Очагова Л. Н., Дунаевская С. М.

ГПНТБ России

Книгообеспеченность - новый модуль в системе автоматизации библиотек ИРБИС

В системе ИРБИС создан новый модуль АРМа специалиста (методиста), в ведении которого находятся задачи книгообеспеченности (КО). Предпосылкой для создания модуля КО стала необходимость:

• отслеживать поступление и изменение сведений о книжном фонде, о студентах, пользующихся этим фондом, о структуре читаемых дисциплин для получения актуальных данных по КО;
• организовать работу специалиста по ведению соответствующих данных наиболее удобным способом;
• использовать все наработки ИРБИС, позволяющие максимально автоматизировать работу специалиста по КО.

В АРМе "Книгообеспеченность" предполагается ведение следующих БД:

• БД ЭК - стандартная БД системы ИРБИС, в которой предусмотрены специальные поля;
• БД читателя - БД, используемая в системе ИРБИС, в которой читатели описываются как студенты. (Возможен вариант работы без этой БД.);
• специальная БД для отражения сведений, относящихся к учебному процессу.

Поскольку базы данных должны функционировать взаимосвязанно, в модуле обеспечивается наглядность и удобство отображения данных. На Рис. 1 показан интерфейс рассматриваемого модуля.

Данные отображаются в виде словарей, аналогично другим АРМам системы ИРБИС, или помещаются в таблицы, состав и количество которых можно настраивать. В интерфейсе одновременно можно работать с тремя (или двумя) таблицами. Таблицы имеют разные статусы: основная, связанная и вспомогательная для выполнения переноса данных. Данные в связанной таблице формируются в зависимости от текущего состояния основной таблицы. Для выполнения различных функций с данными в таблице имеются кнопки, общие для всех таблиц или только для конкретной таблицы.

Данные в таблицах можно сортировать по любой колонке, устанавливать по ключу, маскировать по значениям колонок, отмечать для выполнения некоторых функций, вызывать записи, помещенные в строки таблицы, на просмотр или корректировку, сохранять всю таблицу в виде файла формата EXCEL.

Конечным результатом работы специалиста является получение коэффициентов КО по разным дисциплинам, для разных контингентов студентов, разных кафедр и т.д. Для этого в системе, во-первых, предусмотрены выходные формы, во-вторых, имеется специальный режим, который формирует в интерфейсе таблицу коэффициентов КО для любого списка книг.

При этом:

• коэффициенты КО подсчитываются для текущего семестра, который определяется по текущей дате или устанавливается специальным параметром в настройке;
• если текущим является осенний семестр, то отображаются, как прогнозируемые, данные для весеннего семестра, если какая-либо книга предназначена для использования в весеннем семестре;
• если текущим является весенний семестр, то отображаются данные и для прошедшего осеннего семестра, при условии что выполнен режим архивации этих данных;
• при наличии выделенных фондов в таблице, отдельно подсчитываются коэффициенты КО для каждого фонда и для экземпляров вне выделенных фондов;
• подсчитываются средние значения КО для группы книг, а также КО в пересчете на одну книгу.

Пример таблицы КО, формируемой в интерфейсе, представлен на Рис. 2, эту таблицу также можно сохранить в формате EXCEL.

В модуле КО предусмотрены инструменты, облегчающие процесс ввода данных и контроля связанности данных в разных БД, а именно:

1. Групповой ввод данных - позволяет проводить ввод/корректуру для одной записи (первой в группе), автоматически выполнять процесс для всей группы записей;

2. Корректировка связанных записей - дает возможность при корректировке данных в одной записи выполнить в пакетном режиме необходимую корректировку записей в других (или в этой же) БД.

3. Перенос данных - позволяет в пакетном режиме переносить данные из одной, отмеченной, группы записей в другую отмеченную группу записей той же или другой БД.

4. Контроль данных - позволяет в пакетном режиме получить протокол о нарушении связанности для группы записей БД дисциплин или студентов.

5. Предусмотрены пакетные обработки, позволяющие архивировать сведения о КО для прошедшего семестра, выполнять перевод всех студентов на следующий семестр.

Предусмотрена возможность работы без использования БД читателей. В этом случае для получения коэффициентов КО нужно ввести и, при необходимости, корректировать число студентов каждого контингента, т. е. для каждой записи, содержащей оригинальное сочетание следующих данных: "факультет - направление или специальность - вид обучения - форма обучения - семестр". Для ввода данных о количестве студентов предусмотрена специальная таблица, облегчающая процесс ввода; пример табличной формы для ввода числа студентов представлен на Рис. 3.

Предусмотрено формирование выходных форм, относящихся к задаче КО, в том числе итоговые табличные формы "Обеспеченность обучающихся литературой из фонда вуза" (Рис. 4) - расчет коэффициента КО по циклам дисциплин с учетом степени новизны (издания последних 5 лет) и качества изданий (издания с грифом):

• итоговая суммарная форма 3 - только основная литература (приказ МО № 3906 от 10.11.2002 г.), пример на рис. 4,
• итоговая суммарная форма 3 - только дополнительная литература (приказ МО № 3906 от 10.11.2002 г.),
• итоговая суммарная форма 4 - дополнительная литература (приказ МО № 3906 от 10.11.2002 г.).

В модуле КО имеются дополнительные возможности, стандартные для системы ИРБИС: вызов модулей корректировки/ввода данных, глобальной корректировки, экспорта данных, ведение протоколов пакетных операций, задание параметров настройки.

При выполнении процесса модуль использует файл инициализации, в котором задаются параметры, определяющие вид интерфейса и режимы работы.

Предполагаются дальнейшее развитие нового АРМа по мере накопления опыта его использования, разработка аналогичного АРМа для версии ИРБИС64.