Научная библиотека Физико-технического института (ФТИ) РАН является отделом БАН и состоит из библиотеки в главном здании ФТИ и филиала в Шувалове. Фонд — 345 тыс. документов, из которых 185 тыс. — иностранная литература. Отдел, в штате которого 15 сотрудников, обслуживает самый крупный на северо-западе России академический физический центр (более 2 200 научных сотрудников, аспирантов и специалистов).

С 1991 г. в отделе проводится автоматизация библиотечно-библиографических процессов, причем до последнего времени на одной, а сейчас на двух ПЭВМ. Вначале мы ставили и успешно решали проблемы создания локальных электронных проблемно-ориентированных библиографических баз данных (ЭБ) по новым, перспективным направлениям исследований в физике и смежных дисциплинах. Составлены ЭБ "Сверхпроводниковая электроника" и "Фуллерены и углеродные кластеры", по которым выпущены 5 печатных библиографических указателей литературы за период с 1992 по 1996 г.

Одновременно мы приступили к созданию электронного каталога (ЭК) новых поступлений книг и продолжающихся изданий (в настоящее время ЭК содержит более 4 700 записей), а также малотиражных физико-технических изданий, препринтов и авторефератов и электронной библиографической картотеки трудов сотрудников ФТИ (5 900 записей).

Для создания всех массивов электронных записей мы использовали пакет СDS-ISIS, который применяется в БАН России. Для составления проблемно-ориентированных библиографических баз данных и первого варианта ЭК мы применяли стандартную версию CDS-ISIS. В 1997—1998 г., значительно обновив парк ПЭВМ, мы приступили к опытной эксплуатации ИРБИС ГПНТБ России, лицензионную DOS-версию которой приобрели в БАН России, и автоматизировали процесс обработки новых поступлений. Сегодня парк ПЭВМ отдела составляет 5 единиц: 3 — Pentium-2, 2 — PC—486 и PC—286. 4 машины объединены в локальную сеть и 5 подключены к сети Интернет, которая одновременно является и общеинститутской сетью. PC—486 в филиале не подключен к локальной библиотечной сети из-за удаленности здания ФТИ в Шувалове, но подключен к Интернет и имеет e-mail address.

Мы решили использовать ИРБИС, так как уже накопили определенный массив электронных записей и заинтересованы в быстром представлении читателям всех звеньев электронных записей на едином, удобном интерфейсе.

В БАН России разработан формат UNIMARC-АИБС ISIS-БАН, обязательный к использованию внутри ЦБС БАН, куда входят 38 специальных библиотек С.-Петербургского научного центра (в том числе и наш отдел), во главе с Центральной универсальной научной библиотекой. Перед нами возникла задача встраивания ИРБИС в разработки ЦБС БАН России. Модификации UNIMARC ИРБИС и АИБС ISIS-БАН несколько отличаются друг от друга, поэтому мы приступили к созданию конверторов форматов этих систем (как уже отмечалось ранее, всю накопленную цифровую информацию следует предоставлять читателю в едином виде).

В настоящее время мы сначала создаем электронную запись для новых поступлений книг и продолжающихся изданий, а из нее делаем печатную карточку для читательских каталогов. Мы ввели все данные из прежней модификации ЭК на CDS-ISIS, сделав специальные конверторы из прежнего формата записей, составленного по UKMARC, в UNIMARC-ИРБИС c использованием как стандартных средств CDS-ISIS, так и в ряде случаев (подполя ответственности) с составлением специальных программ на языке Pascal. Из ЭК мы также получаем и рассылаем по e-mail бюллетени новых поступлений в лаборатории ФТИ. В 1998 г. мы ввели ретроспективные данные обо всех отечественных журналах и вводим спецификацию иностранных журналов. Общую часть библиографической записи почти для всех названий зарубежных журналов, имеющихся в наших фондах, мы получили из ULRICH'97 Database on СD—ROM, с последующей конверсией в UNIMARC и редактированием.

В целях разработки конверсионных форматов мы сравнили и проанализировали применение полей UNIMARC для создания электронных записей во внутренних форматах по UNIMARC в ИРБИС и АИБС ISIS-БАН. Результаты анализа показали, что АИБС ISIS-БАН и ИРБИС используют не только разный подход к включению данных в служебные поля, что вполне естественно, но и разную идеологию представления сведений в полях первого и других авторов, в полях связи, при электронном описании многотомных и сериальных изданий.

Это связано с тем, что на сегодня в АИБС ISIS-БАН больше всего сделано для электронной централизованной научной обработки различных типов и видов научных изданий на многих языках. При построении АИБС БАН ее разработчики прежде всего решали задачи автоматизации одной из крупнейших в мире универсальных научных библиотек с многомиллионными фондами многоязычной литературы, разнообразных типов и видов, вплоть до редких книг XV—XIX веков и рукописей; поэтому в ISIS-БАН UNIMARC-варианте задействованы все поля примечаний, поля унифицированного заголовка и заглавия, введены служебные поля-двойники для отображения диакритических знаков, подробно разработано аналитическое описание, введено много служебных полей, учитывающих традиции каталогизации БАН России. (См.: "Автоматизированная система обработки новых поступлений иностранных монографий БАН", "Науч. и техн. б-ки", 1998, № 12.)

ИРБИС прежде всего сориентирована на создание ЭК научно-технической библиотеки, на библиографическую запись научно-технических документов с менее детальной проработкой разделов примечаний, с более детальной проработкой макетов печатных карточек, в том числе и для читательских формуляров, топографических каталогов и т.д. Тщательный анализ особенностей использования полей UNIMARC в этих двух системах помог нам составить подробные форматы конверсии как из ИРБИС в АИБС—БАН, так и обратно; причем отдельно для различных видов литературы (для монографий и журналов). В целом форматы АИБС ISIS-БАН и ИРБИС вполне совместимы. И мы пришли к выводу, что можем успешно обмениваться электронными записями с ЦБ БАН России, получать записи из РКП и в то же время предоставлять всю цифровую информацию потребителю на едином, удобном интерфейсе ИРБИС, работая в отделе именно в этой системе.

В процессе опытной эксплуатации ИРБИС мы выявили ряд достоинств и недостатков этой системы для создания как собственно электронных каталогов, так и других звеньев электронных записей в академических библиотеках.

Остановимся на основных достоинствах ИРБИС, которые мы отметили в ходе работы с ней. Самое главное — ИРБИС оправдывает свое название. По сути в ней можно успешно автоматизировать все традиционные библиотечные технологии специальной научной библиотеки: комплектование, каталогизацию, научно-библиографическую работу и обслуживание.

В ИРБИС созданы рабочие листы ввода и форматы электронного вывода для всех видов документов научно-технического и естественнонаучного профиля: от монографий и журналов — до НТД и стандартов. А продуманность интерфейсов АРМ "Каталогизатор" и "Читатель" (наличие значительного количества вспомогательных справочников, возможность проверки вводимой информации на дублетность, подробные инструкции с большим количеством подсказок для неопытного пользователя) позволяет практически любому библиотечному работнику успешно овладеть первоначальными навыками создания электронных записей для каталогов и других электронных продуктов.

ИРБИС быстро развивается, мы знакомы с демонстрационной WIN-версией, которая использует новые возможности Windows—95/97 для рабочих листов ввода и очень комфортна для современного пользователя-читателя, привыкшего работать в среде Windows.

К основным недостаткам ИРБИС относится ее недостаточная разработанность для опытных пользователей CDS—ISIS. В систему невозможно вносить небольшие изменения для переопределения баз данных, т.е. адаптировать согласно особенностям конкретной библиотеки, как это вполне реально делать при применении стандартного пакета CDS—ISIS. Для более широкого применения ИРБИС, в том числе и для академических библиотек, хотелось бы пожелать разработчикам сделать ИРБИС более открытой для пользователя.

По нашему мнению, в меню АРМ "Администратор" было бы целесообразно внести пункт из стандартного меню CDS—ISIS о переопределении базы данных — изменение форматов вывода, а в меню сортировки данных (АРМ "Каталогизатор") — пункт о сортировке по любым выбранным 4—6 полям записей; так как ИРБИС не предоставляет в стандартных табличных формах таких форм, как вспомогательные указатели авторов, фирм и т.д. к электронным макетам библиографических указателей, путеводители по журнальным фондам, списки новых поступлений журналов и многое другое.

Форматы ИРБИС для ввода и вывода аналитических электронных записей также не слишком детально проработаны, в то время как в практике большинства специальных академических библиотек аналитические описания широко используются для создания как электронных каталогов, так и проблемно-ориентированных библиографических баз данных.

В целом ИРБИС — пока один из немногих продуктов очень высокого уровня на отечественном рынке АИБС, полностью "готовый к употреблению" и быстро адаптирующийся к требованиям современного стремительно развивающегося рынка компьютерных технологий.