидуальной или коллективной работы.

* * *

Технион — Технологический университет Израиля — расположен в г. Хайфе. Центральная библиотека университета и 20 факультетских библиотек функционируют как единая система. Проект электронной библиотеки разрабатывается центральной библиотекой в интересах всего университетского содружества. Зав. отделом каталогизации добровольно взялся генерировать отсылки книжных поступлений к библиотечному веб-сайту, зав. отделом комплектования готовит материалы для лицензирования электронных публикаций; заведующие отделами обслуживания, комплектования и каталогизации совместно выступают в качестве редколлегии домашних страниц веб-сайта библиотеки. Специалисты по информационным технологиям участвуют в систематизации электронных журналов, а сотрудники справочного отдела — в разработке электронной библиотеки, даже технический секретарь вовлечен в актулизацию информации, касающейся электронных коллекций.

Строить работу именно таким образом мы не планировали, но в ходе обсуждения возникающих проблем с ведущими сотрудниками выработалась данная общая позиция, появилось чувство коллективной ответственности и даже гордость за соучастие в столь важном деле.

Мы всячески поддерживаем стремление библиотекарей повысить квалификацию на курсах в библиотеке и в университете, в ходе специально организованных семинаров и лекций.

Библиотека как лидер

Руководство библиотеки уже осознало необходимость адаптации к режиму постоянных перемен. Темп этих перемен определяется внешними факторами — появлением новых баз данных, новых электронных журналов, зачастую с различными интерфейсами; приходится вести тщательный отбор новых продуктов. Нужно определенное время и для внедрения очередной версии системы библиотечной автоматизации, освоения обновленных аппаратных средств, новых требований технологии, расширения системы подготовки и обучения пользователей.

Работа с электронными ресурсами стала весьма престижным делом и чтобы быть лидером в этой области нужно проявлять инициативу, а стремление создать единообразную систему обслуживания в окружении весьма разнородных материалов требует соответствующих знаний и чувства нового. Поэтому директор библиотеки находится под постоянным давлением, стремясь быть на соответствующем уровне.

Сейчас библиотеки стали намного более важными и уважаемыми учреждениями внутри университета и могут влиять на темп и характер решений в области информатизации университетов. Конечно, такое положение требует самоотдачи и готовности взять ответственность на себя.

Для обеспечения лидирующих позиций руководству библиотеки нужно видеть перспективу. Так, в Технионе широко используются видеоматериалы в учебном процессе; пока видеокассеты можно просматривать на специальных рабочих станциях аудиовизуальной библиотеки, но в ближайшее время мы переходим на DVD и создаем специальную университетскую сеть передачи видеоданных. Кроме того, библиотека стремится внедрить по всему университету единую систему правил размещения учебных материалов на веб-сайте и изучает новые, нетрадиционные приоритеты и предпочтения пользователей.

Централизация или децентрализация

Старый спор между централизацией и децентрализацией сейчас самым определенным образом решается в пользу централизации. В среде виртуальной информации физическое местоположение ресурсов не имеет никакого значения. При этом можно отметить существенные экономические и библиографические преимущества стандартизации и использования распределенных ресурсов. Однако библиотеки должны занять более четкую и жесткую позицию по отношению к поставщикам электронной информации, которые сейчас зачастую стремятся напрямую, без посредничества библиотекарей выходить на крупных потребителей.

Проблемы, обусловленные децентрализацией обычно существуют на уровне учреждений: нет препятствий кооперации библиотек на национальном или региональном уровне, однако на локальном уровне кооперация затруднена.

В эпоху электронных технологий кооперация значит намного больше, чем межбиблиотечный обмен или координация комплектования. Сейчас зачастую кооперация означает частичную потерю суверенитета, поэтому прогресс развивается скорее в области централизации, чем кооперации.

В разветвленной университетской библиотечной системе электронные журналы и базы данных должны закупаться единожды, а доступ к ним предоставляться через локальную сеть. Однако при таком подходе может оказаться ущемленным престиж факультетских библиотек-филиалов. Основной вопрос: кто управляет библиотечными домашними страницами и другими централизованными системами? Добровольное сотрудничество решает только часть проблем, поэтому официально установленное централизованное управление может обеспечить разумное расходование средств, выделяемых на создание электронной библиотеки.

В Технионе, например, все 20 библиотек факультетов традиционно сотрудничают в комплектовании, каталогизации, систематизации; МБА осуществляется под единым руководством, также централизованно начиналась в свое время компьютеризация библиотечной системы, опирающаяся на единый электронный каталог и единую систему регистрации читателей. Создание локальной сети обслуживания дисками CD—ROM и подключение библиотек к Интернет еще более усилило роль центральной библиотеки, которая взяла на себя труд единого центра заключения лицензионных соглашений и ответственность за проект электронной библиотеки. Пришлось, правда, пресечь попытки создания независимых факультетских домашних страниц в Интернет.

В библиотеках Техниона сейчас около 300 персональных компьютеров, несколько серверов и коммуникационных систем. Все это сложнейшее хозяйство работает с хорошо известной системой прикладных программ "Алеф" ("Aleph"). Обслуживание такого комплекса не может вестись с помощью только внешней организации или университетского компьютерного центра: для немедленного и эффективного вмешательства в штате библиотеки работают инженер и техник. Они же отвечают за состояние телекоммуникаций. Сегодня ощущается необходимость создания в библиотеке инженерного подразделения.

Заключение

Изменения в управлении библиотекой и ее структуре во многом определяется в ходе реализации проекта электронной библиотеки. Уже сейчас отдел МБА и доставки документов часть своих функций осуществляет по новым технологиям. По мере замены печатных публикаций электронными ожидается снижение нагрузки на отделы периодики, хотя проблема обеспечения онлайнового доступа к старым материалам пока не решена.

Нереально ожидать существенного уменьшения общей численности штата библиотеки; квалифицированные специалисты всегда будут необходимы, однако они должны быть готовы к быстрой смене области деятельности или к дополнительным нагрузкам. Для эффективной работы нужна высокая квалификация и постоянная переподготовка специалистов.

Электронная информация не будет дешевле, чем печатная, наоборот, потребуются дополнительные вложения. Кооперация и консорциумы позволят ослабить бремя финансовых тягот.

Электронная библиотека становится частью виртуального университетского кампуса и интегрируется с виртуальными методическими материалами.