Бердник Н.А.
ГПНТБ России

Автоматизация процессов комплектования фондов
ГПНТБ России отечественной литературой

Автоматизация технологических процессов в ГПНТБ России имеет свою уже достаточно продолжительную историю.

Одной из первых была решена задача автоматизации подписки через Союзпечать на отечественные журналы. С 1983 г. в автоматизированном режиме началась подписка, а с 1995 г. и регистрация всех поступающих номеров журналов.

На следующем этапе поочередно разрабатывались и внедрялись автоматизированные системы (АС) обработки различных видов отечественных документов. Так, с 1991 г. функционирует АС обработки авторефератов диссертаций. Этот вид изданий избран первым в качестве объекта автоматизации, так как имеет унифицированное оформление и не вызывает вопросов при каталогизации. В 1992 г. внедрена АС обработки неопубликованных переводов, во второй половине 1993 г. введена в промышленную эксплуатацию АС обработки отечественных книг, а в 1994 г. она дополнена продолжающимися и многотомными изданиями. Таким образом, с 1994 г. все отечественные документы, поступающие в фонды ГПНТБ России, обрабатываются в автоматизированном режиме, что обусловливает возможность ведения поливидового электронного каталога по многоотраслевой тематике.

После завершения этого этапа в конце 1994 г. на повестку дня встал вопрос автоматизации процессов комплектования отечественных книг. Специалисты функционального отдела поставили перед разработчиками задачу и сформулировали основные требования к системе. АС комплектования отечественных книг изначально рассматривалась как часть единой системы, обеспечивающей выполнение в автоматизированном режиме всех операций, начиная с заказа литературы, ее учета, каталогизации и кончая передачей на место хранения; т. е. эта задача должна стать первой ступенью интегрированной автоматизированной системы комплектования и обработки отечественной литературы.

Благоприятной почвой для внедрения такой системы оказалось то обстоятельство, что в структуре ГПНТБ России процессы комплектования и обработки (за исключением лингвистической обработки) объединены в одном отделе.

АС комплектования отечественных книг в настоящее время находится в стадии разработки и внедрения. Как о завершенной части можно говорить о базе данных издательств, издающих и книготорговых организаций, которая начала создаваться в 1994 г. Она содержит все сведения об этих организациях, необходимые для заказа литературы; предусматривает возможность внесения дополнений, изменений и исправлений; поиск ведется по названию организации. По состоянию на 1 апр. 1996 г. в БД насчитывается 439 организаций. Эта БД скоро полностью вольется в новую БД — базу данных заказа литературы на основе перспективной и текущей информации, которая сейчас находится в стадии разработки. Туда войдут библиографические и служебные сведения о заказанной литературе (библиографическое описание, количество заказанных экземпляров, дата заказа, сведения о его выполнении, форма оплаты, стоимость одного экземпляра, сумма заказа и т. д.). Поиск в БД будет осуществляться по названию и месту организации, автору и названию заказанных книг, условному обозначению фонда ГПНТБ России, тематике издательской деятельности организации. БД станет основой для дальнейшей библиографической обработки. Все представленные в ней необходимые библиографические и служебные сведения будут использоваться при составлении библиографического описания. Это позволит избежать повторного ввода в БД одних и тех же данных, сократит ошибки и существенно снизит трудоемкость процесса каталогизации.

С помощью данной АС мы надеемся оперативнее решать такие задачи, как оформление заказа, переписка с издателем, получение учетных документов и статистических данных, контроль полноты и сроков исполнения заказа, проверку на дублетность, анализ заказа, в том числе заказа для подсобных фондов и отделений библиотеки, контроль за использованием финансовых средств.

Задумывая и реализуя АС комплектования отечественных книг, функциональный отдел не стремился перевести в машиночитаемую форму традиционный справочный аппарат комплектатора и сложившуюся технологию. Он видит свою задачу в том, чтобы вместе с разработчиками создать систему, способную реорганизовать труд комплектатора, освободить его от рутинных процессов, повысить производительность и эффективность труда.

После внедрения первой очереди проектируемой АС будут решаться вопросы ее расширения и совершенствования. Так, в более отдаленные планы входит:

• переход на автоматизированную форму ведения суммарного и индивидуального учета фонда отечественной литературы;
• перевод на машиночитаемый носитель сводного тематического плана комплектования фондов ГПНТБ России отечественной литературой, регламентирующего видовой и тематический состав, а также экземплярность комплектования всех фондов и контроль за соответствием заказа этому документу;
• создание специализированных БД и выполнение в автоматизированном режиме операций по книгообмену, заказов на копирование документов, процессов формирования подсобных фондов отделов, предназначенных для внутренней работы, обязательств по комплектованию фондов организаций, с которыми заключены договоры;
• разработка показателей, характеризующих уровень издательской деятельности отдельных организаций и позволяющих ранжировать их в целях расстановки приоритетов при отборе и заказе литературы.

Эффективность работы по формированию фондов зависит не только от успеха внедрения локальной АС комплектования. Результаты этой работы находятся в прямой зависимости от проведения анализа читательского спроса и использования приобретенной литературы. Этот анализ может послужить основой для рекомендаций по комплектованию, докомплектованию и рекомплектованию фондов.