Информационные технологии в библиотеках

УДК 025:65.011.56

Л. О. Степанова, М. Л. Сергачева

Virtuaкак информационно-технологическая среда
библиотеки университета

Научно-техническая библиотека Сибирского государственного индустриального университета (СибГИУ), всегда стремящаяся соответствовать требованиям времени, включилась в процесс автоматизации одновременно с другими университетскими библиотеками. В 1992 г. приобретена и внедрена АБИС "МАРК" (НПО "Информсистема").

С развитием информационных технологий возникла необходимость перехода на систему, которая обеспечила бы выполнение всех технологических процессов в автоматизированном режиме, связывая их в единый библиотечно-информационный комплекс. Выбор пал на интегрированную библиотечную систему Virtua корпорации VTLS (США), успешно функционирующую в ряде крупных университетских библиотек Сибири и Урала.

VTLS (VisionaryTechnologyinLibrarySolutions) – один из лидеров в области автоматизации библиотечных процессов, что подтверждает статистика: клиентами корпорации являются более 900 библиотек в 32 странах мира, а также музеи и архивы. Одним из лучших программных продуктов корпорации признана система Virtua; ее основные достоинства – универсальность, гибкость, интегрированность, оперативность, комфортность.

Универсальность: поддерживает транспортные и сетевые протоколы, обеспечивая доступ к службам Интернета, библиотечному каталогу и возможность корпоративной работы с другими библиотеками.

Гибкость: легко адаптируется к нуждам, требованиям пользователей и персонала каждой конкретной библиотеки, контролируя более 600 функций.

Интегрированность: единая БД охватывает практически все библиотечные процессы: комплектование, каталогизацию, обслуживание, информационный поиск, получение статистических данных, работу с сериальными изданиями, инвентаризацию фонда и др.

Оперативность: для получения информации по любому запросу пользователя или электронной выдачи изданий требуется минимум времени.

Комфортность: удобна в использовании и обучении новых сотрудников, позволяет легко переключаться с одного процесса на другой, настроить удобный интерфейс.

В 2005 г. СибГИУ, поддержавший НТБ в стремлении к развитию, подписал договор с корпорацией VTLS и приобрел три важнейших модуля системы Virtua: «Каталогизация», «Обслуживание», «Электронный каталог интерактивного доступа (OPAC)». Инсталляция подсистем произведена дистанционно в феврале 2006 г. Предварительно подготовлена соответствующая материальная база: приобретены технические средства современного уровня – сервер, компьютеры, принтеры, термопринтер для печати штрих-кодов, ручные сканеры. Пройдя обучение под руководством специалистов Научной библиотеки Томского государственного университета, сотрудники НТБ приступили к работе в новой системе в начале 2007 г.

Модуль «Каталогизация» предоставил сотрудникам отдела комплектования и обработки новые возможности:

• создание библиографических записей на основе рабочих форм, модифицирование и удаление записей в диалоговом режиме;
• импорт записей из других БД;
• включение в запись ссылки на электронный ресурс;
• создание аналитической записи на составную часть документа, связанной с основной записью, описывающей документ в целом;
• создание авторитетных (нормативных) записей;
• встроенную контекстную помощь и др.

Накопленный в АБИС "MAPK" массив библиографических записей конвертирован в ЭК Virtua с одновременным объединением нескольких БД. Над созданием библиографической записи работает группа сотрудников, поэтапно пополняя ее необходимыми данными. Еще одно важное преимущество: библиографическая запись теперь доступна для поиска в ЭК сразу после ее создания и сохранения. Принципиальное новшество: к библиографической записи присоединяются записи экземпляров, что позволяет осуществлять автоматизированный учет фонда и электронную выдачу документов читателям.

Используя машиночитаемый формат MARC21, каталогизаторы создают более качественные библиографические записи, которые значительно расширяют поисковые возможности каталога. Например, заполняемое каталогизаторами поле кодируемых данных позволяет читателю использовать специальные фильтры – ограничивать поиск по годам, языку, месту публикации или выделять коллекции документов для быстрого поиска: диссертации, материалы конференций, словари, справочники, техотчеты, электронные документы и т.д.

Библиографические записи учебно-методических изданий, авторефератов, научных статей дополняются ссылками для быстрого доступа к полному тексту через ЭК.

Электронный каталог занимает ключевую позицию в информационном обслуживании читателей.Однако в настоящее время поддерживается и традиционный справочно-библиографический аппарат. И здесь библиотека столкнулась с проблемой.

Система Virtua не позволяет создавать выходные формы: каталожные карточки, формуляры, списки литературы. Первое время для печати выходных форм использовалась АБИС "МАРК", но для этого было необходимо каждый раз конвертировать библиографические записи из одной системы в другую и корректировать созданные документы. Затем на основе языка программирования VisualBasic 6.0 сотрудники отдела компьютеризации библиотечно-информационных процессов разработали программу BibCard для формирования и печати карточек, формуляров, списков с использованием библиографических записей ЭК Virtua, которая стала удобным инструментом в ежедневной работе.

Модуль «Управление обслуживанием» позволил поднять процесс обслуживания читателей на современный, качественно новый уровень. Модуль поддерживает:

• электронные процессы выдачи, возврата, продления литературы;
• предоставление информации о статусе экземпляра (доступен, занят, заказан и т.д.);
• установку разных сроков пользования документами, количество продлений;
• электронный заказ и бронирование изданий;
• управление работой с должниками (автоматическое блокирование, начисление штрафов, формирование статистики задолженности по изданиям);
• автоматическую отправку уведомлений читателям по электронной почте;
• печать квитанций книговыдачи/возврата.

Прежде чем запустить модуль автоматизированного обслуживания, в НТБ была проведена большая работа с фондом: отбор наиболее спрашиваемой литературы, создание/редактирование библиографических записей, штрихкодирование книг, приписка экранов экземпляров.

Потребовала внимания и БД читателей, так как каждая запись должна соответствовать формату, кроме основных сведений иметь штрих-код и пароль, быть действительной, включать необходимые разрешения для соответствующих типов читателей. Технологическая группа выделила восемь типов: студент дневной, заочной и ускоренной форм обучения, преподаватель, аспирант, сотрудник СибГИУ, сотрудник НТБ, сторонний читатель.

Для оперативной записи читателей в течение трех последних лет сведения о первокурсниках поступают из приемной комиссии и конвертируются в БД читателей. Заранее подготавливаются автоматически сформированные читательские билеты со штрих-кодами.

Электронная выдача на абонементе учебной и научной литературы запущена в сентябре 2007 г. За полторы недели первокурсникам было выдано 1 306 читательских билетов и более 6 тыс. учебников в электронном режиме. Далее последовательно начались организационные и технологические изменения:

• объединениеабонемента учебной и научной литературы и нескольких читальных залов, создание единого отдела обслуживания технической литературой;
• организация сектора регистрации читателей;
• перевод преподавателей, сотрудников, студентов старших курсов на обслуживание в электронном режиме;
• сокращение бумажных технологий (регистрационной картотеки читателей, листков учета книговыдачи и посещаемости, ручного учета некоторых видов работ).

Установка блоков-запретов при наличии просроченных документов и работа со штрафами, начисленными в автоматизированном режиме, позволили сократить количество задолженностей и вернуть издания, необходимые другим студентам.

В 2008 г. ускорили процессобслуживания первокурсников: увеличили количество пунктов выдачи билетов, ежедневно обслуживали два факультета вместо одного. Абонемент выдал 1 160 читательских билетов и более 9 тыс. книг за одну неделю. В рамках традиционной библиотечной технологии это было бы невозможно.

Параллельно с работой абонемента шла подготовка фондов читальных залов. В начале 2009 г. стало возможным организовать электронную выдачу в Общем читальном зале и Зале экономической литературы.

Модуль «OPAC» обеспечивает эффективный и простой доступ к электронному каталогу интерактивного доступа благодаря широким функциональным возможностям и дружественному интерфейсу. К услугам пользователей – разнообразные виды поиска: простой и комбинированный просмотры, поиск по ключевому слову заголовка, экспертный, внешние БД (поиск в каталогах других библиотек). Доступ возможен через веб-интерфейс, что позволяет читателю работать с системой практически из любой точки мира 7 дней в неделю 24 часа в сутки.

Для пользователей разработан пакет документов: инструкции, методические указания, буклеты. Студентов первого курса на занятиях по основам библиотечно-библиографических знаний обучают информационному поиску в ЭК Virtua.

При поиске информации в ЭК, кроме привычного библиографического описания издания, пользователи видят на экране монитора сведения об экземпляре, его местонахождении и статусе (доступен, выдан, на выставке, утерян и т.д.), что отражает реальное состояние каждого экземпляра.

С момента записи в библиотеку, получив билет со штрих-кодом и пароль, каждый читатель имеет возможность доступа к своему виртуальному формуляру, чтобы при необходимости отследить перечень выданных книг, сроки пользования, информацию о просроченных книгах, штрафах и т.д. НТБ предоставляет читателям и другие привлекательные услуги – самостоятельное продление, заказ и бронирование нужных изданий.

Встроенный модуль «Инфостанция» дополняет основные "производственные" модули и служит в качестве превосходного рабочего инструмента библиотекаря для подготовки статистических отчетов.

В НТБ СибГИУ активно используется автоматизированный учет ряда статистических показателей, таких как электронная книговыдача, число читателей, количество созданных, измененных и удаленных записей. При необходимости формируются и другие статистические отчеты: Список читателей, Недействительные читатели, Блокированные читатели, Экземпляры по статусу, Текущая книговыдача.

Автоматизированные отчеты Virtua в значительной степени освободили сотрудников библиотеки от громоздкого и трудозатратного бумажного учета.

НТБ СибГИУ – единственная библиотека в Новокузнецке, работающая на основе системы мирового уровня. Наш опыт активно изучают коллеги – представители библиотек вузов, техникумов и даже школ. Их интересуют вопросы подготовки к электронной выдаче, штрихкодирования литературы, формирования БД читателей и др.

С целью распространения опыта в 2008 г. проведен семинар для методического объединения; на специализированной выставке-ярмарке "Образование, карьера, занятость" представлен проект, отражающий работу НТБ в системе Virtua.

Анализируя нашу деятельность, мы вносим изменения в библиотечную технологию, сокращаем традиционные процессы и операции, перераспределяем функции отделов, повышаем качество и ассортимент информационных услуг. Одно из перспективных направлений в обслуживании читателей – организация открытого доступа к фондам библиотеки. Система обслуживания на основе открытого доступа предоставляет читателям возможность самостоятельного поиска и выбора изданий. В библиотеке переход к новой технологии обслуживания с внедрением системы охраны фонда и автоматизированной книговыдачи планируется в Зале экономической литературы, в перспективе – во всех читальных залах.

Многофункциональная система Virtua позволяет не только автоматизировать библиотечные процессы, но и дает возможность связать их в единый информационный комплекс и активно управлять им. Современная библиотечная система обеспечивает сотрудникам комфортные условия работы, а пользователям – качественное информационное обслуживание.