ГПНТБ России

Организационно-технологическое обеспечение работ
по созданию контента ЭБ в АБИС

Рассмотрены состав, формы представления и содержание технологических инструкций, предлагаемых персоналу АБИС, участвующему в создании контента электронных библиотек в библиотечном сообществе.

В докладах на конференциях «Либком–2006» и «Крым–2007» я обосновал положение о том, что электронные библиотеки в библиотеках должны и могут рассматриваться как подсистемы АБИС, а также представил основные принципы организационно-функционального построения электронных библиотек (ЭБ) как подсистем АБИС [1, 2]. Для предметного рассмотрения темы уместно напомнить вид предложенной мною организационно-технологической схемы подсистемы ЭБ в АБИС (рис. 1).

Организационно-технологическое обеспечение работы подразделений и сотрудников библиотеки, участвующих в комплектовании контента ЭБ в библиотеках должно предусматривать наличие и четкое использование комплекта инструкций, утвержденного директором библиотеки и введенного в действие его приказом.

Рис. 1. Укрупненная организационно-технологическая схема
подсистемы «ЭБ» в АБИС

 В соответствии с опытом формирования контента Научной электронной библиотеки ГПНТБ России (НЭБ ГПНТБ России) такими инструкциями являются:

1. Логическая структура массивов документов и данных, обрабатываемых для ЭБ, где определяется состав и адреса папок на серверах библиотеки, закрепленных за подразделениями, участвующими в комплектовании контента ЭБ, и их взаимосвязи в процессах поэтапной обработки документальных потоков для загрузки в ЭБ. Пример составления логической структуры приведен на рис. 2.

Рис. 2. Логическая структура массивов документов и данных,
обрабатываемых для НЭБ ГПНТБ России

2. Инструкция по отбору исходных массивов документов, которая  должна определять порядок отбора документов для ЭБ с учетом и обеспечением требований сохранения авторских прав в соответствии с 4-й частью  Гражданского кодекса РФ, включая возможности предоставления конкретных документов в локальный и/или открытый доступ ЭБ.

3. Технологическая инструкция по сканированию и последующей обработке полнотекстовых документов для представления их на сайте ЭБ, в которой предусматриваются:

• единый или допустимые форматы представления полнотекстовых документов, например pdf, word и/или другие форматы;
• меры по обеспечению качества представления текстовых и графических форм полнотекстовых документов;
• наличие средств обеспечения поиска в объёмных полнотекстовых документах (например закладок в документах, представленных в формате pdf).

4. Пооперационные схемы обработки документальных потоков для загрузки в ЭБ библиотеки. Эти схемы предназначены для отображения в графической форме последовательности операций обработки документов и данных, линии их взаимосвязей и ответственных за выполнение этих операций. Пример схемы, действующей в ГПНТБ России, приведен на рис. 3.

5. Технологические карты обработки документов, содержащие наименование работ (операций), соответствующих пооперационным схемам; названия инструкций, по которым они выполняются; порядок и адреса получения и передачи данных; номера подразделений и/или должностных лиц, ответственных за их выполнение; а также при необходимости другие сведения, например нормы и сроки выполнения работ. Фрагмент технологической карты, используемой в ГПНТБ России, представлен на рис. 4.

6. Технологии каталогизации и аналитической обработки полнотекстовых документов для ЭБ.

Особенности составления перечисленных инструкций заключаются в четком определении состава и правил заполнения полей в соответствующих АРМах программного обеспечения АБИС библиотеки. В качестве примеров на рис. 5 и 6 приведены инструкции, используемые каталогизаторами и аналитиками ГПНТБ России, работающими в программной среде Системы автоматизации библиотек ИРБИС.

Рис. 3. Пооперационная схема обработки массивов документов
для электронного каталога НЭБ ГПНТБ России

Рис. 4. Пример составления технологической карты

Перечень технологических инструкций, связанных с созданием электронного каталога полнотекстовых изданий ЭБ библиотеки также включает:

инструкцию по индексированию документов ключевыми словами (см. «2. 7. Типовая технологическая инструкция по индексированию документов в узлах КСПБМ – № 5 ОКиО» по адресу: http://corporate.gpntb.ru/documents/proect3.doc);

инструкцию по составлению аннотаций и рефератов (см. «2. 6. Типовая технологическая инструкция по составлению аннотаций и рефератов документов в узлах КСПБМ – № 4 ОкиО» по адресу: http://corporate. gpntb.ru/documents/proect3 doc).

Рис. 5. Пример составления технологической инструкции каталогизатору

Рис. 6. Пример составления технологической инструкции систематизатору

Состав других технологических инструкций, связанных с созданием контента ЭБ определяется особенностью каждой библиотеки, а также возможностями, которые предоставляют используемые в них программно-технологические комплексы. Так, для обеспечения необходимого качества информационного поиска в массивах полнотекстовых документов с использованием сервиса, предоставляемого системой автоматизации библиотек ИРБИС64, необходима инструкция по правилам разбиения крупных документов на составные части (в ГПНТБ России такая инструкция разработана). При необходимости предоставления пользователям ЭБ возможности работы с массивами документов также в других (не MARC) системах метаданных и отсутствии соответствующих лингвистических процессоров (конверторов), могут потребоваться дополнительные инструкции обработки документальных потоков. Здесь уместно отметить, что в системе ИРБИС64 существует конвертор, позволяющий перевести в автоматическом режиме библиографические записи электронного каталога, выполненные в формате UNIMARC, в формат DublinCore на языке разметки XML.

На мой взгляд, наличие указанных инструкций и строгий контроль за их выполнением являются важнейшим условием обеспечения качества, а также эффективности функционирования и развития электронных библиотек.

Список источников

Воройский Ф. С.Развитие электронных библиотек как подсистем АБИС перспективное направление автоматизаии библиотек// «Информационные технологии, компьютерные системы и издательская продукция для библиотек» : доклады и тезисы докладов МК «LIBCOM–2006». – Москва: ГПНТБ России. – 2006. – [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.gpntb.ru/libcom6/disk/trud.html. – Загл. с экрана.

Воройский Ф. С.Основные принципы организационно-функционального построения электронных библиотек как подсистем АБИС // «Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества» : Материалы конф. «КРЫМ–2007». Москва: ГПНТБ России, 2007 г. – [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea2007/cd/proceeding.html – Загл. с экрана.