РАЗВИТИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.
УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ

УДК 025.1

Е. М. Коломейчук

Выбор показателей деятельности
региональной библиотеки

Проанализирован выбор показателей деятельности главных региональных библиотек Российской Федерации их руководителями. Рассмотрена степень важности конкретных показателей для организации и управления работой библиотеки.

При обсуждении наиболее значимых направлений работы библиотек показателям деятельности уделяется серьезное внимание [напр. 1]. Именно они – важная составляющая объективного анализа, а в управлении деятельностью центральных универсальных библиотек (ЦБ) им, несомненно, принадлежит конструктивная роль.

Действительно, в традициях управления деятельностью главной региональной библиотеки заложен подход к библиотеке как к системе, положение которой в окружающей среде обусловлено характерными связями «входа» (носители информации, оборудование, рабочая сила) и «выхода» (обслуживание информацией реальных и потенциальных пользователей). Рациональность решений, принимаемых при организации деятельности, распределении ресурсов обеспечивает адекватное и надежное информационное отражение. И показатели активно участвуют в процессах установления руководителем библиотеки информационной связи между результатами деятельности и затратами ресурсов.

Понятно, что именно выбор тех или иных показателей определяет содержание информационной поддержки, которую получают управленческие решения. Использование возможностей этого выбора руководителями ЦБ ряда субъектов Российской Федерации наглядно раскрывает электронная полнотекстовая база данных Российской национальной библиотеки «Центральные библиотеки субъектов РФ», куда входят национальные библиотеки республик (Карелия, Коми, Саха, Северная Осетия, Татария, Тыва, Удмуртия, Чувашия), краевые (Алтайская, Красноярская, Приморская), областные (Амурская, Волгоградская, Ивановская, Кемеровская, Кировская, Курганская, Курская, Ленинградская, Липецкая, Магаданская, Нижегородская, Омская, Орловская, Пензенская, Псковская, Рязанская, Сахалинская, Свердловская, Тверская, Тульская, Челябинская).

Мнения этих библиотек выявилиприемлемость определенных показателей при интерпретации и оценке библиотечной деятельности. Надо сказать, что руководитель конкретной библиотеки, действуя в заданных условиях потребностей пользователей и обеспеченности ресурсами, считает необходимым сформировать свой собственный ансамбль и выбирает от четырех до десяти показателей. По своему составу ансамбль показателей совпал лишь в одном случае. Наблюдения за распределением предпочтений в выборе показателей позволяют выстроить их в следующем порядке (табл.).

Распределение показателей библиотечной деятельности
по степени их значимости для руководителей
центральных универсальных библиотек субъектов РФ

В полученном ряду первые шесть показателей выступают носителями наиболее важной для руководителей библиотек информации: их значимость признана повсеместно и более чем в половине библиотек. Остальные показатели (7–16) отмечены менее чем в половине библиотек.

Наиболее востребован показатель, обозначающий уровень полноты сервисного сопровождения в предоставлении населению библиотечных услуг и продуктов (показатель 1 в таблице). Несколько меньший интерес (для руководителей 80% библиотек) представляют показатели 2 и 3, помогающие определить соответствие технических ресурсов запросам пользователей. На третьей ступени всеобщего внимания стоят показатели 4, 5 и 6, которые позволяют учесть состояние библиотечных технологий, конкретно – работы персонала по обновлению документных и информационных ресурсов и системы хранения документов.

В свое время, характеризуя общемировые тенденции развития библиотечного дела, Н. И. Тюлина отмечала: «…если при прежней форме управления (библиотекой – Е. К.) выдвигался приоритет ресурсов, то стратегическое управление утверждало обратный порядок – диктат интересов пользователей над расходованием и формированием ресурсов»[2. С. 24–25]. Именно с такой парадигмой управления, на мой взгляд, согласуется тенденция выбора показателей деятельности руководителями главных региональных библиотек. Ведь рейтинг общих показателей является наглядным примером приоритета информационной поддержки в деле формирования качественного и своевременного обслуживания пользователей.

Привлекательна ли библиотека для посещения? Насколько имеющиеся оборудование и автоматизированные системы соответствуют требованиям пользователей? Приемлем ли репертуар предоставляемых документов? Показатели 1–6, которым отдали предпочтение руководители, отвечают на эти вопросы.

Но информационный потенциал показателей не ограничивается выявлением проблемных зон библиотечной деятельности. Доказано, что показатели обладают способностью создавать опосредованную числовую характеристику отражаемого свойства [3. С. 40]. Ведь научное управление центральной библиотекой как развивающейся системой характеризуется готовностью к учету всего разнообразия воздействий: со стороны потребностей населения региона в знаниях и информации, региональной библиотечно-информационной инфраструктуры, политики законодательной и исполнительной властей региона, состояния внутренней библиотечной среды. Разрешая непрерывно возникающие при этом противоречия, современный руководитель вынужден исходить из необходимости не только приспосабливать библиотечную деятельность к динамике условий, но и поддерживать продуктивность деятельности, а также осуществлять ее в масштабе, соответствующем статусу ЦБ как уникального учреждения в субъекте РФ. Считается, что во многом уровень успеха управления ЦБ определяется тем, насколько адаптивной, масштабной и продуктивной оказывается библиотечная деятельность. Степень соответствия всем требуемым свойствам перемен, происходящих в деятельности библиотеки, помогают фиксировать показатели.

Если рассматривать активность выбора показателей с этой точки зрения, то здесь отчетливо выделяется стремление руководителей максимально расширить представление об адаптивных возможностях библиотеки, в самых разных ракурсах отслеживая колебания спроса населения. Что же касается продуктивности деятельности, то лишь в каждой третьей библиотеке ансамбль показателей позволяет фиксировать не только степень использования наличных ресурсов, но и уровень производительности библиотечных услуг и продуктов.

Здесь можно проследить, как падает степень внимания руководителей библиотек к потоку информации о затратах и продуктивности труда библиотечных специалистов при осуществлении конкретных видов библиотечной работы. Так, обработка документов в аспектах качества каталогов и инструментов поиска представляет всеобщий интерес, а среднее время обработки документа интересует треть руководителей. Объем выдачи документов в целом по библиотеке важен для двух третей руководителей, а количество выдач документов, произведенных одним сотрудником, имеет значение только для 20% руководителей. Приемлемость организации и размещения наличного документного фонда в аспекте оперативности поиска и доставки документа пользователю принимают во внимание почти две трети руководителей библиотек, но затраты времени на поиск документа в закрытых книгохранилищах интересуют только 25% из них.

При установлении информационной связи между результатами и затратами деятельности ЦБ выбор показателей в большинстве библиотек позволяет фиксировать состояние деятельности с заметными ограничениями. Например, эффективность финансового обеспечения обслуживания населения в целом (показатель 15 в таблице) признали в два раза менее важной, чем стоимость обслуживания читателей библиотеки (показатель 9). В свою очередь, если данные об использовании документного фонда непосредственными пользователями (показатель 4) являются востребованными большей частью руководителей, то представление об «удаленных» пользователях главной региональной библиотеки (показатель 12) признали значимым в каждой третьей библиотеке. Из числа показателей, определяющих информационную поддержку управленческих решений, нередко выпадают необходимые для характеристики ряда ресурсов (наличные документные фонды, персонал, финансовые затраты) при непосредственной реализации концептуальной идеи функционирования ЦБ – всемерного совершенствования обслуживания населения как регионального центра, так и региона в целом.

Конечно, в условиях крупной библиотеки приходится обращать особое внимание на такое существенное обстоятельство получения необходимой информации, как трудоемкость сбора и обработки данных. Именно это обстоятельство признавалось весьма важным при решении вопроса о выборе показателей для оценки эффективности деятельности европейских национальных библиотек. Безусловно, с помощью показателей эффективности можно добиваться существенного углубления характеристики деятельности библиотеки. Но как раз большинство данных показателей построено на достаточно сложных сопоставлениях результатов деятельности с затратами ресурсов. Не случайно в материалах одной из ежегодных сессий Объединения директоров европейских национальных библиотек (CENL) подчеркивалось, что при решении вопроса о выборе показателей эффективности следует исходить из возможности сбора большинства необходимых данных в рамках повседневной деятельности библиотеки, в то время как данные, требующие специализированного исследования, должны быть собраны в ограниченном размере и в разумные интервалы времени [4]. С этой точки зрения закономерно, что выбранные руководителями ЦБ показатели сравнительно редко требуют скрупулезных замеров и тщательного мониторинга повседневной деятельности.

Наряду с этимсложность процедур получения показателей мало сказалась на востребованности показателей, обеспечивающих актуальную для руководителей информационную поддержку управленческих решений. Здесь привычные для управления ЦБ показатели отходят на второстепенные позиции. В ряду показателей, необходимых руководителям в силу их информационной ценности, оказывается немало сложных, использование которых обусловлено нетрадиционностью сбора исходных данных как статистическими, так и социологическими методами. Такой подход хорошо просматривается в разрезе некоторых существенных целей управления ЦБ.

Возьмем такую цель управления ЦБ, как установление надлежащего порядка и режима обслуживания пользователей. В овладении необходимой здесь информацией лидирующими выступили показатели 1, 2, 3. Онитребуют особых путей поиска сведений. В два и в три раза реже указаны показатели 10, 11, 12, которые позволяют соотнести с этой же целью управления традиционно намного более доступную информацию. В информационной поддержке результативности принятых форм организации процессов приоритетным ориентиром оказывается показатель 6, требующий применения специальных методов сбора и обработки данных.

По заключениям специалистов решение вопросов использования показателей в системе, адекватно характеризующей библиотечную деятельность, следует искать в плоскости теории библиометрии. Но практика управления крупными полифункциональными библиотеками настоятельно требует обновления инструментария для принятия решений. Широта доступа к библиотечным ресурсам, диапазон и качество предоставляемых библиотекой услуг, оперативность обслуживания пользователей – таков спектр актуальных критериев оценки деятельности, необходимых руководителям для обоснования новой стратегии управления развитием главной региональной библиотеки. Именно соответствующие показатели стали предметами коллективного выбора.

Между тем видно, что активизация возможностей показателей деятельности предполагает и четкое планирование нетрадиционных путей осуществления диагностики библиотечной деятельности. Ведь аксиомой научного управления деятельностью крупной библиотеки является то, что «Процесс подготовки решений в методологическом плане очень важен и зависит от состояния информационной базы. <…> Очень много значит качество информации, так как по своей сути вся управленческая деятельность заключается в сборе, переработке информации и принятии решений» [5. C. 138].

Список использованных источников

1.    Земсков А. И. Проблемы качества работы библиотек на ИФЛА–2003 (Заседание дискуссионной группы) // Науч. и техн. б-ки. – 2004. – № 2. – С. 121–124.

2.    Тюлина Н. И. Библиотечное дело 2-й половины XX века (общемировые тенденции сквозь призму понятийного аппарата) // Библиотековедение. – 2000. – № 2. – С. 18–25.

3.    Мотылев В. М. Основы количественных исследований в библиотечной теории и практике. – Л. : Наука, 1988. – 198 с.

4.    Амбрович М. Оценка эффективности библиотечной деятельности и национальные библиотеки. Докл. на Генерал. сессии Объединения директоров европейских нац. б-к (CENL). – Сан-Марино, 2000.

5.    Библиотека в системе общественных отношений региона / Артемьева Е. Б., Жданова Т. А., Кожевникова Л. А., Маслова А. Н.; ГПНТБ СО РАН. – Новосибирск : Изд-во СО РАН, 1999. – 204 с.