УДК 025.21:65.011.56

На конкретных примерах показаны возможности использования автоматизированной библиотечно-информационной системы ИРБИС в процессах комплектования и регистрации иностранных журналов.

Любая автоматизированная библиотечная система — это типовая модель автоматизации библиотечных процессов. Она не может до тонкостей учитывать специфику каждой библиотеки и особенности ее технологических процессов. В этом смысле ИРБИС — не исключение. Поэтому в ряде случаев возникает вопрос совместимости автоматизированной системы и традиционной библиотечной технологии. Здесь очень важно найти золотую середину: с одной стороны, не пойти на поводу у библиотекаря, который привык работать традиционно и пытается применять старые приемы на новом техническом уровне, а с другой — не потерять рациональную технологию, присущую конкретной библиотеке.

Автоматизированная библиотечная система комплектования иностранных журналов включает нижеперечисленные задачи.

Сбор библиографических сведений о новых журналах на основе изучения рынка мировой издательской продукции. (Заказу издания предшествует большая аналитическая работа, результатом которой является правильный выбор журнала для фонда библиотеки, поэтому большое внимание уделяется сбору информации о новых изданиях и формах их выпуска — в печатном виде, на компактных дисках, онлайн, которая должна найти свое отражение в базе данных зарубежных журналов и явиться дезидератой.)

Оценка изданий с точки зрения их научной ценности и тематической направленности (только наиболее значимые должны включаться в список предполагаемого заказа).

Изучение спрашиваемости журналов в библиотеке; в этом направлении требуется постоянная кропотливая работа, так как спрашиваемость того или иного издания зависит от многих субъективных и объективных факторов, которые должны быть учтены при составлении заказа.

Сбор информации о популярности журналов за рубежом для изучения их мирового рейтинга, например, используя базу данных ISI (Institute for Scientific Information — Институт научно-технической информации), можно получить сведения о цитируемости изданий; также важна информация от книготорговых организаций о наиболее покупаемых журналах.

Изучение возможностей заказа изданий в различных комбинациях, т.е. в так называемом пакете и у различных торговых организаций.

Составление заказа с учетом вышеназванных параметров.

Специалисты ГПНТБ России уже нашли решение всех вышеперечисленных задач, так как у нас в течение нескольких лет действует автоматизированная библиотечно-информационная система ИРБИС, разработанная в программе CDS/ISIS. Эта система для нас — продолжение автоматизации библиотечных процессов в направлении их усовершенствования и создания для сотрудников более комфортных условий труда. Однако при переводе комплектования иностранных журналов на ИРБИС потребовались некоторые доработки, как в части библиографического описания, так и в части регистрации.

Не описывая подробно особенности работы ИРБИС, на нескольких примерах покажу возможности ее использования в комплектовании иностранных журналов.

Разработчики автоматизированной библиотечной системы при ее внедрении сталкиваются со спецификой автоматизируемого объекта. Например, при комплектовании иностранных журналов мы должны учитывать, что за рубежом все большее распространение приобретают параллельные публикации на различных носителях, однако при полном соответствии содержания выходные данные отличаются: для изданий на бумажном носителе элементами библиографического описания являются место издания и издательство, а для электронных — адрес в Интернет. И то, и другое находят свое отражение в базе данных иностранных журналов и электронном каталоге. Причем доступ к электронному изданию можно получить уже при обращении к адресату в Интернет, который содержится в библиографической записи.

Для специалиста, занимающегося составлением заказа, важными факторами являются цена журнала и условия подписки. При появлении изданий в электронном виде получила распространение новая форма их заказа — совместная подписка. Условия подписки на каждый вид издания в отдельности и в случае совместного приобретения различаются прежде всего по цене, которая колеблется и у различных поставщиков. На стоимость также влияет возможность совместной подписки журнала на различных носителях. Нужно учитывать и возможность приобретения изданий в виде "пакета" с учетом предоставляемых при этом скидок. ИРБИС позволяет отразить весь комплекс сведений подобного рода и получить самые разнообразные аналитические материалы для заказа журналов.

При ведении базы данных важны точность библиографического описания и однозначность записей. Ясно, что недопустимы разночтения при указании периодичности, страны, издательства и так далее, так как это существенно повлияет на результаты поиска в базе данных при отборе информации и может привести к потере целого ряда документов. ИРБИС учитывает важность этого момента. Например, если меняется адрес издательства, то с помощью термина, взятого из словаря базы данных, можно провести групповую корректуру во всех документах, связанных с этим термином, обеспечивая таким образом однозначность вводимой информации.

Элементами библиографической записи для комплектатора должны быть не только адрес издательства или редакции, но и все необходимые сведения о поставщике, его юридический адрес и банковские реквизиты. Данная информация дает возможность получать в автоматизированном режиме финансовые документы для заказа издания и ведения финансовой отчетности о его поступлении. Это также предоставляет ИРБИС.

Очень интересны новые перспективы работы с библиографической записью, которые могут быть полезны не только специалистам, но и читателям, например: выход на полный текст электронного журнала, библиографический поиск изданий на сайтах других библиотек.

Интересно решен вопрос тематического поиска и отбора публикаций. Сейчас, зная лишь одно наименование по интересующей вас тематике, можно найти и все остальные библиографические записи, относящиеся к ней.

Регистрация журнала — несложная процедура, требующая лишь внимания и аккуратности. Но и здесь существуют возможности для создания наиболее комфортных условий работы. Например, в системе, разработанной на основе CDS/ISIS, была необходима регистрация каждого поступившего номера журнала, даже если мы получили сразу годовой комплект. Сейчас этого не требуется, так как можно ввести информацию в виде кумуляции всех номеров, что экономит время и уменьшает вероятность ошибок. Ранее кумуляция годового комплекта требовала использования специальной технологии и являлась отдельной процедурой. Сейчас кумуляция происходит автоматически, сразу после внесения информации о поступлении каждого номера. Ранее используемая нами система CDS/ISIS требовала ежедневной актуализации базы данных после окончания регистрации журналов. Это означало прекращение работы с базой данных на время актуализации во всех подразделениях библиотеки, что, конечно же, являлось большим неудобством.

При создании автоматизированного режима необходимо учитывать некоторые нюансы. Например, если издание поступает в библиотеку в нескольких экземплярах и от разных организаций, нужно не просто приплюсовать каждый присланный экземпляр к пришедшим ранее, но и обязательно указать источник его получения. Это важно для отслеживания полноты поступления от конкретной организации в целях возможной подачи рекламаций. Кроме того, разные экземпляры журналов могут проходить неодинаковый технологический путь. Например, первый экземпляр издания, пришедшего в библиотеку впервые, должен быть передан в отдел систематизации, остальные — сразу в место хранения.

В ряде случаев разные экземпляры хранятся в разных местах. Например, первый экземпляр журнала может находиться в специализированном зале, а второй — в общем читальном; некоторые издания даются на просмотр специалистам ГПНТБ России. То есть каждый журнал имеет свой технологический путь со своими сроками прохождения каждого этапа, которые фиксируются в базе данных регистрации изданий. Все этапы прослеживаются и корректируются в автоматизированном режиме. Таким образом, всегда известно местонахождение журнала в определенный промежуток времени и имеется возможность получить любые статистические сведения об изданиях, переданных в каждое из хранилищ или находящихся на любом из этапов технологического пути.

Все вышеприведенные примеры показывают, что автоматизированная библиотечно-информационная система ИРБИС может существенно усовершенствовать и облегчить работу специалистов в области комплектования. ИРБИС имеет широкие возможности, поэтому работа с ней продолжается.