Иванов В.Е., Линдеман Е.В., Острая С.А.
Централизованная библиотечная система "Люблино", Москва

Автоматизация в централизованной библиотечной
системе: особенности развития

Стихия автоматизации охватила массовые библиотеки Москвы в конце 1993 г. Проблемы, с которыми сталкивались все начинающие, очень похожи, независимо от того, городская это библиотека или централизованная система: какие нужны компьютеры и сколько, какую автоматизированную информационно-библиотечную систему выбрать, кто будет работать, где учить сотрудников, с чего начинать работу...

Начало развития автоматизации в ЦБС "Люблино" приходится на вторую половину 1994 г. В нашей библиотеке работа ведется с использованием АИБС "МАРК" (НПО "Информ-система").

На первом этапе автоматизации АИБС была внедрена в отделе комплектования и обработки для создания каталога новых поступлений. В настоящее время его объем более 10 тыс. документов. В данный момент все филиалы ЦБС используют компьютеры, что позволило отделу обработки распечатывать карточки только для учетного каталога. Для обслуживания читателей, учета и списания книг служит электронный объединенный каталог, в который входит создаваемый с января 1997 г. каталог ретроспективы.

Вопросам каталогизации ретроспективы следует уделить особое внимание. Существуют несколько подходов к ее реализации, которые условно можно разделить на две группы. Первая - перевод карточного каталога в электронную форму с использованием различных технологий - от ручного ввода до автоматического сканирования карточек с применением систем распознавания текстов. Ясно, что не существует идеального карточного каталога, в полной мере отвечающего задачам информационного поиска в автоматизированных ИПС, так как, во-первых, каталожная карточка имеет недостаточный объем информации, а во-вторых, часто каталоги не соответствуют книжному фонду. Преимуществом такого подхода является высокая скорость ввода информации, но, к сожалению, в ущерб качеству обработки и поисковым качествам ЭК. В большинстве случаев для правильного заполнения полей электронной БД необходимо держать в руках источник информации.

К второй группе можно отнести каталогизацию книжного фонда "с полки". При этом каталогизатор работает непосредственно с изданием и выполняет его описание так же, как в отделе обработки. В этом методе особое значение имеет систематический подход, т. е. каталогизация не всех книг подряд, а по какому-либо критерию отбора, например по тематике и году издания. При кооперации с другими ЦБС возможно сокращение затрат времени на каталогизацию, но в данном случае необходима согласованная работа всех участников кооперативного процесса. Каталогизация "с полки" позволяет создать более качественный ЭК ретроспективы, а кроме того, возможна доработка записей каталога, сделанных на начальных этапах автоматизации, до необходимого современного уровня.

Большим спросом у читателей пользуется ЭК статей периодических изданий. Его создание - процесс очень трудоемкий. Чтобы всегда иметь актуальную информацию по периодическим изданиям, необходимо проводить их обработку в предельно сжатые сроки, а учитывая большое количество наименований, это становится почти неразрешимой задачей для справочно-библиографического отдела центральной библиотеки. Для обеспечения оперативности поступления информации принято решение включить в процесс росписи периодических изданий сотрудников филиалов, а также принимать участие в кооперативной работе с другими ЦБС города.

Таким образом, можно выделить три основных источника информации: издания, расписываемые в других массовых библиотеках города по принципу раздельной росписи (28 наименований); издания, расписываемые в центральной библиотеке; издания, которые обрабатывают в филиалах. В целом каталог содержит ссылки на 120 наименований газет и журналов. Выполнение этих работ стало возможным только после создания четко проработанной технологической схемы и временного графика, специальных занятий с библиографами, а также подготовки ряда технологических документов (инструкций и правил заполнения полей), обязательных для выполнения всеми сотрудниками.

Параллельно в библиотеке проводится обучение сотрудников основам работы на компьютере и рациональному использованию АИБС.

В нашей библиотеке компьютерная техника используется не только сотрудниками, но и читателями. Кроме доступа к ЭК и другим БД наши читатели имеют возможность по материалам, подобранным в читальном зале, подготовить и распечатать собственные документы (рефераты, доклады, статьи и т. д.).

Необходимо отметить, что процессы компьютеризации в ЦБС и в городских библиотеках значительно различаются. Городская библиотека имеет единую структуру взаимодействия отделов. Построение технологической цепочки охватывает взаимосвязь информационных потоков между ними, где один отдел обработки, один - обслуживания, который подразделяется на читальные залы и абонемент, один справочно-библиографический отдел и т. д., а главное, географически все они находятся на ограниченной территории. Принципы взаимодействия центральной библиотеки, филиалов и их отделов - более сложные, поскольку организационно-функциональная структура ЦБС более разветвленная, к тому же филиалы могут находиться на значительном удалении от ЦРБ. Отдел обработки создает каталог новых поступлений, который используется всеми филиалами и их отделами обслуживания. В центральной библиотеке формируется каталог ретроспективы по тематике с учетом опыта создания ЭК ретроспективы других ЦБС, участвующих в совместных работах. Объединенный каталог книг (новые поступления и ретроспектива) активно используется филиалами, однако их сотрудники достаточно часто дорабатывают его документы с учетом специфики своих читателей (аннотации, ключевые слова), особенно в детских библиотеках. Все изменения документов из ЭК, в том числе и списание, контролируются и учитываются по четко отработанной технологической схеме.

На очереди - автоматизация отдела обслуживания, которая позволит не только регистрировать передвижение фонда, но и производить автоматизированный сбор статистических данных для анализа работы библиотеки и принятия решений по комплектованию, управлению и т. д.

Изучая результаты компьютеризации в различных ЦБС, можно выделить два пути развития. Наиболее популярный - максимальное насыщение техникой и компьютерами центральной библиотеки и отдаленная перспектива автоматизации филиалов. Следует отметить, что достаточно часто комплектование оборудованием проводится бессистемно, без привлечения специалистов в области информационных технологий и консультантов по техническим средствам. В итоге в первой попавшейся фирме (или у своих знакомых) приобретаются компьютеры подешевле, которые сразу нуждаются в модернизации, а о качестве и говорить не приходится. Конечно, есть и другие примеры, когда приобретается качественная современная техника у проверенных поставщиков, но и в этом случае автоматизация редко выходит за рамки центральной библиотеки. Следствие такого подхода - нерациональное использование современной техники (т. е. компьютера в качестве печатной машинки для подготовки все тех же бумажных карточек традиционных каталогов). В некоторых библиотеках созданные массивы данных лежат мертвым грузом на жестких дисках компьютеров в отделах обработки литературы и не используются для информационного обслуживания читателей. Эффективность автоматизированных технологий при таком подходе практически стремится к нулю.

Наша ЦБС выбрала другой путь развития - менее интенсивное, но рациональное насыщение компьютерной техникой центральной библиотеки и одновременное развитие автоматизации во всех филиалах.

Естественно, что при таком подходе особую важность приобретает проблема обучения персонала работе с новой техникой. Массовое обучение сотрудников предполагает постоянное наличие некоторого количества рабочих мест для учебной группы. Широкое внедрение компьютерной техники на многих рабочих участках стало возможным благодаря интенсивному использованию многопользовательских систем.

Логично предположить, что активное внедрение компьютерной техники в филиалах обязательно потребует больших денежных затрат. Их можно избежать, рационально используя имеющуюся и вновь приобретаемую технику. Очень важно очертить круг задач, решаемых на каждом рабочем месте. Известно, что в основном в библиотеках применяется интерактивное программное обеспечение (например текстовые процессоры, ИПС), которое требует от оператора ввода какой-либо информации с клавиатуры. При этом получается, что большую часть времени мощность компьютера используется для нагрева окружающего воздуха. Широко применяемые в мировой практике многопользовательские системы позволяют более рационально использовать технику путем организации нескольких рабочих мест на одном мощном компьютере. Вместе с этим упрощаются процедуры обмена информацией между пользователями и использования коллективных ресурсов системы. Для филиала при эксплуатации АИБС "МАРК" (НПО "Информ-система") на одном ПК класса 486DX вполне возможно организовать 4-5 рабочих мест. А выигрыш от участия филиалов огромный. Большое число обученных и заинтересованных в совместной работе сотрудников оказывает неоценимую помощь при каталогизации и росписи статей. Сочетание подготовленной рабочей силы и четко разработанной технологии дает возможность быстро и качественно наращивать информационные массивы ЦБС и эффективно производить обслуживание читателей.