Home page | Каталоги и базы данных |
![]() Научные и технические библиотеки |
![]() |
УДК 025.32:681.3 Моторина А.Н.
В течение четырех лет (1991-1994 гг.) НБ ЧГТУ формировала электронный каталог, используя программу АИБС & quot; MARC & quot;, разработанную НПО" Информ - система & quot; и рекомендованную Госкомвузом РФ к внедрению в библиотеках высших учебных заведений. Не имея в начале работы никаких рекомендаций и указаний по методике заполнения полей формата MARC, мы использовали ограниченное число полей, исходя из" Правил библиографического описания изданий & quot;, государственных стандартов и консультаций с разработчиками программы. Перед началом ввода библиографических записей в ПЭВМ проделана большая подготовительная работа и принят ряд методических решений как организационного характера, так и непосредственно касающихся порядка и методики заполнения полей. Учитывая специфику вуза и принципы старения научно-технической литературы, решено заносить в базу данных информацию об изданиях по естественнонаучной и технической тематике и архитектуре, начиная с 1975 г. издания. Ввод информации производили с каталожных карточек служебного алфавитного каталога, а не с книги (последнее предпочтительнее, но практически невыполнимо). Осуществляла ввод группа библиотекарей из разных отделов на четырех ПЭВМ" Мазовия & quot; с 9 до 19 час. в течение полутора лет. Перед вводом информации в базу данных главный библиотекарь просматривал карточки служебного алфавитного каталога и отмечал, что надо вводить. Каждый библиотекарь, работавший на ПЭВМ, фиксировал, с каких карточек им введена информация. При неясностях или каких-либо затруднениях необходимые решения принимались совместно с главным библиотекарем и заносились в картотеку методических решений. После завершения работы по созданию БД информации о естественнонаучной и технической литературе мы по согласованию с отделами обслуживания приступили к вводу в ПЭВМ информации о литературе по философии (с 1975 г. издания) и экономике (с 1987 г. издания), а также о художественной литературе. Приняты решения о порядке заполнения полей: применять сокращения в тексте библиографического описания по соответствующему стандарту, но в полях"Название книги" и"Ключевые слова" сокращений не делать; использовать римские и арабские цифры согласно установленным в библиотеке правилам; ставить точки в поле"Другие авторы", если авторов больше трех и они не указаны на карточке; заносить информацию в поле"Ключевые слова" в том случае, если она имеется на карточке; вносить в поле"Ответственность" фамилии редакторов, редакторов части тома и т. п. По ходу изучения программы и ее версий программистом и библиотекарями вносились изменения в порядок ввода, увеличивалось число заполняемых полей. Некоторые изменения привели к трудностям при переходе с одной программы на другую. Например, ключевые слова первоначально заносились в одно поле и отделялись друг от друга точкой, затем точкой с запятой; последнее привело к тому, что при разнесении информации в разные поля пришлось выполнить значительную по объему формальную работу. Методические рекомендации «Заполнение полей автоматизированной информационно-библиотечной системы"MARC"» по задаче"Информ-система" получены только в мае 1993 г. после того, как была создана основная база данных. Они помогли нам при редактировании БД и в дальнейшей работе, но не решили всех наших проблем. Позже в библиотеку пришли и другие методические рекомендации по заполнению полей формата MARC. Работая с программой АИБС"MARC", мы поняли, что система оказалась"замкнутой" и ее возможности нас не вполне устраивают:
В январе 1994 г. НБ ЧГТУ приступила к реализации программы"Библиотека-3", разработанной в МГУ, предварительно изучив ее и проведя экспериментальный ввод информации в БД. С 1995 г. и по настоящее время наша библиотека использует среду программы МГУ"Библиотека-4". Осваивая ее, мы учли все ошибки, допущенные при реализации предыдущих программ, использовали многие (но еще не все) ее возможности для ввода в АИБС дополнительных сведений, которые не могли быть введены с помощью АИБС"MARC" и"Библиотека-3". Перечислим основные нововведения:
В настоящее время система БД"ЭЛЕКАТ" представляет из себя 7 самостоятельных каталогов. Данные на 01.09.95 г.:
Первые пять БД формируются сотрудниками отдела обработки, БД"Официальные материалы" - сотрудниками справочно-библиографического отдела. На все БД составлены паспорта-характеристики. Особенностью нашей системы"ЭЛЕКАТ" является наличие двух вариантов баз данных:
Чтобы привести старую часть основной БД (библиографические записи, занесенные в"ЭЛЕКАТ" с помощью АИБС"MARC") в соответствие с новыми записями (занесенными в"ЭЛЕКАТ" по программам"Библиотека-3" и"Библиотека-4"), в 1995 г."ЭЛЕКАТ" несколько раз реорганизовывали:
В настоящее время ввод информации, лингвистическое обеспечение баз данных, индексация источников информации, а также вся традиционная обработка изданий возлагаются на сотрудников отдела обработки. При этом надо отметить, что содержание труда меняется. В функции отдела вошли новые виды работ: предметизация, индексирование документов с использованием различных ИПЯ, работа с компьютером. Отсутствие методических указаний заставило библиотекарей самостоятельно изучать эти вопросы, постоянно заниматься повышением квалификации в вопросах семантики, лингвистики, различных АИБС и т. п. Так, при подготовке словарей мы стремились унифицировать их, используя все известные нам документы и материалы, создавая при этом свои локальные методы и правила. Например, для словаря предметных рубрик мы взяли за основу разделы и терминологию таблиц УДК для научных библиотек, таблицы ББК для научных библиотек (сокращенный вариант) и для массовых библиотек, предварительно сверив их с нашими рабочими таблицами. Мы остановились на относительно крупных делениях, учитывая состав фонда и его наполняемость. Содержание предметных рубрик соответствует глубине индексации от 2 до 7 знаков. При выделении ключевых слов, мы приняли следующие правила:
Как видно из всего вышесказанного, в настоящее время библиотекари отдела обработки занимаются лингвистическим обеспечением автоматизированной системы"ЭЛЕКАТ", которое является такой же неотъемлемой ее частью, как и информационное, программное и техническое. Лингвистическое обеспечение определяет смысл поиска, качество создаваемой информации, а значит, и эффективность ее использования. Следовательно, рациональный выбор, полнота и глубина всех ИПЯ, используемых в библиотеке, определяют качество конечных результатов ее деятельности - системы"ЭЛЕКАТ". Процесс индексирования является основным средством раскрытия содержания как отдельного документа, так и всего фонда. Поэтому при создании"ЭЛЕКАТ" индексированию необходимо уделять должное внимание, особенно качеству систематизации, так как ошибки приводят к потере информации. Качество предметного поиска в"ЭЛЕКАТ" определяют также ключевые слова. Обязанности по координатному индексированию документов и созданию словарей ключевых слов возложены на двух систематизаторов и заведующего отделом обработки. Сократившийся поток печатных документов, поступающих в библиотеку, высвобождает время на координатное индексирование документов, но процесс этот сложный, малознакомый. Систематизаторам трудно представить в"ЭЛЕКАТ" каждую область знания с равным"весом" индексации. Для этого необходим соответствующий штат сотрудников с высшим как гуманитарным, так и техническим образованием. Увеличивается время на научную обработку литературы. Например, если вначале мы брали по 3-5 ключевых слов, то теперь - по 12-15. С ростом объема вводимой информации увеличивается и время на ввод одной записи в базу данных. Так, вначале создания"ЭЛЕКАТ" библиотекарь в среднем вводил за час 10-15 записей, сейчас максимум 3-4. Глубокая предмашинная обработка документов включает не только анализ предмета документа, но и установление связей между рубриками, индексами, терминами, т. е. между различными ИПЯ. Поддержание высокого уровня лингвистического обеспечения должно находиться под постоянным вниманием и контролем высококвалифицированных специалистов. Отсутствие контроля даже за грамматическими средствами ИПЯ приведет к появлению ложных словосочетаний и выражений, искажающих смысл документа. Поэтому нам так необходимы методические указания, принципы и методы индексирования, разработанные государственными центрами, а также грамматические базы данных и различные лингвистические процессоры, позволяющие автоматически генерировать необходимое лингвистическое обеспечение в"ЭЛЕКАТ". Огромную помощь всем библиотекам, формирующим электронные каталоги, оказали бы словари нормализованной лексики; их использование решило бы много проблем при тематическом поиске во всех БД. Переход на безбумажную основу обслуживания читателей можно уже осуществить, используя"ЭЛЕКАТ", но в эту базу должны быть внесены различные служебные пометки: идентификаторы издания и экземпляра, инвентарные номера, сиглы хранения и т. д. В связи с этим сразу появляется проблема идентификации экземпляра. На первый взгляд, им может быть инвентарный номер, но в вузовских библиотеках используются разные формы учета: инвентарный, безынвентарный, забалансовый. Поэтому в НБ ЧГТУ разработан проект идентификатора единицы хранения, который планируется заносить в одно из полей формата MARC и в штрих-код с целью автоматизации процесса книговыдачи. Идентификатор единицы хранения в НБ ЧГТУ выглядит следующим образом: НБ ЧГТУ ГП-ВУ-ИН-КЦ, где: ГП - год поступления экземпляра в библиотеку (два последних знака); ВУ - вид учета в библиотеке (один знак: 0 - забалансовый, 7 - инвентарный, 8 - безынвентарный, 9 - учет методических изданий ЧГТУ); ИН - индивидуальный номер экземпляра (при инвентарном учете равен инвентарному номеру, при безынвентарном учете и учете методических изданий равен регистрационному номеру плюс порядковый номер экземпляра, при забалансовом учете равен порядковому номеру экземпляра издания); КЦ - контрольная цифра. При наличии локальной библиотечной сети необходим также идентификатор издания, в качестве которого может быть использован номер ISBN. Этот идентификатор позволит быстро осуществлять проверку на дублетность, хранить информацию об издании в отдельной компактной базе, а также (совместно с идентификатором единицы хранения) автоматизировать процесс книговыдачи. Как известно, не все издания имеют ISBN. Для таких материалов в библиотеке разработан проект идентификатора издания, так называемый АЛКОД. За основу кодирования издания берется его библиографическое описание. Процесс кодирования заключается в сжатии библиографического описания путем выборки фиксированного числа символов из его элементов. При этом учитываются правила каталогизации издания в соответствии с ГОСТ 7.1-84"Библиографическое описание документов". В АЛКОД включаются символы из элементов библиографического описания в следующей последовательности:
Суммируя вышесказанное, хотим подчеркнуть: создание"ЭЛЕКАТ", центрального звена в автоматизации библиотеки, полностью зависит от кадрового состава отдела научной обработки литературы. Настало время пересмотреть структуру и функции как отдела, так и всей библиотеки вуза в целом. Мы считаем, что необходимо"выпрямить" путь книги до передачи ее в отделы обслуживания. Для этого целесообразно объединить отделы комплектования и обработки, выделить новые сектора по предмашинной обработке документов (лингвистическое и информационное обеспечение"ЭЛЕКАТ"), группу по обслуживанию техники (ПЭВМ, принтеров и т. д.), группу по вводу информации и др. Эти предложения находятся в стадии обсуждения, но мы надеемся, что оптимальный вариант будет найден. |
|
![]() |
---|