Научные и технические библиотеки

УДК 025.2.004.13

Шилов В.В.

Методологический и математический аспекты
в измерении полноты библиотечного фонда

Оценка качества фонда – существенный элемент информации, необходимой для принятия оптимальных управленческих решений по формированию фонда. Полнота документного фонда библиотеки –одна из ряда главнейших характеристик его качества. В ряде случаев оценка полноты фонда позволяет судить о соответствии реального состояния фондов библиотеки ее официальному статусу.

Полнота фонда подразумевает свойство, допускающее возможность измерения. Поскольку документный фонд библиотеки представляет собой информационную систему, то и свойство полноты, будучи измеряемым, относится к информационной категории меры. Выбор показателей меры, способов измерения, необходимых размерностей определяется рядом факторов, среди которых главенствующее положение занимают цели и задачи измерения. Таковые зависят от особенностей самого объекта – фонда, его статуса, истории, положения в информационной макросреде, условий формирования; кроме того – от потребностей пользователей, возможности получения данных, необходимых для измерения и т.д. и т.п.

Основной водораздел между различными способами измерения лежит в дифференцированном подходе к различным аспектам полноты. Различают информационную и документную полноту фонда. Информационная полнота относится к наличию той или иной информации, сведений в массиве документов, содержащихся в фонде. Документная полнота имеет в виду наличие определенных документов в составе фонда.

Не требующим особых доказательств можно считать положение о том, что основным фактором, определяющим уровень полноты фонда, является качество комплектования, а именно та его сторона, которая связана с полнотой текущих поступлений. Вероятно, можно ставить, вопрос об измерении уровня воздействия данного фактора среди прочих воздействий. Методике измерения полноты выполнения заказов на текущее комплектование посвящена [1]. По имеющимся сведениям в отечественной библиотековедческой литературе вопрос об измерении полноты документного фонда библиотеки (как определенного результата всей работы по формированию фонда) специально не разрабатывался ни в теоретическом, ни в методологическом отношениях. Опрос центральных научных библиотек регионов – субъектов Российской Федерации, проведенный Российской национальной библиотекой в 1999 г., подтвердил предположение, что в библиотеках не используется какая-либо надежная методика измерения полноты фонда.

Принято считать (по умолчанию), что практически задача измерения полноты сводится к соотношению двух показателей: того, что именно есть, к тому, что именно должно быть. Мнимость простоты в подобном представлении состоит в том, что объект измерения – библиотечный фонд – весьма сложное структурное образование. Каждому элементу этой структуры (части фонда, подфонду и т.д.) присущи, помимо общих свойств, индивидуальные особенности формирования и, соответственно, "собственные" источники информации о том, «что есть и что должно быть».

Целесообразно начать рассмотрение проблемы с учетом особенностей фонда как родового объекта в любой библиотечно-информационной системе.

Вычленяются библиометрический и эконометрический аспекты проблемы измерения полноты документного фонда. Несмотря на всю важность библиометрической стороны для решения проблемы в целом, первый аспект в данной статье не рассматривается. Предметом настоящей работы является разработка математической части механизма измерения документной полноты фонда, при этом методология измерения как бы задается математической моделью структуры полноты.

Результаты измерения будут тем более достоверны, чем точнее удастся определить понятие измеряемого свойства. Точное определение понятия предшествует разработке показателя, отражающего данное свойство, и соответственно, выбора размерности, используемой для измерения.

Конструирование дефиниции полнота фонда следует начать с рассмотрения объема и содержания ряда категорий, имеющих место в представлениях о механизме формирования фонда с точки зрения обеспечения его полноты как одной из задач формирования. Это категории реальности, известности, профильности, необходимости, долженствования и присутствия документов в фонде.

Ныне аксиомой является положение о том, что не все документы, имеющиеся в мировой литературе, являются обязательным предметом комплектования библиотеки (любой: универсальной, многоотраслевой, отраслевой). Аксиома базируется на двух постулатах: во-первых, это практически неосуществимо, во-вторых – нецелесообразно. В целях формирования четких представлений пользователей о составе фонда, точности отбора и согласования комплектования с другими библиотеками создаются необходимые для организации работы инструментарии, в частности наборы правил отбора, именуемые профилями, тематико-типологическими планами и т.п.

В силу этого для противопоставления документов, представляющих собой предмет обязательного комплектования и не являющихся таковыми, традиционно принято использовать дихотомию профильность — непрофильность. Однако суждение о рассматриваемом явлении, построенное на категории профильности, не является достаточно полным. Профильные документы могут находиться как в фонде, так и в то же время не являться необходимыми для библиотеки в смысле обязательности приобретения. Более полно отражает подобную ситуацию использование категории необходимости и применение понятия необходимые экземпляры профильных документов. Практика комплектования предусматривает проверку документов на дублетность экземпляров, однако этому предшествует некоторое состояние неинформированности о состоянии дел по приобретению документа, после чего следует идентификация документов, в ходе которой документ воспринимается как таковой, без присвоения ему статуса экземпляра того или другого порядкового номера. Элемент идентификации является общим для всех типов и видов фондов, в то время как решение о необходимой экземплярности зависит как раз от типа или вида фонда. Определив, что документ является профильным, комплектатор решает далее вопрос о необходимости и возможности его приобретения. Таким образом, решение о необходимости приобретения включает в себя заключение о соответствии документа профилю. Дихотомия необходимость — отсутствие необходимости (надобность — ненадобность) является более широкой по объему понятия, по сравнению с дихотомией профильность—непрофильность. Следовательно, в определении полноты фонда целесообразно употреблять термин необходимые документы.

В процессах формирования и раскрытия фонда, библиотечно-информационного обслуживания подчас выясняется отсутствие той или иной информации, необходимой пользователям библиотеки. Информационная неполнота того или иного отдела фонда способствует возникновению предположений об отсутствии в фонде именно документов как источников необходимой информации. Следующим практическим шагом является поиск подобных документов в мировой литературе.

В самом общем виде возможны два результата библиографических разысканий: обнаружение либо необнаружение реально существующих документов, соответствующих поисковым предписаниям. Кроме того, оценивается качество самих разысканий, поскольку всегда имеется вероятность, что просмотрены не все библиографические источники (оказались недоступными или остались неизвестными). В случае положительного результата поисков следует говорить об известных документах. Сказанное позволяет приблизиться (только приблизиться!) к искомому определению полноты фонда с помощью термина известные реально существующие необходимые документы.

Результатом библиографических разысканий может стать вывод о желательности создания документов, содержащих необходимую пользователям информацию. Возможно также обнаружение тенденции к созданию документов, необходимых библиотеке, но пока еще реально не существующих. Прообразы этих пока еще реально не существующих документов не относятся к предмету документной полноты.

В ходе текущего комплектования библиотека систематически отслеживает издательскую деятельность и рынок документов с целью выявления и отбора необходимых ей изданий. В значительной мере на основе этой информации (имеющей не только прогнозный характер) библиотека планирует определенные объемы пополнения фонда. Однако плановые цифры текущего комплектования реально существующими необходимыми документами, выраженные в предполагаемых объемах пополнения, не могут механически расцениваться как количественный атрибут качества комплектования. Требуется наличие определенной технологической ситуации, которая позволила бы расценить отсутствие необходимых изданий в фонде как фактор, непосредственно определяющий уровень полноты фонда. Назовем ее ситуацией установленной неполноты. Содержание этой ситуации далеко не однозначно и зависит как от комплектуемого фонда, особенностей комплектуемых документов, так и от характера источника книгоснабжения, взаимоотношений между библиотекой и источником книгоснабжения. В самом общем виде содержание ситуации установленной неполноты можно охарактеризовать следующим образом: документ должен был поступить в библиотеку в течение определенного периода, но по каким-то причинам не поступил.

Рассмотрим содержание понятий должен был и в течение определенного периода.

Выражение должен был подразумевает наличие решения об отборе, зафиксированного в формализованном виде, но не приведшего к поступлению документа в фонд. Основные виды формализации: узаконение (наличие специального законодательства или иных правовых норм), договоры, заявки на конкретные документы с гарантией оплаты и т.п.; в некоторых случаях это могут быть или отложенные заявки, или направляемые веерообразно, или которые вообще некуда направлять, вследствие чего реализация потребности в документе происходит случайно. Но в любом случае необходим выраженный в той или иной форме факт фиксации потребности библиотеки в конкретных документах.

Использование категории срочности (лучше сказать – лимита времени, отпущенного на приобретение документа) в аспекте измерения полноты фонда является исключительно условным. Необходимость условности объясняется следующим образом.

Все необходимые библиотеке документы можно дифференцировать по категории времени, по меньшей мере, в трех аспектах:

• время создания документа (точнее – момент создания, в ряде случаев – период создания), причем траектория расширения понятия момент до понятия период лежит на оси «комплектование текущее – комплектование ретроспективное»;

• необходимые сроки доставки документа в библиотеку, требования к оперативности комплектования. Этот аспект в значительной мере связан с категориями ценности и актуальности документов, задачами библиотеки по обслуживанию пользователей, особыми целями формирования фондов и т.п., т.е. с категориями, имеющими весьма относительный характер. Здесь допустимо использовать нормативные или оптимальные сроки доставки, которые может установить библиотека в качестве гарантии высокого качества библиотечно-библиографического обслуживания и определенного организующего элемента в процессе комплектования, но которые по сути не могут не быть чрезвычайно дифференцированными;

• реально складывающиеся сроки доставки. Соответствующие показатели связаны преимущественно с условиями поставки документов, которые навязывают их производители или распространители. В определенных случаях производитель вынужден придерживаться нормативных сроков поставки, установленных законодательным путем (обязательные экземпляры). Немалую роль играет выбор библиотекой источников документоснабжения, форм и методов организации работы по комплектованию.

Обрисованная выше достаточно сложная роль фактора времени в процессах комплектования фондов, с учетом важности этого фактора, заставляет сделать вывод о двух возможных подходах к измерению полноты фонда.

Первый подход – исследовательский. Измерение полноты фонда производится как специально запланированное мероприятие с дифференцированным подходом к различным категориям документов. Понятно, что подобное мероприятие можно провести только на тщательно продуманной методической основе, при наличии глубоко разработанной инструктивно-производственной документации, значительных затратах сил и средств на предварительную классификацию документов по указанным временным аспектам. Поэтому правомерен вопрос об эффективности, о полезности подобного мероприятия.

Второй подход – утилитарно-практический. Вся информация об установленной неполноте фонда, т.е. информация о непоступлении в фонд конкретных необходимых документов, которые должны были поступить, подлежит периодическому статистическому учету на определенный момент времени. Условность состоит в том, что далеко не все известные библиотеке документы могут и должны поступить в библиотеку к моменту замера. Между точками, фиксирующими время создания документа, поступления его на рынок и в библиотеку, имеется определенный интервал. Замеры тем точнее отражают реальное положение дел, чем чаще они производятся, однако практическая надобность и эмпирические наблюдения за деятельностью библиотек в этой сфере показывают, что замеры приурочены к моментам периодической отчетности, а именно к составлению годовых отчетов о деятельности по комплектованию фондов.

Подобное упрощение (в чем и проявляется условность результата измерения) позволяет ввести операцию измерения полноты в рабочий процесс комплектования фонда. По мере надобности этот подход совмещается с некоторыми элементами исследовательского подхода.

Итак, документная полнота библиотечного фонда – это свойство фонда, характеризующее наполненность, укомплектованность фонда известными библиотеке реально существующими необходимыми для нее документами, которые должны были поступить и поступили в нее в течение определенного периода.

Информация об уровне полноты фонда содержится в определенном количественном выражении интенсивности (силы) проявления данного свойства. Эта величина зависит от взаимосвязи двух объектов:

m – объем мировой литературы, которая должна быть представлена в фонде согласно статусу библиотеки, профилю ее комплектования;

v – объем фонда в том виде, как он есть.

Отношение соответствующих количеств иллюстрируется логическим произведением v и m (рис.1):

Рис. 1. Иллюстрация логического произведения объемов
понятий m и v путем пересечения двух кругов
Часть a принадлежит одновременно кругу m (слева) и кругу v (справа).

Величина m олицетворяет категорию предельной возможности в достижении полного на данный момент объема фонда. Термин предельно возможный равнозначен словосочетаниям исчерпывающе достаточное количество документов, полный состав документов и т.п. С определенной долей условности, позволяющей несколько упростить замеры, представляем величину m_t (на момент t) в виде суммы

где а_t – количество имеющихся в фонде на момент времени t необходимых документов; с_t – количество известных библиотеке реально существующих необходимых для нее документов, которые должны были поступить в библиотеку, но не поступили к моменту t.

Формой выражения уровня полноты является показатель, построенный как отношение между фактически имеющимся в фонде количеством необходимых документов и правильно возможным их количеством; обозначим его :

или с учетом (1) :

Обе величины, составляющие данное отношение, по понятным причинам являются динамичными, постоянно изменяющимися. Динамично и само их отношение. Таким образом, полнота фонда – это подвижной количественный признак, выражающий ту или иную степень полноты, тот или иной уровень полноты на момент t; поскольку уровень полноты документного фонда библиотеки фиксируется каждый раз относительно момента t, то справедливо считать, что речь может идти только о так называемой относительной полноте. Абсолютная полнота фонда как вневременная категория невозможна. (Символ t в дальнейшем не употребляется, поскольку в контексте речь идет о сопоставлении характеристик, измеренных на один и тот же момент.)

Если величина с определяется в процессах текущего и ретроспективного комплектования с использованием методов библиографического поиска, то непосредственное измерение величины а весьма проблематично.

Известно, что в силу разнохарактерного воздействия значительного числа факторов как внутреннего, так и внешнего порядка, в фонде находятся не только необходимые библиотеке документы, по содержанию и форме соответствующие целям и задачам его формирования, но и документы, не являющиеся для библиотеки безусловно необходимыми. В их число входят также документы, которые и не должны были поступать в фонд, но по ряду причин были в него направлены.

Объем фонда в целом выглядит как сумма v:

v = a + b ,

где b – количество имеющихся в библиотеке документов, не являющихся для нее необходимыми. Из этого вытекает, что при известном объеме фонда v для определения размера необходимой части фонда а требуется предварительное вычитание величины b. Во всяком случае алгоритм действий задается выражением

Подставляя выражение (3) в (2), получаем исходную формулу вычисления уровня документной полноты библиотечного фонда:

Формула (4) имеет в виду конкретный документный фонд библиотеки, обладающий собственным, специализированным профилем комплектования. Наличие собственного профиля как раз и выделяет данный фонд в структуре фондов библиотеки. В число признаков, указанных в профиле в качестве критериев отбора и необходимости сохранения документов, входит как правило период создания документа (время издания и т.д.). Хронологический подход используется в организации (размещении) фондов, он важен и в организации комплектования; более того, зачастую он является узловым моментом в определении ценности документа, его уникальности. Наконец, он является эффективным средством учета известных библиотеке необходимых для докомплектования данного фонда документов и измерения укомплектованности отделов фонда по каждому хронологическому периоду. Наибольшее, если не исключительное значение хронологический подход имеет для документных фондов со статусом депозитарных, архивных, следовательно, и для фондов национальных библиотек.

Показатель полноты в принципе не может быть не привязан к определенному хронологическому отделу фонда. После того как по формуле (4) определены уровни полноты T каждого из этих отделов (Т – обозначение хронологического периода), появляется возможность вычисления показателя полноты данного фонда, данной коллекции в целом (имеется в виду специализированный фонд документов определенного профиля). Обозначим фонд буквой N, а число периодов – M. Соответствующий показатель – это отношение сумм имеющихся и отсутствующих документов по каждому из хронологических отделов:

Показатель полноты в принципе не может быть не привязан к определенному хронологическому отделу фонда. После того как по формуле (4) определены уровни полноты T каждого из этих отделов (Т – обозначение хронологического периода), появляется возможность вычисления показателя полноты данного фонда, данной коллекции в целом (имеется в виду специализированный фонд документов определенного профиля). Обозначим фонд буквой N, а число периодов – M. Соответствующий показатель – это отношение сумм имеющихся и отсутствующих документов по каждому из хронологических отделов:

Документные фонды библиотек, особенно крупных, весьма сложно структурированы по своему составу. Они представляют собой систему фондов, каждый из которых комплектуется по собственному профилю, или тематико-типологическому плану. В связи с этим показатель полноты всего документного фонда библиотеки в целом представляет собой отношение, в котором фигурируют «суммы сумм», т.е. те количества имеющихся и отсутствующих в отдельно взятых фондах (подфондах) документов, которые были предварительно вычислены путем сложения соответствующих данных по хронологическим периодам. Обозначим n число подфондов. Тогда показатель полноты приобретает вид:

(6)

Формула (6) иллюстрирует в полном виде последовательность работы по измерению полноты документного фонда безотносительно к статусу библиотеки и типу (назначению) фонда. Модификация данной процедуры и формулы (6) обусловлена как раз особенностями фонда как объекта измерения и организацией работы по его комплектованию. Допустим, библиотека комплектует основной фонд на основе обязательного экземпляра документов. Согласно существующему законодательству на нее возложена функция постоянного хранения этих экземпляров. Тогда величина b -–число документов в фонде, не являющихся для библиотеки необходимыми, как правило, не вычисляется (приравнивается к нулю). То же самое относится к фондам депозитарного и архивного назначения.

В фондах, комплектуемых сугубо выборочно (например, в подсобных фондах, или в фондах массовых библиотек, или в отраслевых и специализированных библиотеках при научно-исследователь­ских учреждениях, проектно-конструкторских организациях и т.п.), образование частей фондов, обозначаемых символом b (в указанном выше смысле), является естественным процессом. Измерение объема подобных частей составляет особую и отнюдь не простую проблему. До настоящего времени известно крайне ограниченное число публикаций, предполагающих тот или иной метод определения фактического числа документов, рекомендуемых для отсева (исключения) из состава фондов. Необходимо назвать диссертацию Э.Н. Должикова [2], который перевел рассуждения о фактах образования части фонда b в практическую плоскость измерения. Общий обзор возможных подходов к измерению части фонда, от которой библиотеке целесообразно освободиться – предмет специальной работы. Закончим резюме в виде парафразы: прежде чем объединяться (т.е. прежде чем измерять полноту фонда), необходимо размежеваться (т.е. исключить из фонда или хотя бы измерить объем части, подлежащей исключению, или оговорить «чистоту» фонда – условное отсутствие в нем ненужных документов). Если этого не сделано, то нецелесообразно и называть какие-либо цифры «полноты».

Список литературы

1. Шилов В.В. К исследованию показателей качества комплектования отечественных изданий в крупных универсальных научных библиотеках // Комплектование и использование книжных фондов крупных универсальных научных библиотек: Сб. науч. тр. / Гос. публ. б-ка им. М.Е. Салтыкова-Щедрина. Л., 1978. С. 28—64.

2. Должиков Э.Н. Соответствие фондов общественным информационным потребностям как закономерность библиотековедения: Колич. интерпретация: Автореф. дис. … канд. пед. наук. М., 1985. 16 с.