Интегрированная библиотечно-информационная система ИРБИС — современное
средство для автоматизации малых и средних библиотек

Назначение

Интегрированная библиотечно-информационная система ИРБИС представляет собой типовое решение в области автоматизации традиционных библиотечных технологий и предназначена для распространения и использования в условиях средних и малых библиотек.

Что понимается под традиционными библиотечными технологиями? Это технологии, связанные с созданием, ведением и использованием электронного каталога. Именно для реализации этих технологий предназначена система, а не для автоматизации получения каталожных карточек или иных печатных форм, как порой думают, приступая к автоматизации.

Что понимается под малыми и средними библиотеками? Это условное определение, не связанное непосредственно с размерами фондов. В данном контексте под этим понимаются библиотеки, не располагающие собственными высококвалифицированными разработчиками, и те, перед которыми не стоят задачи автоматизации нетиповых, нетрадиционных технологий (например подготовка и выпуск изданий).

Но это не значит, что ИРБИС не может применяться в больших библиотеках (имеющих собственных специалистов-разработчиков и широкий круг задач по автоматизации) — в этом случае ИРБИС может послужить основой, ядром автоматизации, вокруг которого будут строиться недостающие подсистемы. ИРБИС открыт для расширения — как собственными силами пользователя, так и с помощью специалистов ГПНТБ России.

Можно считать, что ИРБИС является обобщением, типизацией многолетнего опыта ГПНТБ России в области автоматизации. С другой стороны, ИРБИС является той моделью, на основе которой реализуются новые идеи и концепции. Так, в ИРБИС полностью реализована технология циркуляции (книговыдачи), в то время как в реальной технологии ГПНТБ этого пока нет — в силу ряда организационных причин.

Говоря о системе ИРБИС как о типовой, мы прежде всего подразумеваем наличие широких возможностей при адаптации ее к условиям работы конкретной библиотеки, т. е. при передаче и установке системы может производиться ее настройка в соответствии со специфическими требованиями пользователя в достаточно широких пределах — начиная со структуры библиографического описания и кончая пользовательскими режимами работы.

Общесистемные характеристики

Поддержка произвольного количества БД, составляющих электронный каталог.

Максимальный объем одной БД — 16 млн документов.

Переменная длина полей и записей, что обеспечивает плотное хранение данных на внешних носителях.

Надежная работа в любых локальных вычислительных сетях.

Автоматизированная технология создания словарей, обеспечивающих прямой поиск по всем основным элементам библиографического описания.

Наличие средств, поддерживающих графические данные и полные тексты документов.

Полная совместимость с международными коммуникативными форматами UNIMARC и USMARC.

Наличие типового решения для создания Web-сервера с доступом к базам данным ИРБИС (предлагается как отдельный продукт).

Информационное обеспечение

Информационную основу системы составляют шесть типов БД:

• БД электронного каталога (таковых может быть несколько) — содержит полное библиографическое и технологическое (специальное) описание литературы по фонду библиотеки. Количество используемых БД электронного каталога может зависеть от организационной (технологической) структуры конкретной библиотеки и определяется самим пользователем;
• БД комплектования (CMPL) — содержит краткие библиографические сведения об изданиях, планируемых для приобретения, данные для заказа, реквизиты издающих, распространяющих и книготорговых организаций, сведения о поступающих партиях литературы;
• БД читателей (RDR) — содержит реквизиты зарегистрированных читателей и сведения о выдаче/возврате литературы;
• БД заказов (RQST) — содержит очередь текущих заказов на выдачу литературы;
• системная БД (HELP) — содержит тексты контекстной помощи и основной (встроенный) тематический классификатор системы (Рубрикатор ГРНТИ);
• БД алфавитно-предметного указателя к УДК или ББК.

Как уже отмечалось, структура БД электронного каталога основана на международном формате UNIMARC, который позволяет вести детальное и всестороннее библиографическое описание различных видов литературы. Пользователю — в зависимости от конкретных условий его работы — предлагается применять для библиографического описания детальные экранные формы (рабочие листы), реализующие структуру UNIMARC в полной мере, или простые формы, основанные на упрощенной адаптации этого стандарта.

Лингвистическое обеспечение

Система предлагает технологию автоматического формирования словарей на основе ненормированной лексики, т. е. словари по различным элементам библиографического описания — авторам, заглавиям, коллективам, ключевым терминам, кодам рубрикаторов и т. д., формируемые автоматически по мере ввода данных. Именно словари обеспечивают быстрый (не связанный с последовательным перебором) поиск информации в БД электронного каталога. В частности, ключевые слова извлекаются из всего текстового материала документов.

Естественно, система обеспечивает возможность индексирования на основе свободных ключевых терминов, предметных заголовков. Поддерживаются принятые системы тематической классификации — УДК, ББК. Допускается использование внутренних, специализированных рубрикаторов.

Система предлагает средства автоматизированного индексирования по УДК или ББК на основе БД алфавитно-предметного указателя. Соответствующие режимы в АРМ "Каталогизатор" обеспечивают работу с полным АПУ или его фрагментом (пермутационый вход) — в том и другом случае обеспечивается "навигация" по ссылкам типа "см. также". Аналогичные средства в АРМ "Читатель" предлагаются для поиска по АПУ. Пользователь имеет возможность осуществлять ведение БД АПУ, а именно изменять и пополнять ее. В исходном виде (при поставке пользователю) система содержит БД АПУ для УДК объемом около 200 записей. Полная версия БД АПУ для УДК — объемом 130 тыс. записей — предлагается ГПНТБ России как отдельный продукт.

Особое место в системе занимает Рубрикатор ГРНТИ. В полном объеме — около 8 тыс. статей — он встроен в систему и предлагается в качестве эффективного инструмента тематического поиска. Он дает возможность пользователю просто и с высокой степенью точности локализовать в политематической базе данных электронного каталога содержательную область, отвечающую его информационной потребности. Соответствующие режимы в АРМ "Читатель" и "Каталогизатор" обеспечивают простую и удобную технологию "навигации" по рубрикатору — перемещение "вверх/вниз" по уровням иерархии и по "горизонтали" в соответствии с отсылками типа "см." и "см. также" — и отбор необходимых тематических разделов для поиска или индексирования документов.

Несколько слов о тезаурусе. В типовой библиотечной системе, не ориентированной ни на какую конкретную тематику, разумеется, не может быть никакого встроенного, готового тезауруса. Но его можно встроить. Имеются две адаптации ИРБИС, связанные с встраиванием конкретных тематических тезаурусов. Это версия ИРБИС с встроенным тезаурусом по сельскому хозяйству, выполненная ЦНСХБ, и версия для медицинской библиотеки с тезаурусом MeSH, выполненная совместно с библиотекой Медицинского центра Центробанка.

Программно-техническое обеспечение

Система может функционировать в локальной вычислительной сети и на автономных ПЭВМ типа IBM PC. Имеются полная версия системы — 5 АРМ — для MS DOS и версия из 4 АРМ — "Каталогизатор", "Читатель", "Книговыдача" и "Администратор" — для Windows. В принципе начинать работу с системой можно, имея единственную ПЭВМ типа 286.

Базовым программным обеспечением системы является ППП CDS/ISIS (ЮНЕСКО). Прикладные программы для DOS-версии написаны на языках ISIS-PASCAL и Си. Версии АРМ для Windows реализованы на Delphi.

В состав системы ИРБИС входят 5 типов взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест. Остановимся более подробно на каждом.

АРМ "Каталогизатор" — рабочее место библиотекаря, выполняющего операции каталогизации и систематизации изданий, т. е. функции по формированию БД электронного каталога.

В условиях ЛВС система обеспечивает функционирование произвольного количества АРМ "Каталогизатор" с возможностью одновременного изменения/пополнения одной базы данных.

Для формирования БД электронного каталога АРМ "Каталогизатор" предлагает технологию, в которой можно выделить следующие основные характеристики:

• широкий набор рабочих листов (экранных форм), ориентированных на различные типы библиографического описания и виды изданий — начиная с аналитического описания статей и кончая периодическими изданиями;
• оригинальная технология описания журналов, которая обеспечивает с одной стороны наличие сводного описания издания в целом, включающего сведения о поступлении всех его номеров (томов), и с другой стороны — наличие описания отдельного номера, которое может содержать сведения о входящих в него статьях;
• автоматизированная технология лингвистической обработки (систематизация, предметизация, индексирование) издания, включающая аппарат тематической навигации по Рубрикатору ГРНТИ, словарю предметных заголовков;
• специальная технология копирования данных, исключающая необходимость повторного ввода при создании аналогичных библиографических описаний, в частности при обработке многотомных (продолжающихся) изданий;
• широкий набор сервисных средств ввода данных, упрощающих процесс ввода и снижающих вероятность ошибок, в частности меню-справочники, словари, вложенные рабочие листы (исключающие необходимость ввода специальных разделителей элементов данных);
• система формально-логического контроля данных на уровне как отдельных библиографических элементов, так и описания в целом, существенно снижающая вероятность ошибок в процессе ввода;
• оригинальная технология автоматической сверки на дублетность, исключающая повторный ввод в БД электронного каталога описания издания, уже присутствующего в БД;
• широкий набор выходных форм представления библиографических описаний;
• автоматизированная технология получения полного комплекта каталожных карточек, реализуемая непосредственно в процессе создания (ввода) библиографического описания.

АРМ "Читатель" — рабочее место конечного пользователя электронного каталога — предназначен для всеобъемлющего поиска в электронном каталоге, просмотра/печати найденной информации и формирования заказа на выдачу найденной литературы. В условиях ЛВС система обеспечивает возможность одновременного поиска в одних и тех же БД электронного каталога произвольного количества пользователей, т.е. обеспечивается одновременное функционирование произвольного количества АРМ "Читатель".

Основные характеристики АРМ "Читатель":

• комфортный, дружественный интерфейс, рассчитанный на пользователя, который не обладает никакими специальными знаниями в области информационного поиска;
• учет различных уровней подготовки пользователя, т.е. один и тот же результат может быть достигнут как путем выполнения последовательности простейших операций, рассчитанных на начинающего пользователя, так и за счет выполнения одной нетривиальной операции, рассчитанной на подготовленного пользователя;
• наличие широкого спектра поисковых средств, обеспечивающих быстрый (путем прямого доступа через словари) поиск в БД электронного каталога по всем основным элементам библиографического описания и их сочетаниям. Кроме того, пользователю предоставляется возможность просмотра графических данных и полных текстов (если таковые используются), связанных с найденными документами;
• возможность работы с несколькими БД, составляющими электронный каталог;
• наличие безбумажной технологии формирования заказа на выдачу литературы.

АРМ "Книговыдача" — рабочее место библиотекаря, выполняющего функции по выдаче литературы в соответствии с формируемыми заказами и ее возврату. В условиях ЛВС система обеспечивает работу с очередью формируемых заказов на выдачу в режиме реального времени, т. е. заказы, формируемые на АРМ "Читатель", автоматически поступают на АРМ "Книговыдача".

Основные характеристики АРМ "Книговыдача":

• простая и удобная технология ведения очереди заказов на выдачу литературы и фиксирования их исполнения;
• наличие оперативной — обновляющейся в режиме реального времени — информации о свободных экземплярах заказанной литературы;
• наличие оперативной — обновляющейся в режиме реального времени — информации о выданной литературе и читателях, имеющих ее на руках;
• простая технология фиксирования факта возврата литературы и освобождения соответствующих экземпляров;
• учет всех сведений о выдаче/возврате литературы в индивидуальных карточках (документах) читателей;
• возможность получения статистических сведений о функционировании книговыдачи, в частности о должниках, задолженной литературе и количестве выдач (востребуемости литературы);
• специальная технология книговыдачи на основе штрих-кодирования экземпляров.

АРМ "Комплектатор" — рабочее место библиотекаря, выполняющего функции по комплектованию и учету фондов библиотеки на основе ведения специальной БД. Обеспечивает решение следующих задач:

• по периодическим и продолжающимся изданиям —
• первичный ввод кратких библиографических данных для заказа и оформление документов подписки (абонементные карточки и листы-заказы),
• передача записи в ЭК после получения первого номера выписанного издания,
• автоматическая подготовка записи для очередного заказа на следующий подписной период;
• по непериодическим изданиям —
• ввод кратких библиографических данных и оформление документов заказа на книги и другие издания,
• отслеживание и контроль выполнения заказов,
• контроль поступления литературы в библиотеку, ввод данных для Книги суммарного учета (КСУ) о поступившей партии, получение документа для бухгалтерии,
• автоматическая передача записей на каталогизацию,
• получение других типовых выходных форм, в частности при списании и движении литературы.

АРМ "Администратор" — рабочее место специалиста, выполняющего системные операции над БД в целом, направленные на поддержание их актуальности и сохранности.

Важной особенностью системы ИРБИС является тот факт, что она постоянно совершенствуется и развивается. В настоящее время ведется разработка АРМ "Комплектатор" для Windows. Прорабатывается задача создания подсистемы МБА в рамках ИРБИС. Предлагается специальная версия системы ИРБИС — мини-ИРБИС, ориентированная на библиотеки, которые только приступают к автоматизации. В составе мини-ИРБИС три АРМ — "Каталогизатор", "Читатель", "Администратор", содержащие средства, достаточные для создания и ведения электронного каталога.

По основным показателям система ИРБИС не уступает известным зарубежным системам (таким, как ALPH, LIBER, TINLIB), в то время как стоимость ее как минимум на порядок ниже.

В системе ИРБИС в полной мере реализованы принципы и традиции отечественной технологии комплектования, каталогизации и систематизации (в отличие от многих зарубежных систем), при этом система ИРБИС имеет необходимые средства для интеграции в международные библиотечно-информационные технологии (такие, как обмен данными в коммуникативных форматах и доступ через Web).