Научные и технические библиотеки

УДК 025:65.011.56

Ушакова О.Б., Коморовская Т.В.

Внедрение компьютерных технологий
в НТБ Сибирского государственного технологического
университета

Внедрение компьютерных технологий в НТБ СибГТУ началось в 1992 г. и сразу же стало приоритетным направлением деятельности библиотеки.

Почти десятилетний путь развития компьютерных технологий в НТБ СибГТУ можно условно разделить на несколько этапов: начальный, компьютеризация внутренних процессов и переход к сетевым технологиям, обслуживание пользователей, использование Интернет/ Интранет-технологий, выход во внешнее информационное пространство.

Деятельность отдела внедрения компьютерных технологий (ОВКТ) изменялась и усложнялась в соответствии с обозначенными этапами. Неизменными оставались основные функции: обеспечение единого процесса компьютеризации библиотеки и университета – согласованная в рамках университета стратегия компьютеризации библиотеки, создание концепции; выбор программного обеспечения, определение первоочередности решаемых задач (т.е. разработка плана, программы деятельности), техническая политика; создание и/ или адаптация программных продуктов, их сопровождение и защита; обеспечение бесперебойной работы техники, ее своевременная модернизация; обеспечение сохранности создаваемой информации; обучение персонала компьютерным технологиям; организационно-методическое обеспечение процессов компьютеризации.

С развитием компьютерных технологий ОВКТ приходилось решать все более сложные задачи.

В настоящее время отдел состоит из двух секторов (эксплуатации и программного обеспечения) и зала доступа к электронным ресурсам. Штат отдела – 6 человек (занято 5,25 ставки); динамика увеличения штата представлена на рис. 1.

Рис. 1. Штат отдела внедрения компьютерных технологий

Не случайно, что количество сотрудников и ставок отличается: 2–3 – на полной ставке и несколько совместителей. Так происходит прежде всего потому, что зарплата библиотечного работника невелика, а специалисты-компьютерщики ценятся высоко. Но прослеживается прямо пропорциональная зависимость: чем больше штат ОВКТ, тем выше уровень компьютеризации библиотеки, количество решаемых задач; а чем больше парк ЭВМ, количество баз данных, тем больше людей должны их обслуживать (рис. 2).

Рис. 2. Уровень компьютеризации библиотеки.                     

Для организации единого процесса компьютеризации библиотеки и университета в 1992 г. разработана «Программа автоматизации НТБ СТИ» (с 1994 г. – КГТА, с 1997 г. – СибГТУ), которая через 3 года преобразована в «Концепцию информатизации НТБ КГТА» (с 1997 г. – СибГТУ), согласованную с «Концепцией создания и развития интерсети КГТА», «Концепцией создания Красноярской межвузовской компьютерной библиотечной сети». В концепции декларированы следующие цели: создание локальной библиотечной компьютерной сети и ее интеграция во внутривузовскую сеть КГТА; создание электронного каталога «Книги» и проблемно-ориентированных БД с использованием собственных информационных ресурсов; приобретение БД на компакт-дисках; сокращение затрат при обработке информации и повышение качества ее обработки; расширение информационного пространства путем интеграции в региональные и глобальные телекоммуникационные сети. В настоящее время все эти цели практически реализованы.

На начальном этапе внедрения компьютерных технологий был обеспечен научный анализ технологических процессов библиотеки. В результате созданы собственные программы «Подписка» и «Книгообеспеченность», а также приобретена основная программа автоматизации библиотечных процессов – «Библиотека 3.0» (разработка АО БКС).

Следующей задачей было создание электронного каталога, куда вводились новые поступления. ОВКТ активно участвовал в этом процессе: один из сотрудников работал на вводе информации в отделе обработки литературы, так как необходимо было увидеть ситуацию «изнутри». В результате появились хорошо настроенные электронные каталоги «Книги», «Статьи»; правила ввода определены и закреплены инструкцией.

В дальнейшем эта работа позволила оперативно создавать новые каталоги – «Труды», «ГОСТы», «Текущее комплектование», «Межвузовское комплектование», «Экология», «Компакт-диски», «Решения», «Читатели», «Периодика». Создание каждого электронного каталога рассматривалось на совете по автоматизации, где коллегиально принимались такие решения, как назначение каталога, перечень заполняемых полей, перечень поисковых полей, используемые словари и т.д. Форматы экрана, рабочие листы ввода создавались в рабочем порядке.

Кроме адаптации приобретенных программ, созданы и собственные программы: вышеназванные «Подписка», «Книгообеспечен­ность», а также «Архиватор», «Путеводитель по библиотеке», «Книга суммарного учета». Сопровождение программ усложнялось с увеличением парка машин и переходом на новые версии программы «Библиотека». Разработчики не помогали справляться с возникавшими проблемами, поэтому приходилось искать собственные решения и использовать опыт коллег.

Увеличение парка машин происходило при непосредственном участии сотрудников ОВКТ, которые определяли конфигурацию приобретавшейся техники, фирму-поставщика, устанавливали компьютеры. Как показала практика, если доверять покупку техники специалистам других служб, результат не всегда оправдывает ожидания. В функции ОВКТ входит также своевременный заказ и покупка расходных материалов и запасных частей.

Периодически состав аппаратного и программного обеспечения персональных компьютеров библиотеки анализируется на предмет соответствия поставленным задачам и принимается решение (в соответствии с финансовыми возможностями) о модернизации того или иного компьютера. Обеспечение работоспособности техники и защита от вирусов также является функцией ОВКТ, где изначально не было ставки специалиста-электронщика и приходилось обращаться за помощью в специализированные службы вуза.

Организация надежного хранения информации входит в число основных задач отдела. На первом этапе, когда количество баз данных и объемы информации были невелики, архивирование сводилось к простому копированию на дискеты. Но с увеличением парка машин, количества баз данных и объемов информации ее сохранение стало проблемой.

В настоящее время базы данных разделены на служебные и читательские. Служебные базы данных защищены от внешних посягательств системой разграничения прав с помощью сети (служебные пароли) и копируются на персональные компьютеры ОВКТ ежедневно. Кроме того, ежемесячно копируются архивы баз данных на компакт-диски с помощью CD–RW-привода. Читательские базы данных представляют собой копии служебных баз и отдельно не архивируются; ограничены паролями только на чтение.

Еще один важный аспект работы ОВКТ – обучение сотрудников библиотеки, состоящее из нескольких этапов: начальные навыки работы с ЭВМ; работа в программах «Библиотека», «Книгообеспечен­ность», «Подписка» – локальный вариант, «Библиотека» – сетевой вариант; работа в OC Windows, текстовом редакторе Word; обучение группы дежурных консультантов использованию баз данных библиотеки для обслуживания читателей, работе в программе читательского интерфейса; работа в Интернете, с электронной почтой для сотрудников зала доступа и отдела комплектования; сканирование, распечатка на сетевых принтерах для сотрудников зала доступа; работа с демонстрационной версией электронного каталога – для проведения занятий в компьютерных классах университета и т.д.

В настоящее время 50% коллектива библиотеки в разной степени владеют компьютерными технологиями. В их освоении важную роль сыграли памятки и инструкции, разработанные сотрудниками ОВКТ, в том числе положение об отделе, должностные инструкции на всех сотрудников. Сегодня система инструкций и памяток существует и в электронном варианте – в виде файла помощи в программах.

Следующее направление деятельности ОВКТ – обеспечение взаимодействия коллективов библиотеки и университета. Анализ пройденного пути показывает, что успешная компьютеризация библиотеки зависит не только от правильно выбранной стратегии, достаточного развития материально-технической базы, подготовки персонала, но и от согласованности действий персонала как внутри библиотеки, так и в вузе в целом.

Внутри библиотеки важную организующую и координирующую роль играет совет по автоматизации. В его работе принимают участие администрация, главные специалисты всех отделов библиотеки. Повестка очередного совета разрабатывается ОВКТ и заранее предлагается для ознакомления каждому отделу. Все решения совета по автоматизации запротоколированы, вносятся в БД «Решения» и подлежат обязательному исполнению. Обеспечивая координацию деятельности библиотеки по вопросам компьютеризации (с учетом интересов пользователей), ОВКТ выявляет проблемы, готовит организационные и технологические решения, выносит их для обсуждения на совет по автоматизации и затем совместно с администрацией контролирует их исполнение.

В университете координацию и организацию внедрения компьютерных технологий осуществляет Центр новых информационных технологий (ЦНИТ). Взаимодействие внутри вуза стало особенно необходимым с переходом библиотеки на новый уровень – от локальной сети к обслуживанию с использованием Интранет/ Интернет-технологий. Потребовалось безотлагательное решение проблем переоснащения библиотеки современным оборудованием, обеспечение устойчивой работы серверов библиотеки, разграничение прав пользователей, доступ к серверу библиотеки с персональных компьютеров других подразделений университета.

В связи с отсутствием в штате ОВКТ специалиста по сетевым технологиям все возникающие проблемы решаются совместно с ЦНИТ, оказывающим серьезную помощь в создании веб-сайта библиотеки и представлении на нем основных баз данных.

ОВКТ активно участвует в работе секции компьютеризации библиотечных процессов при методическом объединении вузовских библиотек города, оказывает необходимую консультационную и методическую помощь библиотекам, использующим программу «Библиотека».

Современный этап компьютеризации НТБ СибГТУ характеризуется двумя новыми направлениями деятельности: открыт самостоятельный доступ пользователей библиотеки ко всем внутренним БД, а также к внешним информационным ресурсам посредством Интернета; создана Красноярская краевая образовательная телекоммуникационная сеть, в которую вошли 7 библиотек вузов города, Центральная научная библиотека Красноярского научного центра СО РАН, краевая универсальная научная библиотека. Поскольку сеть создана в конце 1999 г., перед ОВКТ возникли новые задачи: изучение подобного опыта других регионов, определение направлений совместной деятельности, взаимодействие с научно-техническим советом – как управляющим и координирующим органом сети при совете ректоров.

НТБ СибГТУ совместно с библиотекой Красноярского государственного технического университета осуществляет проект по созданию и ведению совместной проблемно-ориентированной базы данных «Статьи по экономике и экономической теории». Обмен информацией осуществляется посредством электронной почты, в настоящее время разработан договор, согласованы все организационные моменты, начата практическая работа. Проект позволяет библиотекам не только экономить время и средства на роспись статей актуальной тематики, но и учит совместной работе, умению прислушиваться к мнению партнеров, находить разумные компромиссы.

Опыт зарубежных коллег показывает, что будущее библиотечных компьютерных технологий – в развитии совместной работы, кооперировании и координации деятельности. Надеемся, что совместный проект двух библиотек будет реализовываться успешно, что позволит в дальнейшем расширить круг его участников, перейти к более высокому уровню сотрудничества с учетом опыта российских и зарубежных коллег.