ОБЗОРЫ. РЕЦЕНЗИИ

УДК002.1

Ю. Н. Столяров

От термина «документированная информация»
пора отказаться

Разъяснены причины, по которым не может быть принята «теория документирования», предложенная Н. Б. Зиновьевой. (Отклик на ст.: Зиновьева Н. Б. Документ или документированная информация? // Науч. и техн.
б-ки. – 2013. – № 5. – С. 113–120.)

Ключевые слова: документ, документирование, документированная информация.

Многочисленные попытки документологов терминологически развести понятия, обозначающие документы разного вида, пока что так попытками и остались. Например, Ю. В. Нестерович предлагает интегрировать понятия документированная информация, документальная информация и данные [1, 2], ввести собирательный термин предмет (или продукт) деятельности с закреплённой информацией. Н. Н. Литвинова ратует за распространившийся сначала в электронной среде (с 1998 г.), а потом и в библиотечно-библиографической практике термин ресурс (взамен термина документ), поскольку он «охватывает всё, что можно идентифицировать» [3.C. 55]. Но разве термин документ не даёт такую возможность?

В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (2006) место термина документ заняла документированная информация. В Законе сказано: «Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленных законодательством Российской Федерации случаях её материальный носитель».

Стремление Н. Б. Зиновьевой решить этот сложный вопрос [4] заслуживает одобрения. Конечно, документы разного рода, вида и типа желательно по-разному наименовывать не только в разных сферах деятельности, но даже в одной – например, библиотечной. Здесь и «Война и мир» – документ, и инвентарная книга, в которой роман отражён, – документ. Библиографическая запись «Войны и мира» – ещё один качественно иной (вторичный) документ. Из-за этого приходится различать понятия библиотечный фонд – в привычном смысле, т.е. как фонд документов, состоящих на учёте в библиотеке и предназначенных для выдачи пользователям, и документный фонд библиотеки, включающий также и обменный, страховой, архивный, музейный, канцелярский фонды и т.д.

В английском языке административный (управленческий) документ обозначают термином record, и в международном стандарте ISO 15489-1-2001 «Information and documentation. Records management. General (IDT)» документ определяется не так , как в стандарте ISO 5127:2001 «Информация и документация. Словарь = Information and documentation – Vocabulary». В первом документ (record) – не просто любой «объект или записанная информация, которая может служить единицей в документационном процессе» (как document во втором), а только «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности» [6] (курсив мой. – Ю. С.).

Проще говоря, имеется в виду административный документ, который циркулирует во всех без исключения государственных, муниципальных и коммерческих организациях. Область действия международного стандарта ISO 15489-1-2001 распространяется на них. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», якобы, согласован с этим международным стандартом, однако включён в Систему стандартов почему-то только по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД).

Н. Б. Зиновьева правильно отмечает, что в вузах культуры и искусств «Документоведение» преподают и на отделении библиотекарей, и на отделении документоведов и архивоведов. Но «под одним названием – два совершенно разных предмета в их содержательном наполнении <…> Ситуация сложилась очень тяжёлая, особенно для студентов-первокурсников: общее название курса, непонятный объём термина документ приводят к путанице в их головах. Эту проблему надо решать, искать компромисс – другого пути нет» [4. С. 113, 114]. Десять лет тому назад (!) я констатировал то же самое и предлагал своё решение [7‑10]. Однако тогдашний заведующий кафедрой книговедения МГУКИ отмахнулся от этого, заявив, что стандарты обучения у тех и других будущих  специалистов разные, что документоведение им читают «свои» преподаватели и что, следовательно, проблема эта – мнимая [11. C. 95].

Проблема, однако, за минувшие десять лет только обострилась. Н. Б. Зиновьева даже разработала новую теорию. Она предлагает отграничить документ от документированной информации. Принцип отграничения – наличие или отсутствие в тексте «достоверности и степени подтверждения излагаемых… сведений». Иными словами, документ понимается ею в смысле, свойственном упомянутому выше ГОСТу «Управление документами». Есть факт достоверности – есть и документ. Нет факта достоверности – есть только документированная информация. Как резюмирует Н. Б. Зиновьева, «есть необходимость в этом тексте – значит это документ, нет необходимости – просто бумажка».

Казалось бы, всё довольно просто и последовательно. Но это только на первый взгляд. Автор, видимо, не замечает, что такой критерий отграничения, как достоверность, выдвинутый в начале статьи, в конце её превращается в критерий общественной необходимости. Она говорит о непостоянстве, подвижности статусности документа, её зависимости от общественной необходимости. Радует, что Нонна Борисовна понимает относительность понятия документ, о которой я пишу вот уже лет двадцать.

Задумаемся, однако, над тем, как надо понимать достоверность, общественную потребность. Достоверность характеризует не только административные документы. Есть понятие художественной достоверности и, следовательно, художественная литература легко попадает в разряд документов. Для верующего подвергнуть сомнению достоверность содержания Библии или Корана – немыслимое кощунство, а значит они тоже документы. При таком подходе за пределами документа мало что остаётся.

Тот же результат получим, если будем исходить из общественной необходимости как критерия отграничения документа от документированной информации. Н. Б. Зиновьева выводит из класса документов «художественные произведения, частично научные работы, учебники и учебные пособия и др.». Но разве перечисленные объекты не являются общественно необходимыми?! Для чего же они тогда создавались и создаются?

Соглашусь с Н. Б. Зиновьевой, что грань между документами и документированной информацией действительно «призрачна и подвижна». Настолько, что при ближайшем рассмотрении не позволяет отличить одно от другого.

Но это не главное. Главное, пожалуй, в том, что оба предлагаемых Н. Б. Зиновьевой термина, во-первых, давно заняты. Во-вторых, заняты нормативными актами, а ревизия официальных актов – дело более чем серьёзное. Как вы объясните студенту, что понимаете документ или документированную информацию не так, как законодатель, и что правы вы. В-третьих, в трактовке рассматриваемых понятий этими актами, в свою очередь, налицо полный разнобой. Добавлять к ним ещё одну трактовку – значит ещё больше запутывать ситуацию. В-четвёртых, более чем сомнительно само понятие документированной информации.

Проиллюстрирую этот тезис.

В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ и документированная информация рассматриваются как синонимы и в позиции 3 идут друг за другом через точку с запятой: «документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» признаёт только «документированную информацию», однако определяя её (с уточнениями) так, как это сделано в названном выше ГОСТе: «Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях её материальный носитель».

В предыдущем законе – от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» – документированная информация приравнивалась к документу: «Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать». Это определение перекочевало в ГОСТ Р 51141-98, только в наименовании термина вместо скобок после слова документ поставлена точка с запятой.

Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77 «Об обязательном экземпляре документов» (с последующими изменениями) оперирует только словом «документ», подразумевая под ним «материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Как видим, в названных нормативных актах (а они отражают научные представления документоведов) одним из главных отличительных признаков документа считается наличие реквизитов, а не достоверность, общественная значимость или нечто подобное. На самом деле наличие реквизитов – это всего лишь особенность и всего лишь одной разновидности (даже не вида) документа. Документологу (т. е. учёному, а не практикующему юристу) этот отграничивающий признак принимать не обязательно (я, например, не принимаю его как всеобщий), но высказать к нему своё отношение, равно как и к терминологическому разнобою в официальных документах, требовалось непременно). Допускаю, что если бы Н. Б. Зиновьева этим занялась, в её методологическую основу были бы внесены существенные коррективы – вплоть до отказа от концепции документа как частного случая документированной информации.

В Законе № 149 ФЗ, который исключил термин документ из своего поля зрения, есть статья, раскрывающая требования к документированию информации. Говорится, что оно должно соответствовать Правилам делопроизводства и документооборота. Таким образом, выясняется, что понятие документированной информации относится только к области делопроизводства и документооборота. В Стандарте по терминологии делопроизводства документирование определяется как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Попытка законодателя избежать термина документ оказалась безуспешной. В той же статье 11 «Документирование информации» введена норма, согласно которой электронное сообщение при установленных условиях «признаётся электронным документом, равнозначным документу подписанному …» (курсив мой. – Ю. С.). Однако законодатель не разъясняет, что такое документ в отличие от документированной информации, и это создаёт препятствие в случае судебного разбирательства.

Теперь рассмотрим понятие документирование. Прежде всего обратим внимание на рассогласованность Стандарта (где документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам) с общепринятыми языковыми нормами. Большой толковый словарь русского языка разъясняет: «Документировать… обосновывать, обосновать, подтвердить – подтверждать документами» [12. С. 270]. В этом смысле документируют различные события – актами, протоколами. В философии документированием называют сбор, хранение, каталогизацию и использование философских публикаций с целью создания единого структурированного банка данных философских течений, концепций. Историк документирует свои выводы ссылками на первоисточники; хозяйственные операции документируются по установленным формам.

В бухгалтерском учёте систему документирования образуют двойное ведение бухгалтерских счетов, инвентаризация, калькулирование, балансовые и отчётные документы. Аудиторскую проверку документируют одними видами документов, обстоятельства происшествия или правонарушения – другими, объекты, невидимые для глаза, – микрофотографией и т.д. И только в документоведении под документированием понимают не то, что везде.

Между тем документоведы (и Н. Б. Зиновьева в их числе) должны понимать: когда речь идёт о документировании, мы говорим об информации, поскольку даже ГОСТ на делопроизводственную и архивоведческую терминологию определяет, что документирование – это запись информации. Следовательно, выражение «документированная информация» теряет смысл, поскольку предполагает безосновательное удвоение слова «информация»: «документированная информация = записанная информация». От термина документированная информация надо решительно отказаться на всех уровнях, а не выстраивать на основе этого некорректного выражения самостоятельную теорию.

Предложив эту теорию научному сообществу, Н. Б. Зиновьева, похоже, не была до конца уверена в своей правоте. Последовавшую критику она воспринимает как «удар» и ожидает, что последует как минимум ещё один. «Концепция моим коллегам не понравилась, что было ожидаемо» [4. С. 115]. Ожидаемо, потому что концепция нуждается в большей доказательности, или потому что сам автор сомневается в её истинности?

Все, кто занимается разработкой документологии, озабочены решением проблем, связанных с общей теорией документа, в данном случае – терминологических. И если будет предложено что-либо стоящее, охотно это примем и поблагодарим автора новой идеи, кем бы он ни был. В ином случае считаем своим научным долгом разъяснить, почему отказываемся принять эту идею, хотя и сожалеем об этом. Наши научные расхождения при этом никоим образом не влияют на личные отношения. Мы вместе ищем истину, и если её находим, радуемся за науку и друг за друга. Если же истина, на наш взгляд, от коллеги ускользнула, честно разъясняем свою позицию. Обоснованную критику в свой адрес воспринимаем с благодарностью, без обиды. Надеемся, что и Нонна Борисовна выстраивает научные взаимоотношения с коллегами точно таким же образом.

Список источников

1. Нестерович Ю. Интеграция понятий «документированная информация», «документальная информация и данные» / Ю. Нестерович // Термінологія документознавства та суміжних галузей знань : зб. наук. пр. / Киiвский нац. ун-т культури і мистецтв. – Київ, 2010. – Вип. 4. – С. 26–36.

2. Нестерович Ю. В. О терминосистеме и экспликации базисных понятий документоведения / Ю. В. Нестерович ; М-во культури Украïни; Киïвский нац. ун-т культури i мистецтв ; Iн-т держ. управлiння права; Кафедра держ. управлiння // Термiнологiя документознавства та сумiжних галузей знань : зб. наукових праць. – Вип. 6. – Киïв, 2012. – С. 51–59.

3. Литвинова Н. Н. Кто заплатит сверхурочные термину документ? / Н. Н. Литвинова // Науч. и техн. б-ки. – 2007. – № 9. – С. 54‑62.

4. Зиновьева Н. Б. Документ или документированная информация? / Н. Б. Зиновьева // Науч. и техн. б-ки. – 2013. – № 5. – С. 113–120.

5. Столяров Ю. Н. О соотношении книги с документом, книговедения с документологией / Ю. Н. Столяров // Книга: исслед. и материалы. – Москва : Терра, 2001. – Сб. 79. –
С. 76–84.

6. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. – Москва : Стандартинформ, 2007. – 37 с.

7. Столяров Ю. Н. О необходимости включения в общепрофессиональный блок дисциплин гуманитарных вузов предметов документально-коммуникационного цикла / Ю. Н. Сто­ляров // Библ. дело – 2001: Российские библиотеки в мировом информационном и интеллектуальном пространстве : тез. докл. Шестой междунар. конф. (Москва 26–27 апр. 2001 г.). – Москва, 2001. – Ч. 2. – С. 353.

8. Столяров Ю. Н. О дисциплинах общепрофессионального и специального блоков в проекте учебного направления «Библиотечно-информационная деятельность» / Ю. Н. Столяров // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества. Десятая юбилейная междунар. конф. «Крым 2003» : тр. конф. в 3-х т. – Москва : ГПНТБ России, 2003. – Т. 3. – С. 378–381.

9. Столяров Ю. Н. От документоведения – к документологии / Ю. Н. Столяров // Iнформацiйно-культурологiчна та мистецька освiта: стан i перспектiви : матерiали Мiжнар. наук. конф., 12–13 жовт. 2004 р. – Харкiв : ХДАК, 2004. – С. 27–28.

10. Столяров Ю. М. Від діловодства – до документознавства, від документознавства – до документології / Ю. М. Столяров // Вісн. Харк. держ. акад. культури. – Харкiв, 2004. –
Вип. 14. – С. 96–104.

11. Добровольский В. В. Грустныерезультаты беспредметной дискуссии // Науч. и техн. б-ки. – 2005. – № 4. – С. 92–98.

12. Большой толковый словарь русского языка / Рос. акад. наук ; Ин-т лингвист. исслед. – С.-Петербург : Норинт, 1998. – 1535 с.