Научные и технические библиотеки

УДК 025.35:65.011.56

Вершинин М.И., Масевич А.Ц.

Создание электронного каталога иностранных журналов БАН:
концепция, состояние дела, планы и перспективы

Электронная каталогизация иностранных журналов – едва ли не самая актуальная задача из всех, стоящих перед Библиотекой Российской Академии наук, и эта актуальность давно и неоднократно обосновывалась.

В 1990-1993 гг. в БАН осуществлена попытка адаптации системы GLIS (GEAC Library Information System), разработанной фирмой GEAC, Inc. Фирма поставила в БАН ЭВМ GEAC-8000, оснащенную терминалами, и программное обеспечение подсистем каталогизации и комплектования.

В 1992-1993 гг. начался и осуществлялся ввод в электронный каталог библиографической информации о зарубежных сериальных изданиях, получаемых библиотекой. Однако в конце 1993 г. работы по вводу данных в систему практически прекратились из-за сбоев технических средств и программного обеспечения, ведущих к потере информации в базе данных.

Программное и аппаратное обеспечения, поставлявшиеся фирмой GEAC в 1980-е гг., уникальны и требовали сопровождения специалистами именно этой фирмы, что вело к расходам, значительно превышавшим возможности БАН. К тому же система на базе ЭВМ GEAC-8000 морально устарела, и дальнейшая ее отладка была весьма проблематичной даже при наличии финансовых ресурсов. К сожалению, информацию, уже введенную к моменту возникновения сбоев, не удалось сохранить и конвертировать в другую систему [1; 2].

Количественная оценка информационного ресурса

Традиционно журналы в БАН учитываются вместе с продолжающимися изданиями. Из-за этого обстоятельства получение полных и точных данных о количестве иностранных журналов практически невозможно без значительных и неоправданных трудозатрат. Тем не менее существуют некоторые возможности для ориентировки.

Согласно Сводному указателю иностранных периодических изданий на 1 янв. 1979 г. в БАН насчитывалось 8 240 названий иностранных журналов [3].

По данным отдела комплектования (ОКБФ) БАН на январь 2002 г. во все отделы библиотеки, включая отделы при институтах С.-Петербургского Научного центра (СПбНЦ) РАН, поступили 6 267 названий иностранных периодических и продолжающихся изданий, из которых журналы составили примерно 4 тыс. названий.

Картотека журналов отдела научной обработки литературы (ОНОЛ) содержит информацию о журналах, поступавших с 1986 г. во все отделы БАН, включая отделы при институтах СПбНЦ РАН. Картотека ведется и в настоящее время. В ней зарегистрировано около 8 тыс. названий иностранных журналов, поступавших с 1986 по 2002 г.

В архивной картотеке, содержащей журналы, поступавшие в БАН до 1986 г., количество названий не подсчитывалось. По мнению сотрудников ОНОЛ общее количество иностранных журналов БАН не превышает 15 тыс. названий.

Данные на 2000 г., полученные из библиотек–отделов БАН при институтах СПбНЦ РАН, приведены в табл. 1 (см. также [4]).

Таблица 1

Иностранные периодические и продолжающиеся издания в библиотеках при институтах СПбНЦ РАН на 2000 г.

Следует отметить, что информация о количестве иностранных журналов в БАН неполна и противоречива. В табл. 1 данные о журналах представлены вместе с данными о продолжающихся изданиях. При этом одно и то же название журнала может поступать более чем в одну библиотеку. Однако с известной долей уверенности можно утверждать, что сегодня в БАН имеется от 10 до 15 тыс. названий иностранных журналов.

Постановка задачи

Задача состоит в разработке и реализации долгосрочной программы создания полного электронного каталога иностранных журналов, имеющихся в БАН. Этот каталог создается как часть электронного каталога БАН. Предполагается многоцелевое использование системы:

1. Обслуживание читателей в режиме диалогового поиска.

2. Генерация различных информационных продуктов (указате­лей, бюллетеней новых поступлений и т. д.).

3. Выгрузка и передача в межбиблиотечные информационные системы.

4. Встраивание электронного каталога в автоматизированную систему БАН.

Взаимодействие с существующими или проектируемыми модулями, такими, как полный электронный каталог БАН, система электронной доставки документов, модули, связанные с комплектованием, обработкой, организацией фонда.

Этапы реализации

При разработке программы определены следующие этапы ее реализации:

1. Создание массива библиографических записей журналов, конвертированных из базы данных CD-ROM ULRICH's International Periodicals Directory.

2. Создание программного обеспечения для ввода спецификации выпусков.

3. Создание экспериментальных локальных информационно-поисковых систем в читальном зале периодики и в нескольких библиотеках – отделах БАН при институтах СПбНЦ РАН в целях отладки программного обеспечения и технологии создания и ведения электронного каталога журналов.

4. Модификация отдельных элементов записей и программного обеспечения на основе полученного опыта.

5. Ввод новых поступлений.

6. Полный ретроспективный ввод записей на журналы.

Состояние дела

Сегодня на веб-сайте БАН (www.ban.ru) пользователям доступен список названий иностранной периодики, поступающей в БАН в текущем году с указанием страны публикации, а также сиглы подразделения БАН, получающего издание. Доступ к статьям из журналов обеспечивается системой электронной доставки документов БАН.

Перечисленные выше этапы с первого по третий полностью реализованы. Четвертый этап находится в стадии выполнения. Пятый и шестой этапы – основная и самая трудоемкая часть нашего проекта. В настоящее время ведется электронный каталог журналов (364 названия), находящихся в подсобном фонде читального зала. Созданы 6500 записей на отдельные тома, поступившие за последние 10 лет. Доступ к каталогу обеспечивается разработанной в БАН программой JournInt. Кроме того, базы данных на журналы ведутся в двух библиотеках СПбНЦ РАН – Зоологического института и Института озероведения.

Структура системы "Иностранные журналы"

Система проектируется как часть электронного каталога БАН и состоит из двух взаимосвязанных баз данных, поддерживаемых системой CDS/ ISIS.

Файл 1 (основные записи) – массив полных библиографических записей иностранных журналов.

Файл 2 (регистрационные записи) – массив записей, содержащих спецификацию, т.е. информацию о наличии в БАН выпусков (томов и номеров) каждого издания. В базе данных содержатся два типа записей – на каждый том и на каждый выпуск (номер) издания.

Создание массива записей файла 1: Конвертирование данных. Для создания массива записей файла 1 использовался CD-ROM ULRICH. Эта система позволяет осуществлять выгрузку записей в текстовый формат с различной разметкой записей, но не более 200 записей за один сеанс. В течение двух недель была осуществлена выгрузка всей базы данных ULRICH в текстовые файлы с разметкой тэгами USMARC (общее количество 208 тыс. записей).

Создана программа, осуществляющая конвертирование записей в формат UNIMARC-БАН и затем формирование БД в формате CDS/ ISIS.

Таблица соответствия: исходный формат ULRICH (текстовый файл с разметкой метками USMARC) – формат UNIMARC-БАН.

Формат UNIMARC-БАН создан на базе формата UNIMARC. Некоторые особенности этого формата описаны в наших публикациях [5].

Один из предоставляемых системой CD-ROM ULRICH формат выгрузки записей использует метки полей формата USMARC. Однако нельзя говорить о соответствии формата ULRICH формату USMARC. В формате ULRICH не всегда используются подполя и индикаторы. Часть информации в записях находится вне области разметки. Тем не менее данные в записях, выгруженных из ULRICH, организованы единообразно и последовательно, поэтому при конвертировании можно опираться на различные признаки категории данных: на их расположение в строках и колонках, на знаки пунктуации и т. п.

Пример 1. Запись, выгруженная системой CD-ROM ULRICH в текстовом формате с метками USMARC.

OCLC: Rec stat: Entrd: Used:

Type: a Bib lvl: s Govt pub: Lang: Source: d S/ L ent:

Repr: Enc lvl: 7 Conf pub: Ctry: gw Ser tp: Alphabt:

Indx: Mod rec: Phys med: Cont: o Frequn: Pub st: c

Desc: Cum ind: Titl pag: ISDS: Regulr: Dates: 1970-1999

1 022 0003-570 X

2 050 CB 311

3 082 905

4 245 Antike Welt, ^ b Zeitschrift fuer Archaeologie und Kulturgeschichte.

5 260 1 55116 Mainz, Germany: ^ b Verlag Philipp von Zabern GmbH, ^ c 1970-6 300 v.

7 310 6/ yr

8 350 DM. 106.

9 500 Supplement avail: Antike Welt. Sondernummer (ISSN 1015-9274).

10 510 0 Art Ind.

11 510 0 ART & Archaeol. Nech. Abstr.

12 510 0 Br. Archaeol. Abstr.

13 510 0 IBR

14 570 Ed. Arthur Golfetto.

15 690 0 ARCHAEOLOGY.

Полностью привести и проконтролировать всю таблицу соответствия в настоящей статье не представляется возможным. Ниже приводятся примеры конвертирования некоторых данных.

Пример 2. Фрагмент таблицы соответствия формат ULRICH (метки USMARC) ® формат UNIMARC-БАН (конвертирование осуществляется простым переносом информации.):

ULRICH UNIMARC-БАН

022 ISSN 011^ a

030 Coden 040 ^ a

050 Индекс классификации Б-ки Конгресса США 680 ^ a

...

082 Индекс Десятичной классификации Дьюи 676 ^ a

...

211 Акроним или сокращенное заглавие 531 ^ a

...

245 Основное заглавие 200 1 ^ a

245 ^ b Сведения, относящиеся к заглавию 200 ^ e

Во многих случаях при конвертировании осуществлялся не только перенос данных, но и декодирование информации, присутствовавшей в исходных записях в кодированном виде, или, наоборот, кодирование отдельных данных (например периодичность издания); в отдельных случаях – замена системы кодирования (например коды стран USMARC на коды UNIMARC). Отдельные английские выражения частично заменялись русскими эквивалентами.

Остановимся подробней на последней задаче – переводе отдельных выражений библиографического описания с английского на русский язык. В простейших случаях использовался табличный метод прямой замены английских терминов на русские (табл. 2).

Таблица 2

 Примеры соответствия английских и русских выражений
в библиографических записях

На сегодня представляется неосуществимым автоматизированный перевод таких элементов данных, как аннотации или предметные рубрики.

Перевод предметных рубрик и таблица соответствия составлены в неавтоматизированном режиме. Замену английских рубрик русскими планировалось осуществить автоматически.

В качестве примера рассмотрим наиболее сложные для конвертирования поля, содержащие данные о прежних названиях журналов.

Формат USMARC предусматривает для этой информации поля 247 и 547. В формате выгрузки из базы данных ULRICH (текстовый файл) в поле 247 отсутствует предусмотренная USMARC информация: сведения, относящиеся к заглавию, ISSN, даты существования прежнего заглавия, отношение прежнего заглавия к существующему. Имеется только собственно прежнее заглавие. Недостающие данные находятся в поле 547 в неструктурированном виде. Однако информация представлена всегда единообразно и последовательно, что позволяет осуществить ее конвертирование.

Формат UNIMARC предусматривает несколько полей для прежних заглавий: во-первых, группы полей связи 43-, и 44-; во-вторых, поле 520 из блока вариантов заглавий; в-третьих, возможно также отражение этой информации в поле 311 – примечание к полям связи.

Наше решение расходится с требованием Российского коммуникативного формата, предписывающего использование полей связи и не допускающего использования поля 520.

Использование полей 4-го блока должно предусматривать создание отдельной записи на каждое из прежних названий. С одной стороны, такое решение позволяет полнее отразить собрание журналов, обеспечить ввод специфики на издания, изменившие названия, слившиеся с другими или отделившиеся от других. С другой – при таком решении на первом этапе значительно повышаются трудозатраты на создание массива основных записей. Оно требует дополнительных программных средств на актуализацию связей между основной и регистрационной записью, т. е. возможность на выходе при операциях поиска, сортировки и т. д. одновременного представления записей на прежние и существующее название. И наконец, при таком решении значительно увеличивается объем базы данных.

Не отказываясь в принципе от использования в дальнейшем полей связи, мы на данный момент приняли временное, упрощенное решение. Оно предусматривает использование поля 520, структура которого позволяет полно отразить прежние названия издания в пределах одной записи. При этом предполагается, что на следующих этапах работы информация будет автоматически введена в поля связи и при этом в автоматическом или полуавтоматическом режиме будут созданы отдельные записи на прежние названия.

Пример 3. Результат конвертирования данных о прежних названиях изданий

Исходные данные (формат ULRICH)

245 Journal of Chromatography^binternational journal on Chromatography, electrophoresis and related methods.

...

247 11 Chromatographic Reviews.

247 11 Chromatographic Methods.

...

547 Incorporates: Chromatographic Reviews (ISSN 0009-5907); Supersedes (1956-1957): Chromatographic Methods (ISSN 0412-3425).

Результат (UNIMARC-БАН)

200 1^aJournal of Chromatography^einternational journal on chromatography, electrophoresis and related methods.

...

520 1^aChromatographic Reviews^nПоглощено^x0009-5907

520 1^aChromatographic Methods^j1956-1957^nЗаменено^X0412-3425

...

Корректировка основных записей. При анализе записей, полученных из базы данных ULRICH (проанализированы 138 записей), каталогизаторы БАН установили, что для создания полноценной записи требуется определенный объем редактирования. Редакционные исправления и дополнения записей можно разбить на три основных группы.

1. Ввод локальной информации. К локальной информации относятся шифры журналов, а также сведения о начале и прекращении поступления издания в БАН. Эти данные существенны и их необходимо вводить в каждую запись.

2. Исправления представления названия издания. В отдельных случаях представление названия в ULRICH расходится с традицией БАН. Такие разночтения не носят критического характера, так как существует контекстный поиск по ключевым словам. Тем не менее по мере выявления их желательно устранять.

3. В одном случае из 138 в базе данных ULRICH издание рассматривалось как журнал, а в БАН считается продолжающейся серией монографий. Это разночтение не представляется существенным, так как запись попросту не будет использована при создании каталога.

Создание массива для файла 2. В файле 2 (регистрационные записи) содержатся записи двух уровней – на каждый том (набор выпусков за определенный период) и на каждый выпуск (номер) журнала.

Необходимость создания записей, отражающих два уровня описания издания, обусловлена следующими обстоятельствами.

1. При частично автоматизированном ручном вводе технологически проще создавать одну запись на отдельный том, чем несколько – на каждый выпуск издания.

2. В то же время запись на отдельный том, если говорить в терминах UNIMARC, отражает уровень поднабора (subset) издания, а в библиотечной практике часто требуется описание физической единицы.

Записи на каждый том создаются в первую очередь полуавтоматическим вводом через специальный разработанный комплекс программ (см. ниже). Записи на выпуски генерируются автоматически из записей на том.

Формат регистрационной записи на том. Создается на каждый том издания, при отсутствии деления на тома – на каждый год.

При наличии нескольких комплектов издания регистрационные записи создаются для каждого комплекта.

V001.

Без подполей и индикаторов;

номер формируется следующим образом – первые 5 цифр – [идентификатор полного описания журнала (из V001 записи файла)] [номер тома (из поля 200^a)].

V100^aГГГГММДДdГГГГ ||| y0rusy0103 ba.

Индикаторы – два пробела;

в позициях 0-7 автоматически ставится дата создания записи;

в позиции 8 во всех регистрационных записях – код d;

в позициях 9-12 год издания тома (вводится вручную);

в остальных позициях воспроизводится поле 100 основной записи (файл 1).

V101 совпадает с полем V101 основной записи (файл 1).

V200.

Индикаторы:

первый индикатор всегда 0,

второй индикатор – пробел.

Подполя:

200^a вносится том; в случае, если обозначение тома отсутствует, вносится год выпусков;

200^h вносятся номера выпусков, подряд через запятую без пробела.

Поле 210.

Индикаторы: два пробела.

В подполе 210^d Год выхода ставится год выпуска описываемого тома.

V311 – в подполе V311^a вводится приложение ко всему тому в целом в виде: "V311_^aSuppl".

V320 совпадает с V320 основной записи (файл 1).

V461 поле, содержащее встроенные поля, устанавливает связь с полями основной записи (файл 1).

Индикаторы:

первый индикатор – пробел,

второй индикатор – 0.

Встраиваются 4 поля – 001, 011, 200, 210.

В подполе ^ 1 поля связи (регистрационная запись файл 2) вводится в \ поле основной записи (файл 1) с меткой поля, индикаторами и подполями.

Во встроенном поле V200

первый индикатор всегда 1,

второй индикатор всегда пробел.

Во встроенном поле V210

индикаторы – два пробела.

Во встроенном поле V011

индикаторы – два пробела.

Во встроенном поле V001 индикаторы не предусматриваются.

В случае, если в основной записи отсутствует одно из встраиваемых полей, оно опускается.

Пример 4.

001045670027

100__^a19981223d1998 ||| y0rusy0103 ba

101 2_^aeng

101 2_^afre

200 0_^aVol.27^hl, 2,3

210__^d1998

461_0^12001_^aInternational Cataloguing and Bibliographic Control

461_0^1011__^a1011-8829

461_0^1210__^aFrankfurt am Main^d1990

461_0^100104567

901__^bКаб. Библ. 015/ Int. Catalog. and Bibliogr. Contr.

Формат регистрационной записи на выпуск (номер). Запись на каждый выпуск генерируется автоматически из записи на том. В данном случае в подполе а поля 200 вводится номер выпуска. В записи используется поле связи 462, где в технике встроенных полей отражается номер тома, а в повторении – идентификатор записи на том. Запись связывается с регистрационной записью на том. Поле 461 копируется из записи на том. Примечания, относящиеся к каждому выпуску (номеру), вносятся в соответствующие поля блока 3 -.

Программное обеспечение создания регистрационных записей на том. Ввод спецификаций (данных о наличии выпусков) на каждый том поддерживается программным модулем специального назначения, разработанным в ОИА БАН (SpecInt).

Модуль осуществляет:

обращение к обоим файлам каталога (файлу 1 и файлу 2);

поиск и отбор записей (изданий) в файле1;

автоматическую инициацию записей на каждый том в файле 2;

автоматический перенос необходимых данных из основной записи файла 1 в регистрационную запись на том в файле 2;

поддержку значительного набора функций, упрощающих ручной ввод информации в регистрационную запись.

Интерфейс модуля SpecInt можно условно разбить на три части, каждой из которых соответствует экран: первая часть осуществляет выбор и загрузку баз данных, вторая – поиск нужного издания в файле 1, третья часть поддерживает набор функций, упрощающих ввод информации.

Функция выбора издания позволяет выбрать издание для ввода спецификаций по одному из указанных признаков или их комбинации:

• наименование издания,
• подзаголовочные данные,
• ISSN,
• издатель,
• место издания.

Рис. 1. Окно поиска и отбора издания

Ввод спецификаций изданий. Особенностью ввода спецификаций является практическое исключение ручного ввода информации. Выделяя ячейки и используя определенные команды (табл. 3), оператор вводит данные об отдельных выпусках издания.

Рис. 2. Окно ввода спецификаций

Ввод шифров. В случае, если издание имеется в БАН в нескольких экземплярах, в соответствующее окно вводится шифр или сигла подразделения БАН, которую отбирают из выпадающего меню.

Список шифров и сигл формируется автоматически при выборе издания. Если ввод спецификаций для данного издания ранее не производился, то список пуст. Новые шифры или сиглы должны вводится в соответствующем окне, при этом они автоматически добавляются в список. Ручной ввод шифров непосредственно в ячейку не предусмотрен.

Панель инструментов делится на четыре части:

• кнопки управления видом таблицы,

• кнопки ввода данных в ячейки,

• кнопки манипулирования записями,

• кнопки представления результатов ввода.

Таблица 3

Функциональные кнопки и кнопки управления видом интерфейса

Каждой части панели инструментов предшествует кнопка половинного размера. Щелчок на этих кнопках вызывает редко используемые функции (в порядке расположения на панели инструментов):

• выбрать шрифт для таблицы спецификаций;

• убрать-восстановить колонку MFN;

• убрать-восстановить колонку шифров;

• развернуть таблицу спецификаций на весь экран программы (остается только окно шифров и таблица спецификаций с панелью инструментов);

• вызвать встроенный текстовый редактор: в окне текстового редактора появляется последняя информация, вызываемая щелчком на кнопках #1, #2, #3 и 1+3.

Особенности работы над каталогом иностранных журналов БАН: концепция проекта предполагает максимальную полноту охвата материала при планировании работ на долгий срок, трехуровневую структуру массива, практическое исключение ручного ввода данных, кроме некоторой локальной информации.

Подготовительные этапы, предусматривающие планирование, создание и модификацию программного обеспечения, а также экспериментальный ввод данных, завершены. К основным этапам, предусматривающим создание массивов данных и требующим большого объема трудозатрат, еще не приступали.

Список литературы

1. Masevich A.C., Zakharov V.P. The Role of a Machine-Readable Format in Planning an Electronic Catalogue in the Two Labraries of Saint Petersburg // International Cataloguing and Bibliographic Control. 1995. Vol. 24, № 1. P. 10-12.

2. Шрайберг Я.Л., Воройский Ф.С. Автоматизированные библиотечно-информационные системы России: состояние, выбор, внедрение, развитие. М.: Либерея, 1996. С. 29.

3. Сводный указатель иностранных периодических изданий, получаемых Библиотекой АН СССР. Л.: Б-ка АН СССР, 1980.

4. Леонов В.П., Масевич А.Ц., Захаров В.П. Создание автоматизированной системы "Библиотеки институтов Санкт-Петербургского научного центра РАН": состояние вопроса и принципиальные подходы // Инф. библ. обеспечение науки. Проблемы интеграции информационных ресурсов: материалы конф. М.: Инф.-библ. совет РАН, 2000. С. 29-42, 30.

5. Автоматизированная система обработки новых поступлений в БАН / В.П. Захаров, Н.Д. Зиганшина, Т.В. Ипполитова, А.Ц. Масевич, Н.П. Панченко, Ю.Б. Пугач, С.В. Реуф, В.В. Рубцов // Инф. обеспечение науки. Новые технологии: Сб. науч. тр. М., 1997. С. 102-107.