Home page | Каталоги и базы данных

Научные и технические библиотеки

УДК 026.2

Коваленко Н.И.

Обновление фондов.
Методы оценки и расчета

В последнее время в профессиональной печати появились публикации, освещающие различные подходы как к определению понятия обновляемость фондов (ОФ), так и к способам определения показателя обновляемости. Теоретики пытаются решить вопрос: куда отнести ОФ – к качественным или количественным критериям? Конечно, под ОФ подразумевается в первую очередь обновление знаний, содержащихся в документах, которые приобретает библиотека. А как быть с той литературой, которая издана много лет назад, но перманентно пользуется читательским спросом?

Количественные показатели не дают представления о качестве сформированного библиотечного фонда в содержательном аспекте; по ним невозможно узнать, идет процесс обновления фондов или нет. Однако так или иначе библиотекари обязаны подтверждать ОФ цифрами. Не случайно в библиотечную статистику включено название как единица измерения библиотечного фонда, оценивающая, хотя и достаточно условно, его содержание. Но специалисты не обратили на это внимание и продолжают манипулировать только экземплярами. Между тем сравнение количественных показателей в экземплярах и названиях может в некоторой степени прояснить картину качественного состава фонда.

Измерение фонда в экземплярах и названиях заставляет по-другому взглянуть на термин объем фонда. Раньше в фондоведческой литературе он считался раньше синонимом величины фонда. В новом межгосударственном стандарте СИБИД 7.20–2001 "Библиотечная статистика" есть определение термина метрополка (международная единица учета объема фонда, измеряемая как 1 м стеллажей полки, занятой документами). Теперь, стало быть, надо грамотно применять понятие объем фонда. Но в том же стандарте не совсем последовательно утверждается, что объем фонда исчисляется в унифицированных единицах – экземпляр и название.

В библиотеках многих стран процесс ОФ идет постоянно: перед службой комплектования стоит сложная задача – постоянно обновлять фонд по содержанию, не увеличивая его объем. Никому не разрешено превращать открытые для читателей книгохранилища в складские помещения. Если библиотека хочет приобрести новую книгу, то сразу выясняет, какую имеющуюся в фондах на эту тему сможет списать.

У нас же из-за дефицита финансовых средств ОФ практически заторможена. Уменьшение величины фонда рассматривается как катастрофа. Никто не допускает мысли, что идет нормальный процесс ОФ. Библиотекари строго следят за показателем книгообеспеченности населения. Снижения не должно быть! И при этом они жалуются, что фонды устаревают по содержанию, содержат балласт неиспользуемой или малоспрашиваемой литературы. Именно эти факторы влияют на низкую обращаемость фонда и другие показатели. Но для изменения ситуации ничего не предпринимается. По ряду причин больше внимания стало уделяться только одному процессу формирования библиотечного фонда – текущему комплектованию. И совсем не учитывается, что библиотечные фонды требуют не только вливания новых поступлений, но и своевременного исключения ветхой, не пользующейся спросом литературы.

Пора библиотекарям менять свои взгляды на объем фонда. Сегодня надо вести разговор о создании оптимальных размеров библиотечных фондов. И принципиальный путь к этому – очищение фондов, их качественное обновление при количественном сокращении.

ОФ – важнейший аргумент в обосновании финансовых смет на комплектование библиотечного фонда. Например, в законе "О библиотечном деле в Белгородской области" (1999 г.) в п 2, ст. 14 "Комплектование библиотечного фонда" записано: "финансирование статьи годового бюджета библиотек на комплектование определяется исходя из норматива обновляемости книжного фонда и средней стоимости документа". Казалось бы, все логично и понятно. Однако на практике, когда речь заходит об ОФ, возникает целый ряд вопросов. Каким должен быть показатель ОФ? Существует ли нормативный показатель ОФ? По какой формуле определяется показатель ОФ?

Сегодня существуют несколько формул (по моим подсчетам – 7!) определения показателя ОФ.

В терминологическом словаре "Библиотечное дело" (1997 г.) показатель ОФ связан с конкретным периодом времени и определяется по формуле:

где П – объем поступлений за анализируемый период;
Ф_к – объем фонда на конец анализируемого периода;
Н – обновляемость фонда в процентах.

Муниципальные библиотеки Белгородской области на протяжении ряда лет определяют показатель ОФ именно по этой формуле.

Всем известно, что при анализе движения фонда используется еще один показатель, который определяется по формуле, подобной первой:

где В – объем выбывшей литературы.

Полученный таким образом показатель характеризует процентное отношение объема выбывшей литературы к общему объему фонда на конец анализируемого периода. Как видим, способ нахождения показателей идентичен.

В свое время специалисты РНБ разработали рекомендации по нормативам ежегодного поступления и выбытия литературы. Объем поступлений новой литературы должен был составлять 10%, объем выбытия – 8% к общему объему фонда. В настоящее время эти рекомендации стали неприемлемыми вследствие реального состояния книжных фондов, содержащих балласт неиспользуемой литературы.

О том, что формула, данная в терминологическом словаре "Библиотечное дело", не отражает обновляемости, а лишь показывает отношение объема поступлений к объему наличного фонда, говорит и один из ведущих отечественных фондоведов В.В. Шилов. Он предлагает рассматривать процесс обновления фондов не за 1 год, а за более длительный период. Суть его рассуждений сводится к определению средних величин объема поступлений и объема фонда. Исходя из средних величин, он определяет средний показатель ОФ за исследуемый период по формуле:

                 (2)

где П_i – сумма объемов поступлений за исследуемый период;
Ф_i – сумма объемов фондов за исследуемый период;
n – число временных отрезков (лет).

В.В. Шилов считает, что на практике не приходится иметь дело с суммой объемов одного и того же фонда, и поэтому предлагает заменить термин среднеарифметический размер фонда на средний уровень размера.

После определения среднего уровня размера фонда и объема поступлений по формуле средней хронологической, формула определения средней ОФ (Н_сред.) в течение периода (Т) будет выглядеть так:

               (3)

Практикам, к сожалению, не приходится иметь дело и со средним уровнем размера фонда. Получив показатель средней ОФ, они не могут дать оценку процессу обновления, так как изначально неизвестно, каким должен быть этот показатель. Однако следует обратить внимание: и в первом, и во втором случае формула определения ОФ представляет собой отношение поступлений к величине фонда, хотя и без выражения в процентах.

Продолжая идею отрезков, В.В. Шилов предлагает формулу для определения ОФ за промежуток времени (10–15 лет):

                (4)

Где  – среднегодовой коэффициент роста фонда;
Р – среднегодовой коэффициент пополнения фонда;
И_о – объем исключенной литературы;
Ф – объем фонда.

Формула (4) была бы особенно интересна в практическом отношении, если бы был известен нормативный показатель ОФ, с которым можно сравнивать полученный результат. Например, расчет ОФ ЦБС Белгородского района по данной формуле показал, что за 10 лет фонд обновился на 16,7%. Хорошо это или плохо? Можно предположить, что данный показатель свидетельствует о низком уровне ОФ.

Вернемся к определению показателя ОФ для определенного момента процесса обновления. В.В. Шилов считает, что ближе всех к истине Н.И. Филиппенко, предпринявшая попытку проанализировать формулу:

           (5)

Где Ф_t-1 – объем фонда к началу рассматриваемого периода t (исходный фонд);
П_t – количество поступившей литературы в течение периода t;
И_t – количество исключенной литературы за тот же период t.

Отмечается, что в этом случае величина Н_t получена благодаря не только вливанию новых поступлений, но и исключению устаревшей части фонда.

Однако расчет в знаменателе (Ф_t-1 + П_t – И_t) даст не что иное, как объем фонда на конец рассматриваемого периода – Ф_к. После преобразования формула (5) превращается в формулу (1). Ничего принципиально нового формула (5) не дала.

Формула, предложенная другим специалистом-фондоведом И.В. Эйдемиллер, отличается введением объема выбывшей литературы:

                    (6)

где П – объем поступлений новой литературы;
И – объем выбывшей литературы.

Расчеты по этой формуле приводят к интересным результатам. В случае, если выбытие опережает поступление, показатель ОФ идет со знаком "минус", что можно продемонстрировать на примере ЦБС г. Старый Оскол (табл.).

Движение фонда ЦБС г. Старый Оскол

В.И. Терешин в учебнике "Библиотечный фонд" (М., 2000) приводит формулу, позволяющую, по его мнению, определить время, в течение которого фонд библиотеки может полностью обновиться. Но эта формула – усложненный вариант формулы (1). К тому же, по-моему, здесь допущена типографская опечатка.

Итак, несмотря на дополнения и перестановки, показатель ОФ определяется по формуле (1) и представляет собой процентное отношение объема поступивших документов к общему объему фонда на конец исследуемого периода (или показывает долю поступившей литературы в фонде на конец исследуемого периода). Осталось только договориться о том, в каких унифицированных единицах следует делать расчеты: названиях или экземплярах? Ясно, что, считая ОФ качественным показателем, библиотекари должны оперировать названиями, а не экземплярами.

Практикам важно знать не только формулу, по которой определяется ОФ, но и количественное значение этого показателя: сколько документов ежегодно должно поступать в фонд библиотеки, чтобы фонд через определенное время можно было считать обновленным? Следом напрашивается другой вопрос: за какой срок фонд библиотеки должен обновиться? Для ответа надо определить значение показателя ОФ и временной отрезок (период, срок), в течение которого фонд библиотеки должен обновиться.

Именно с такой точки зрения к процессу ОФ подходит ИФЛА. Считается, что фонд публичной библиотеки должен полностью обновляться за 10 лет; в нем должны присутствовать 10% книг, изданных за последние 2 года, и 30–40% книг, изданных за последние 5 лет. Исходя из этого в фонде библиотеки должно быть 5% новинок текущего года. Однако простые математические расчеты показывают, что речь идет об обновлении не 100% состава фонда, а только 50%.

Существует специально разработанная, научнообоснованная таблица минимальных сроков хранения отраслевой литературы: книг от 3 до 24 лет, периодических изданий от 3 до 6 лет с момента выхода в свет. В то же время в публичной библиотеке могут находиться книги-долгожители, которым 30 и более лет (ядро книжного фонда – отдельные издания классической художественной литературы, справочники и словари, фундаментальная отраслевая литература, особенно по точным наукам, сочинения классиков науки, не утратившие свое значение издания по истории, искусству, литературоведению). В фондах современных библиотек собираются не только книжные издания, но и другие носители информации (CD-ROM, аудиовидеокассеты, кино– и фотодокументы и т.п.), которые также имеют определенные сроки хранения и, следовательно, свои периоды обновления. Даже если учесть средний возраст книг (15–20 лет), то в течение 10 лет реально может обновиться лишь определенная часть фонда (половина фонда или около этого).

Все отечественные специалисты-фондоведы сошлись во мнении, что периоды полного обновления не одинаковы для фондов различных библиотек. Не может быть единого для всех библиотек нормативного показателя ОФ. Зная количественный и видовой состав своего книжного фонда, сроки хранения литературы, каждая библиотека самостоятельно определяет долю фонда, нуждающуюся в обновлении, и период, в течение которого она должна обновиться.

Предположим, что 50% фонда библиотеки должно обновиться за 10 лет. В таком случае поступления новой литературы ежегодно должны составлять около 5% к общему объему. (Если значение этого показателя будет равно 1%, то, следовательно, фонд обновится на 50% не за 10 лет, а за 50; при 2% – за 25 лет; при 3% – за 16 лет и т. д.) Если библиотека планомерно осуществляет комплектование книжного фонда, то сумма значений показателей ОФ за 10 лет должна дать 50%.

Другой пример. Библиотека определила, что ей необходимо обновить 70% фонда. Чисто теоретически это можно сделать в течение одного года. Тогда показатель ОФ за этот год будет равен 70%. С учетом финансовых возможностей обновление можно запланировать на 5, 10 или 20 лет. Соответственно ежегодный показатель ОФ будет составлять 14%, 7% или 3,5%.

Если речь идет об ОФ по состоянию на начало исследуемого периода, то ежегодно показатель ОФ должен определяться по формуле: Н = П/Ф_о х 100.

Спустя некоторое время можно будет выяснить, насколько реально обновился фонд. Например, в течение 10 лет фонд ЦБС Белгородского района обновился всего лишь на 19,5%. Сохранив те же темпы, библиотека обновит 50% фонда еще лет через 15.

Процесс обновления включает в себя не только поступление литературы, но и ее выбытие. Объем фонда на конец исследуемого периода как раз и отражает состояние фонда с учетом поступившей и выбывшей литературы. Включать объем выбывающей литературы в формулы расчетов обновляемости, как это делается другими специалистами, на мой взгляд, нецелесообразно. Чтобы определить, насколько фонд обновился за конкретный период (например, долю литературы, поступившей за 10 лет), следует объем поступлений за этот период разделить на конечный объем фонда:

Н = П_n/Ф_к х 100, где Пn – объем поступлений за исследуемый период. Например, за 10 лет в ЦБС Белгородского района поступили 77,7 тыс. экз. книг. На 1 янв. 2001 г. фонд составил 368,2 тыс. экз. Расчет по формуле (1) показывает, что в течение этого периода времени фонд обновился на 21% вместо предполагаемых 50%.

Важно понимать, что процесс ОФ невозможно ограничить определенными хронологическими рамками. Он бесконечен. Методика расчетов ОФ необходима практикам для анализа результатов комплектования на конкретном промежутке времени.

Список литературы

Библиотечное дело: Терминологический словарь. 3-е значит. перераб. и доп. изд. М., 1997. 168 с.

Кузьмин Е.И. Библиотеки и государственная библиотечная политика: новые задачи и новые рубежи интеграции // Библиотековедение. 1999. № 4–6. С. 4–19.

Терешин В.И. Библиотечный фонд. М.: МГУКИ, 2000. 176 с.

Формирование и использование книжных фондов ЦБС: Метод. рекомендации / ГПБ им. М.Е. Салтыкова-Щедрина. Л., 1989. С. 57.

Шилов В.В. Библиотечный фонд: Обновление, обновляемость, обновленность // Науч. и техн. б-ки. 2000. № 9. С. 47–55.

Шилов В.В. Численные задачи управления текущим комплектованием библиотечных фондов (постановка и решение). СПб, 1991. 151 с.