Научные и технические библиотеки

Урмурзина К.Г.
РНТБ Казахстана, Алматы

Совершенствование управления
системой научно-технических библиотек Казахстана

Коренные изменения в деятельности РНТБ произошли в июле 1999 г. в связи с реорганизацией ее на основании постановления Правительства Казахстана в Республиканское государственное казенное предприятие (РГКП) «Республиканская научно-техническая библиотека». Областные и городские научно-технические библиотеки, преобразованные в филиалы РНТБ, утратили статус юридического лица, действуют на основании положений, утверждаемых РНТБ, и выдаваемых доверенностей.

С государственным заказчиком, которым является Министерство образования и науки Казахстана, заключен контракт на выполнение и реализацию государственного заказа по программе «Обеспечение доступности научно-технической информации», включающей разделы: «Комплектование фонда», «Организация справочно-поискового аппарата», «Работа с фондом».

Источники финансирования РНТБ и филиалов: средства, получаемые в результате уставной деятельности, в том числе по государственному заказу; доходы от оказываемых платных библиотечных услуг и производимых работ по смете, утверждаемой Министерством образования и науки; добровольные взносы и пожертвования юридических лиц и граждан; другие источники, не запрещенные законом.

Новое положение РНТБ имеет свои минусы и плюсы. Минусы состоят, во-первых, в том, что бюджетные средства, выделяемые на выполнение госзаказа – формирование справочно-информационного фонда – недостаточны; а финансирование деятельности по библиотечно-библиографическому обслуживанию пользователей РНТБ должна обеспечивать самостоятельно. Во-вторых, закрытие валютных счетов филиалов лишило их возможности приобретать литературу за пределами Казахстана. К плюсам можно отнести выделение госбюджетных ассигнований на зарплату и впервые четко сформулированное право на оказание платных услуг, доходы от которых становятся важнейшим источником обеспечения жизнедеятельности библиотеки.

Перемены, коснувшиеся в основном финансовой сферы, потребовали решения множества организационных вопросов. Подверглись принципиальной переработке документы, регламентирующие деятельность РНТБ и филиалов: Устав РНТБ, положения о филиалах, правила пользования библиотекой, положение о порядке и условиях проведения аттестации сотрудников РНТБ и филиалов. Разработаны новые нормы выработки и времени на выполняемые библиотечно-библиографические процессы, в том числе в автоматизированном режиме. Усложнились функции коллегиальных совещательных органов при директоре РНТБ:

• библиотечного совета, рассматривающего вопросы планирования и отчетности, внедрения новых технологий, развития международных связей, кадровой политики, сервисной деятельности и др.;

• административного совета, отвечающего за финансово-хозяйственную деятельность библиотеки;

• совета по комплектованию, решающего не только традиционные вопросы комплектования, но и проблемы централизованного книгоснабжения филиалов и создания распределенного фонда РНТБ и филиалов;

• специальной комиссии по отбору для списания устаревшей и ветхой литературы;

• директората, в функции которого входит кооперирование и координация деятельности РНТБ и филиалов, заслушивание отчетов директоров о дятельности за прошедший год, рассмотрение перспективных программ развития и др.

Комплексный анализ ситуации позволил выделить важнейшие направления работы, непосредственно влияющие на повышение качества сервисной деятельности:

• совершенствование техники комплектования фондов РНТБ и филиалов; обеспечение систематической обновляемости фондов, соответствия их содержания текущим запросам пользователей и перспективному экономическому профилю каждого региона и республики в целом. В ближайшие 2–3 года создание распределенного фонда РНТБ и 12 филиалов при условии освоения электронной доставки документов;

• укрепление технической базы РНТБ и филиалов, активное внедрение новых информационных технологий;

• освоение новых форм планирования (целевые программы, бизнес-планы);

• расширение номенклатуры и рекламы платных услуг.

Работа с кадрами.

Для успешного решения поставленных задач в структуре РНТБ созданы четыре новых подразделения: отдел информационных технологий, Центр библиографии и электронных ресурсов, отдел рекламы и связей с общественностью, отдел развития библиотек.

Выполняется работа по программам комплектования фонда, корпоративной ретроконверсии каталогов, автоматизации библиотечно-библиографических процессов, профессионального развития библиотечных работников Казахстана.

Для филиалов, не имеющих валютных счетов, отделу комплектования вменено в обязанность централизованно приобретать книги российских издательств через ЦКНБ в Москве.

Пересматривается порядок формирования патентных фондов «с учетом новых телекоммуникационных технологий, обеспечивающих оперативную доставку информационной продукции в любой пункт, где на нее возникает платежеспособный спрос» («Патентная информация сегодня». 2000. № 1, 2. Автор двух статей Л.Г. Кравец). Это одна из очередных задач отдела информационных технологий, которую предстоит решить в рамках долгосрочной комплексной программы автоматизации библиотечно-библиографических процессов и создания информационных ресурсов.

В соответствии с названной программой РНТБ и филиалы оснащены компьютерами, принтерами, сканерами, сетевым оборудованием, блоками бесперебойного питания, модемами.

К услугам пользователей дисплейные залы во всех филиалах и три зала в РНТБ.

Создан Центр библиографии и электронных ресурсов, призванный обеспечить высококвалифицированный уровень работы систем информационного обслуживания. Дебют Центра оказался успешным. За небольшой период времени им учтено 7,5 тыс. посещений, проведено более 4,2 тыс. поисков, в том числе в Интернете. Всего выход в Интернет имеют 6 подразделений РНТБ и все филиалы.

Наличие систематически обновляемого документного фонда, баз данных, доступа к Интернету позволило по-новому подойти к рассмотрению состояния и перспектив сервисной деятельности. Необходимость расширения номенкратуры платных услуг, вызванная острым дефицитом средств на содержание библиотеки, при наличии серьезной конкуренции и риска потребовала обоснованных, продуманных бизнес-планов, которые раньше не составлялись.

В результате анализа ситуации на рынке информационных услуг и возможностей РНТБ и филиалов при разработке планов расширена номенклатура платных услуг. Кроме ранее практиковавшихся (составление тематических подборок и списков литературы по запросам, выполнение сложных справок, проведение выездных выставок и патентных поисков, оформление товарных знаков и заявок на изобретения) в перечни включены услуги Интернета, сканирование документов, запись на компакт-диски, компьютерный набор и распечатка текста на принтере, использование баз данных. Новые услуги сразу же стали популярными, в чем немалая заслуга принадлежит отделу рекламы и связей с общественностью.

РНТБ и филиалы установили прочные деловые отношения с предприятиями и организациями, многие из которых оказывают библиотекам спонсорскую помощь. Установлены и поддерживаются контакты с Фондом Сороса (Казахстан, Евразия), с Институтом «Открытое общество» (Будапешт). Налажены дружеские отношения с Информационной службой Посольства США, ее информационным ресурсным Центром.

Благодаря проделанной работе, спонсорской помощи и грантам в 2000 г. на внебюджетные счета РНТБ и филиалов поступили 250 тыс. долларов, в том числе за оказанные платные услуги – 204 тыс. (РНТБ – 71 тыс., филиалы – 133 тыс.), от спонсоров и грантодателей – 46 тыс. долларов (РНТБ – 35 тыс., филиалы – 11 тыс.).

Прибыли библиотека не планирует и не имеет. Ценообразование основано на затратах. Допускаются льготные цены на продукты и услуги, скидки, в отдельных случаях бесплатное обслуживание. Однако получаемые доходы дают возможность предложить пользователям обширный перечень платных услуг.

Выполнение каждой задачи, поиски подходов к ее решению, усложнение управленческой деятельности потребовали новых знаний. Ответственность за работу с кадрами возложена на отдел развития библиотек. В его функции входят совершенствование деятельности РНТБ и филиалов на основе проводимых прикладных исследований, анализ работы каждого структурного подразделения, изучение опыта инновационной деятельности прежде всего библиотек России; обучение и повышение квалификации кадров.

Проблема библиотечных кадров в республике в настоящее время является наиболее сложной. Один вуз и несколько училищ готовят крайне мало специалистов и только для массовых библиотек. Перестройка базового образования идет медленно, отсутствует фундаментальная система переподготовки и повышения квалификации кадров. Высококвалифицированное старшее поколение специалистов РНТБ и филиалов ушло на заслуженный отдых. Штат пополняется людьми, часто не имеющими ни специального образования, ни более-менее четкого представления о библиотеке. Поэтому производственная деятельность принимаемых работников начинается со знакомства с миссией библиотек вообще и спецификой деятельности РНТБ. Затем следуют период адаптации к новым условиям работы, приобщение к выполнению конкретных операций, совершенствование узкоспециальных знаний, обучение основам библиотечного дела и работе на компьютере на краткосрочных курсах, постепенное расширение профессионального кругозора на семинарских и других занятиях. К сожалению, не все выдерживают нагрузку, не все постигают премудрости библиотечной науки.

В течение продолжительного времени отдел развития библиотек ведет подготовку долгосрочной программы работы с кадрами, которая постоянно корректируется в связи с изменениями обстоятельств и по мере знакомства с публикациями в профессиональной печати, изучения опыта других библиотек. Так, в 2000 г. благодаря Госдепартаменту США двое сотрудников РНТБ (отдела развития библиотек и Южно-Казахстанского филиала) в течение трех недель знакомились с работой библиотек США. Еще раз подтвердилась известная пословица: «Лучше один раз увидеть, чем 100 раз услышать». Не все, но многое из увиденного можно воплотить в нашу практику.

Обсудив статью Э.Р. Сукиасяна «Некоторые особенности работы с кадрами в Библиотеке Конгресса США» («Науч. и техн. б-ки». 2000. № 8.), библиотечный совет РНТБ признал целесообразным:

а) разработать рекомендации по отбору кандидатов на замещение вакантных должностей, а также методику выявления при приеме на работу возможностей претендентов и их намерений;

б) разработать характеристики каждого рабочего места, в которых четко определить, что должен знать и уметь сотрудник, занимающий соответствующую должность;

в) закрепить за руководителями среднего звена обязанности супервайзеров; они должны хорошо знать деятельность возглавляемых ими подразделений, основы административной деятельности, руководства людьми и производственными процессами, быть хорошо осведомленными о работе всех подразделений библиотеки в целом;

г) обязать супервайзеров подготовить программы и планы работы со штатом своего подразделения и повышения собственной квалификации;

д) отделу развития библиотек вменить в обязанность руководство работой с кадрами в структурных подразделениях и проведение общебиблиотечных мероприятий по повышению квалификации;

е) обеспечить отбор и подготовку способных специалистов на замещение руководящих должностей и должностей, требующих высокой профессиональной квалификации.

В 1999 г. РНТБ выиграла гранты Фонда Евразия и Института «Открытое общество» (Будапешт) в сумме более 50 тыс. долларов на создание Центра профессионального развития библиотечных работников Казахстана. В 2000 г. Центр начал работать. Его цель – модернизация библиотечной сферы путем освоения и внедрения новых информационных и управленческих технологий. Обучение ведут сотрудники РНТБ. Материальная база вполне удовлетворительная: конференц-зал, компьютерный класс, подключение к Интернету по выделенному каналу.

В соответствии с условиями грантов в течение года на семинарах-тренингах обучены 120 директоров и ведущих специалистов вузов из 17 городов республики. Тематика семинаров-тренингов актуальна: «Партнерство в поиске эффективной стратегии развития», «Маркетинговые исследования в библиотеках», «Работа в командах. Управление конфликтами», «Реклама библиотеки: теория, методика, практика», «Внебюджетные источники финансирования», «Методика написания и подачи заявок на грант».

Слушатели семинаров выполнили еще одно условие грантов. По возращении на рабочие места они провели 90 аналогичных мероприятий в регионах, охватив 1300 библиотекарей и преподавателей вузов.

В соответствии с планом 2001 г. Центр провел:

• в феврале – семинар «Систематизация по УДК» совместно со специалистами ГПНТБ России и семинар-тренинг «Методика написания и подачи заявок на грант»;

• в марте – семинары-тренинги «Бизнес-план в НТБ», «Маркетинговые исследования в библиотеках», «Реклама библиотеки: теория, методика, практика»;

• в апреле – цикл семинаров с участием преподавателей онлайнового компьютерного библиотечного центра OCLC;

• в мае – курсы по основам библиотечного дела.

В перечисленных мероприятиях участвовали сотрудники РНТБ и ее филиалов, а также возрождающейся сети НТБ предприятий (67 библиотек).

Дальнейшая работа Центра будет строиться на основе результатов прикладного исследования «Состояние и пути совершенствования системы образования и повышения квалификации библиотечных работников в Казахстане», начатого в конце 2000 г. Уже сейчас принято решение о создании региональных центров профессионального развития библиотекарей Казахстана под эгидой РНТБ. В перспективе – освоение системы дистанционного обучения.

Правильность намеченных целей, задач, направлений деятельности в обстоятельствах, обусловленных новым статусом, подтверждается практикой. Уверенность в том, что проводимая работа способствует развитию экономики и библиотечного дела в Казахстане, поддерживает на хорошем уровне активность коллектива РНТБ.