УДК 025

Павлова Л.П.

ГПНТБ СО РАН, Новосибирск

Эволюция технологических процессов

На примере ГПНТБ СО РАН представлена зависимость технологических процессов от структурных изменений библиотеки. Дана их классификация и предложены временные нормы на технологии разного уровня.

В последнее десятилетие появился новый термин - информационные технологии - включающий как главную составляющую компьютеризацию информационных и библиотечных процессов. Понятие библиотечная технология, которому очень много внимания уделялось в 1970-1980 гг. [1-4], стало забываться и отходить на второй план. Но изучение именно этой технологии, включающей циклы, процессы, операции, элементы операций, является основой для совершенствования библиотечной деятельности и при современных технических средствах.

К межотдельским, или сквозным библиотечным циклам относятся "путь книги", "путь требования", "путь библиографической справки", организация выставочной работы, подготовка библиографических указателей, БД, работа с отказами, исключение изданий из фондов и др. Внутри структурных подразделений библиотеки отдельные производственные процессы могут комплексироваться в локальный цикл, который, в свою очередь, может входить составной частью в межотдельский цикл. Так, в "путь книги" составными частями входят комплектование и учет новых поступлений, отбор изданий для библиографических БД, организация выставки новых поступлений, создание электронного каталога. Каждая из этих частей представляет локальный производственный цикл для конкретного отдела. Циклы состоят из взаимосвязанных процессов, каждый из которых - определенная и законченная часть цикла. Процессы разделяются на операции, операции - на элементы.

В каждой библиотеке технология привязывается к конкретным условиям и возможностям, но в организации технологических процессов всегда можно выявить резервы для их совершенствования и/или изменения. Такой подход подтвержден многочисленными исследованиями, проведенными библиотеками в 1980-х гг. [1-3]. В 1983 г. анализ библиотечной технологии осуществлен и в ГПНТБ СО РАН с целью изучения целесообразности организации всех звеньев действующей технологической структуры библиотеки и выявления дублирования и ниш для разработки инноваций [4]. Не останавливаясь подробно на методике и результатах исследования, отмечу лишь составление блок-схем, технологических картотек и карт [5].

В сфере внимания данной работы - определение времени жизни той или иной технологии в целом, ее отдельных частей, документов, регламентирующих технологические процессы. Факторы, влияющие на технологические изменения, могут быть как объективными, так и субъективными (применительно к отдельным рабочим группам). К объективным можно отнести изменения в структуре фондообразовательных процессов, концептуальные изменения в обслуживании читателей, в переводе технологий на новые носители, внедрение новых форм получения и доведения информации, изменение структуры библиотеки. К субъективным - наличие или отсутствие предпосылок к сохранению и/или изменению традиционных технологий в конкретных структурных подразделениях. Рассмотрим действие этих факторов на конкретных примерах.

Один из вариантов инструкции "Путь книги в процессе обработки" разработан в ГПНТБ СО РАН в 1979 г. Уже в период создания инструкции начали поступать изменения и дополнения. В начале 1980-х гг. предпринимались многочисленные попытки ее изменить. Это касалось почти всех технологических операций на этапе первичного просмотра обязательного экземпляра фондодержателями, его дальнейшего распределения по фондам, обработки, каталогизации и систематизации и даже выставки новых поступлений. Некоторые эксперименты ставили целью ускорить процесс прохождения книги от просмотра до полки. В результате внесено много дополнений в определенные операции, но в целом инструкция изменена в 2000 г. Таким образом, жизненный путь данной регламентирующей документации насчитывает почти 20 лет. Такой длительный срок связан как с большой трудоемкостью самого процесса, так и со сложностями при его изменении.

Другой межотдельский цикл связан с "путем требования". Данная технология оформлена в регламентирующий документ в 1973 г., затем с большими изменениями в 1980 г. и называлась "Путь требования читателей, абонентов и отделов библиотеки в процессе выполнения". Инструкция просуществовала до 1998 г., пока все собранные изменения и дополнения не были оформлены в новый документ "Путь требований на литературу в ГПНТБ СО РАН", который регламентирует прохождение читательского требования по всем фондодержателям, а также требований МБА. Таким образом, жизнедеятельность этого документа - от 7 до 18 лет. Первый отрезок времени связан с кардинальным изменением системы обслуживания библиотек по МБА, введением централизации на этапах доставки требований и литературы. Второй включает большие структурные изменения в системе обслуживания читателей. Подобный путь прошла и технология по работе с отказами, зафиксированная в инструкциях 1973, 1980, 1998 гг.

Объективным фактором, определяющим периоды жизни той или иной технологии, является структура библиотеки или ее отдельных подразделений. Структура - это система, характеризующаяся логической взаимосвязью своих элементов, динамикой управления. Свойствами структуры являются системность (классификация структуры по способам ее организации), динамичность (гибкость, чувствительность к изменению управляемого объекта), целесообразность (выбор наиболее эффективного варианта организации) [6]. В библиотеках наибольшее распространение получили комбинированные (комплексные) структуры, т.е. сочетание функциональной структуры с отраслевой, видовой, лингвистической и т.д. Примером функционального принципа организации в ГПНТБ СО РАН являются отделы комплектования, научно-исследовательской и методической работы, центр научной обработки документов. На сочетании функциональной и видовой структур организованы отделы редкой книги и рукописей, патентной и нормативно-технической документации, справочно-библиографический. В основу деятельности читальных залов положены как отраслевой принцип (залы естественных, технических и общественных наук), так и видовой (зал журналов и зал газет).

В научных библиотеках наибольшее распространение получили линейно-функциональные структуры, т.е. построенные по горизонтали. Усложнение функций библиотек требует создания и вертикальных структур, осуществляющих межотдельскую координацию. К таким структурам можно отнести технологический сектор, существующий при заместителе директора, группу приема требований, диспетчерскую службу, сектор массовой и рекламно-информационной работы. Эти структуры выполняют как координирующие, так и методические функции внутри библиотеки.

Структура ГПНТБ СО РАН находится в состоянии постоянных изменений: отраслевые читальные залы все больше дифференцируются, выделяя структуры по более узким направлениям; другие подразделения, наоборот, интегрируют в себе многие функции (например, читальный зал библиотековедения стал учебно-методическим кабинетом библиотековедения с расширением направлений своей деятельности).

Межфункциональный характер носит такой процесс, как списание литературы. Этим и объясняются частые изменения в его технологии. Предпоследнее издание инструкции по списанию датировано 1990 г. Она вошла в сборник инструктивно-методических материалов "Сохранность фондов ГПНТБ СО АН СССР" [7]. Кроме инструкции по исключению литературы, в сборнике отражены и другие регламентирующие материалы: положения о сохранности библиотечных фондов и о комиссии по сохранности фондов; инструкции по документальной проверке фондов, перераспределению литературы основных фондов, взаиморасчету отдела книгохранения с подразделениями библиотеки, работе с задолженностью и др.

Но уже в 1999 г. выходит новое издание регламентирующей документации по сохранности фондов [8]. Его создание связано, главным образом, с изменением процесса списания литературы и перераспределения фондов в связи с изменением пути книги в основное хранение и подсобные читальные залы. Этот факт является и причиной создания новых документов по системе фондов [9]. Изменения касаются нового пути книги, направления обязательного экземпляра только в фонды отраслевых читальных залов, функциональной структуры самих фондов (основные, подсобные, специализированные).

Интерес представляет взаимосвязь структуры и технологии. Что первично? Или их влияние взаимно? На мой взгляд, вернее второе. Да, изменение структуры обязательно ведет к изменению технологии в каких-либо ее элементах. Но и меняющаяся технология вызывает необходимость структурной перестройки. Примером могут служить новые информационные технологии. Так, создание электронного каталога явилось поводом для объединения двух отделов (каталогизации и систематизации), родился новый комплексный отдел - центр научной обработки документов. Результатом явилось кардинальное изменение технологии обработки документов, ввода их в компьютер, обновление электронного каталога.

Проблемным стало ведение систематического каталога, каталогов в читальных залах. С появлением автоматизированных баз данных изменилась технология их обработки, хранения, использования, но структура отделов при этом не менялась. Создание региональных БД также не повлекло изменений в структуре отдела научной библиографии, их формирующего, изменилась лишь технология организации библиографических указателей на электронных носителях. Таким образом, межбиблиотечные (сквозные) технологические операции более устойчивы.

Технологическая зависимость от объективных и субъективных факторов в большей степени присуща библиотечным процессам внутри отдельных структур. Рассмотрим их на примере отделения ГПНТБ СО РАН в Новосибирском академгородке.

Отделение - это комплексный отдел, выполняющий функции центральной библиотеки в академгородке. В сферу его деятельности входят:

• формирование фонда документов;

• обслуживание читателей;

• ведение справочно-поискового аппарата как на свой фонд, так и сводного - на фонды всех библиотек научных учреждений Новосибирского научного центра (ННЦ);

• обслуживание библиотек ННЦ по системе централизованного МБА;

• справочно-библиографическое обслуживание читателей;

• создание, поддержка и организация использования информационных ресурсов, как традиционных, так и электронных.

Библиотека расположена в двух помещениях, отстоящих друг от друга на расстоянии 1,5 км. Главные составляющие библиотеки - научный читальный зал и книгохранение - находятся в разных зданиях, что создает определенные трудности в обслуживании читателей, размещении фонда. Для оптимизации обслуживания руководство часто меняет структуру отделения. Технология приспосабливается к меняющейся структуре. Так, в течение 10 лет инструкция по пути книги менялась дважды, по пути требования - трижды, по работе с отказами - дважды. Регламентирующая документация по созданию и использованию БД с 1996 г. дополнялась 2 раза, но к настоящему времени требует переделки. Инструкция по созданию и ведению собственной домашней страницы в Интернете сделана в 1997 г. и уже требует серьезных изменений. В 2000 г. открылся новый специализированный читальный зал по вычислительной математике и информатике в помещении, отдаленном от основного читального зала, что требует пересмотра ряда технологических положений.

И конечно же, структурная перестройка связана с изменением характера библиотечной деятельности: появлением и развитием аналитико-синтетических форм информационного обслуживания, ужесточением нормативно-технических правил производства, выявлением тенденций к интеграции трудовых процессов, выходом всей библиотечной деятельности на конечный информационный продукт и библиотечную услугу.

Все это заставляет сделать вывод о необходимости частого пересмотра технологии внутри отдельных структур. Но постоянно создавать новые документы - очень трудоемкое занятие. Да и опытных кадров, способных разрабатывать регламентирующую документацию, мало. Поэтому предлагаю определить срок действия технологий разного уровня и придерживаться этих временных норм в деятельности библиотек. Например, такие глобальные технологические циклы, как "путь книги", "путь требования", должны жить не менее 10 лет, межотдельские технологии - от 5 до 10 лет, внутриотдельские - от 3 до 5. К сожалению, в новой экономической ситуации библиотеки прекратили работу по созданию норм на отдельные процессы, их жесткую регламентацию. Видимо, какие-то более мягкие формы нормирования все же должны утвердиться в библиотеках. Для соблюдения этих норм необходима строгая технологическая дисциплина, которая зависит от ряда факторов научно-технического, организационного и социального характера. Но это уже совсем другая тема.

Список литературы

1. Классификация операций по назначению процессов в деятельности библиотечных систем: Метод. рекомендации / Гос. публ. б-ка им. М.Е. Салтыкова-Щедрина. Л., 1985. 35 с.

2. Составление и использование систематизированного свода сведений о библиотечных операциях республиканской (АССР), краевой, областной библиотек. Метод. рекомендации / Гос. публ. б-ка им. М.Е. Салтыкова-Щедрина. Вып. 2. Л., 1982. 35 с.

3. Гривнина В.Э. О возможностях применения операционно-технологического анализа // Методол. аспекты изучения процессов функционирования библиотечных систем. Л., 1982. С. 149-151.

4. Киселева А.Л. Изучение технологической структуры ГПНТБ СО РАН СССР // Оптимизация информационно-библиотечных технологий: Сб. науч. тр. / ГПНТБ СО РАН СССР. Новосибирск, 1988. С. 87-98.

5. Оптимизация информационно-библиографических технологий. Сб. науч. тр. / ГПНТБ СО РАН СССР. Новосибирск, 1988. 169 с.

6. Проектирование организационных структур управления производством / Чумаченко Н.Г., Савченко А.П., Корнев В.Г. и др. Киев: Наук. думка, 1979. 259 с.

7. Сохранность фондов ГПНТБ СО АН СССР: Инструкт.-метод. материалы. Новосибирск: ГПНТБ СО АН СССР, 1990. 77 с.

8. Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН. Сохранность фондов / ГПНТБ СО РАН. Новосибирск, 1999. 62 с.

9. Система фондов. Сб. док. / ГПНТБ СО АН СССР. Новосибирск, 1990. 57 с.