Р. Г. Саразетдинов
Издательская группа «ГРАНД-ФАИР», Москва
Н. П. Чорнонос
ЦБС, Сургут
«Книжный салон» как форма эффективного
взаимодействия
книгораспространителей и межбиблиотечной кооперации
в вопросах комплектования
Рассмотрены вопросы кооперации деятельности организаций из различных сфер экономики России: книжного бизнеса и библиотек. Опыт взаимодействия Издательской группы «ГРАНД-ФАИР» и Муниципального учреждения культуры «Централизованная библиотечная система» г. Сургута.
Издательская группа «ГРАНД-ФАИР», созданная в 1992 г. и объединяющая Издательско-торговый дом «ГРАНД», издательства «ФАИР-ПРЕСС» и «ФАИР», межрегиональный библиотечный коллектор, сегодня занимает прочные позиции на книжном рынке России.
Одним из стратегических направлений развития компании является реализация различных совместных проектов с библиотечными учреждениями страны. Среди них: комплектование фондов, «Специальный издательский проект для библиотек», различные совместные издательские проекты и программы, проведение «круглых столов» по чтению и организация «Книжных салонов».
Имея большой опыт взаимодействия с библиотеками по комплектованию фондов (среди партнеров компании – 400 библиотек различных систем и ведомств), специалисты «ГРАНД-ФАИР» не понаслышке знают о проблемах, с которыми сталкиваются комплектаторы при отборе и поиске необходимых изданий. Доступность информации о вышедших в стране книгах до сих пор оставляет желать лучшего, особенно если речь идет о получении этой информации регионами. Система книжных магазинов в стране развивается очень медленно, существующие магазины не в состоянии выставить на свои полки все многообразие книжной продукции, выпускаемой издающими организациями; книжных коллекторов по-прежнему мало и они не могут обеспечить необходимый набор услуг.
В этой ситуации многие издательства стали развивать в своих структурах специальные подразделения с функциями библиотечных коллекторов. Не исключение и компания «ГРАНД-ФАИР», в которой отдел комплектования фондов библиотек создан еще в 1992 г. В 2005 г. на его базе открыт Межрегиональный библиотечный коллектор, где работают специалисты, имеющие профильное образование и большой опыт работы в библиотеках Москвы. Сейчас в его ассортименте свыше 30 тыс. наименований книг, выпущенных более 1 тыс. издательств. Каждый месяц в выставочный зал очного комплектования поступает до 1 тыс. новинок. Здесь есть книги на любой вкус и любой ценовой категории.
Последние четыре года компания стала активно развивать связи с регионами России, предлагая услуги по тематическому комплектованию, а также комплектованию библиотек по наиболее актуальным проблемам развития того или иного региона. Идея организации «Книжного салона» родилась во время одной из командировок специалистов «ГРАНД-ФАИР» в Ханты-Мансийский автономный округ. Обсуждались проблемы получения актуальной информации о выходящих в стране книгах и других информационных продуктах (аудио-, видеопродукции, электронных изданиях), способы доставки книг до удаленного региона и многое другое. Идея нашла живой отклик у сотрудников ЦБС Сургута, и было принято решение о запуске пилотного варианта проекта.
Библиотеки Сургута сегодня – это самый доступный и востребованный социальный институт в городе. По данным 2005 г. в городе действуют 92 библиотеки различных ведомств и каждый второй житель города – их пользователь.
В состав ЦБС Сургута входят 12 муниципальных библиотек: Центральная городская библиотека им. А. С. Пушкина, Центральная детская библиотека, 3 библиотеки-филиала, обслуживающие взрослых читателей, 4 – детей, 3 – библиотеки смешанного типа (обслуживающие детей и взрослых). Каждый пятый житель почти 300-тысячного города – читатель муниципальной библиотеки. Ежегодная книговыдача превышает 1 млн документов.
Одно из приоритетных направлений деятельности ЦБС Сургута – формирование библиотечного фонда. Прежде всего это поиск оптимальных решений для улучшения его качественного и количественного состава. Нам удается ежегодно увеличивать объем фонда в среднем на 2,3%. Вместе с тем мы осознанно делаем акцент не столько на количественную, сколько на качественную составляющую, понимая под этим вполне определенные вещи. Высокий уровень книгообеспеченности часто достигается, как и в прежние десятилетия, благодаря значительному удельному весу неиспользуемой (устаревшей) части фонда. Мы ежегодно проводим исследования отраслевых разделов и не сдерживаем выбытие документов из фонда.
Наша основная цель – «живой» фонд, соответствующий потребностям городского сообщества.
Необходимость обучения в течение всей жизни и наблюдаемая прагматизация чтения обусловливают потребность в динамично обновляющейся образовательной информации в фондах библиотек. Местный книжный рынок представлен скудным ассортиментом образовательной и особенно научно-популярной литературы. Это объясняется тем, что в 300-тысячном городе подобный ассортимент для книгораспространителя экономически не привлекателен.
Стратегически важным является комплектование аудио-, видео-, и электронными изданиями. Органично дополняя традиционные издания, они привлекают внимание и формируют новые группы пользователей. Нарастающий пользовательский спрос невозможно удовлетворить силами местных торговых структур: на городском рынке практически отсутствуют лицензионные документы этого типа.
В то же время стало модным быть в курсе новинок, поэтому современная проза, а также забытые, но разрекламированные произведения пользуются неизменным спросом. Местный книжный рынок предлагает очень широкий спектр такой литературы, но по необоснованно высоким ценам.
Таким образом, комплектование фондов, основанное на предложениях местного рынка, является неэффективным: 20–30% изданий текущего года, представленных на рынке, не соответствуют целям и задачам городских библиотек.
Решение многих вопросов напрямую зависит от органов муниципальной власти. Недостаточное и непланомерное финансирование, отсутствие финансирования в начале года и долгосрочное прохождение муниципального заказа, громоздкая система контроля расходования средств, выделяемых на комплектование, ежегодно в первом квартале лишают пользователей библиотек новых поступлений и снижают оперативность поступления документов в фонд.
Работая с иногородними книготорговыми предприятиями по форме заочного комплектования, мы, как и другие библиотеки, столкнулись со следующими проблемами:
· сложность отбора документов из-за некачественной, а иногда и недостоверной информации;
· заказ книги не является гарантией поступления ее в библиотеку; выполнение не превышает 40–50% от размещенного заказа; поставщик гарантирует поступление книг, имеющихся в наличии на момент формирования заказа на складе, заказ начинает формироваться по окончании прохождения договора и перечислении предоплаты – это 1–2 месяца после размещения заказа;
· уменьшение объема заказа из-за отсутствия книг на складе ведет к потере скидки и увеличивает стоимость книги;
· введение казначейской системы повлекло потерю денежных средств, выделенных на комплектование, из-за не полностью выполняемого заказа в условиях предоплаты.
Значительным событием в жизни города стало открытие в 2000 г. нового, оснащенного современным оборудованием здания Центральной городской библиотеки. Для сотрудников ЦГБ стали доступны новые информационные технологии, используемые в комплектовании, что повысило культуру информирования о книгах и качественно улучшило процесс формирования заказа, устранив возможность попадания в фонд непрофильных или дублетных изданий. Но, к сожалению, большая часть библиотек города вынуждена работать по старинке.
Удаленность региона от центров книгоиздания и крупных книготорговых организаций лишает библиотекарей Сургута возможности использовать самую привлекательную – очную форму комплектования, которая решает задачу качества фонда независимо от технического оснащения библиотеки. Стало очевидным, что для решения накопившихся проблем необходимо искать новую форму работы.
Исполнителем проекта «Книжный салон» стал отдел комплектования и каталогизации Муниципального учреждения культуры (МУК) ЦБС. При выборе партнера были рассмотрены результаты сотрудничества с 10 крупными книготорговыми предприятиями. По ряду причин наш выбор остановился на московской Издательской группе «ГРАНД-ФАИР». При этом мы руководствовались следующими критериями: наличие в компании отдела или иной структуры с функциями библиотечного коллектора; широкий ассортимент изданий по всем видам и отраслям знаний; опыт работы по комплектованию не менее 5 лет; выгодная для библиотек ценовая политика; доставка заказа до библиотеки за счет поставщика; срок выполнения заказа не более 3–4-х недель (удаленность региона); выполнение заказа не менее чем на 80%; форма оплаты – долгосрочное кредитование; предоставление возможности докомплектования фондов.
Основными задачами при реализации данного проекта для нас стали:
1. Отработка оптимальной технологии оперативного поступления информационных документов пользователям библиотек нашего региона вне зависимости от его удаленности от центра.
2. Организация визуального отбора литературы при формировании заказа для исключения непрофильных приобретений и повышения качественного состава фондов.
3. Повышение эффективности расходования средств городского бюджета путем координации комплектования библиотек различных ведомств.
4. Организация городской площадки профессиональной коммуникации по вопросам формирования фондов.
В мае 2004 г. стартовал пилотный вариант «Книжного салона». В его работе приняли участие 17 городских библиотек различных ведомств, ЦБС Сургутского района, Нефтеюганска и Нефтеюганского района, объединяющие 42 библиотеки. В 2004 г. организованы еще два «Книжных салона»: весной – в рамках форума «Северный формат», осенью – в рамках VI форума публичных библиотек России «Финно-угорский мир открыт для всех». В ходе работы к нам присоединились еще несколько городских библиотек Сургута и библиотеки из Ханты-Мансийска и региона.
Книги, представляемые на «Книжном салоне», отбирались на основе изучения спроса пользователей библиотек.
Благодаря реализации этой новой формы работы МУК ЦБС увеличила в общем объеме фонда количество изданий последних двух лет с 1,6% в 2003 г. до 4,4% в 2005 г. На 11,2% расширился спектр новых поступлений по различным отраслям знаний, что составило ежегодное увеличение наименований на 400 единиц. Этот факт явно показывает рост обновления фонда и увеличение оперативности поступления документов.
Выдача возросла в среднем на 5,5 тыс. экземпляров по сравнению с 2003 г., обращаемость фонда – с 1,5 до 2,7. Рост этих показателей говорит о повышении качественного состава фонда и возрастающем интересе к нему пользователей.
Мы знаем, что в ситуации, когда задержки с оплатой заказов только сургутской ЦБС временами доходили до пяти месяцев, такие результаты можно было получить лишь при условии предоставления нам объемных кредитов и непрекращающейся поставки заказов. Создание и обеспечение таких условий взяла на себя Издательская группа «ГРАНД-ФАИР». Наши читатели уже пользовались поступившей литературой, а оплата за нее перечислялась только через несколько месяцев.
При формировании сводного заказа у нас появилась возможность корректировать заказы своих библиотек, уменьшая экземплярность или сужая список наименований с учетом пожеланий библиотек других ведомств и востребованностью определенных изданий в нашем городе. Достигнув координации заказов с библиотеками других ведомств, мы смогли увеличить эффективность расходования средств на комплектование.
При анализе результатов реализации проекта «Книжный салон» мы выявили положительный экономический эффект.
1. С учетом скидок для библиотек-участниц (их заказы рассматриваются как единый) средняя стоимость одного издания за 2005 г., полученного от Издательской группы «ГРАНД-ФАИР», составила 148 р. (в других книготорговых компаниях Москвы и С.-Петербурга – 207 р., Сургута – 221 р.).
2. Отдел по комплектованию библиотек (Межрегиональный библиотечный коллектор) Издательской группы «ГРАНД-ФАИР» предоставил возможность сократить затраты рабочего времени комплектаторов, взяв на себя такие функции, как отслеживание продолжающихся изданий и серий, поиск необходимых изданий как для текущего комплектования, так и для заполнения лакун фонда, организацию доставки заказов до библиотеки.
Анализируя объемы выполнения заказов текущего комплектования за 2004–2005 гг., мы заметили, что в отличие от других организаций (где выполнение заказа – 42%–67%), Издательская группа «ГРАНД-ФАИР» выполнила заказ более чем на 90%.
В процессе работы «Книжного салона» проведено анкетирование сотрудников библиотек – участниц проекта. Основные результаты анкетирования:
1. Желаемая периодичность проведения мероприятия: ежеквартально – 87% респондентов, раз в полугодие – 13%.
2. Какие типы документов представлены в вашей библиотеке: книги – 100% респондентов, брошюры – 17%, видеокассеты – 17%, аудиокассеты – 17%, CD–ROM – 26%, DVD-ROM – 0%.
3. Продукция какого количества издательств должна быть представлена на «Книжном салоне»: ответы респондентов определили границы от 100 до 120 издательств на одном мероприятии.
4. Какое количество наименований должно быть представлено единовременно на «Книжном салоне»: ответы респондентов определили границы от 1 800 до 2 000 наименований.
5. Форма работы единогласно признана удобной и способствующей эффективному и качественному комплектованию.
Немаловажно, что сотрудники отдела комплектования библиотек Издательской группы «ГРАНД-ФАИР» имеют опыт работы в библиотеке и хорошо знакомы с ее спецификой; это позволяет им очень быстро и квалифицированно решать любые вопросы, возникающие в процессе совместной деятельности. Представители «ГРАНД-ФАИР» принимают активное участие в мероприятиях библиотеки, что повышает ее статус в глазах местного сообщества, администрации города и региона.
Одна из перспективных задач развития проекта – обеспечение стандартизованным библиографическим описанием в электронной форме тех изданий, которые приобретаются в рамках «Книжного салона». ЦБС Сургута с 2003 г. заимствует библиографические записи в онлайновом режиме из Сводного каталога библиотек России. Решение этой задачи позволит нашим библиотекам значительно сократить трудозатраты на формирование библиографических записей и улучшить качество собственных электронных каталогов.
Мы считаем, что на фоне децентрализации комплектования и регионализации всех сфер российской жизни подобные формы взаимовыгодного сотрудничества муниципальных библиотек и книгораспространяющих организаций могут обеспечить информационное единство региона с центром страны.