Т. В. Пархомчук

Создание библиографических пособий
с помощью системы ИРБИС

В практике вузовских библиотек известное место занимает составление библиографических пособий о деятельности своего вуза. Эти библиографические пособия характеризуют научно-педагогическую деятельность вузов и имеют большое значение для создания работ по его истории. Наиболее распространены библиографические указатели трудов сотрудников вузов.

Система автоматизации библиотек ИРБИС значительно облегчает составление указателя трудов. Возможно, наш опыт создания ретроспективного библиографического указателя может пригодиться другим вузовским библиотекам, которые составляют аналогичные пособия.

Работа по учету трудов сотрудников Севастопольского национального технического университета (СевНТУ) начинается с получения и редактирования сведений из отдела кадров о профессорско-преподавательском составе вуза. Фиксируются: фамилия, имя, отчество (полностью); место работы (кафедра); ученая степень, звание, должность.

В течение года проходит следующий этап работы – отбор материала. Учитываются печатные труды, вышедшие в Украине и СНГ на русском, украинском и других языках, как изданные впервые, так и переиздания: монографии, учебники, брошюры, лекции, доклады, тезисы научных докладов, статьи в сборниках, продолжающихся и периодических изданиях. Отбор производится по Книжной летописи, Летописи журнальных статей, а также путем непосредственного просмотра различных изданий.

Для текущего учета трудов сотрудников вуза информационно-библиографический отдел библиотеки ведет электронную БД «Труды СевНТУ», в которой отражены все отобранные для указателя материалы.

Разработчики ИРБИС постоянно подчеркивают свойство системы – возможность настройки и создания словарей, справочников «под себя». Именно это свойство ИРБИС позволило нам сформировать в поле # 700/1 словарь «Место работы автора-сотрудника» (рис. 1).

Рис. 1. Подполе «Место работы автора-сотрудника».

Независимо от вида рабочего листа, в поле «Автор» (рис. 2) заносятся: фамилия, инициалы, расширение инициалов, дополнение – звание, должность. Обязательно указывается, что данный автор работает в нашем университете на такой-то кафедре. При первом введении автора-сотрудника система автоматически формирует словарь авторов. Следовательно, приописании другой работы того же автора нет необходимости вновь тратить время на ввод этого поля – нужно выбрать его данные из имеющегося словаря.

Рис. 2. Поле «Автор».

Небольшой нюанс – все записи в БД должны быть выполнены единообразно, в противном случае разночтения не позволят корректно сформировать словарь авторов-сотрудников. Таким образом, после выполнения этой подготовительной работы наши авторы автоматически выстроены системой в строгом алфавите (рис. 3). На экране мы видим количество документов, в которых тот или иной сотрудник выступал в роли автора, соавтора или редактора.

Рис. 3. Вкладка «Поиск»; вид поиска – «Автор-сотрудник».

В то же время вид поиска «Место работы автора/редактора» дает нам представление о том, какое количество документов относится к конкретной кафедре (рис. 4).

Рис. 4. Вкладка «Поиск»;
вид поиска – «Место работы автора/редактора».

Вузовские библиотеки по-разному группируют данные о трудах сотрудников: по наукам, факультетам, кафедрам, в общем алфавитном порядке авторов. Из названных способов расположения наиболее логичным для рассматриваемого вида библиографических пособий является размещение материалов по факультетам, поскольку именно этот способ в наибольшей степени отражает профиль вуза и научные достижения его коллектива, а также позволяет исключить дублирование записей на соавторов.

СевНТУ имеет сложную структуру – несколько кафедр прямого подчинения ректору университета и несколько факультетов. Структура указателя соответствует структурным подразделениям университета.

Кафедры, входящие в состав одного факультета, отбираем из словаря и формируем текущий запрос, при этом логика отбора – «ИЛИ». Выполняем поиск: – его результаты на вкладке «Просмотр/Вывод» (рис. 5).

Рис. 5. Результат поиска.

Результаты поиска выводим на печать выходных форм как библиографический указатель – по автору или заглавию – и сохраняем как текстовый документ.

После выполнения аналогичной процедуры для всех факультетов (в соответствии со структурой университета) приступаем к формированию единого документа. В нем объединяем разрозненные документы в единый указатель. Если в заголовке описания первым автором указан сотрудник не данной кафедры (факультета), то в сведениях об ответственности жирным шрифтом выделен его соавтор, работающий именно на этой кафедре (факультете). Например:

Веселков К. А.

Некоторые теоремы математической химии / К. А. Веселков, А. Ф. Хрусталев // Вестник СевГТУ. – Севастополь : Изд-во СевГТУ. – 2004. – Вып. 59: Физика и математика. – С. 143–147.

Необходимо сказать о том, что из-за соавторства некоторое количество описаний будет дублироваться; к сожалению, нам не удалось полностью этого избежать.

Работы, помещенные в указатель, располагаются по принципу персоналий – в алфавитном порядке. Работы каждого автора также размещаются в алфавите заглавий его произведений. После редактирования и выверки всего массива каждой записи присваивается свой порядковый номер в документе, а указатель в целом имеет сквозную нумерацию.

Библиографию трудов сотрудников вуза как правило снабжают именным указателем, который облегчает работу читателей с библиографическим пособием. На этом этапе работы значительную помощь оказал курирующий систему ИРБИС администратор, который с помощью специально созданной им программы связал ФИО авторов с номерами их работ в указателе. Единственный недостаток – некоторые работы, изданные в соавторстве, имеют более пяти авторов, а в сведениях об ответственности указываются четыре первых автора, остальные в библиографической записи переходят в категорию «и др.». Такие случаи пришлось отследить и добавить соавторов в именной указатель вручную.

Наш указатель снабжен предисловием, в котором изложена цель издания и принципы его составления, а также перечнем просмотренных источников, использованных при его составлении.

После окончательной доработки указатель будет размещен на сайте библиотеки СевНТУ на страничке библиографа.