Линдеман Е.В., Острая С.А.

Централизованная библиотечная
система "Люблино", Москва

Создание Сводного каталога
публичных библиотек Москвы:
проблемы и их решения

В последние годы процесс внедрения новых технологий в традиционные библиотечные процессы для большинства московских публичных библиотек стал весьма обыденным. Ни одна ЦБС или городская самостоятельная библиотека не осталась в стороне от новых веяний автоматизации. Проходя через определенные стадии этого процесса, все они решали весьма схожие проблемы.

Начиная процесс автоматизации, каждая библиотека в первую очередь решает свои собственные внутрибиблиотечные задачи, такие, как создание технического парка, освоение автоматизированной информационно-библиотечной системы, обучение сотрудников, создание собственных каталогов. Все эти неоспоримо важные работы отнимают много сил и внимания. И лишь спустя год или два приходит осознание того, что вокруг много библиотек, занимающихся точно такой же работой и при этом часто дублирующих друг друга.

Все мы, представители разных библиотек, и особенно публичных, создаем для читателей одно общее информационное пространство. У публичных библиотек такого большого города, как Москва, все читатели общие и решать проблему с поиском того или иного издания нам придется всем вместе. Начало кооперативной работы выводит каждую библиотеку на совершенно новый уровень деятельности, когда особое значение приобретают соблюдение общих правил и договоренностей, умение прислушаться к мнению других участников и пойти на компромисс и, конечно же, удовлетворение от совместно сделанной работы.

В 1997 г. инициативная группа московских публичных библиотек, объединенных в Ассоциацию пользователей АИБС
"МАРК", начала создавать Сводный каталог публичных библиотек Москвы. На первом этапе представители библиотек-участниц разработали рекомендации по заполнению полей формата USMARC с примерами библиографических записей Библиотеки Конгресса США. Процесс обсуждений, выработки общих решений и создания документов послужил хорошей школой для представителей всех библиотек-участниц. Большинство из них стали администраторами баз данных в своих библиотеках.

На первом этапе создания Сводного каталога все библиотеки-участницы объединяли свои новые поступления (каталоги библиотек с 1994 г.). Рабочая группа по созданию Сводного каталога публичных библиотек, состоявшая из администраторов баз данных ЦБС "Люблино", анализировала поступавшие библиографические записи, вносила изменения в основные поисковые поля, выявляла ошибки и возвращала записи каждой библиотеке-участнице для исправления в соответствии с замечаниями. Таким образом, ежемесячно пополняя и редактируя собственные каталоги согласно общим требованиям, отделы обработки каждой библиотеки, сами того не замечая, прошли хорошую школу повышения квалификации.

За год работы достигнуты реальные сдвиги в улучшении качества библиографических записей, а также стабильности в работе библиотек-участниц. В 1998 г. принято решение перейти к второму этапу, основанному на создании базовой части Сводного каталога с его периодическим пополнением. Рабочая группа проводила проверку новых поступлений, объединяла их со Сводным каталогом, а также осуществляла плановую корректировку. Каталог по-прежнему содержал множественные записи на одно издание и сохранял все служебные внутрибиблиотечные поля: "№ записи в КСУ", "Состоит на ИУ", "Инвентарный номер" и т. д.

Внимательное сопоставление библиографических записей, представленных различными библиотеками на одно издание, позволило проследить разницу в заполнении полей и уровне индексирования документов. При этом удалось выявить определенные библиотеки, способные в дальнейшем стать опорными в своих округах либо курировать конкретное тематическое направление в Сводном каталоге.

Быстрый рост объема Сводного каталога за счет присоединившихся библиотек-участниц и увеличения размера библиографических записей на сборники, ноты, ряд учебников заставил достаточно скоро ощутить ограниченность возможностей используемой АИБС. (С этим столкнулась бы каждая из библиотек и при отсутствии Сводного каталога, но гораздо позднее.) Библиотеки-участницы работают в локальном варианте АИБС "МАРК" (версии от 3.65 до 4.1), а рабочая группа ЦБС "Люблино" одновременно и с сетевым вариантом АИБС "МАРК" (версия 2.8).

С наибольшими трудностями столкнулись администраторы баз данных ЦБС "Люблино". Работа с массивами более 100 тыс. записей стала очень трудоемкой и не всегда возможной даже в сетевом варианте АИБС "МАРК". При подсоединении каталогов библиотек-участниц происходили частые сбои с записями, размер которых более 2.5 Кбайт. Эти библиографические записи необходимо было выделять, удалять (что не всегда просто сделать при наличии последнего сбойного документа), переходя несколько раз от локальной к сетевой версии программы. Каждое новое пополнение Сводного каталога затягивалось на несколько рабочих дней, при этом часть документов отгружалась в специальную "базу-накопитель". Кроме того, четко высветилась проблема изменения правил заполнения полей, так как в некоторых из них ("Ключевые слова", "Персоналии") разрешенный ранее разделитель "запятая" перестал работать корректно и стало необходимо производить его замену на "точку с запятой". Построение каждого словаря занимало от 2 до 14 часов. Корректировка более чем 15% записей каталога требовала проведения реорганизации базы и обязательной актуализации словарей. В результате 70 — 80% рабочего времени администраторов каталога тратилось на ожидание.

Мы надеемся, что АИБС "МАРК" будет дорабатываться в соответствии с замечаниями Ассоциации пользователей. Новая разработка НПО "Информ-система" — программа "SQL-MAРK" — пока малодоступна с финансовой точки зрения для большинства библиотек и к тому же потребует обновления значительной части технического парка.

В феврале 1999 г. начался третий этап в организации Сводного каталога — создание каталога с уникальной записью, где предварительно удалены все внутрибиблиотечные служебные поля. Решено проводить этот переход постепенно, не отвергая полностью права на существование каталога с множественными записями, по следующей причине. Несколько библиотек-участниц только недавно присоединились к Сводному каталогу и работа с ними иногда требует возврата к первому этапу — временному выделению и передаче всех библиографических записей библиотеке для корректировки согласно замечаниям. Кроме того, у них еще нет достаточного опыта работы по жесткой технологии, иногда они игнорируют меры безопасности. Так, одна из библиотек в процессе сбоя во внутрибиблиотечной технологии потеряла значительную часть каталога и восстановить его полностью смогла лишь за счет выделения собственных записей из Сводного каталога. Таким образом Сводный каталог остается для ряда библиотек еще и гарантом надежности и безопасности. Этот единичный случай научил нас не осуждать участников, а помогать им, делать все возможное для поддержки каждой библиотеки (особенно новичка) в сложный момент.

Каталог с множественными записями находит и другое применение. С 1998 г. в управлениях культуры и досуга округов Москвы стали разрабатываться программы интенсивного развития автоматизации библиотек с учетом создания сводных каталогов округов как составной части информационных массивов округа. В январе 1999 г. библиотекам-участницам предложено использовать Сводный каталог публичных библиотек Москвы с множественными записями в качестве стартового информационного массива для организации координированной каталогизации на уровне административного округа города. По опыту ЦБС "Люблино" можно отметить, что выделение полного каталога всех библиотек Юго-Восточного округа Москвы дает возможность быстро создать начальный вариант Сводного каталога округа, сохраняя все служебные поля для его дальнейшего комплексного использования Информационным центром и всеми библиотеками округа.

Зная о наших сложностях с АИБС при создании и актуализации Сводного каталога публичных библиотек Москвы, ГПНТБ России подарила пяти московским библиотекам, в том числе и ЦБС "Люблино", систему ИРБИС. С января 1999 г. проводится освоение и внедрение этой системы на технологических участках ЦБС "Люблино", а также в процессы ведения Сводного каталога
публичных библиотек Москвы и Сводного каталога библиотек Юго-Восточного округа столицы.

Однако смена АИБС оказалась в несколько раз сложнее, чем освоение и внедрение первой АИБС в библиотеке; и не потому, что программа более сложна по сравнению с АИБС "МАРК", а потому, что необходимо адаптировать ее, как и любую другую, к уже отлаженным технологическим процессам и выходным формам.

Главным камнем преткновения, конечно же, стало конвертирование каталогов. Если в АИБС "МАРК" используется формат USMARC, то в ИРБИС — UNIMARC. Проведение одноразового полного конвертирования всех каталогов нас не устраивало. Даже если бы каталоги своей библиотеки мы могли конвертировать полностью и далее пополнять их записями, сделанными в новом формате в ИРБИС, то необходимо учитывать, что при работах со Сводным каталогом библиотеки-участницы периодически передают новые поступления — при этом использование конвертора необходимо постоянно.

Нами опробованы два конвертора. Первый из них прекрасно переводил значительную часть полей в другой формат, кроме полей "Форматированное содержание", "Персоналии", а также специальных полей для описания аудио- и видеоматериалов, CD—ROM, карт и др. Другой конвертор встроен в новую версию программы и пользоваться им чрезвычайно удобно. Однако у него пока ограниченное количество полей. С нашей точки зрения, следует доработать второй конвертор и адаптировать его к спискам полей публичных библиотек, в том числе и служебных. Только полный перенос информации из одного формата в другой без потери какого-либо поля может создать условия для быстрой смены АИБС на всех технологических участках библиотеки.

Для Сводного каталога с уникальными записями уже сейчас можно применять ИРБИС, тем более что все операции в этой системы проводятся значительно быстрее и комфортнее. Взаимное "сближение" полей, в том числе и внутри формата USMARC, позволило уже сейчас создать возможность быстрого и удобного поиска информации по Сводному каталогу публичных библиотек
Москвы.

Таким образом, в процессе создания и актуализации Сводного каталога публичных библиотек Москвы сделан первый шаг по использованию разных АИБС на этапах создания, корректировки записи, администрирования каталога и поиска информации. Этот шаг особенно важен сейчас, когда московские публичные библиотеки начали работы по "Комплексной программе модернизации публичных библиотек г. Москвы", подписанной мэром Ю. Лужковым 27 авг. 1998 г. Библиотеки города используют несколько различных АИБС и для совместных действий им необходимо научиться работать в различных форматах, применять конвертор, а некоторым — выбрать новую систему.

Не менее серьезные проблемы ждут и Сводный каталог. В марте 1999 г. его объем составил 180 тыс. записей. В ближайшем будущем ожидается бурный рост Сводного каталога, и всем нам уже сейчас необходимо приобрести опыт работы с большими массивами данных.

Мы благодарны ГПНТБ России за прекрасный подарок, который ежедневно помогает нам в работе, а всем библиотекам-участницам Сводного каталога публичных библиотек Москвы — за совместную работу и терпение. Надеемся, что и в будущем мы вместе сможем преодолеть все проблемы, встречающиеся на пути автоматизаторов.