УДК 025:65.011.56

Н. С. Редькина, О. В. Кулева, Г. Л. Толкунова

Информационно-технологическое сопровождение
библиотечной деятельности.
Опыт ГПНТБ СО РАН

Современная концепция развития библиотечной технологии базируется на идее достижения единства, целостности и системности. Основным механизмом ее осуществления, отражающим возрастающую сложность библиотечной работы, является реализация комплексного информационно-технологического сопровождения (ИТС).

ИТС может быть рассмотрено как система, раскрывающая целостное взаимодействие научно-методического, информационного и организационно-управленческого компонентов. В его основе – единство трех функций: 1) информирования (предоставление информации) о сути технологической ситуации, 2) диагностики и консультирования на этапе принятия решения (оперативное ИТС), 3) выработки плана решения проблемы (стратегическое ИТС).

Основные задачи ИТС: формирование технологической культуры библиотекаря, обеспечение стабильности функционирования основных технологических процессов, научная прогнозно-стратегическая разработка проблем организации прогрессивной технологии, осуществление единой технологической политики в области создания и внедрения автоматизированной библиотечной системы, координация производственных связей структурных подразделений.

Среди ключевых направлений ИТС выделим: сбор данных о субъектах и объектах технологического взаимодействия, преобразование этих данных (систематизация, анализ, синтез), переработка, хранение, воспроизведение, тиражирование (при необходимости) и предоставление информации (доступа к информации) всем участникам технологического процесса. Реализация этих направлений ведет к достижению главной цели ИТС – адаптации библиотекаря к современной информационно-библиотечной  среде и формирования у специалиста высокого уровня технологических знаний.

Для создания благоприятных условий по освоению и использованию технологической информации необходима исходная информационная база, раскрывающая различные аспекты применяемой и новой для библиотеки технологии. Информационная база формируется в результате работы по различным направлениям деятельности библиотекарей (рис.).

Научно-исследовательская и методическая работа весьма многопланова, содержит составление программ и методик, сбор и обработку материала, разработку рекомендаций, устные и письменные консультации работников библиотеки (других библиотек), создание и ведение архивов технологических решений, работу в комиссиях, советах, координационную работу по межотдельскому (межбиблиотечному) взаимодействию, касающемуся различных технологических процессов и операций. Кроме того, рекомендации по ведению технологического процесса могут быть разработаны в результате проведения экспертизы или технологического аудита при оценке потенциальных возможностей и эффективности библиотечной технологии [1].

Эффективным элементом технологического менеджмента являются организационно-управленческие мероприятия (технологические совещания, семинары и т.д.) по актуальным и проблемным вопросам, требующим коллегиальных решений, зафиксированных в официальных документах, и/или знаний, опыта специалистов разных подразделений. Такие мероприятия различаются по периодичности проведения (регулярные, постояннодействующие), количеству участников (в узком составе – до 5 человек, в расширенном – 25–30 человек); стабильности состава участников.

Система информационно-технологического сопровождения.

Основой для приятия решений служат данные мониторинга библиотечной деятельности с использованием статистических показателей. Система постоянных наблюдений, оценки и прогноза изменений в библиотеке является необходимым условием для её устойчивого развития. Новые информационные технологии позволяют оперативно измерять и анализировать ресурсы библиотеки: рост документопотока (табл. 1), увеличение самих ресурсов, их использование как внешними, так и внутренними пользователями. На основе данных исследования имеется возможность получать оперативную информацию о текущем состоянии и прогнозировать развитие объектов, изучать целесообразность приобретения/ведения тех или иных БД.

Таблица 1

Количество библиографических записей в электронных каталогах
ГПНТБ СО РАН

Статистика ресурсов позволяет проследить не только динамику, но и возможные сбои в поступлении, обработке, предоставлении информации. В результате анализа использования ресурсов получаем важные данные и о том, насколько эффективны те или иные БД. Например, выяснилось, что наибольшим спросом из полнотекстовых информационных продуктов, создаваемых в ГПНТБ СО РАН, пользуются БД «Аналитические обзоры по экологии» и «Издания ГПНТБ СО РАН».

В целях реализации качественного ИТС необходима комплексная работа с организационно-технологическими документами, т.е. эффективное документационное обеспечение библиотечной технологии: разработка, прием, регистрация, распределение, контроль исполнения, справочная работа, хранение и использование документов. Основные направления рационализации работы с документами – налаженная система документообо­рота движения документов между их составителями и исполнителями, возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, оперативно осуществлять учет и контроль.

Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН представляет собой систему взаимосвязанных и дополняющих друг друга документов и детально раскрывает все связи и взаимодействия в библиотечном производстве, обеспечивая высокий уровень технологического менеджмента. Документы сгруппированы по тематике в шесть серий [2–10]:

1. Формирование фондов.

2. Система фондов.

3. Сохранность фондов.

4. Система каталогов и картотек.

Серия расширена сборником «Система электронных каталогов и баз данных».

5. Основные документы, регламентирующие обслуживание читателей и абонентов.

6. Справочно-информационная работа.

Серия представлена двумя частями: в первой – инструктивно-методи-ческая документация, регламентирующая основные направления справочно-информационной работы библиотеки (справочно-информа­ционное обслуживание, выставочную работу и т.д.), во второй – методические рекомендации, облегчающие работу пользователей с локальными и удаленными электронными каталогами и базами данных, приобретаемыми и генерируемыми ГПНТБ СО РАН, доступными бесплатно в Интернете, а также инструктивные документы по организации, учету и поиску ресурсов на веб-сайте библиотеки.

Библиотечный технологический документ может быть многофункциона­льным. Его главное назначение – зафиксировать информацию, чтобы ее можно было передать на расстояние и использовать во времени. Применение современных информационных технологий создает новые возможности для документационного обеспечения информационно-технологического сопровождения.

К настоящему времени в ГПНТБ СО РАН налажена система информационно-технологического сопровождения библиотечно-библиографичес­ких и информационных технологий, обеспечивающая согласованное взаимодействие подразделений при выполнении производственных процессов и операций в основных технологических циклах: «Путь издания», «Путь электронных ресурсов», «Путь требований на издания» и др. Система реализуется через следующие формы управления: ИТС автоматизированных технологий (технологические совещания по вопросам автоматизации библиотечных процессов); ИТС традиционных библиотечно-библиогра­фических технологий (работа Совета технологов). Результаты совещаний фиксируются в протоколах, выписки из которых рассылаются по библиотеке для ознакомления, публикуются в «Новостях ГПНТБ СО РАН» и отражаются в электронном Архиве технологических решений, обеспеченном оглавлением, указателем, закладками и доступном в сетевом режиме для всех сотрудников библиотеки.

С 2006 г. в системе ИРБИС ведется БД «Организационно-технологи­ческая документация», которая выполняет функции электронного хранилища документов и информационно-поисковой системы. В БД отражаются документы, как генерируемые внутри библиотеки, так и внешние, регламентирующие технологическую работу библиотек: положения, инструкции, памятки, приказы, постановления, действующие стандарты СИБИД, стандарты в области делопроизводства (например требования к оформлению документов в системе организационно-распорядительной документации) и др. При отмене или замене документа делается соответствующая отметка в библиографической записи. В БД включено около 240 документов, начиная с 1981 г., среди них около 70 государственных стандартов, более 20 инструкций, 10 сборников, 8 неопубликованных документов и др. Информационно-поисковая система позволяет осуществлять поиск по следующим параметрам: ключевым словам (включая содержание некоторых больших по объему документов) и предметным рубрикам (для сборников); заглавию, полному тексту (используя инструменты MSWORD и AdobeAcrobat), типу/виду и характеру документа; месту и году издания.

По результатам опытной эксплуатации предполагается дальнейшее развитие БД как в части ее интеграции с другими (внешними) документами, регламентирующими библиотечную технологию, так и в части регулярного обновления этого информационного ресурса локальными документами.

ИТС включает в себя непрерывный процесс создания условий развития и совершенствования библиотечной технологии, направленный на формирование системы научных и практических знаний и умений, ценностных ориентаций поведения и деятельности, позволяющей сотруднику активно участвовать в производстве новых информационных продуктов и услуг, повышать эффективность и качество библиотечного производства.

Современные средства взаимодействия в информационно-коммуни­кативном пространстве позволяют «не изобретать велосипед» в каждой библиотеке, а оперативно обмениваться опытом, инновационными разработками, новыми технологиями, мнениями о реализованной технологии. Эффективным инструментом для ИТС, на наш взгляд, может стать веб-сайт, посредством которого будут решаться технологические задачи, стоящие перед библиотеками. Разрозненная информация о технологических решениях и программах присутствует на веб-сайтах многих библиотек. Среди реализованных проектов технологической поддержки можно выделить сайты некоторых крупных научных библиотек, в частности РГБ, РНБ и др. (табл. 2).

Таблица 2

Технологическая информация на сайтах библиотек

Эффективным, на наш взгляд, инструментом для ИТС может стать корпоративный веб-сайт «Библиотечная технология», предназначенный для решения технологических задач, стоящих перед библиотеками. Особенно актуальны проблемы, связанные с оперативным предоставлением технологической информации, документации, обменом мнениями и решениями по следующим вопросам: автоматизация библиотечных процессов и операций, нормативно-методическое обеспечение технологиче­ских процессов, оценка ресурсной базы библиотечного производства, нормирование технологических процессов, калькуляция себестоимости информационных продуктов и услуг, оценка качества производимых продуктов и услуг. Веб-сайт/портал «Библиотечная технология»выполнял бы функции связующего звена между разработчиками/поставщиками новых технологий и библиотеками, обеспечил систему мониторинга новых библиотечных технологий, позволяя выявлять, отбирать, оценивать, сравнивать технологию, осуществлять экспертизу, проводить маркетинговые мероприятия, взаимодействовать с разработчиками и библиотеками-новаторами. В итоге это оказало бы существенное влияние на инновационную деятельность как конкретной библиотеки, так и библиотечной системы в целом.

Список использованных источников

1. Редькина, Н. С. Технологический аудит в библиотеке // Науч. и техн. б-ки. – 2005. – № 9. – С. 37–46.

2. Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН: формирование фондов / Гос. публич. науч.-техн. б-ка Сиб. отд-ния Рос. акад. наук; отв. ред. Н. И. Подкорытова. – Новосибирск : ГПНТБ СО РАН, 2004. – 107 с.

3. Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН: система фондов / Гос. публич. науч.-техн. б-ка Сиб. отд-ния Рос. акад. наук; отв. ред. Н. И. Подкорытова. – Новосибирск : ГПНТБ СО РАН, 2002. – 46 с.

4. Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН: сохранность фондов / Гос. публич. науч.-техн. б-ка Сиб. отд-ния Рос. акад. наук. – 2-е изд., перераб. и доп. – Новосибирск : ГПНТБ СО РАН, 2003. – 63 с.

5. Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН: система каталогов и картотек ГПНТБ СО РАН; Ч. 1 / Гос. публич. науч.-техн. б-ка Сиб. отд-ния Рос. акад. наук; отв. ред. Р. А. Черныхаева. – 2-е изд., перераб. и доп. – Новосибирск : ГПНТБ СО РАН, 2003. – 56 с.

6. Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН: система электронных каталогов и баз данных / Гос. публич. науч.-техн. б-ка Сиб. отд-ния Рос. акад. наук; отв. ред. Р. А. Черныхаева. – 2-е изд., перераб. и доп. – Новосибирск : ГПНТБ СО РАН, 2005. – 50 с.

7. Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН: основные документы, регламентирующие обслуживание читателей и абонентов / Гос. публич. науч.-техн. б-ка Сиб. отд-ния Рос. акад. наук; отв. ред. Г. Л. Толкунова. – 2-е изд., перераб. и доп. – Новосибирск : ГПНТБ СО РАН, 2004. – 108 с.

8. Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН: справочно-информационная работа; Ч. 1. Положения, инструкции, памятки / Гос. публич. науч.-техн. б-ка Сиб. отд-ния Рос. акад. наук; отв. ред. Е. Б. Соболева. – Новосибирск : ГПНТБ СО РАН, 2004. – 44 с.

9. Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН: cправочно-информационная работа; Ч. 2. Руководства пользователям по работе с электронными ресурсами / Гос. публич. науч.-техн. б-ка Сиб. отд-ния Рос. акад. наук; отв. ред. Н. С. Редькина. – 2-е изд., перераб. и доп. – Новосибирск : ГПНТБ СО РАН, 2005. – 82 с.

10. Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН: система фондов / Гос. публич. науч.-техн. б-ка Сиб. отд-ния Рос. акад. наук; отв. ред. Е. Б. Соболева. – Новосибирск : ГПНТБ СО РАН, 2001. – 42 с.