Научные и технические библиотеки

Лосева Н.И.

Опыт организации библиотеки педагогического вуза

За последние 20 лет в России появилось много новых вузов: государственных, муниципальных, коммерческих… Даже в составе Центральной библиотечно-информационной комиссии (ЦБИК) Министерства образования Российской Федерации, наряду с секциями библиотек вузов, ссузов, музыкальных образовательных учреждений, школ и других, появилась секция негосударственных образовательных учреждений.

Еще не все новые учебные заведения прошли три ступени государственной регистрации: лицензирование, аттестацию и аккредитацию, но наличие библиотеки в любом из них обязательно, независимо от названия, подчинения и статуса.

Цель данной статьи – рассказать о формировании библиотеки Московского городского педагогического университета (МГПУ), организованного 1 марта 1995 г. по приказу Правительства Москвы с целью подготовки учителей для московских школ. (На тот момент при наличии трех педагогических университетов в школах Москвы было около 30% вакансий учителей, поэтому Московский комитет образования предложил создать педагогический вуз, в котором была бы восстановлена практика распределения выпускников.)

Сегодня в МГПУ 15 факультетов, где обучаются почти 10 тыс. студентов, аспирантура, докторантура, научно-исследовательский институт столичного образования, Высшая школа управления, факультет повышения квалификации и пр. В структуру университета включены 5 (из 16) педагогических колледжей Москвы. Создан Университетский округ, включающий различные учебные заведения столицы (детские сады, школы, лицеи, колледжи). Выпускники педагогических колледжей принимаются на 2-й или 3-й курс факультетов. 82% выпускников МГПУ 2000 г. работают в школах столицы.

Библиотека МГПУ начала создаваться в июне 1995 г. В связи с тем, что факультеты университета базируются в 15 корпусах в разных районах Москвы, в главном корпусе формировалась Фундаментальная библиотека, а при каждом отдельно расположенном факультете – филиал (по сути отраслевой отдел), состоящий из читального зала, абонемента и подсобного фонда.

В соответствии с документами, регламентирующими деятельность библиотек вузов, утвержденными ЦБИК, определена структура библиотеки, при этом внесены некоторые изменения в «Примерную структуру библиотеки вуза»: — в самостоятельные подразделения выделены отделы комплектования, учета фондов, каталогизации, библиографии и обслуживания. В дальнейшем для работы с филиалами создан методический отдел, а по мере роста компьютерного парка – отдел компьютеризации библиотечных процессов. Соответственно увеличивался и штат: если в 1995 г. у библиотеки было 2 филиала и 24 сотрудника, то в 2000 г. – уже 12 филиалов и 85 сотрудников.

С самого начала ректор университета дал установку на то, что формирование библиотеки – одна из самых трудных и ответственных задач вуза, в решении которой должны принимать участие все кафедры и факультеты. Регулярно по факультетам распространяются приказы по МГПУ, касающиеся деятельности библиотеки: о ежегодной перерегистрации читателей и обязательной сдаче книг после летней сессии, передаче в библиотеку копий приказов по университету, формировании учебного фонда из расчета 1:2, библиотечном учете всей литературы, поступающей в дар или приобретенной кафедрами на внебюджетные средства, и др. Разработана форма письменной заявки кафедры в отдел комплектования на приобретение необходимой учебной литературы с указанием дисциплины, контингента студентов и распределения по факультетам; без этой заявки ректор не подписывает ни одного счета, причем на счете должна стоять пометка, что он зарегистрирован в библиотеке (иначе бухгалтерия не принимает счета в оплату), чтобы книги не оседали на кафедрах или факультетах. Создан и утвержден ректором общественный институт уполномоченных от кафедр по связи с библиотекой. Организован библиотечный совет, который собирается 2 раза в год, заслушивает отчеты о работе библиотеки и ее подразделений, обсуждает планы, помогает коллективу библиотеки решать насущные задачи.

В 1995 г. в библиотеке установлен первый компьютер и приобретена программа «Библиотека 4» МГУ. И первые же поступившие книги стали заноситься в компьютер. Парк машин увеличивался ежегодно. Постепенно все филиалы обеспечивались компьютерами. Сегодня в Фундаментальной библиотеке и филиалах их уже 26, связанных в единую сеть, с сервером и выходом в Интернет.

С 1995 г. к библиотеке прикомандирован программист отдела вычислительной техники университета, который обучал сотрудников, контролировал состояние машин, постоянно дорабатывал программу. Практически по каждому элементу описания составлены и подключены словари, написаны различные программы по отладке базы и работе с ней – все это облегчает работу как каталогизаторам, так и пользователям. Созданный в 2001 г. отдел компьютеризации библиотечных процессов (2 сотрудника) сегодня решает вопрос о переходе на программу «Марк-SOL», разработанную НПО «Информ-система», с использованием более прогрессивной технологии «клиент-сервер», что позволит снизить нагрузку на компьютерную сеть и обеспечит большую надежность системы. Кроме того, данная программа обладает рядом возможностей, отсутствующих в «Библиотеке 4.2». Благодаря тому, что обе программы основаны на формате MARC, переход с одной на другую может быть осуществлен без потери данных.

Надо сказать, что за последние 10 лет библиотечные процессы автоматизированы в большинстве библиотек. Давно прекратились прения о том, насколько это экономично и выгодно; стало понятно, что компьютер не упрощает библиотечные процессы, а скорее увеличивает трудозатраты, тем не менее наличие электронных каталогов в библиотеках стало нормой. Правда, иногда забывается основная цель — обеспечить читателям доступ к электронному каталогу. Получит библиотека 1 – 2 компьютера, установит их в отделе обработки, вводит новые поступления (ретроспективный ввод старых фондов даже не планируется) и распечатывает карточки для традиционных каталогов. При этом считается, что электронный каталог имеется, но читатель о нем и не подозревает.

Некоторые библиотеки просто заменили пишущую машинку компьютером, оставив прежней всю технологию пути книги. В результате в электронном каталоге отсутствуют ключевые слова, вид издания и т.п., т.е. для читателей автоматизация ничего не изменила, а трудозатраты библиотекарей выросли вдвое. Несмотря на понимание всех этих проблем, сотрудникам библиотеки МГПУ не удалось избежать одной из распространенных ошибок. Основной принцип компьютеризации – одноразовый ввод информации и ее многоразовое применение: если закладывается автоматизированная картотека комплектования, то эта база затем используется в учете (в нее вносятся все необходимые сведения), затем она редактируется и дополняется при каталогизации. Сделать это непрерывным процессом у нас не получилось, каждый отдел библиотеки формирует свои электронные базы.

Библиотека ведет 12 баз данных: электронные каталоги книг (более 25 тыс. записей), статей (около 20 тыс.), авторефератов, трудов преподавателей МГПУ, дипломных работ студентов, периодики, тем НИР, книгообеспеченности, картотеку «Столичное образование», подписку, инвентарную книгу и картотеку учетных карточек.

Ежемесячно в филиалы передаются обновленные базы данных с основными каталогами. Филиалы самостоятельно ведут каталоги дипломных работ студентов, передаваемых им кафедрами; расписывают отраслевые журналы; распечатывают карточки для традиционных каталогов; выполняют справки читателей по электронным каталогам, отражающим весь фонд библиотеки. В дальнейшем предполагается постепенно установить еще по одному компьютеру во всех читальных залах филиалов для самостоятельной работы читателей с электронными каталогами и Интернетом.

Картотека книгообеспеченности формируется отделом комплектования централизованно. С самого начала отдел не мог решить, в каком режиме и с какой полнотой вести картотеки комплектования: слишком велики объем новых поступлений (от 40 до 50 тыс. в год) и число источников комплектования. Ведение картотеки в автоматизированном режиме требует многоразового обращения к каждому названию: требуется отмечать заказ, поступление, распределение и т.д. Организация ряда отдельных традиционных картотек по наиболее важным источникам комплектования тоже трудоемка и малоэффективна. Единая традиционная картотека на все 5 – 6 тыс. заказанных названий громоздка и сопряжена с большим информационным шумом. После проведения нескольких экспериментов принято решение вести единую картотеку в автоматизированном режиме только на многоэкземплярную литературу на момент ее получения. Постепенно данная картотека трансформировалась в картотеку книгообеспеченности. Из электронного каталога книг в нее перекачали все ранее поступившие многоэкземплярные издания, программист сделал соответствующие доработки, позволившие осуществлять поиск по издательствам, факультетам, кафедрам и дисциплинам и получать необходимые выходные документы. Наличие картотеки дает возможность легко ответить на все поставленные вопросы при подготовке к аттестации и аккредитации университета. Думается, что в наших условиях замена картотек комплектования картотекой книгообеспеченности вполне себя оправдывает.

Некоторые нестандартные решения принимались вынужденно и диктовались условиями и темпами организации МГПУ. Например, осенью 1995 г., когда еще не было никаких каталогов, но уже шел учебный процесс и преподаватели интересовались, что уже приобретено и можно рекомендовать студентам, принято временное решение собирать все сигнальные экземпляры учебной литературы в библиографическом отделе для выполнения справок по фонду. Эта коллекция оказалась настолько ценной и удобной, что в дальнейшем, несмотря на организацию каталогов, ее формирование продолжилось. В 1999 г. она стала подсобным фондом только что открытого второго читального зала научной литературы.

Некоторые изменения внесены и в традиционный путь книги. Например, на сигнальном экземпляре каждого названия отдел комплектования на обороте титульного листа дает карандашом распределение по фондам,  а на обложке — общее количество и цену. Отдел учета фондов пишет все учетные номера, вид издания (учебное, научное или художественное) и номер суммарного учета. Благодаря этому при поступлении счета в отдел каталогизации его целостность уже не соблюдается. Каждый каталогизатор выбирает из счета книги по своей тематике, которые после ввода в компьютер раскладываются по полкам для отправки в филиалы; «зеленой улицей» проходят учебники. При этом отдел каталогизации распечатывает карточки и для своего генерального каталога, и по одной (сигнальной) для каждого филиала, куда поступит данное издание. Благодаря наличию компьютеров и базы во всех филиалах сотрудники последних самостоятельно распечатывают нужное количество карточек для своих каталогов. Техническая обработка литературы осуществляется на абонементах.

Наличие самостоятельного отдела учета фондов позволило упорядочить составление актов на списание и замену утерянных изданий. В определенные сроки в этот отдел сдаются все формуляры на списание, книги, полученные взамен утерянных, чеки на литературу, купленную за счет платных услуг. Акты составляются централизованно, аккуратно ведутся все 3 части Книги суммарного учета. Отдел отвечает за отчетность перед бухгалтерией.

Из года в год рос штат библиотеки, и во внутренних отделах встал вопрос о более четком разграничении обязанностей. После ряда экспериментов принято решение об отраслевой специализации библиотекарей. В настоящее время каждый комплектатор, каталогизатор и библиограф ведет определенные отрасли знаний, что оказалось очень удобным при формировании картотеки книгообеспеченности, редактировании словаря ключевых слов и рабочих таблиц ББК.

Кстати о ББК… При формировании справочного аппарата ошибкой библиотеки стало традиционное решение о создании систематического каталога. Сейчас понятно, что при наличии электронного каталога разумнее было бы формировать предметный каталог. Конечно, ключевые слова и предметные рубрики – это не одно и то же, но они все же ближе друг другу, чем ключевые слова и индексы ББК. Тем более сегодня, когда постоянно требуется редактирование большинства разделов ББК, начиная от общественно-политических и кончая географическими, когда не переиздается многотомное издание таблиц ББК, а вышедшие в 1997 г. таблицы для массовых библиотек слишком примитивны.

Сразу после открытия в библиотеке введен единый читательский билет, по которому все читатели МГПУ и педагогических колледжей могут пользоваться абонементами Фундаментальной библиотеки и филиалов.

В связи с разбросанностью филиалов библиотеки большое внимание уделяется составлению инструктивно-методической документации. Для четкой и слаженной работы библиотеки очень важно, чтобы все подразделения и каждый сотрудник в отдельности правильно и единообразно выполняли свои функции. Поэтому разработаны не только положения о библиотеке и ее подразделениях, правила пользования, должностные инструкции, но и множество технологических документов, начиная с положения о системе каталогов и кончая такими инструкциями, как запись преподавателей и аспирантов в библиотеку, оформление дарственной литературы, передача литературы из отдела в отдел и др. Введена практика распоряжений по библиотеке, которые распечатываются и передаются во все филиалы, так как собрать весь коллектив библиотеки на общие собрания или учебу получается только 2 раза в год: в зимние каникулы, когда подводятся итоги за год, и в конце августа, перед началом учебного года.

Сегодня фонд библиотеки насчитывает почти 300 тыс. документов; книговыдача в год превышает 500 тыс. экз.; обслуживаются почти 20 тыс. читателей. В перспективе – организация медиатеки, развертывание книгообмена, обеспечение всех читальных залов компьютерами с выходом в Интернет, введение штрих-кодов и многое другое.