О. А. Середа

ГПНТБ России

Международная деятельность ГПНТБ России
в области МБА и доставки документов: новые технологии
обслуживания пользователей

Освещена деятельность Международного сектора МБА ГПНТБ России в области обслуживания иностранных и отечественных пользователей литературой и информацией из фондов ГПНТБ России и зарубежных библиотек. Дана краткая характеристика систем, применяемых в этой работе.

Роль Международного сектора межбиблиотечного абонемента (ММБА) постоянно возрастает, поскольку бюджет библиотек сокращается, а цены на книги и в особенности на сериальные издания растут. Фонды пополняются не систематически. Параллельно с уменьшением количества приобретаемых книг и подписываемых сериальных изданий растет число заказов по ММБА. Мы постоянно ищем новые пути и возможности помощи российским пользователям в получении необходимой информации.

Существовала и существует система координации с отечественными библиотеками. Но полное обеспечение запросов невозможно без использования зарубежных информационных ресурсов. Поэтому служба ММБА обращается в зарубежные центры информации и международной системы доставки документов.

Для пользователей ГПНТБ запросы материалов по ММБА – дело частое и необходимое; поэтому имеют большое значение удобство и быстрота в предоставлении этого вида библиотечного сервиса, чему способствуют средства телекоммуникации и программного обеспечения.

Работа ММБА делится условно на две части: первая – традиционное обслуживание иностранных пользователей литературой из фондов ГПНТБ России; вторая – обеспечение отечественных абонентов МБА информацией, отсутствующей в ГПНТБ России, из фондов зарубежных библиотек.

Деятельность Международного сектора МБА в области обслуживания иностранных пользователей литературой из фондов ГПНТБ носит постоянный характер. Спрос со стороны зарубежных пользователей на литературу из фондов ГПНТБ России и других отечественных библиотек в 2005 г. не претерпел заметных изменений по сравнению с предыдущими годами: получены 204 запроса на книги и копии статей примерно от 30 абонентов (организаций и отдельных лиц).

География заказов довольно широка. Наши постоянные клиенты – ЦНТБ Чехии, ЦНТБ Словении, Национальная библиотека Польши, НТБ
г. Вроцлава (Польша), ЦНТБ Болгарии, НТБ Университета г. Линчёпинга (Швеция), Центр НТИ г. Кливленда (США), Техническая информационная библиотека и Университетская библиотека (ТИБ/УБ) Ганновера (Германия), Информационный центр Израиля и др. Ряд зарубежных организаций, являясь нашими давними партнерами, обращаются с запросами нерегулярно.

Степень выполнения заказов не слишком высока – примерно половина. Это связано с тем, что тематика их зачастую выходит за рамки науки и техники, затрагивая непрофильные для нашей библиотеки отрасли (сельское хозяйство, медицина); хронологические рамки тоже достаточно широки. Поступают запросы на справочную литературу и словари, а также на публикации, которые, несмотря на прилагаемые нами усилия, не удается найти. Чаще всего это – статьи из трудов НИИ, вузов и т.п.

Затрудняет работу и неточное, неполное библиографическое описание. Тем не менее сроки выполнения запросов составляют от 3 до 7 дней. Доставка заказанных документов осуществляется как обычной, так и электронной почтой (отсканированные копии). Во временное пользование высылаются и оригиналы книг.

Поскольку количество поступающих запросов невелико, то работа сектора направлена на более полное удовлетворение каждого запроса; это касается как ретроизданий, так и отдельных брошюр последних лет. В некоторых случаях при отсутствии нужного издания в фондах ГПНТБ России мы обращаемся в редакции издательств, к авторам публикаций или в магазины.

В области обслуживания отечественных пользователей литературой из фондов зарубежных библиотек не прекращается сотрудничество ММБА с Библиотекой Конгресса США и Шведской библиотекой г. Линчёпинг. Средством оплаты заказов из данных библиотек служат ваучеры ИФЛА.

Нашими постоянными главными партнерами на библиотечном и информационном поприще являются ТИБ/УБ Ганновера – центральная библиотека Германии научно-технического профиля – и концерн SUBITO.

Опыт сотрудничества с TИБ/УБ превышает 10 лет. Это надежный партнер. Благодаря нашим коллегам из Германии мы смогли получить доступ к научно-технической информации, отсутствующей в библиотеках России. В первые 6 лет российские ученые и специалисты имели возможность бесплатно получать документы из фонда ТИБ/УБ Ганновера. За эти годы для наших специалистов выполнены 800 запросов в виде оригиналов и копий по проекту «Бесплатные запросы для российских ученых и специалистов». С марта 2000 г. обслуживание осуществлялось на платной основе. Будучи участником «Ваучерной схемы ИФЛА» (как и ГПНТБ России), TИБ/УБ согласилась принимать в оплату российских заказов ваучеры ИФЛА (пластиковые карточки достоинством в 4 и 8 долларов США).

С марта 2001 г. по декабрь 2002 г. ГПНТБ России оплачивала заказы своих абонентов на литературу из фондов TИБ/УБ за счет денежных средств, выделенных в качестве финансовой дотации Министерством науки, промышленности и технологий России.

И по сей день происходит постоянный обмен заказами между нашими библиотеками. Большое место в заказах со стороны ТИБ/УБ занимают запросы по докомплектованию её фондов русскоязычной литературой. За 2005 г. ТИБ/УБ получила из нашей библиотеки 397 наименований периодических изданий. По заказам абонентов ТИБ/УБ мы выполнили 7 запросов.

За 2005 г. ГПНТБ России смогла заказать в ТИБ/УБ по заявкам российских пользователей более 100 наименований книг во временное пользование и журнальных статей.

Для осуществления заказов используется автоматизированная система обслуживания клиентов «TIBORDER-online». Через службу TIBORDER в Интернете ТИБ/УБ Ганновера доставляет статьи, книги, доклады и микрофильмы; помимо этого предоставляет доступ в режиме онлайн к журнальным статьям. ГПНТБ России является зарегистрированным клиентом службы TIBORDER с 2001 г. Доступ к электронному каталогу ТИБ/УБ осуществляется по Интернету. Это значительно сокращает время выполнения запросов: электронные копии поступают через 1–3 дня после их заказа в Ганновере. Отпала необходимость в оформлении заказов на специальном бланке, как это было раньше при почтовом отправлении или передаче по факсу.

Помимо этого с целью популяризации деятельности ТИБ/УБ среди русскоязычных пользователей ещё в 2003 г. подготовлен перевод на русский язык изданных этой библиотекой информационных листков об услугах и основных направлениях деятельности. Для заинтересованных пользователей сотрудники ММБА проводят консультации по вопросам пользования электронной системой заказа и доставки литературы в ТИБ/УБ – «TIBORDER-online».

С марта 2003 г. ГПНТБ России стала участницей нового проекта SUBITO, в котором ТИБ/УБ уже несколько лет является одним из главных исполнителей.

SUBITO – международный библиотечный консорциум по доставке документов удаленным пользователям, выполняющий запросы пользователей со всего мира. Среди организаций подобного профиля эта служба находится в лидирующей группе по объему предоставляемых услуг, занимая третье в мире место после Центра доставки документов Британской библиотеки и Библиотечного центра OCLC (OnlineComputerLibraryCenter) в США. Количество заказов из года в год увеличивается. Изучив услуги OCLC и Boston Spa (Document Suppl. Centre – BritishLibrary), мы пришли к выводу, что система SUBITO наиболее оптимальна для нас.

Процент отказов в SUBITO низок. При этом цены на услуги по доставке электронных копий документов приемлемы для российского пользователя. Цена в 8,5 евро за электронную статью (для зарубежной ненемецкоговорящей страны) установлена руководством Концерна SUBITO. Если заказ делается через ГПНТБ России, то стоимость электронной копии статьи (без ограничения количества страниц) составляет 9,5 евро. В это 1 евро вложена стоимость банковского перевода (комиссионные), инфляция и т.п. Спрос на услуги SUBITO со стороны читателей нашей библиотеки и других пользователей не падает, несмотря на то, что ныне они должны полностью оплачивать эти услуги.

На сегодня с начала предоставления этой услуги ГПНТБ России отправила в SUBITO и выполнила для своих читателей более двух тысяч запросов.

Тематика запросов российских ученых и специалистов разнообразна и включает в себя публикации как по фундаментальным наукам, так и по прикладным научным и техническим дисциплинам. Это – прикладная математика, химия, биохимия, структурная химия, физика, геофизика, радиофизика, лазерная и измерительная техника, компьютерные системы, цифровая связь, строительство, компьютерная технология, маркетинг и др. Цель запросов – для научной работы, производственной деятельности, написания диссертаций, подготовки лекций для студентов.

Подавляющее большинство пользователей – жители Москвы и Московской области, около 40 абонентов – из других регионов (в частности, из Ярославля, Тулы, Обнинска, Новгорода, Новосибирска, Бугульмы, Ялты, Северодвинска, Екатеринбурга, Тюмени, Владивостока, Петропавловска-Камчатского).

У нас есть договоренность с рядом организаций о доставке отсутствующей в Москве информации по SUBITO.

Служба SUBITO существует в ее нынешнем виде с 1997 г. со штаб-квартирой в Берлине. Она предоставляет доступ к ресурсам 34 библиотек Германии (в основном), Австрии и Швейцарии.

Полный список библиотек – участниц этого Международного библиотечного консорциума расположен на сайте. Это библиотеки разного профиля, поэтому и тематика предлагаемой в пользование литературы весьма разнообразна (это издания из области естественных наук, технических дисциплин, общественных наук, медицины, биологии, сельского хозяйства, компьютерной технологии, экономики, статистики и т.д.). Фонды многоотраслевые.

Уникальность SUBITO заключается в том, что, являясь автоматизированной службой с интегрированными библиотечными ресурсами, она дает пользователю возможность совместить в одном сеансе поиск и заказ литературы по всему кругу библиотек – членов Консорциума и по широкому профилю литературы, делая это через одно «окошко». Другими словами, создана своего рода единая для определенного библиотечного сообщества служба межбиблиотечного абонемента. Пользователь получает доступ непосредственно на своем рабочем месте.

SUBITO выгодно отличается от других подобных служб распределением клиентов по категориям:

1. Представители государственных и общественных организаций, средней и высшей школы – учащиеся, студенты, сотрудники высших учебных заведений, специалисты научно-исследовательских институтов, финансируемых в основном из государственных средств, а также сотрудники учреждений государственного права;

2. Библиотеки фирм, частные предприниматели;

3. Индивидуальные лица;

4. Библиотеки, финансируемые преимущественно за счет государственных средств и располагающие службой МБА.

От принадлежности к той или другой группе пользователей зависят и тарифы на услуги SUBITO для финансовых расчетов.

Такое распределение важно с точки зрения обеспечения равного доступа к библиотечным ресурсам для пользователей, относящихся к различным слоям, классам общества.

Задачей SUBITO является предоставление клиентам в режиме онлайн услуг по поиску, заказу и доставке документов из фондов библиотек, а также контроль за статусом заказов и проведение финансовых расчетов с клиентами. Важным моментом является возможность заказа копий не только статей, но и отдельных частей книги, если она не выдаётся во временное пользование.

 

Автоматический режим функционирования этой системы поддерживается специальным программным обеспечением, созданным в свое время ТИБ/УБ Ганновера для нужд ее службы TIBORDER. Этопрограммаподназванием DOD (Document order receipt and delivery).

Поиск и заказ статей и книг через SUBITO осуществляются в интерактивном режиме с использованием электронных форм.

Сделанный заказ автоматически направляется на исполнение в ту или иную (по выбору клиента) библиотеку – член Консорциума.

В зависимости от срочности заказ выполняется в течение одного – трех дней (рабочих). Доставка заказанного документа осуществляется выбранным клиентом способом (электронным, в виде ксерокопии – обычной почтой, факсом) в нужном ему формате (pdf, tiff). Заказ принимается только от зарегистрированного в SUBITO пользователя. Получить доступ в службу можно, зайдя на ее веб-сайт: http://www.subito-doc.com

Базы для поиска:

Каталог журналов (1 млн наименований);

Каталог статей (9 млн наименований) из 20 тыс. журналов, начиная с 1992 г.;

Каталоги книг, сборников и диссертаций (70 млн книг):

Сводный каталог Всеобщего библиотечного объединения (GVB);

Сводный каталог Библиотечного объединения Баварии (BVB);

Сводный каталог Юго-Западного библиотечного объединения (SWB);

Сводный каталог бывшего Немецкого библиотечного института (VK);

Местный каталог Немецкой центральной медицинской библиотеки, Кёльн.

Характерной чертой этих каталогов является привязка их ресурсов к библиотекам-фондодержателям, которые являются членами системы SUBITO.

Поиск осуществляется в каталоге сериальных изданий и в каталоге книг.

Критерием выбора библиотеки-поставщика из числа представленных библиотек может служить рейтинг той или иной библиотеки среди участниц системы с точки зрения скорости и качества выполнения заказа. Об этом можно судить по месту библиотеки в общем их ранжире.

Для удобства зарегистрированные клиенты используют при оформлении запроса стандартную форму заказа, где данные о пользователе, адрес доставки, возможности доставки и т.п. переносятся в заказ автоматически.

Важной функцией в SUBITO является отслеживание заказов, так называемый трекинг. Это позволяет пользователю контролировать состояние своего портфеля заказов. Каждый просматриваемый заказ содержит следующие данные: дата заказа, номер заказа, библиотека-поставщик, краткое описание документа, статус его выполнения, степень срочности выполнения и способ доставки. Наряду с оперативным выполнением осуществляется быстрое оповещение об отрицательных результатах заказа. Для отправления в библиотеку-поставщик комментария или рекламации предусмотрена функция «Электронная почта библиотеке-поставщику» (воспользоваться ею можно в окне полной информации о заказе).

В целом система SUBITO надежна и весьма комфортна.

В целях совершенствования работы с отечественными пользователями ММБА в 2005 г. приняты меры по переводу обслуживания коллективных абонентов (юридических лиц) на договорные отношения:

Для упорядочения отношений с отечественными индивидуальными заказчиками (физическими лицами) подготовлена Инструкция по условиям и правилам обслуживания их по ММБА.

Продолжается информационно-рекламная кампания – рассылка информационных писем отечественным потенциальным заказчикам на услуги по ММБА.

Развивается сотрудничество на постоянной основе и с представителями стран СНГ, которых мы рассматриваем как зарубежных партнёров. Это библиотеки и организации Литвы, Украины, Казахстана, Армении, Эстонии, Киргизии и Грузии. Возобновился интерес и со стороны Молдовы, но пока обращения организаций этого государства к нашим фондам носят разовый характер.

Для более полного удовлетворения запросов отечественных и зарубежных пользователей сектор постоянно информирует заказчика о статусе заказа в процессе его выполнения; консультирует отечественного заказчика по вопросам, связанным с заказом литературы из-за рубежа, а зарубежного заказчика – по заказам в российских библиотеках и информационных центрах.

В целях более оперативного выполнения запросов сотрудники сектора сами проводят библиографическую доработку поступающих запросов, используя при этом различные поисковые системы, привлекая дополнительные инструменты поиска в виде браузеров Интернета: Google, Rambler, Yandex и др.