УДК 025:65.011.56

Павличева Е.Н., Кульков С.С.,
Сулименко С.И., Борисова К.Л.

Модернизация процессов работы
в новой информационно-технологической среде

Трансформирование процессов работы в Информационно-библиотечном центре Российского химико-технологического университета им. Д.И. Менделеева на основе внедрения АБИС ИРБИС, штрих-кодовых технологий и собственных инновационных разработок.

В настоящее время в Российском химико-технологическом университете (РХТУ) им. Д.И. Менделеева сложилась новая информационная инфраструктура, в которой одним из основных системообразующих элементов, информационной базой учебной и научно-исследовательской деятельности стал Информационно-библиотечный центр (ИБЦ), созданный на базе Научно-информационного центра (НИЦ) приказом ректора от 10 окт.
2003 г.

На протяжении нескольких десятилетий НИЦ был признанным лидером в области научно-информационной деятельности в системе высшей школы. Опыт его работы многократно освещался на страницах печати и в докладах специалистов на внутривузовских, региональных, международных конференциях, съездах, совещаниях.

Несмотря на сложность создавшейся ситуации, связанной с большими переменами, произошедшими в 2003 г. (смена руководства, сокращение штата почти вдвое, организационно-функциональная реструктуризация), в университете сохраняется бережное отношение к богатым традициям, накопленному за десятилетия опыту и позитивным тенденциям развития информационно-библиотечной работы, огромным информационным ресурсам и обеспечению свободного доступа к информации и знаниям в соответствии со спецификой информационных и образовательных целей.

Ломка организационно-функциональной структуры НИЦ разделила информационно-библиотечное и рекламно-выставочное направления между двумя самостоятельными подразделениями университета.

Сегодня структура ИБЦ адаптирована к новым задачам технологического развития, сохраняет жизнестойкость всех видов информационно-библиотечной деятельности и построена с учетом полного цикла формирования и использования информационных ресурсов.

Фонд ИБЦ – более 1,6 млн экземпляров различных видов отечественных и зарубежных документов по химии, химической технологии и смежным отраслям знаний, политике, экономике, культуре и др. В справочно-информационном фонде представлены документы на бумажных и электронных носителях. К услугам пользователей пять абонементов, шесть читальных залов, компьютерный зал, ряд филиалов.

Активно участвуя в построении единого информационно-образова­тельного пространства университета, ИБЦ связывает приоритеты своей деятельности с созданием условий для полного и оперативного обеспечения информацией студентов, аспирантов, профессорско-преподавательского состава, научных работников РХТУ на основе прогрессивных информационно-коммуникационных технологий.

Первые шаги в области автоматизации информационно-библиотечных процессов в РХТУ относятся к середине 1980-х гг. Уже в то время были поставлены задачи перехода от традиционных методов работы к освоению навыков компьютерных технологий и реализованы программы автоматизации отдельных процессов в рамках проводившихся научных исследований – анализа читательского спроса, книгообеспеченности студентов учебной литературой и др., созданы первые машиночитаемые базы данных.

Дальнейшее развитие информационных технологий требовало постоянного пересмотра и совершенствования методов и средств информационно-библиотечной деятельности. В 1990-е гг. с вводом в эксплуатацию автоматизированной системы «Библиотека 4.0» происходят принципиальные изменения в технологии работы. В 1991 г. открыт компьютерный зал.
С 1994 г. начато формирование электронного каталога и баз данных различного назначения. К 2001 г. локальная компьютерная сеть (38 компьютеров) охватила все виды работ.

Не останавливаясь на достигнутом, в целях дальнейшего эффективного совершенствования технологии и повышения качества сервисного обеспечения мы изучили ряд проектов существующих АБИС и остановили свой выбор на системе ИРБИС, позволяющей расширить функциональные возможности ИБЦ, связанные с процессами сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления информации.

В 2002 г. разработано техническое задание на внедрение ИРБИС, начата ее установка и адаптирование к нашим условиям. Модернизация локальной сети производилась с учетом всех наработок АС «Библиотека 4.0».

Организационную и методическую работу по внедрению системы, координации работ, технической поддержке, программному обеспечению и обучению специалистов возглавили дирекция и отдел информационных компьютерных технологий.

Для овладения технологией управления процессами в системе ИРБИС специалисты прошли обучение в ГПНТБ России, получали консультации, знакомились с инструктивно-методическими материалами.

В ИБЦ организована система непрерывного повышения квалификации и дополнительного профессионального образования: проводятся занятия и тренинги для персонала с целью овладения способами общения в сетевом пространстве, навыками работы со всеми АРМ АБИС, файлами системы, ознакомления с различными прикладными программами, изучения основных библиографических форматов и заполнения БД ЭК в соответствии с действующими стандартами, просмотра полных текстов, освоения методов безопасности работы в сети и пользования антивирусными программами.

В процессе внедрения и эксплуатации ИРБИС осуществляется регулярное обновление версии, протоколов и некоторых модулей системы, продолжается разработка конверторов и других механизмов поддержки АБИС в целях ее актуализации и постоянного совершенствования, расширения и наращивания функций.

Все персональные компьютеры, участвующие в работе АБИС и объединенные в локальную сеть, имеют доступ к рабочим БД и в Интернет для общения через пользовательский интерфейс. В полном объеме обеспечена стабильность работы каждого отдельного и взаимосвязанных АРМ.

Поэтапное внедрение ИРБИС обеспечило компьютеризацию всех направлений деятельности ИБЦ и на базе имеющегося программно-технического комплекса позволило сегодня осуществить следующие процессы:

 

На нынешнем этапе ИБЦ приступил к использованию штрих-кодовых технологий на базе ИРБИС – это позволяет коренным образом модернизировать конкретные процессы и операции формирования фонда и библиотечного обслуживания. В настоящее время ИБЦ переходит на работу с электронным читательским билетом, электронным формуляром, электронным заказом документов и параллельно штрих-кодирует весь книжный фонд.

С внедрением ИРБИС и штрих-кодовых технологий снизились трудозатраты, расширились возможности формирования оптимального сервиса информационных услуг, повысились качество и оперативность обслуживания пользователей.

Реальный уровень использования современных информационных технологий в РХТУ в достаточной степени отражает сайт ИБЦ (http://www.lib. muctr.ru), существующий с января 2001 г. Он стал важнейшим инструментом, с помощью которого до пользователей доводится необходимая информация и осуществляется интерактивный диалог между пользователями и ИБЦ.

Помимо общей справочной и контактной информации об ИБЦ и его ресурсах на сайте представлены последние новости, объявления, ответы на вопросы, отзывы и предложения, «личный кабинет читателя».

Доступ к внутренним информационным ресурсам осуществляется с помощью WEB ИРБИС и обеспечивается через локальную сеть ИБЦ, университетскую компьютерную сеть, корпоративную сеть библиотек московских вузов, Интернет.

Суммарный объем ЭК ИБЦ составляет более 15 тыс. библиографических записей (без периодических изданий). Четко разработанный технологический маршрут процессов каталогизации новых поступлений и ретрофонда определяет оперативность ввода информации в ЭК.

Общение с ЭК возможно через веб-интерфейс с любого компьютера, подключенного к Интернету, независимо от места его нахождения. Кроме того, поиск по ЭК можно проводить в читальном и каталожных залах посредством программы АРМ «Читатель».

У ЭК появилась новая функция – заказ. Осуществив поиск необходимой информации по любому набору поисковых элементов, пользователь может заказать в авторизованном режиме нужную ему книгу, методическое пособие, стандарт и т.п. Для удобства одновременного выбора нескольких позиций для электронного заказа создана новая система поиска и заказа взамен поискового модуля системы WEB ИРБИС. Реализована система информирования о приеме заказа к исполнению.

Заказ обрабатывается и выполняется в течение 15–30 минут, хранится на бронеполке в абонементе трое суток и выдается по требованию читателя.

Автоматизация управления книгообеспеченностью учебного процесса реализуется на основе учебных планов и программ всех преподаваемых дисциплин и с учетом пользовательских запросов.

Запуск АРМ «Книговыдача» позволил проводить автоматизированную выдачу литературы студентам I–IV курсов в период массового обслуживания. С февраля 2006 г. выдача литературы студентам производится по предварительным электронным заказам, которые принимаются только от студентов, не являющихся должниками. Такая технология ускорила процесс обслуживания (один человек в минуту) и помогает эффективнее решать проблемы задолженности.

Введена электронная система учета посещений (общая и каждого читателя отдельно), позволяющая проводить многоаспектный анализ посещаемости: по категориям читателей, по семестрам, дням недели и часам в течение рабочего дня и т.п.

Из 12 тыс. человек, обслуживаемых по единому читательскому билету, половина уже зарегистрирована в БД «Читатель» и имеет персональный электронный билет. Штрих-кодирование билетов мы начали с самой большой и наиболее активной категории читателей – студентов I–IV курсов и планируем в ближайшее время последовательно охватить все категории читателей.

В электронном читательском билете вся информация зашифрована в коде (категория читателя, факультет, курс и др.) и высвечивается на мониторе при проведении по штрих-коду сканером. С сентября 2006 г. в студенческие билеты новых первокурсников ИБЦ вклеивает штрих-коды и студенческий билет одновременно выполняет функции читательского билета.

Разработан и размещен на сайте «личный кабинет читателя». Теперь по номеру своего читательского билета пользователь в любой момент может узнать, какая литература записана в его электронном формуляре, сроки ее возврата, сумму штрафа за задержку литературы. (Кроме того, можно получить распечатку штрафов за просроченную литературу.) Для большей заинтересованности студентов в своевременной сдаче литературы в ИБЦ введены «карты VIP» как поощрительная мера для студентов, не нарушающих сроков возврата книг. В периоды массового обслуживания студенты, имеющие «карту VIP», получают на абонементе учебную литературу вне очереди. Карты имеют большой спрос у студентов. Этот положительный опыт помогает специалистам ИБЦ в разработке комплекса мер по ликвидации задолженности.

Для адаптации читателей к новой системе обслуживания сотрудники ИБЦ проводят презентации, групповые занятия, консультации по поиску и заказу литературы, получению справок и ответов на вопросы.

Раздел сайта «Ответы на вопросы» – виртуальная справочная служба, в которой абонент может задать вопрос и получить оперативный и квалифицированный ответ, подготовленный специалистами ИБЦ.

В разделе «Отзывы» можно оставить замечания, пожелания и предложения по работе ИБЦ. Кроме того, для изучения и анализа мнений абонентов о работе ИБЦ на сайте проводится опрос. Результаты опроса, отзывы и предложения учитываются при вводе новых сервисов, регулировании режимов обслуживания и др.

Список доступных серверов постоянно пополняется. Сегодня обдумываются проблемы автоматизированного обслуживания в читальных залах, электронного обмена информацией между читальными залами и фундаментальным книгохранением на предмет подбора документов по заказам.

С 2004 г. ИБЦ приступил к штрих-кодированию документов фонда. Разработаны варианты штрих-кодов на различные виды документов. В первую очередь штрих-коды получают все новые поступления, а из ретрофонда – учебная литература, диссертации и авторефераты диссертаций, издания на CD–ROM и издания с приложениями на CD–ROM, документы из некоторых отраслевых разделов (УДК: 54, 504, 669) и др.

Присвоению штрих-кода предшествует большая предварительная работа: сверка документа с каталожной карточкой в алфавитном рабочем каталоге, уточнение количества экземпляров издания в фонде, место их хранения (основной, подсобные фонды), при необходимости – сверка с индикатором выдачи, в отдельных случаях – контрольная сверка с инвентарными книгами на предмет списания, а также реклассификация документов по УДК и ГРНТИ. Одновременно проводится редактирование электронных записей: корректура заполненных полей, ввод недостающих сведений в частично заполненные поля, ввод не введенных ранее по каким-либо причинам документов, удаление сведений на списанные документы и т.д.

Для пополнения и ведения традиционных каталогов и картотек созданы макеты каталожных карточек. Карточки распечатываются в достаточном количестве с учетом структуры СПА.

Широкому кругу пользователей предоставлен свободный доступ к информационным продуктам ИБЦ – библиографическим БД «Труды ученых РХТУ им. Д.И. Менделеева», «История РХТУ им. Д.И. Менделеева», «Отчеты о НИР» и др. Объем этих БД – более 20 тыс. записей.

Влияние технологических факторов информационной среды сказывается на показателях роста научной активности университета: стабильно увеличивается спрос научных сотрудников и преподавателей на научную информацию в российских и зарубежных БД.

По договорам и бесплатно обеспечивается доступ к ключевым источникам отечественных и мировых ресурсов, представляющих наибольшую научную ценность для РХТУ: БД ВИНИТИ, БЕН РАН, ВНТИЦ, ИНИОН, МЦНТИ, патентным БД (ФИПС, USPTO, Ep. ESPASENET), Научной электронной библиотеки, компании EBSCO и др. На условиях подписки открыт доступ к полным текстам статей из журналов коллекции «ChemicalEngeneering» издательства Elsevier за 2002–2006 гг. и к рефератам за более ранние годы, к реферативной БД Medline на портале ScienceDirect. По договоренности с консорциумом НЭИКОН до конца 2006 г. открыт бесплатный доступ к полным текстам статей из научных журналов: Американского химического общества – за 1996–2006 гг., Оксфордского университета – за 1996–2006 гг., Американского института физики – за 2001–2006 гг.

По протоколу Z39.50 предоставлен доступ к сводному ЭК корпоративной сети вузовских библиотек Москвы.

В разделе «Новости» на сайте РХТУ можно ознакомиться со списком доступных журналов и сообщениями о текстовых доступах. Поиск электронных ресурсов возможен с любого компьютера, имеющего IP-адрес РХТУ.

Любой желающий может бесплатно пользоваться услугами компьютерного зала, где все программы настроены для комфортной работы. Раскрыв на сайте онлайн-статистику по компьютерному залу, можно узнать о количестве свободных мест и как скоро освободятся занятые. На рабочих столах зала имеется «домашняя страничка студента», с которой можно быстро получить доступ к наиболее популярным поисковым и почтовым системам в Интернете: воспользоваться ссылками на Интернет-ресурсы по химии; узнать о зафиксированном времени работы за компьютером. Здесь же можно получить консультации по использованию справочных систем, поиску информации в массивах глобальной сети. Однако в последнее время наблюдается снижение посещаемости компьютерного зала, что можно объяснить ростом количества домашних компьютеров.

Тем не менее число обращений студентов к глобальной сети постоянно растет. Это подтверждает мониторинг посещений и использования информационных ресурсов: 80% – Интернет, 15% – пакет MSOFFICE, 5% – обучающие программы. Наиболее посещаемые на сайте – поисковые и новостные страницы.

Статистические данные об обращении студентов к основным серверам Интернета:

22%   – поисковые системы,

16%   – электронная почта,

16%   – серверы новостей,

14%   – серверы развлекательного характера,

12%   – личные серверы,

8%     – серверы операторов мобильной связи,

8%     – серверы информации в компьютерном мире,

3%     – серверы провайдеров Интернета,

1%     – серверы стран.

Запросы по видам документов:

50%   – изображения,

30%   – тексты,

15%   – анимация,

5%     – аудиоинформация.

Сайт постоянно пополняется новой информацией при помощи специально разработанной системы управления. Посещаемость сайта ИБЦ: 100-150 человек в день. Много это или мало? Конечно, если сравнивать с самыми популярными Интернет-порталами, например Рамблером, то ничтожно мало. Однако для сайта ИБЦ университета - довольно внушительная цифра. Фактически это гораздо больше, чем вместимость любого из наших читальных залов и примерно соответствует количеству человек, обслуживаемых одним из абонементов; т.е. налицо целый виртуальный абонемент, где не требуется дополнительного штата, нет очередей, а скорость обслуживания невероятно высока. Все это повышает качество информационно-библиотечных услуг и вносит весомый вклад в эффективность образовательного процесса университета.

Позитивные изменения, происходящие с внедрением Интернет-технологий, убедительно показывают, как трансформируются процессы комплектования, обработки и выдачи документов, импорта-экспорта виртуальных ресурсов.

Адекватно реалиям настоящего времени ИБЦ связывает следующий этап технологических преобразований с созданием электронной библиотеки университета – это доминирующая тенденция современного информационно-библиотечного развития. В рамках проекта разработки и создания многоуровневого системного комплекса ЭБ планируется создать ряд модулей на основе как АБИС ИРБИС, так и собственных программных продуктов, обеспечивающих электронную обработку фонда и доступа к нему на базе различных видов сервисов; сформировать библиографические и полнотекстовые БД по приоритетным направлениям научной деятельности и подготовки специалистов, бакалавров и магистров РХТУ.

Задачи проекта охватывают большой круг работ. Среди них:

Таким образом специализированная система будет включать коллекцию полнотекстовых электронных документов учебного и научного назначения, оцифрованных в РХТУ, электронные документы на CD и ресурсы удаленного доступа.

Для выполнения поставленных задач ИБЦ предстоит мобилизовать все силы и планомерно осуществить разработку технического задания на создание ЭБ, организовать рабочие группы по составлению программного обеспечения для различных модулей ЭБ и технических групп по наполнению БД, провести тестирование и адаптацию имеющихся электронных продуктов, организовать дифференцированный доступ к ресурсам ЭБ. Кроме того, необходимо провести большую работу по методическому обеспечению функционирования системного комплекса: разработать технические инструкции для пользователей, методическое пособие по созданию электронных ресурсов для ЭБ, информационные и рекламные проспекты, буклеты по ресурсам ЭБ и сервисному обслуживанию.

Стратегия интенсивного внедрения прогрессивных информационно-коммуникационных технологий и устойчивого развития ЭБ требует гарантии поддержки деятельности ИБЦ, инвестиций в реализуемый проект. Необходимы средства для модернизации компьютерного парка, приобретения другого технического оборудования, чтобы увеличить число рабочих мест пользователей, обновить сетевое оборудование, создать систему хранения полнотекстовых документов ЭБ и т.д.

Поддержке позитивного имиджа ИБЦ способствовало руководство университета – выделены значительные целевые финансовые средства для проведения капитального ремонта здания ИБЦ в 2004–2005 гг. и приобретения новой мебели. В компьютерном и читальных залах создана комфортная атмосфера, располагающая к эффективной работе студентов, аспирантов, профессорско-преподавательского состава, научных работников. Благоприятные условия для работы сотрудников ИБЦ также способствуют реализации их творческого потенциала, развитию информационно-библиотечного сервиса.

Целенаправленно реализуя технологические достижения в информационно-библиотечной сфере, ИБЦ определяет перспективные направления дальнейшего развития и разрабатывает новые интересные идеи, приближающие его к осуществлению высокотехнологичных проектов и отвечающие задачам создания единой информационно-образовательной среды.