УДК 025.1
Земсков А.И.
Методика оценки эффективности работы библиотеки – бенчмаркинг
Одними из терминов, наиболее часто используемых в англоязычной литературе, посвященной библиотечной статистике и оценкам качества обслуживания, сейчас становятся существительные и глагол benchmark, benchmarking, to benchmark.
В данном случае, помимо классического benchmark – калибр, калибровочная скамья (в оптике), наиболее близкий по смыслу перевод – сравнительный анализ, сравнение результатов работы схожих по каким-то параметрам или просто однотипных библиотек, а также процесс выполнения этого анализа. О подобной методике сравнения уже упоминалось в одной из публикаций нашего сборника (см.: Проблемы качества работы библиотек – на ИФЛА–2003. – 2004, № 2).
Не имея пока еще адекватного русскоязычного термина, просим прощения у читателей за использование в дальнейшем слова бенчмаркинг.
В этой публикации я хотел бы немного развить и дополнить данную тему примерами из статьи сотрудников Научно-технической библиотеки Американского института стандартов и технологий (National Institute of Standards and Technology, NIST) Паулы Дойч (Paula Deutsch) и Барбары Силкокс (Barbara P. Silcox) «Учиться на опыте других библиотек: сравнительный анализ для оценки качества библиотечного обслуживания» (Learning from other libraries: benchmarking to assess library performance). Эта статья опубликована в ежемесячном журнале Ассоциации специальных библиотек США «Взгляд на информацию» (Information Outlook) т. 7, № 7, июль 2003 г., с. 18–25.
Американский институт стандартов и технологий (АИСТ) – это федеральное агентство, задачи которого ясны из названия учреждения. В штате института около 3 тыс. сотрудников, еще около 1600 ученых приглашаются для проведения исследований.
Библиотека АИСТ входит в состав Отделения информационного обслуживания; в ее фондах 300 тыс. документов, 1150 наименований журналов; штат 17 человек.
В какое-то время роль библиотеки АИСТ стала вызывать сомнения у руководства института (такое случается и в российских НТБ), однако вместо закрытия библиотеки (как это бывает у нас) выделили средства на проведение обследования причин стагнации.
Изучив набор методик, используемый для анализа эффективности, специалисты АИСТ остановились на бенчмаркинге, ознакомились с опытом его применения в других специальных библиотеках, а затем и сами начали работу по этому методу.
Инициаторы обследования обратились к 15 родственным библиотекам (по объему фондов, бюджету, численности персонала, тематической направленности пользовательской аудитории и т. п.). Согласие на сотрудничество получили от 7 НТБ, среди которых библиотеки таких известных высокотехнологичных организаций, как IBM, Naval Research Laboratory, Oak Ridge Research Laboratory, Sandia, Xerox и др. (Заметим, однако, что не всегда библиотеки отвечали на поставленные вопросы. По-видимому, авторы обследования перестарались в своих попытках узнать правду о библиотеке: в подготовленной для других библиотек анкете содержалось 69 вопросов!)
Опираясь на данные опроса этих библиотек, рассмотрим сравнительные показатели работы и экономики некоторых американских НТБ.
Как зачастую принято у них, в статье, помимо собственных показателей, приводятся либо усредненные данные, либо данные «безымянных» библиотек (они получили лишь номера: библиотека № 1, № 2, № 3 и т. д.); некоторые библиотеки воздержались от предоставления финансовых данных.
Метод бенчмаркинга предполагает изучение множества таблиц, что бывает утомительно. Для наглядности даю также сведения по ГПНТБ России и напоминаю, что данные по крупным библиотекам федерального уровня, областным универсальным научным библиотекам и массовым библиотекам содержатся в превосходных обзорах, подготовленных Отделом библиотек и ГИВЦ Министерства культуры России. Со своей стороны вы можете дополнить эти таблицы данными о ваших НТБ.
Таблица 1
Средние общие расходы в
год
на одного зарегистрированного читателя
Библиотека | Число пользователей |
Средние
расходы на одного пользователя (в долларах США) |
---|---|---|
АИСТ | 3 140 | 834 |
№ 3 | 3 180 | 841 |
№ 6 | 4 500 | 1 242 |
№ 5 | 1 500 | 2 525 |
ГПНТБ России | 159 230 | 10 |
Низкие показатели ГПНТБ России отчасти связаны с тем, что она – публичная библиотека и количество ее пользователей в десятки и сотни раз больше, чем в библиотеке, обслуживающей только сотрудников предприятия или учреждения.
Таблица 2
Распределение
расходов по статьям
(средние по библиотекам)
Статья | Расходы (процент от общих расходов) | |
---|---|---|
средние
по изученным американским библиотекам |
по
ГПНТБ России за 2002 г. |
|
Материалы | 48% | 8% |
Заработная плата | 40% | 67%* |
Оборудование | 5% | 2% |
Прочее | 7% | 23% |
В табл. 2 в статью «Материалы» включены расходы на покупку книг, подписку на журналы, оплату лицензий на электронные ресурсы, расходы на МБА и доставку документов. Здесь же расходы на поддержание и обеспечение надлежащего содержания фондов – переплетные работы, оплата услуг внешних каталогизаторов (компания OCLC). В эту статью не включены расходы на заработную плату соответствующего персонала.
Таблица 3
Комплектование в расчете на одного пользователя
Вид публикации |
Библиотека | ||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
АИСТ | № 1 | № 2 | № 3 | № 4 | № 5 | № 6 |
в среднем |
ГПНТБ России | |
Новые книги | 0,21 | 0,68 | 18,88 | 0,74 | 0,47 | 1,73 | 0,41 | 0,71 | 0,18 |
Все виды журналов и баз данных | 0,56 | 0,41 | 3,53 | 0,98 | 4,89 | 1,98 | 1,19 | 1,67 | 0,32 |
Общее количество наименований | 0,77 | 1,09 | 22,41 | 1,72 | 5,36 | 3,71 | 1,60 | 5,24 | 0,50 |
Каким образом в предпоследней колонке табл. 3 получено среднее значение – 5,24 наименования на одного пользователя, авторы не сообщают (по-видимому, это усреднение с учетом количества журналов).
Таблица 4
Средняя
стоимость подписки на один журнал в
различных библиотеках
(в долларах США)
Стоимость подписки |
Библиотека | ||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|
АИСТ | № 1 | № 3 | № 5 | № 6 | № 7 | ГПНТБ России | |
1 137 | 581 | 130 | 1 481 | 502 | 800 | 50 |
По всем изученным в обзоре американским НТБ средняя стоимость годовой подписки одного наименования журнала – 722 доллара. Данные по ГПНТБ России приводятся только по закупаемым журналам, в то время как значительная часть отечественной периодики комплектуется по линии обязательного бесплатного экземпляра.
Таблица 5
Средний
размер оплаты библиотекой единичной
доставки документа
(в долларах США)
Библиотека | ||||||
---|---|---|---|---|---|---|
АИСТ | № 1 | № 3 | № 5 | № 6 | № 7 | |
Оплата единичной доставки документа | 21,7 | 0,3 | 2,5 | 0,0 | 20,9 | 20,0 |
Возмещение от пользователя |
- | + | + | + | + | - |
72% поступлений по линии доставки документов библиотека АИСТ получает бесплатно, но оставшиеся 28% обходятся ей очень дорого.
ГПНТБ России, будучи фактически национальной библиотекой, сама заимствует очень мало; тем не менее приведем наши расценки по системе международной доставки документов СУБИТО – 4 евро за документ. Для выдачи литературы из своих фондов библиотека использует два тарифа: 10 долларов за 20 страниц – при доставке документов за рубеж; 4 рубля за одну страницу – при доставке в пределах России; за все платит пользователь (т. е. в табл. 5 в колонке ГПНТБ России стоял бы знак +).
Помимо вышеприведенных статистических исследований сотрудники библиотеки АИСТ обратились к международным и национальным стандартам оценки качества работы библиотек:
ISO 2789 International library statistics (Международная библиотечная статистика);
ISO 11620 Library performance indicators (Показатели качества работы библиотек);
ANSI/NISO Z39.7–1995: Library statistics (Библиотечная статистика).
Из текста статьи П. Дойч и Б. Силкокс, к сожалению, неясно, удалось ли библиотекарям в результате столь трудоемких исследований убедить руководство увеличить финансирование библиотеки АИСТ.
* Включены соответствующие начисления на заработную плату.