От редакции. В конце прошлого года наш сборник опубликовал материал Джона Байдоша о системе отбора и методике комплектования электронных ресурсов для зала научных публикаций Библиотеки Конгресса США (№ 11, c.58-76; № 12, c. 56-78). Продолжая знакомить читателей с практикой отбора электронных ресурсов и комплектования, принятой в крупнейших библиотеках мира, мы публикуем перевод доклада представителя Британской библиотеки.

УДК 02(410)

Викери Д.

Отдел комплектования англоязычной 
литературы Британской библиотеки, 
Лондон, Великобритания

Реорганизация в Британской библиотеке 
с целью отладки процесса комплектования 
электронных ресурсов

Доклад 116-180 на семинаре в рамках
66-й Генеральной конференции ИФЛА
(Израиль, Иерусалим, 13-18 авг. 2000 г.).

Британская библиотека - национальная библиотека Великобритании - является главной научной библиотекой страны, выступающей в качестве информационного учреждения для проведения исследований и центра доставки документов. В ней хранятся 80 млн экземпляров изданий, в том числе 15 млн книг. Каждый год покупается около 50 тыс. книг, а на хранение поступает 80 тыс. книг. Ежегодно библиотека подписывается на 60 тыс. наименований журналов и депонирует в хранилища 30 тыс. наименований периодики. Бюджет комплектования в 1999 г. составил 13 млн фунтов. Совет Британской библиотеки утвердил дополнительную смету на 0,5 млн фунтов для закупки новых электронных материалов в 1999/2000 финансовом году и такие же суммы на следующие два года. Ранее библиотека тратила в год 0,3 млн фунтов на электронные публикации, однако в 1998/99 г. появилась опасность оказаться позади многих научных и исследовательских библиотек в возможностях предоставления электронных материалов индивидуальным и коллективным пользователям. Ожидания пользователей росли очень быстро и необходимо было действовать энергично.

В 1999 г. закупка электронных материалов осуществлялась достаточно стихийно, на локальном уровне, с неразработанным в деталях бюджетом, без формирования каких-либо автоматизированных связей или централизованного контроля. К проекту "Цифровая библиотека" наши действия не имели отношения, поскольку проект фокусировался на доставке документов, оцифровке и хранении, а мы стремились закупать готовые материалы. Что касается передачи в библиотеку обязательных экземпляров электронных публикаций, то этот вопрос пока в стадии решения правительством Великобритании.

Этапы решения вопросов

Масштаб задачи таков, что введение новой должности библиотекаря по электронным публикациям не решит проблему. Поэтому в мае 1999 г. организована (на общественных началах) рабочая группа по электронным ресурсам из 5 библиотекарей для уточнения проблем и выработки процедур их решения. В нее вошли: ответственный за доступ читателей к электронным материалам, ответственный за отбор материалов и общее развитие фондов, координатор в вопросах отбора материалов, специалист по базам данных и специалист по лицензированию. Заседание группы проходит один раз в месяц.

В сентябре 1999 г. образован Форум основных специалистов по электронным ресурсам для выработки путей развития и проведения консультаций. В него вошли представители подразделений библиотеки, отвечающих за формирование фондов, информационные технологии, сохранность и ответственные за проект "Цифровая библиотека". Форум заседает один раз в два месяца.

Методология

В библиотеке образован фонд закупки новых электронных материалов (500 тыс. фунтов) с единой системой контроля за расходами. Разработаны форма заявки на закупку, руководство по проведению закупок; создана база данных закупок, позволяющая отслеживать весь цикл работы с электронным материалом. Чтобы не рассматривать на заседаниях Форума каждое наименование, информация рассылается специалистам предварительно, так что можно заранее собрать все мнения и оценки. Несмотря на указанные организационные и технические приготовления, сам процесс отбора, оценки и закупки занимает примерно два месяца.

Составные элементы процесса закупки электронных материалов

Отбор. Внятная политика комплектования электронных материалов еще не сформулирована; оценщикам приходится руководствоваться накопленным опытом работы с традиционными печатными публикациями. Поиск и идентификация вновь появившихся ресурсов составляет заметную часть работы комплектаторов. Следует обратить внимание на постепенно происходящий сдвиг от комплектования физически ощутимых материалов к оформлению лицензии доступа к информации. Так или иначе достигнут разумный баланс между публикациями на оптических компакт-дисках и публикациями в Интернете, а также между библиографическими материалами и научными. Пока никаких электронных книг мы не закупаем. Для наиболее дорогих публикаций мы предварительно осуществляем тестирование и пробную эксплуатацию. Что касается заказа отдельных наименований необходимых документов, то удовлетворительного решения еще не найдено и обсуждение продолжается.

Контроль расходов. На первых порах нет никакой возможности равномерно или справедливо распределить между подразделениями библиотеки финансовые ресурсы, предназначенные для закупки электронных материалов. Комплектаторы заняты поисками полезных публикаций. Кто усердно работает и успевает найти их раньше других - тот и получает средства, если выбор одобрен на заседании рабочей группы.

Пришлось пойти на изменение технологических норм расходования рабочего времени персонала библиотеки и норм стоимости приобретаемого материала. Необходимые экономические данные брались из вышеупомянутой базы данных; при оценке общих расходов на лицензии онлайнового доступа принималась во внимание экономия от отказа на закупку традиционных печатных изданий или на закупку CD-ROM.

Организация доступа. Тесное сотрудничество членов рабочей группы по комплектованию с руководителями и специалистами читальных залов библиотеки позволяет в работе с читателями реализовать интеграцию электронных ресурсов с традиционными печатными. Доступ в сеть предоставляется с двух новых рабочих станций в зоне читальных залов, при этом зафиксированный в лицензионном соглашении IP используется для проверки аутентичности (вместо имени пользователя и пароля).

Лицензирование. Для изучения всех практических аспектов лицензирования и внедрения передовой практики оказалось необходимым назначить специального работника - представителя по лицензиям, который консультирует по данным вопросам всех сотрудников библиотеки. Такое решение позволило сэкономить массу времени, ибо заключение каждой лицензии оказалось сугубо индивидуальным актом.

В лицензии оговариваются, как правило, следующие моменты: количество одновременных пользователей; месторасположение пользователей; сетевое применение; возможности использования лицензионного материала в системе доставки документов; возможности коммерческого использования, выгрузки материала, распечатки, долговременного (не ограниченного во времени) доступа и архивирования. Переговоры по условиям лицензирования ведутся с ответственным представителем издателя.

Информационные технологии. Ключевой фигурой в команде комплектаторов электронных материалов является специалист по информационным технологиям; решающее влияние на успех или неуспех всего дела может оказать мера готовности библиотечного персонала к работе с CD-ROM в читальных залах и хранилищах.

Информация для управления. Цели работы и задания по производительности труда библиотекаря сформулированы с учетом управленческих проблем внутри библиотеки и необходимости показать и доказать правительственным чиновникам, что деньги тратятся не напрасно. К концу года мы предполагаем создать систему информирования руководства библиотеки о конкретных наименованиях отобранных и закупленных электронных материалов. Конечно, полезно иметь информацию об интенсивности использования закупленного материала, особенно продолжающихся изданий, чтобы создать твердую базу для решения вопроса о разумности продолжения подписки или лицензирования.

Комплектование и каталогизация. Все издания комплектуются индивидуально, поскольку Британская библиотека не входит в консорциумы по закупке электронных материалов. Мы отказались от разработки какой-либо специальной системы для комплектования электронных ресурсов и применяем традиционные системы, созданные в свое время для монографий и периодики. Используются стандарты каталогизации, а записи поступают для пополнения электронного каталога библиотеки (ОРАС), сетевого каталога (ОРАС97) на веб-сайте библиотеки и различных тематических списков.

Долговременная сохранность и архивирование. Проблемы долговременного хранения и сохранности электронных записей рассматриваются в рамках темы "Цифровое хранение", входящей составной частью в проект "Цифровая библиотека", разрабатываемый при участии Британской библиотеки. В ходе данного проекта мы надеемся убедиться в правильности выбранных методов обеспечения сохранности. Пока что для комплектаторов составлен специальный список (регламент) проверки сохранности материалов, начиная с момента их покупки.

Оценка необходимых дальнейших действий

1. Реорганизационная модель процесса комплектования электронных материалов, опирающаяся на группу специалистов по отбору, входящих в межотдельскую команду под единым управлением, себя оправдала и будет применяться и в дальнейшем.

2. Следует пересмотреть форму заявки и руководство по комплектованию, провести уточнение элементов базы данных закупок с целью обеспечения большего контроля и удобства управления.

3. Нужно решать кадровые и структурные проблемы. Можно полагать, что деятельность специалистов по отбору будет продолжаться на общественных началах, в качестве дополнительной нагрузки. И все же специалист по лицензированию и координатор закупок электронных материалов должны работать на постоянной основе - необходимо вводить соответствующие штатные единицы. Кроме того, понадобятся (и уже введены) дополнительные единицы в читальные залы.

4. Нужно заключать соглашения между отделами библиотеки по разделению функций и формированию инфраструктуры.

5. С апреля 2001 г. будет введен централизованный бюджет закупки электронных материалов.

6. При необходимости следует разработать гибкую базовую форму договора лицензирования доступа к электронным публикациям; уже заключенные лицензированные договоры нужно пересмотреть на предмет соответствия современным требованиям библиотеки. Соглашения по доставке документов будут включены в общую систему договоров.

7. Будут организованы семинары для подготовки специалистов по комплектованию электронных ресурсов.

8. Политику формирования фондов следует сформулировать заново, особенно в отношении поддержания или отмены ныне заключенных соглашений о лицензировании доступа.

9. Следует более активно изучать опыт работы других библиотек, в частности путем организации целевых посещений.

Заключение

Многие сотрудники библиотеки были подключены к дополнительной для них работе по созданию процедур закупок высококачественных электронных материалов, ознакомились с источниками, с проблемами информационных технологий и лицензирования. На этих первоначальных этапах была достигнута интеграция соответствующих процедур в обычную систему функционирования библиотеки.

Остаются нерешенными многие вопросы, типичные и для других библиотек, но национальная библиотека несет особую ответственность за обеспечение их решения.

Британская библиотека уверенно движется в направлении превращения в истинно гибридную библиотеку; пока что все вопросы решались собственными силами, внутри библиотеки; но пора переходить и к более активной кооперации с другими библиотеками - это будет ключевым моментом развития.