АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И СИСТЕМЫ

УДК 026.06

А. С. Румянцева

Автоматизация документационного обеспечения
управления библиотекой

Рассмотрены возможности автоматизации документационного обеспечения управления в библиотеке на базе Системы автоматизации библиотек ИРБИС. На примере создания БД управленческих документов на основе АРМа «Каталогизатор» проанализированы преимущества интеграции библиотечных и производственных процессов в одной системе автоматизации.

Ключевые слова: документационное обеспечение управления, система библиотечной документации, Система автоматизации библиотек ИРБИС.

Документационное обеспечение управления на современном этапе становится одним из важных факторов, способствующих принятию юридически взвешенных, экономически адекватных и организационно обоснованных решений. Его значимость в повседневной деятельности библиотеки обусловлена объективным значением документа как существенного элемента внутренней организации любого учреждения.

В библиотеке создаются документы, в которых отражаются различные стороны её деятельности: управление персоналом, организация и результаты библиотечно-библиографической работы, материально-техническое обеспечение, финансовое состояние и др. Совокупность этих документов представляет собой систему библиотечной документации [1].

Использование автоматизированных технологий ускоряет процесс подготовки библиотечной документации, снижает риск допущения ошибок при оформлении, упрощает процедуру регистрации, обмен документами между структурными подразделениями библиотеки и внешней средой, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление библиотекой в целом.

Современные системы автоматизации делопроизводства, такие как «Дело», «Directum», «ЕВФРАТ-Документооборот», позволяют организовать работу сотрудников с документами, процедуру электронного документооборота, обработку входящих и исходящих документов, контроль исполнения документов и поручений [2]. Однако приобретение библиотекой этих программных продуктов – проблематично с различных точек зрения. Во-первых, библиотеки автоматизируют свою деятельность на основе АБИС, реализующих все типовые библиотечные технологии, включая технологии комплектования, систематизации, каталогизации, поиска, книговыдачи и администрирования. Во-вторых, библиотека – уникальная система с точки зрения управления, и типовые программные продукты по электронному документообороту не совсем целесообразны в силу следующих причин:

Всё это обусловливает нерентабельность приобретения отдельной программы по автоматизации делопроизводства.

Есть два пути решения проблемы: путём интеграции АБИС и систем автоматизации делопроизводства или созданием модулей по автоматизации документирования и электронного документооборота в АБИС.

Опыт создания подобных модулей на базе АБИС был реализован в ГПНТБ СО РАН, где в рамках Системы автоматизации библиотек ИРБИС создана «Организационно-технологическая документация», выполняющая функции электронного хранилища документов и информационно-поисковой системы (поиск возможен по ключевым словам, выходным данным, содержанию сборников и др.) [3].

ИРБИС является одной из широко используемых систем автоматизации и представляет собой типовое интегрированное решение в области автоматизации библиотечных технологий. Она предназначена для использования в библиотеках любого типа и профиля, содержит функционально законченные модули, которые объединены в общий интерфейс на основе взаимосвязанного функционирования пяти типов АРМов: «Комплектатор», «Каталогизатор», «Читатель», «Книговыдача», «Администратор» [4].

Стандартная версия ИРБИС поддерживает работу с учётными документами библиотеки, такими как инвентарные списки, листы заказа, листы актового учёта, книги суммарного учёта, акты проверки фонда, справки о поступлении книг в библиотеку и т.п., предоставляя возможности для получения широкого спектра выходных форм.

Однако учётная документация – это не единственный элемент документационного обеспечения управления библиотекой. Внедрение функций по созданию и работе с организационной, распорядительной, информационно-справочной, плановой и отчётной документацией расширило бы возможности системы по осуществлению документационного обеспечения управления.

На базе АРМ «Каталогизатор», выполняющего все функции по формированию, пополнению и корректировке баз данных, реально создать БД управленческих документов, которая может включать перечень полей регистрационной карты с возможностью исполнения полнотекстовых документов.

Регистрационная форма создаётся на основе рабочего листа ввода. Каждая закладка рабочего листа представляет собой табличную форму, включающую наименования полей с реквизитами документов. К числу таких полей можно отнести: наименование вида документа, заголовок, автор, дата и номер документа, адресат, ход исполнения и т.п. БД полнотекстовых документов формируется с гипертекстовой связью к регистрационной форме документа.

Подготовка выходных форм регистрационных карточек в табличном виде выполняется в режиме ПРОСМОТР/ВЫВОД – ТАБЛИЦЫ в виде документа MicrosoftWord в формате RTF непосредственно на печать или в файл (рис.).

При нажатии кнопки ТАБЛИЦЫ пользователю выдаётся специальная форма, в которой нужно указать параметры для печати.

После нажатия кнопки ВЫПОЛНИТЬ и указания пользователем пути и имени файла, сохранения выходной формы начинается процесс её формирования.

Помимо работы с регистрационными формами, сетевая версия ИРБИС позволяет исполнителям одновременно работать над одним документом, что удобно при подготовке сводных планов и отчётов, а также автоматически рассылать указания и распоряжения руководства по отдельным направлениям деятельности.

Таким образом, интеграция библиотечных и делопроизводственных процессов в одной АБИС на примере системы ИРБИС позволяет оптимизировать библиотечно-библиографические процессы и информационно-документационное обеспечение управления библиотекой с наименьшими затратами финансовых средств и времени. Такая интеграционная информационная система даёт возможность автоматизировать как комплектование, обработку, поиск, выдачу, учёт документов библиотечного фонда, так и ведение библиотечной документации, отражающей организацию, планирование, учёт, контроль и координацию деятельности, электронный документооборот.

Список источников

1. Прокурина А. С. Система библиотечной документации как средство информационного обеспечения управления библиотекой // Современные проблемы исследования социокультурной сферы : сб. материалов Всерос. науч.-практ. конф. молодых учёных, аспирантов и соискателей 25-26.02.2010. – Орёл, 2010. – С. 35–39.

2. Теслова Е. Ю. Системы электронного документооборота: проблемы и перспективы / Е. Ю. Теслова // Делопроизводство. – 2010. – № 2. – С. 38–42.

3. Редькина Н. С. Организационно-технологическая документация в библиотеке // Библиосфера. – 2006. – № 3. – С. 47–53.

4. Система автоматизации библиотек ИРБИС. АРМ «Каталогизатор». Руководство пользователя. – Москва : ГПНТБ России, 2002. – 112 с.