УДК 025:65.011.56

Л. К. Яшина

Создание автоматизированной базы данных
«Методические документы библиотеки»

Опыт работы НТБ Марийского государственного технического университета; основные задачи, этапы создания и перспективы совершенствования специализированной БД.

В последние годы сделан важный шаг в совершенствовании и обновлении российского библиотечного законодательства. Созданы юридические основы для развития библиотек в современных условиях и приближения их к требованиям мировых стандартов. Однако правовое регулирование, закрепленное в библиотечном законодательстве, а также в отраслевых подзаконных актах, не всегда соответствует тем правоотношениям, которые существуют в библиотеках.

Возникают проблемы дальнейшего совершенствования действующего федерального законодательства, внесения в него изменений и дополнений. Вместе с тем решение многих вопросов переводится на локальный (т. е. внутрибиблиотечный) уровень. В связи с этим происходит переосмысление значения внутренних нормативных актов, возрастание их роли и значения в управлении деятельностью библиотеки. Наличие в библиотеке пакета юридически и профессионально грамотно составленных локальных нормативных материалов, соответствующих положениям официальных документов (законов, стандартов, инструкций), свидетельствует о правовой культуре руководства и коллектива.

В Научно-технической библиотеке Марийского государственного технического университета (МарГТУ) методический совет при директоре создан в начале 1960-х гг., в 1980 г. организован методический кабинет со специально выделенным фондом; с 2005 г. существует научно-методи­ческий отдел. Работа с документами в НТБ всегда велась на достаточно высоком профессиональном уровне. В НТБ накоплен большой массив библиотечных документов: организационно-распорядительных, регламентирующих процессы организации труда, технологических, закрепляющих опыт внедрения новых технологий.

В составлении библиотечных документов – процессе сложном, но в то же время увлекательном и творческом – раскрылись интеллектуальные и профессиональные качества специалистов НТБ, их стремление усовершенствовать и упорядочить производственные отношения внутри коллектива, организовать наилучшим образом взаимоотношения с читателями.

Фонд методических документов, созданный не одним поколением специалистов НТБ, является ее интеллектуальной собственностью, следовательно, нужно решать проблемы его защиты, пропаганды и эффективного использования. Кроме того, мы рассматриваем методические документы как важный источник для изучения истории библиотеки, дающий возможность проследить этапы ее развития, методическое обоснование тех или иных преобразований, внедрение новых технологических процессов и формирование основных направлений ее деятельности.

В последние годы в связи с пересмотром законодательной базы библиотечного дела и в свете новых требований к формированию правового поля библиотек, в НТБ МарГТУ заметно активизировалась работа с методической документацией. Поскольку новые законы и технологии существенно изменили традиционные библиотечные процессы, нами проделана большая работа по пересмотру некоторых ранее созданных документов и подготовке новых, отражающих изменения в структуре библиотеки, содержании работы отделов, совершенствовании основных технологических циклов.

В процессе работы над документами выявилась потребность в более четкой ее организации, в совершенствовании управления процессом создания и использования документов со стороны администрации библиотеки. Для решения этих задач мы приступили к созданию БД «Методические документы НТБ МарГТУ».

Сама по себе идея использования баз данных в качестве аппарата управления библиотекой уже высказывалась и обсуждалась, например, в выступлении директора Научной библиотеки Воронежского государственного университета С. В. Янц «Контроль чистоты технологических операций в условиях компьютеризации библиотеки» на Всероссийской конференции «Управление и кадры библиотек в системе высшего образования» (Воронеж, 3–6 июня 2003 г.).

Наличие в кабинете директора библиотеки компьютера и баз данных, отражающих текущее состояние основных технологических процессов в отделах, дает ему возможность оперативно осуществлять дистанционное управление и контроль за состоянием дел в библиотеке, особенно на тех участках, которые нуждаются в повышенном внимании. В данном случае речь идет о технологическом контроле. Практика показывает, что недостаточно составить какой-либо методический документ (положение, технологическую инструкцию или технологическую карту), обсудить его на методическом совете, утвердить у директора и отдать в отдел для исполнения. Этого особенно недостаточно в тех случаях, когда идет речь о нововведениях. Необходим контроль за внедрением и дальнейшим совершенствованием исходных идей, положенных в основу документа.

В нашей НТБ взяты на контроль такие основные инновационные циклы и процессы, как «Путь автоматизированного заказа на литературу», «Путь книги в процессе автоматизированной обработки», «Электронный анализ книгообеспеченности учебного процесса и фонда изданий МарГТУ», «Электронный анализ использования фонда» (в первую очередь фонда учебного абонемента и фонда изданий МарГТУ). Для этих целей используются ЭК и БД «Комплектование» (ведет отдел комплектования), «Дисциплины МарГТУ» (ведут сектор книгообеспеченности и учебный абонемент), «Издания МарГТУ» (сектор электронных ресурсов и учебный абонемент).

Рассмотрим более подробно этапы создания БД методических документов, которая существенно способствует управлению технологическими процессами в библиотеке.

Перевод справочного аппарата отдела, организованного как система традиционных картотек, в электронную форму ведется директором НТБ и методистами с 1995 г. Работа выполняется с использованием программы «Библиотека» (разработка НБ МГУ) в условиях функционирования ЛВС «Библиотека МарГТУ» (с 1997 г.), подключенной к Интранету и Интернету непосредственно на АРМ сотрудников в отделах библиотеки (с 2000 г.).

Создание БД «Методические документы МарГТУ» началось в 2003 г. На этапе предмашинной обработки информации на первый план были выдвинуты задачи упорядочения самого массива документов – сбор, инвентаризация и анализ качества документов (хранение документов осуществляется в научно-методическом отделе и в структурных подразделениях библиотеки). Накопленный массив проанализирован с точки зрения его назначения и использования. Проведена работа по упорядочению хранения документов в научно-методическом отделе. (Выяснилось, например, что значительная часть документов носит уже исторический характер – такие документы оформлены в соответствующие папки с пометкой «Архив».)

С 2005 г. ввод информации в БД ведется с использованием программы «Библиотека 5.3». Библиографическое описание документов выполняется в соответствии с ГОСТ 7.1–2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления». Каждая запись снабжается ключевыми словами, облегчающими поиск документов в БД по тематике содержания и типам издания; указывается количество экземпляров и место хранения документа. Стандартный набор поисковых признаков, предусмотренных в программе «Библиотека», обеспечивает выборку документов из БД по фамилиям авторов (составителей), сиглам отделов, годам издания (составления) документов.

Принято решение использовать новые информационные услуги, предусмотренные в программе «Библиотека 5.3», которая впервые предоставила возможность не только создавать библиографические описания документов, но и размещать в базе данных полные тексты. Разумеется, выполнение этой задачи связано с определенными трудозатратами (сканирование, набор текста в Word). Но перевод печатной продукции библиотеки в электронную форму согласуется с перспективным планом по сканированию фондов и постепенному наращиванию электронных ресурсов на всех направлениях деятельности.

Методические документы, преобразованные в электронную форму, значительно расширяют возможности обслуживания путем оперативного создания электронных копий, т.е. положительно влияют на документооборот в библиотеке. Выдача документов из фонда научно-методического отдела производится по запросам сотрудников и читателей, а также при направлении документов на редактирование.

В БД зарегистрировано более 600 документов, и работа будет продолжена за счет обработки новых документов и пополнения из архива.

После количественного и качественного анализа библиотечных документов определилась целесообразность ведения тех или иных документов, внесения в них изменений, замены новыми. На основании полученных в результате исследования данных и принятых на методическом совете решений заведующие отделами включили в планы методической работы комплексы конкретных методических документов. При этом обозначились некоторые проблемы. Например, допустимые границы документотворчества на местах при отсутствии официального образца (имеется в виду работа по составлению паспортов на электронные каталоги). В настоящее время типовая форма для паспорта на электронные ресурсы нам не известна. В НТБ имеется ГОСТ 7.70–2003 «Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик» регламентирует порядок предоставления сведений о базах данных в службу регистрации информационных ресурсов. Оговорена возможность использования стандарта составителями каталогов информационных ресурсов, а также любыми организациями, предоставляющими электронные информационные ресурсы. Разумеется, библиотекам не избежать заполнения рекомендованных стандартом форм, но отменяется ли ведение паспортов?

С сообщением об опыте работы нашей библиотеки по созданию БД «Методические документы НТБ МарГТУ» директор НТБ выступила на научно-практической конференции «Современное состояние и перспективы развития библиотек системы высшего и среднего профессионального образования Республики Марий Эл» (Йошкар-Ола, 29–30 ноября 2004 г.), где предложила сотрудникам библиотек города изучить технологию создания, ведения и использования базы. С этой целью весной 2006 г. в помещении электронного читального зала проведен обучающий семинар, на котором после консультации каждый участник смог поработать с БД, провести поиск, вызывая на экран полные тексты документов.

Подводя итоги вышесказанного, можно сформулировать некоторые выводы.

На современном этапе все большее значение придается качеству сформированного правового поля, в том числе библиотечного. Надежная правовая база является обязательным условием успешного выполнения библиотеками своих функций.

Локальные документы вузовской библиотеке необходимо разрабатывать в соответствии с официально установленными формами и при участии специалистов – юристов, экономистов, документоведов. Локальные нормативные документы вузовской библиотеки должны соответствовать нормативной правовой основе, регулирующей деятельность образовательного учреждения, в составе которого находится библиотека.

Работа по упорядочению фонда методических документов явилась для нас новой, сложной, однако своевременной и необходимой. Выявилась потребность в управлении процессом создания и использования документов со стороны администрации НТБ. Базы данных, в том числе и БД «Методические документы НТБ МарГТУ» используются в качестве аппарата управления технологическими процессами библиотеки.

Создание БД методических документов открыло новые возможности для учета, систематизации и хранения информации о этих документах. В результате библиотека получила:

большое количество статистической и аналитической информации с перспективой использования ее при составлении различной плановой документации, в том числе планов работы с самой документацией;

сведения о количестве и конкретных наименованиях устаревшей документации;

информацию для восстановления истории библиотеки и вклада сотрудников в ее развитие (в библиотеке реализуется программа аналогичного направления);

возможность оптимизировать использование фонда методических документов за счет быстроты поиска информации в БД, доступа к полным текстам документов и создания их электронных копий.

К перспективным задачам дальнейшего совершенствования автоматизированного документооборота в нашей НТБ можно отнести более активное использование возможностей сетевого обслуживания пользователей как внутри вуза (Интранет), так и в масштабе регионального сектора Интернета. Последнее подразумевает окончание работы над новой редакцией веб-сайта библиотеки и отражение на нем полных текстов наиболее значимых методических документов, разработанных в НТБ МарГТУ.

Список использованных источников

1.     Андреева В. И. Делопроизводство : практ. пособие. – М., 2003. – 184 с.

2.     Багрова И. Ю. Об основных правовых нормативных актах как базе развития библиотечного дела страны // Библиотека и закон. – 1996. – Вып. 1. – С. 97–99.

3.     Бойкова О. Ф. Локальные нормативные акты // Там же. – 2003. – Вып. 15. – С. 59.

4.     Бойкова О. Ф. Правовые аспекты использования в библиотеках новых информационных технологий // Там же. – 1999. – Вып. 6. – С. 120–142.

5.     Госина Л. И. Правовая регламентация деятельности академических библиотек // Там же. – 2001. – Вып. 11. – С. 170–184.

6.     Яблонский В. Б., Вайсман О. А. Информационное обеспечение системы управления образованием // НТИ. Сер. 1. – 2004. – №  6. – С. 17–20.

7.     Янц С. В. Контроль чистоты технологических операций в условиях компьютеризации библиотеки // www.lib.vsu.ru/praktikum/progr.doc.