УДК 025:65.011.56

Лавкина А.А.

Формирование фонда библиотеки Самарского
государственного медицинского университета
и автоматизированные технологии

Библиотека Самарского государственного медицинского университета [СГМУ] осваивает компьютерные технологии с 1993 г., используя АИБС "MAРК" НПО "Информ-система" (Москва). Приступая к внедрению автоматизированных библиотечных технологий, библиотека СГМУ имела четкую схему всех традиционных библиотечных процессов, в том числе связанных с формированием фонда и справочного аппарата. На каждый процесс в отделах были составлены технологические карты или инструкции, которые использовались для анализа и совершенствования работы в новых условиях.

Внедрение новых технологий в практику библиотеки начинается с обработки документов, но может и должно коснуться получения информации, нужной для управления библиотекой, в том числе процессом формирования библиотечного фонда. Чтобы последнее стало возможным, необходимо при создании БД, отражающей заказы на документы и их поступление, предусмотреть занесение информации о каждом документе, потенциально обязательной для получения нетрадиционными методами управленческой информации по работе с фондом библиотеки. Необходимо создать поисковый образ документа, который позволит проводить анализ состава фонда, изучать комплектование фонда, определять книгообеспеченность учебного процесса, осуществлять вторичный отбор документов в автоматизированном режиме и т. д.

В связи с вышеизложенными задачами было принято методическое решение наряду с типовыми полями ввести в БД текущего комплектования и сохранять в ЭК поля, содержащие стандарт экземплярности изданий основного фонда (Стандарт ОФ) и стандарт экземплярности изданий для учебного фонда (Стандарт УФ). В поля "Стандарт..." заносится необходимое количество экземпляров издания, которое определяется Положением о формировании фонда и тематико-типологическим планом комплектования фонда библиотеки СГМУ. Используя модуль - "генератор выходных форм АИБС "MAРК", удается проводить сравнение значения полей "Стандарт ОФ" и "Стандарт УФ" со значением полей, которые содержат информацию о количестве экземпляров издания, состоящих на инвентарном учете, и о количестве экземпляров издания, состоящих на учетном каталоге, и анализировать итоги по документу, получаемому в качестве выходной формы, фрагмент которой приведен в приложении. Следует отметить, что поля "Стандарт..." не всегда совпадают с полями "Заказано" и "Состоит на...", так как заказанных документов может быть меньше, чем необходимо библиотеке, из-за высокой цены издания; в другом случае из-за недостатков комплектования, как субъективных, так и объективных, полученных документов в итоге может оказаться больше, чем необходимо. В приложении видно, что положительное значение числа в графе "Отклонение от стандарта" позволяет отобрать в любой момент подмножество документов, необходимых для докомплектования, отрицательное значение числа в данной графе позволяет выбрать подмножество документов, которые нужно выделить в обменно-резервный фонд библиотеки. Если определенное издание приобретено в соответствии со своим "Стандартом...", то в графе "Отклонение..." появляется "О". Таким образом работу, на которую раньше уходили недели, а то и месяцы, сегодня можно выполнить за несколько часов.

Если появляется необходимость изменить стандарт на документы для абонемента учебной литературы в связи с изменением учебных программ, уменьшением или увеличением числа студентов, то отобрать соответствующие издания из ЭК достаточно просто по полям "Дисциплина" и "Тип литературы" (основная или дополнительная); после чего проводится групповая корректировка всего подмножества.

Отбор информации в условиях автоматизированных технологий для последующего списания документов временного хранения (в нашей библиотеке - это брошюры общественно-политической тематики, изданные более пяти лет назад) целесообразно проводить, используя поля "Индекс ББК", "Дата издания", "Инвентарный номер". (Следует отметить, что в нашей библиотеке поле "Индекс УДК" применяется только для медицины и смежных с ней наук.) Программа позволяет сортировать подмножество по любому или по нескольким признакам, в данном случае важным является способ расстановки документов в библиотеке. После сортировки и просмотра подмножества с использованием "генератора выходных форм" печатается список, где кроме библиографического описания имеется полочный шифр, авторский знак, количество экземпляров в библиотеке и сиглы хранения. По данному списку легко подобрать документы в фонде для дальнейшей работы с ними. Итоговый акт на списание готовится также через "Генератор выходных форм".

Аналогично этому следует проводить подготовку к списанию устаревшей по содержанию литературы. Обычно выделяется подмножество документов из какого-то одного раздела фонда, определяются хронологические рамки и другие ограничения. В списке, распечатанном по просмотренному подмножеству, выводятся графы: "Полочный шифр", "Дата издания", "Инвентарные номера".

Технологию обработки и поиска информации строго регламентируют соответствующие документы: паспорта-характеристики БД, методические рекомендации по особенностям заполнения полей в БД библиотеки СГМУ, методические рекомендации по работе с БД, получаемыми отделом каталогов из отдела комплектования и учета литературы, руководство по сбору статистических данных о работе отдела каталогов из ПЭВМ и др.

Соблюдение всеми сотрудниками библиотеки принятых правил и методик позволило отделу каталогов снимать с машины 95% данных по производственным показателям. Работа по комплектованию, докомплектованию и вторичному отбору переведена на качественно новый уровень. Комфортность работы при изучении состава фонда, книгообеспеченности, создании печатных форм по результатам анализа необычайно привлекательна для библиотекарей. Экономия времени по тем же процессам составляет от 30 до 70%.

Глубокое понимание важности поставленных задач, связанных с новыми компьютерными технологиями, заинтересованность и энтузиазм коллектива позволили оптимизировать процесс формирования фонда.

Приложение. Фрагмент документа, получаемого через генератор выходных форм АИБС "MAРК" НПО "Информ-система"

Отклонение стандарта экземплярности на издания.

1.	613.6	УК № 1356
	К 82
		Криков В.И. и др. Охрана труда и техника безопасности в аптечных учреждениях /Криков В.И., Прокопишин В.И., Чичкин А.Д.; Под ред. В.Н. Сафта. Кишинев: Штиица, 1992. 191 с.
Стандарт по ОФ		Состоит на ИУ	Отклонение
7		7	0
Стандарт по УФ		Состоит на УК	Отклонение
100		28	72
2.	615	УК № 1382
	А 64
		Анализ лекарственных препаратов, производных гетероциклических соединений: Учебно-метод. разработан для самост. работы студентов фарм. фак-та / Сост. Редкокашина В.И., Осетрова О.В., Ивановская А.М., Ткаченко М.Л. Самара: СМИ, 1992. 61 с.
Стандарт по		Состоит на ИУ	Отклонение
7		7	0
Стандарт по УФ		Состоит на УК	Отклонение
200		184	16
3.	61	УК № 1386
	С 65
		Сорокина Т.С. История медицины: Учебник для студентов мед. специальностей вузов: В 2-х томах: Т. 1. М.: Изд-во Рос. ун-та дружбы народов, 1992. 213 с.
Стандарт по ОФ		Состоит на ИУ	Отклонение
7		7	0
Стандарт по УФ		Состоит на УК	Отклонение
100		145	-45