Очагова Л.Н., Подморина Е.Б.
ГПНТБ России

Автоматизация технологии МБА ГПНТБ России
на базе ИРБИС

В ГПНТБ России система МБА обеспечивает обслуживание удаленных абонентов по их запросам. Автоматизация службы МБА предполагает выполнение следующих функций:

Задача автоматизации МБА решалась в форме разработки нового АРМ в составе ИРБИС, которая является основой для реализации всех библиотечных технологий в ГПНТБ России.

В качестве пользовательского интерфейса за основу взяты интерфейсы АРМ «Каталогизатор» и «Книговыдача». Технология работы с БД МБА также разработана на основе информационно-технологического обеспечения системы ИРБИС, отличительная особенность которой – высокая гибкость в настройке к конкретным требованиям пользователя.

Все функции МБА реализованы на основе единой БД абонентов и заказов. Запись конкретного абонента содержит адресно-справочные данные об абоненте, сведения о денежных перечислениях, кроме того, она связана с записями заказов. В процессе прохождения заказов по этапам обработки запись абонента автоматически пополняется сведениями о выполнении операций выдачи–возврата и стоимостью работы с каждым заказом.

Формирование и ведение записей заказов в БД зависит от использования в работе электронного или карточного каталога, а также от технологии формирования заказа для МБА через Web-ИРБИС. В случае использования ЭК запись заказа формируется автоматически в режиме оформления заказа и пополняется данными из записи ЭК. Далее она модифицируется при выполнении операций выдачи, возврата, продления. Если используется карточный каталог, запись заказа в БД формируется  вручную. При работе с модулем Web-ИРБИС записи заказа поступают в БД в ходе оформления заказа по МБА и далее обрабатываются в зависимости от наличия в ЭК запрашиваемого издания.

В поисковом модуле АРМ МБА можно просматривать и отбирать записи абонентов по видам, ведомственному признаку, стране, городу абонентов – держателей литературы. Записи заказов можно отбирать по виду заказа, коду операции, шифру или наименованию заказываемого издания в ЭК.

В АРМ МБА доступны все БД (или единственная БД) ЭК для проведения поиска и использования библиографических сведений для оформления заказа. В модуле корректировки БД каталога недоступна.

При работе с ЭК пополнение записи заказа библиографическими сведениями об издании (шифровка) выполняется с помощью специального модуля «Оформление заказа» (рис. 1). Запись заказа может быть предварительно создана, содержать номер абонента и присвоенный ей номер заказа. В этом случае нужная запись заказа выбирается в словаре поступивших заказов. Если запись еще не создана, то может быть сформирована автоматически для выбранного абонента под заданным номером.




Рис. 1. Оформление заказа.

В соответствии со сложившейся технологией работы МБА в ГПНТБ России определены этапы прохождения заказов, которые зашифрованы в виде кодов операции в специальном справочнике. Предполагается, что в заказе следует регистрировать каждый этап его обработки. Некоторые коды операций вносятся в запись заказа автоматически при выполнении этих операций в системе, а именно: оформление заказа, выдача, возврат, продление, списание. Другие операции (передача заказа на уточнение, в другой отдел, постановка в очередь, отказ и др.) регистрируются в записях заказа явным образом с помощью специального модуля.

Регистрация выдачи выполняется с помощью специального модуля (рис. 2). При работе с ЭК регистрация выдачи осуществляется одновременно для записей заказа, абонента и выдаваемого издания. Если выдаваемое издание не содержится в ЭК, то факт выдачи фиксируется только в записях заказа и абонента. Кроме того, выдачу можно регистрировать как с использованием инвентарных номеров, так и без них.




Рис. 2. Выполнение выдачи.

Регистрация возврата выполняется также с помощью специального модуля (рис. 3). Возврат регистрируется в записях заказа, абонента, возвращаемого издания. Если издание не содержится в ЭК, то регистрация проводится только в записях заказа и абонента. В этом же модуле можно выполнить операцию продления.



Рис. 3. Оформление возврата.

В соответствии с практикой работы службы МБА ГПНТБ России отдельные виды услуг являются платными. Их стоимость зависит от вида выполненной операции с заказом и вида абонента (значение поля в записи абонента). В специальной записи БД МБА заносятся цены платных операций для разных видов абонента. Эти данные можно корректировать. Списание денег регистрируется в пакетном режиме как в записях абонента, так и в записях заказа. В запись абонента заносится суммарная стоимость работы с конкретным заказом, отслеживается величина остаточной суммы с учетом предоплаты. В записи заказа проставляется стоимость работ конкретных (платных) операций. Для выполнения операций по списанию используется специальный модуль (рис. 4).



Рис. 4. Списание стоимости заказа.

В АРМ МБА выходные данные формируются в виде таблиц или списков с использованием стандартных инструментов системы ИРБИС. Однако для формирования некоторых видов итоговых отчетов этих инструментов оказалось недостаточно. Поэтому инструмент создания выходных форм был доработан.

С использованием стандартных средств и новых возможностей созданы следующие выходные формы для отчетов по работе службы МБА: отчет отдела МБА по основным показателям работы для заданного периода; сведения о списании денег одного абонента для заданного периода; сведения о списании денег для всех абонентов для заданного периода; отчет отдела МБА по электронному копированию для заданного периода.

Как упомянуто выше, все АРМ системы ИРБИС имеют возможность пользовательской настройки. В разработанном АРМ МБА пользователь также может модифицировать все параметрические файлы БД, в частности изменить значения для таких параметров, как справочник кодов операций; значения кодов операций, формируемых автоматически (оформление, выполнение заказа, выполнение списания); справочник видов абонентов; справочник ведомственной принадлежности абонентов; значения цен для разных операций и видов абонента; задания на списание денег по операциям в записях заказа; задание на подсчет итоговой стоимости работы с заказом для записи абонента; таблица переноса данных из записи каталога в запись заказа при оформлении заказа; виды поиска для БД МБА.

 

Переход работы службы МБА ГПНТБ России на разработанный программно-технологический комплекс позволит интегрировать службу МБА в общий программно-технологический комплекс библиотеки. Возможное использование модуля МБА в составе системы ИРБИС другими пользователями создаст предпосылки для его дальнейшего развития.