УДК 025:65.011.56

Сладкова О.Б., Пирумова Л.Н., Стеллецкий В.И.

Использование технологии информационного
мониторинга в библиотечной практике
(на примере ЦНСХБ РАСХН)

Внимание, уделяемое исследователями документальным потокам, объяснимо.

Во-первых, документальный поток является существенным элементом информационной среды. Ведущая роль документа в современной системе передачи знаний подробно обосновывалась учеными, представляющими различные отрасли науки. Используя данные о состоянии документального потока, можно следить за развитием того или иного научного направления, получать довольно точные сведения, характеризующие культурную среду в целом или отдельные ее сегменты, заниматься социальным проектированием и моделированием, строить прогноз поведения любого объекта, имеющего так называемый документальный шлейф.

Во-вторых, документальный поток можно очень детально охарактеризовать благодаря наличию устойчивых качеств, присущих каждому документу (содержание, тип, жанр, вид публикации, язык и т. п.), которые можно измерить, а количественные значения легко интерпретировать. Это дает возможность многоаспектного наблюдения за документальным потоком.

В-третьих, изучение документального потока с помощью мониторинга дает о нем представления в комплексном виде: концептуальном, фактографическом и графическом. Такая подача результатов исследования является принципиально новой формой свернутого знания об объекте наблюдения. Это влияет на восприятие данных, полученных в ходе анализа, и расширяет возможности их внедрения в практику.

В-четвертых, мониторинг документального потока позволяет решать многие внутрисистемные задачи, связанные с повышением качества комплектования фондов, улучшением потребительских свойств создаваемых информационных продуктов и услуг, планированием и координацией работы информационных учреждений, оптимальным использованием имеющихся интеллектуальных и материальных ресурсов данной организации, усилением технологической дисциплины при обработке документального потока, проведением маркетинговых исследований, без которых в современных условиях невозможно занять устойчивые позиции на отечественном и мировом информационном рынке.

Наконец, процедура работы с документальными потоками достаточно точно отработана и описана во многих научных трудах библиографов, информатиков, математиков и других ученых.

Эти доводы сыграли определяющую роль в выборе в темы общебиблиотечного исследования "Анализ входного потока документов", первый этап которого проведен отделами систематизации литературы и автоматизации ЦНСХБ в 1999 г. Задачи этапа — апробация методики, разработанной исследовательской группой по анализу документального потока и программных средств ее проведения, выработка рекомендаций для дальнейшими наблюдениями за данным входным потоком. В реализации проекта участвовали студенты факультета менеджмента и социально-информационных технологий МГУКИ.

Исследовался документальный поток, поступивший в ЦНСХБ с 1980 по 1998 г. и отображенный в БД "Агрос". Состояние документального потока изучалось по параметрам, заложенным в формате MARC, который используется при введении в систему каждого документа.

Анализу подвергались три базы данных (по годам ввода документов 1985—1989, 1990—1995 и 1996—1998) CDS ISIS с библиографической информацией в формате, близком к UNIMARC.

Для получения перечисленных ниже электронных таблиц необходимая информация выделена из баз данных путем распечатки документов в файл по специальным форматам вывода, обычно содержащим год издания и еще один исследуемый элемент. Потом проведены сортировка полученных файлов и подсчет количества одинаковых строк. Итоговые суммы заносились в ячейки соответствующих таблиц. Для представления полученной информации в виде таблиц использовалась специально написанная программа.

На основе полученных статистических данных построены электронные таблицы по следующим темам:

"Количественные изменения документального потока сельскохозяйственной тематики по годам",

"Изменения видовой структуры документального потока по годам",

"Изменения жанрово-типологической структуры документального потока по годам",

"Изменения языковой структуры документального потока по годам",

"Распределение журналов сельскохозяйственной тематики по продуктивности",

"Распределение журналов сельскохозяйственной тематики по языкам",

"Распределение журналов сельскохозяйственной тематики по странам-издателям",

"Распределение учреждений, ведущих исследования в области сельского хозяйства, по степени их продуктивности",

"Распределение авторов по степени продуктивности".

Анализ данных таблиц показал, что далеко не все из них могут быть обработаны и осмыслены в настоящем виде. Основная трудность связана с неоднозначным вводом в БД сведений, характеризующих одни и те же понятия. Это объясняется тем, что с 1992 г. в БД действует формат MARC, а с 1985 по 1991 г. использовался другой. В результате при обработке документального потока одно название журнала записывалось в трех-четырех и более вариантах. Вследствие этого статистические сведения рассеивались по нескольким позициям, нарушая объективную картину его структурной характеристики.

К сожалению, аналогично в БД "Агрос" вводились сведения и об учреждениях, под эгидой которых издавались документы сельскохозяйственной тематики, и об авторах этих документов. Такие индикаторы наблюдения за документальным потоком, как известно, расцениваются науковедами как ведущие для стратификации научных кадров. Данная процедура была бы очень полезна для оценки вклада отечественных ученых и научных коллективов в развитие мировой сельскохозяйственной науки. Следует отметить, что за рубежом давно очень серьезно относятся к научным рейтингам ученых. Они принимаются во внимание при конкурсах на замещение вакантных должностей, приглашениях на различные профессиональные форумы, составлении биобиблиографических словарей и т.п. ЦНСХБ как информационное учреждение, владеющее самым полным в нашей стране отраслевым массивом документов в области сельского хозяйства, вполне могла бы справиться с решением данной задачи по своему направлению, но для этого требуется единообразие ввода исходных сведений.

Осознание вышеизложенного факта подвигло ЦНСХБ к работе над созданием так называемого авторитетного файла, который позволит найти соответствия между различными формами записи одного и того же понятия и корректно оценить полученные статистические сведения о наблюдаемом объекте. Работа эта в настоящее время ведется, по ее окончании можно будет проанализировать соответствующие таблицы и получить, как мы надеемся, ценные знания об отраслевом документальном потоке.

В целом многовариантность ввода одной и той же информации осложнила работу практически со всеми таблицами. В итоге неожиданно для исследовательской группы несоблюдение технологической дисциплины стало одним из основных выводов проведенного анализа.

Итак, исследование видового распределения документального потока показало, что заполняемый формат позволяет выделить следующие виды документов: многотомники (2%), монографии (23%), неопубликованные переводы (0,01%), статьи из журналов (68%), статьи из сборников (23%). (Следует отметить, что трактовка понятия вид документа книговедами и библиографами отличается от практики заполнения формата MARC в ЦНСХБ, и мы в данном случае вынуждены придерживаться норм, принятых в библиотеке.)

Общая картина соответствует распределению потока любого вида: аналитическая часть преобладает над книжной.

Анализ статей из журналов позволил говорить о двух периодах в формировании входного документального потока: 1-й (1982—1990 гг.) — преобладание тенденции накопления; 2-й (1991—1998 гг.) — преобладание тенденции уменьшения.

Такая динамика объясняется следующими причинами: 1) сокращением информационного пространства России после распада СССР; 2) уменьшением с начала 1990-х гг. бюджетных ассигнований, выделяемых ЦНСХБ на комплектование фондов (в настоящее время периодических изданий поступает меньше, чем в годы советской власти); 3) изменениями, происходящими в системе отечественных периодических изданий — возникновением новых и исчезновением не выдержавших конкуренции старых.

Документальный поток, сформированный статьями из сборников, развивается далеко не равномерно. 1987 г. — наибольшее количество (23 420 названий), 1988—1990 гг. — спад, 1991 г. — существенный спад, 1992—1996 гг. — устойчивое чередование спадов и подъемов. Так в 1993 г. — увеличение в 5,5 раз по сравнению с предыдущим годом (соответственно 584 и 3 009 названий). Затем наблюдается весьма существенный рост количества документов вплоть до 1996 г., а далее — незначительный спад. В целом поведение этой части документального потока отражает неустойчивую ситуацию с развитием отечественной науки: многие научные учреждения, не получая бюджетных средств, вынуждены отказаться от выпуска сборников своих трудов, записок и прочих продолжающихся изданий, система которых формировалась десятилетиями. С другой стороны, получая гранты, стипендии или другие формы материальной поддержки, научные коллективы прежде всего стараются опубликовать результаты проводимых ими исследований, издавая тематические сборники, материалы конференций и т.д. В этой связи можно предположить, что возрастает доля непродолжающихся сборников; однако проверить это при данном подходе к заполнению формы не представляется возможным.

Монографии (под этим термином условно подразумеваются однотомники) и многотомники в наблюдаемом потоке занимают нестабильное положение: чередование спадов и подъемов при общей тенденции к количественному сокращению. Эту картину отмечают исследователи и в других отраслях — выпуск научных книг уменьшается. При заполнении сотрудниками библиотеки формата MARC очень редко (примерно в 3 % случаев) отмечал тип документа. Поэтому выводы из анализа жанрово-типологической структуры документального потока можно принять с большой долей условности. Среди документов с заполненной жанрово-типологической характеристикой диссертации (44%), учебная литература (14%), статистические материалы (13%). Именно эти типы легко определить, так как указание на их принадлежность содержится в названии или подзаголовочных данных документа. Для определения других типов необходима более сложная изыскательная процедура. О ее обязательности следует задуматься при обработке входного документального потока, так как эта характеристика может предоставить очень ценный материал для обобщений и прогнозов.

Анализ языковой структуры документального потока показал, что данное поле заполняется практически всегда, поэтому выводы по этому параметру более корректны. Исследование позволило выделить базовые языки (издания и публикации на которых наблюдались в потоке постоянно, но не превышали 5 тыс. названий в год) и основные языки (издания и публикации на которых наблюдались в потоке постоянно и хотя бы в одном году перешагнули рубеж 5 тыс. названий).

В результате к базовым языкам отнесены болгарский, венгерский, датский, испанский, итальянский, китайский, нидерландский, польский, португальский, румынский, сербохорватский, словацкий, украинский, французский, чешский, шведский, японский. К основным — английский, немецкий, русский. Из этого можно сделать выводы о привлечении внештатных переводчиков для работы с документальным потоком. Периодические подъемы и спады количества изданий на основных языках можно объяснить возможностями библиотеки по комплектованию фондов. Эта мысль подтверждается таким примером: количество документов на русском языке в 1996 г. увеличилось на столько, на сколько уменьшилось количество документов на английском языке.

В целом исследование входного документального потока показало, что необходимы жесткая стандартизация процедуры ввода документов в базу данных и тщательное заполнение полей принятого формата; корректировка параметров исследования документального потока с учетом возможностей принятого формата; завершение работы над "авторитетным файлом", для унифицированного введения в базу данных ряда очень важных характеристик документального потока.

Несмотря на отмеченные процессуальные недостатки, проведенное исследование позволило представить общую картину формирования документального потока сельскохозяйственной тематики и сделать ряд внутрисистемных выводов, в частности о том, как в перспективе будет меняться поток документов на иностранных языках и какие шаги придется в связи с этим предпринять в комплектовании фондов библиотеки и привлечении переводческих штатов для работы с ним.

Следующий этап исследования — анализ отраслевых микропотоков — даст более конкретные выводы о развитии различных направлений сельскохозяйственной науки и практики.