Научные и технические библиотеки

УДК 378.6+002+004

Ильганаева В.А., Давыдова И.А.

Управление информацией как предмет преподавания

Информатизация общества проявляется в первую очередь в быстром увеличении потоков и массивов информации, циркулирующих в социуме и его подсистемах. Наряду с кадровыми, финансовыми, материальными ресурсами, обеспечивающими эффективное функционирование этих систем в условиях становления и развития рыночной экономики к этой триаде добавился еще один вид ресурсов – информационный. Выделение информации как важнейшего ресурса функционирования и управления системными объектами обусловлено прежде всего усиливающейся сложностью управления ресурсной триадой в современных социально-экономических условиях.

На этапе информатизации общества пришло понимание необходимости управления информацией в любом производстве, так как в конечном итоге от качества управления информационными ресурсами и информационным производством зависит эффективность использования и развития других ресурсов организации. На этом уровне под управлением информацией следует понимать управление информационным производством любой системы.

С этой целью в организациях создаются автоматизированные информационные системы управления, которые интегрируют внутреннюю и внешнюю информацию. Поступление всех видов информации в единую систему дает возможность осуществлять информационный мониторинг внутренней и внешней сферы, содействует обоснованному принятию управленческих решений. В рамках единой интегральной системы организации создаются новые информационно-управленческие системы, среди которых прежде всего следует назвать системы стратегической информации. Информационный менеджмент в данном контексте выступает как новый тип управления организацией на основе комплексного использования всех видов информации: научно-исследовательской, технико-экономической, материально-технической, технологической, финансовой, кадровой и т.д., которая циркулирует внутри управляемой системы и поступает в нее извне.

Еще одним направлением концепции управления информационными ресурсами является проблема подготовки информации для управляющих, которая отличается своей комплексностью и динамичностью. При этом информационное обеспечение или информационное обслуживание рассматривается как элемент единого информационного производства.

Целью управления информацией на личностном уровне выступает достижение гармонии внутреннего мироощущения субъекта, гармонии его взаимодействия с окружающей средой, гармонии структурной организации общества. В целом проблема управления информацией уподобляется (по выражению Ю.А. Шрейдера) экономической проблеме управления средой обитания.

Понятие управление информацией введено в начале 1970-х гг. с целью улучшить обеспечение административной информацией в качестве средства поддержки принятия решений. Однако уже сегодня очевидно, что эти процессы приобрели социоинформационный масштаб.

На уровне общества управление информацией направлено прежде всего на достижение равновесного состояния социоинформационных процессов, ставит ведущей целью гармонизацию информационно-культурных сред современного общества и предусматривает поддержание правильного баланса между гомогенизацией, как технологической рациональностью информатизации, и многообразием культур на разных уровнях: локальном, региональном, национальном и международном.

Формирование информационного пространства социума сопровождается появлением таких новых для культуры явлений, как информационный голод, информационная экспансия, информационная блокада. Они становятся факторами межгосударственного взаимодействия и международной политики, фиксируя различия субъектов и социальных групп, государств, регионов, передавая их по каналам коммуникаций.

Процесс вторжения информатизации извне на уровне государства таит опасность культурной эрозии в «информационно слабых» странах (к ним относится и Украина), подчинения интернационализации информационных систем, нивелировки национально-культурных особенностей потоков социальной информации.

Противостоять информационной экспансии развитых стран может только сбалансированная внутригосударственная информационная политика, опирающаяся на региональные и локальные особенности коллективного знания, языка, непосредственного мира жизни людей.

Неотъемлемым элементом управления информационными процессами на государственном уровне является материально-техническая база, включающая создание организационно-технологической среды информатизации, условий потребления и использования информации, программно-аналитических средств ее представления.

Таким образом, управление социально-информационными процессами происходит на разных уровнях социума: общества, коллектива, организации, личности. Оно направлено на формирование дружественных сред информационного взаимодействия при выполнении различных функциональных ролей и предназначений социальных систем и личности, осуществляется на основе новых ценностных ориентаций (информационной  этики, эстетики, информационной безопасности) на базе использования новых информационных технологий, которые не только существенно расширяют свободу доступа к информации, но и рождают комплекс новых проблем в управлении ею.

В соответствии с нашими представлениями управление информацией – это социально-ориентированная технология организации культурной среды современного общества, а информационный менеджмент представляет собой прикладную административно-ориентированную технологию управления информационными ресурсами.

Составными частями информационного менеджмента могут выступать:

1. Предметный информационный менеджмент как технология управления деятельностью на базе обеспечения документами, информацией и знанием в соответствующих деятельности формах;

2. Технологический информационный менеджмент как технология обеспечения соответствующего материально-технического уровня информационной среды;

3. Программный информационный менеджмент как основа обеспечения информационного взаимодействия «человеко-машинных сред»;

4. Кадровый информационный менеджмент как технология профессионализации и специальной подготовки пользователей в информационных средах.

Органичным элементом информационной инфраструктуры общества на современном этапе выступает библиотечный социальный институт, который активно интегрируется с другими частями. Тенденция интеграции библиотечной деятельности обусловлена изменением масштабов профессиональной деятельности библиотечных работников, новым уровнем организации библиотечной деятельности, качественными изменениями форм и способов обработки информации, возрастанием интегративных тенденций в библиотечных и информационных технологиях.

Качественная смена труда библиотечных работников, развитие средств труда приводят к перевороту в библиотечной деятельности. Чем сложнее и объемнее документальные и информационные потоки, которые функционируют в библиотеке, тем больший объем труда необходим для их организации и использования.

Понимание причастности современных библиотечных организаций к информационно-когнитивному ресурсу общества, к процессам использования общественного интеллекта, созданию информационных ресурсов приводит к необходимости поиска путей реализации новых форм управления этим ресурсом, выработке стратегии и тактики информационного менеджмента в соответствии с современными требованиями коммуникативных отношений.

Библиотека как социальный институт интегрирует различные формы отношений: организационные, технологические, производственные, управленческие.

Управленческие отношения играют роль связующего звена, проводника технологических и производственных отношений. Они могут ускорить развитие трудовой деятельности или, наоборот, затормозить, изолируя технологические отношения от производственных, организационные от технологических и производственных и т.д.

Технологические и управленческие отношения в библиотечной деятельности на протяжении их эволюционного развития не были существенными. В процессе информатизации сферы социальных коммуникаций и общества в целом технологические отношения претерпели качественные изменения и эти противоречия обострились. Существенно изменилось разделение труда и кооперация внутрибиблиотечной деятельности, а также внешние связи. Новые средства библиотечного труда, информационная техника и технология не могут эффективно функционировать в рамках старых форм управления.

Практика свидетельствует о том, что уже сегодня в информационно-библиотечных учреждениях появилась потребность в специалистах, профессионально занимающихся управлением информационными ресурсами, процессами информационной коммуникации.

Современный рынок труда нуждается в менеджерах, работающих на различных уровнях управления, аналитиках-исследователях информационных, коммуникационных процессов, администраторах БД; возрастает потребность в специалистах в области инновационных процессов, в частности – управления автоматизацией социальных структур.

С целью подготовки таких специалистов для библиотечных систем, органов информации, а также для коммерческих структур, независимых организаций междисциплинарной и прогностической ориентации в Харьковской государственной академии культуры разработан и читается курс «Информационный менеджмент» для студентов факультетов «Библиотековедение и информатика», «Документоведение и информационная деятельность», «Культурология». Преподавание такого курса – не просто дань моде, а объективная реальность, рожденная спросом на конкурентоспособных специалистов информационной сферы деятельности. Его задача – рассмотреть в комплексе механизм управления информационной деятельностью на всех уровнях социальной структуры.

Термин информационный менеджмент можно заменить термином управление информационными ресурсами, а в некоторых случаях управлением информацией и тогда не будет необходимости говорить о его интернациональном характере и спорить о дефинициях и целесообразности их использования в тех или иных ситуациях. Тем не менее для этих понятий можно выделить ряд существенных отличий, обусловленных субъектами информационного управления и информационного менеджмента, мотивацией их деятельности, ролью ответственных лиц, степенью их ответственности за результаты этой деятельности.

Информационное управление выступает прежде всего внешнемотивированной деятельностью, обусловленной требованием создания информационного общества, деятельностью, обязательной в своей основе и осуществляемой в рамках функциональных обязанностей и инструкций.

Информационный менеджмент обусловлен личной заинтересованностью менеджера в конечных результатах, его квалификацией, опытом и личным искусством управления; предполагает преобладание результатов над процессами их достижения, обязательный учет негативных результатов деятельности, первичность активного, творческого подхода, необходимость поиска новых возможностей и путей для достижения цели. В соответствии с этими отличиями можно предложить следующее понимание информационного управления: деятельность государственных органов и субъектов, направленная на создание и выполнение обязательных требований информационного законодательства, а также на разработку и реализацию соответствующих целей, проектов и программ.

Информационный менеджмент выступает как инициативная и результативная деятельность субъектов, которая обеспечивает поддержку кредита доверия в отношениях со всеми сторонами, заинтересованными в достижении стратегических целей развития документально-информационной структуры. В этом мы видим основное отличие информационного менеджмента от традиционного, формального информационного управления.

Процесс управления информацией в документально-информационных структурах рассматривается через систему информационных и коммуникационных связей и преподается как менеджмент информационных ресурсов, менеджмент коммуникаций, менеджмент инноваций.

В тематическом отношении курс уделяет большое внимание рассмотрению места информационного менеджмента в системе социального управления, в структуре управления библиотечно-информационными системами; рассматривает информационные системы управления, основные принципы организации управленческого труда.

Комплексное изложение материала дает студентам возможность ориентироваться в структуре информационных ресурсов, составлять и анализировать схемы информационных потоков управленческой информации, решать задачи их оптимальной организации при информационном обеспечении управленческих решений.

Разработана программа курса «Информационный менеджмент», комплекс практических и семинарских занятий (см. приложение).

Приложение

Программа курса «Информационный менеджмент»

Вступление

Общая характеристика, сущность информационного менеджмента.

Информационный менеджмент и тенденции информационного общества.

Информационный менеджмент как новый тип управления учреждением и методический комплекс, обусловливающий организацию коммуникационных и информационных процессов в учреждениях. Особенности информационного менеджмента в структуре управления (отраслью, учреждением и т.п.). Объекты информационного менеджмента. Основные задачи информационного менеджмента: стратегические, оперативные, административные.

Назначение курса. Структура курса. Задача. Требования в процессе обучения. Контроль знаний.

Раздел I. Эволюция информационного управления

Тема 1. Эволюция информационных систем и технологий как база развития концепции информационного управления

Управление носителями информации как несамостоятельная организационная функция социально-коммуникативных структур и социальных учреждений. Управление документными потоками, формирование вторичных документопотоков (начало XX в.). Организация ведения записей (1920 – 1930-е гг.). Управление обработкой информации (1960-е гг.). Создание управленческих информационных систем. Развитие концепции управления информационными ресурсами (начало 1970-х гг.). Концепция управления информацией как социальная технология гармонизации культурно-информационной среды социальной сферы.

Тема 2. Основные положения концепции информационного управления

Ресурсный подход к информации как основа концепции управления информационными ресурсами. Теоретические положения концепции: социально-организационные и финансово-экономические аспекты. Составные проблемы управления информацией: обработка информации, эффективная организация информационных процессов.

Тема 3. Информация как ресурс развития общества

Информатизация общества и изменения моделей рынка. Основные характеристики информации как продукта и ресурсов общества. Информационный рынок: общая характеристика и особенности.

Управление информацией в системе социального управления.

Информационный менеджмент как способ достижения равновесия в структуре социоинформационных процессов. Поддержка информационных процессов как цель и содержание управления информацией на различных уровнях общественного бытия.

Организационная, гармонизирующая функции управления информацией в социоинфосфере и ее подсистемах. Объективные и субъективные трансформационные процессы как факторы перехода к управлению информационными процессами в ноосферном пространстве.

Управление социально-информационными процессами на различных уровнях социальной структуры: общества, коллектива, личности.

Семинар: Управление информацией как способ гармонизации общества.

Тема 4. Диверсификация информационной управленческой деятельности и профессионализация кадров

Профессиограмма информационного менеджера, знания, умения, навыки. Требования к квалификации, базовой подготовке. Функции: анализ пользователей и координация источников и потоков информации; внедрение информационных систем; организация процессов передачи информации, подготовка информации для принятия решений; внедрение новых способов связи и обработка данных; разработка информационных систем.

Практическая работа: 1. Разработка должностных инструкций информационного менеджера. 2. Анализ действующих в документально-информационных структурах должностных инструкций специалистов.

Раздел II. Организационная среда
информационного менеджмента

Тема 5. Информационные ресурсы организации

Информация как важный ресурс управления учреждением в рыночных условиях. Информационные ресурсы в системе ресурсов учреждения. Классификация и характеристика составляющих информационных ресурсов.

Виды информации в учреждении. Понятие достоверности, ценности, объема, информационного наполнения и открытости как общие характеристики информации, в том числе управленческой.

Понятие активной и пассивной информации в управлении. Системы сохранения информации.

Подсистема управления информационными ресурсами. Структура, распределение ответственности. Формирование ресурсов: источники, сохранение, применение и т.д.

Тема 6. Коммуникативные отношения в организациях

Коммуникации в учреждении как явление и как процесс. Коммуникации между учреждениями и внешней средой. Коммуникации между подразделениями. Коммуникации в подразделах, их классификация по уровням производства и управления. Межличностные коммуникации. Неформальные коммуникации.

Информационные процессы в различных системах организации. Контуры передач данных, которые обусловливают взаимодействие информационных процессов в учреждении. Информационные потоки в управленческой деятельности. Управление информационными потоками и управление деятельностью. Планирование деятельности и поддержка коммуникаций. Маршрутизация, проектирование «форм» и «шаблонов».

Контроль исполнения. Информационная поддержка контроля исполнения.

Практическая работа: Анализ и построение информационных потоков в системе управления учреждением.

Тема 7. Формы и способы переработки информации в учреждениях

Потоки и массивы, модели и языки, знаки, коды, сигналы как материальные формы существования управленческой информации.

Виды информации по функциональному признаку: организационная, регулирующая, учетная, контрольная. Её подвиды. Виды информации, функционирующей в учреждениях, по другим признакам: в зависимости от места обработки, формы носителя, уровня организации, направлений движения, периодичности и сроков поступления.

Совокупность операций, которые выполняются информационной системой управления. Правила обработки информации в системах управления. Синтез новой информации. Способы переработки информации при синтезе: методы сокращения, трансформирования, интегрирования, генерации. Основные уровни переработки информации.

Методы оперирования управленческой информацией: алгоритмические, эвристические, евроритмические. Соотношение постоянной и временной информации.

Тема 8. Информационные системы в управлении

Роль информационных систем в стратегии управления учреждением. Основные этапы развития информационных систем управления: автоматизированные системы обработки данных, управленческие информационные системы, системы обработки текстовой информации, системы обеспечения принятия решений, комплексные интегрированные информационные системы управления учреждением.

Структура информационных систем управления. Основные характеристики подсистем, которые обеспечивают работу информационной системы управления: информационной, организационной, правовой, технической и т.п. Процессы, обеспечивающие работу информационной системы управления.

Классификация информационных систем управления по признаку структурированности задач, по функциональному признаку и уровню автоматизации.

Основные принципы организации управленческого труда с использованием комплексных интегрированных информационных систем управления.

Семинарское занятие: Информационные системы как инструмент организации информации в учреждениях.

Практическая работа: Анализ рынка менеджмент-информационных продуктов в Украине.

Тема 9. Информационные технологии в управлении

Информационные технологии как объект менеджмента. Информационная технология обработки данных. Информационная технология поддержки принятия решений. Системы обеспечения принятия групповых решений. Информационная технология экспертных систем, ее использование в управлении. Перспективные технологии и программные продукты создания систем поддержки принятия решений.

Автоматизация офиса как способ повышения эффективности управленческого труда. Общая характеристика компьютерных и некомпьютерных офисных технологий. Концепции офиса будущего. Соотношение понятий мобильный офис, компьютеризованный офис, виртуальный офис.

Раздел III. Информационное обеспечение управления

Тема 10. Принятие управленческих решений как информационный процесс

Определение управленческого решения (decision making). Требования, предъявляемые к управленческому решению.

Информационная составляющая управленческих решений. Процесс принятия решения как синтез информации о современном состоянии системы и прогнозной информации. Механизм и методы принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение решений. Определение целей, количества и качества информации, необходимой для принятия решений, сбор и переработка информации, определение альтернатив решения задач как основные этапы информационного обеспечения управленческих решений.

Информационное сопровождение прогнозирования. Роль экспертной информации в подготовке и принятии решений. Получение, анализ, обработка экспертной информации.

Семинарное занятие: Управление как информационный процесс.

Тема 11. Информационные потребности кадров управления

Потребности в информации на различных уровнях управления.

Характеристика информационных потребностей, признаки информационных потребностей с точки зрения их удовлетворения. Структура и свойства информационных потребностей. Различия в информационных потребностях пользователей информационных систем: объективные и субъективные.

Методы определения информационных потребностей. Этапы и содержание деятельности как основа организационного сервиса. Информационная культура и потребление информации.

Семинарское занятие: Рынок потребителей информационных продуктов, услуг и систем.

Тема 12. Информационное обеспечение кадров управления

Формулирование целей, задач, функций системы управления учреждением как начальный этап информационного обеспечения управления. Основные требования к информационному обеспечению задач управления. Методы и способы информационного обеспечения управления. Организация информационного обеспечения процессов управления.

Информационное обслуживание как подсистема информационного обеспечения. Формы предоставления информации на различных уровнях управления. Режимы информирования: текущее и справочное обслуживание.

Информационное обеспечение работы с деловыми партнерами.

Эффективность информационного обеспечения управления.

Практическая работа: Разработка блок-схемы удовлетворения информационных потребностей кадров управления по уровням управляющей системы.

Раздел IV. Информационный менеджмент
в стратегическом развитии учреждений

Тема 13. Стратегия развития организаций в информационном окружении

Внутрифирменная система информации как фактор повышения системы управления. Индивидуальный подход к созданию внутрифирменной системы информации. Методологические основы создания и организация проектирования.

Информационная безопасность учреждения. Организация безопасности информации в учреждении. Защита от несанкционированного доступа к внутрифирменной информации: определение, классификация и характеристика общих методов и способов.

Тема 14. Информационный менеджмент в контексте технологического развития организаций

Информационный менеджмент в управлении нововведениями. Теория нововведения. Теория групповых действий. Нововведение и процесс изменений. Стратегия изменений и нововведений. Революционные и эволюционные изменения. Планирование нововведений. Реализация. Информация и знание в процессе внедрения нововведений.

Автоматизация учреждения как нововведение. Управление автоматизацией учреждения. Основные этапы. Предпроектный анализ учреждения. Основные  составляющие технической задачи на разработку информационной системы управления; подготовка проекта компьютеризации учреждения (технический, рабочий, эскизный проекты), его составляющие.

Аппарат управления внутрифирменной системой информации, динамика развития и современное состояние: вычислительные центры, группы развития внутренних связей, временные целевые группы специалистов различного профиля, группы экспертов-ревизоров, консультанты по усовершенствованию системы информации и т.п.

Семинарское занятие: Автоматизация документно-информационных структур как нововведение.

Тема 15. Социально-технологические аспекты взаимодействия информационного и кадрового менеджмента

Социально-психологические аспекты внедрения нововведений.

Управление нововведениями и кадры. Создание групп и командный труд.

Взаимодействие информационных специалистов учреждения в процессе внедрения новой техники и технологии. Противодействие изменениям. Преодоление конфликтов.

Список литературы

Ильганаева В.А. Гармонизация культурной среды в условиях информатизации общества. Харьков, 1999. 34 с.

Ильганаева В.А. Библиотечное образование: новая парадигма развития: Монография. Киев: Ред. журн. «Библ. вестник», 1996. 256 с. (на укр. яз.).

Инфосфера: Информационные структуры, системы и процессы в науке и обществе / Ю.М. Арский, Р.С. Гиляревский, И.С. Туров, А.И. Черный. М.: ВИНИТИ, 1996. С. 27 – 28.

Каныгин Ю.М. Основы когнитивного обществознания (Информ. теория соц. систем). Киев: Укр. акад. информатики, 1993. 236 с.

Нестеренко А. Информационный менеджмент – значение и задачи // Информация и новые технологии. 1996. № 3. С. 20 – 23.

Шрейдер Ю.А. Гуманитаризация знания и управление информационной средой // Вестник АН СССР. 1978. № 4. С. 85 – 95.

Яновский А.М. Информационный менеджмент в бизнесе // НТИ. Сер 1. Орг. и методика информ. работы. 1997. № 12. С. 7 – 10.