Универсальный подход к автоматизации библиотек

Факты — вещь серьезная. И они говорят о том, что время, когда библиотеки раздумывали над вопросом, нужно ли заниматься автоматизацией, закончилось. Остался один вопрос: где взять деньги на комплектование и автоматизацию. Думаю, что сегодня практически любой библиотекарь со знанием дела оперирует сложными терминами и понятиями, которые еще пять лет назад во время 1-й Конференции "КРЫМ-94" вызывали вопросы и споры у специалистов по библиотечным автоматизированным системам.

Желание автоматизироваться у библиотек разного уровня еще более усиливается от того, что многие библиотеки достигли на этом поприще весьма ощутимых успехов и стремительно продвигаются вперед, вызывая чувство хорошей зависти у других. Действительно, время тотальной автоматизации или пересмотра ее позиций в конкретных библиотеках настало. В связи с этим у нас, автоматизаторов, имеющих достаточно высокий уровень понимания этих процессов, возникает желание оказать помощь каждой библиотеке в этом благородном деле, а для этого определить универсальный подход к процессу автоматизации традиционных технологий.

Ответив на следующие девять связанных между собой вопросов, мы получим некоторую универсальную схему, которая позволит решить главный вопрос. Вот эти вопросы:

• Где взять деньги, если бесплатно автоматизироваться не удается?
• На какую технику ориентироваться?
• Создавать свою собственную систему автоматизации или приобретать готовую?
• Если систему приобретать на стороне, то какую и где?
• Как начать составлять электронный каталог?
• Что делать со старыми описаниями на карточках?
• Оставлять или уничтожать карточные каталоги?
• Нужен ли нам Интернет?
• Для чего все это нужно?
• Попытаемся на них ответить.

Где взять деньги?

Как сказал Эдуард Успенский устами кота Матроскина: "Чтобы что-то купить, надо сначала что-то продать". И так же, как Успенский, я говорю: "Никого продавать мы не будем". И действительно, зачем?

1. Мы не используем и части тех денег, которые поступают в библиотеки по разным грантам, или используем их неразумно. Чаще всего проекты на получение грантов разрабатываются на бегу и в первую очередь нацелены на хоть какое-нибудь повышение зарплаты основным специалистам, а план работ составляется таким образом, чтобы не было отказа в получении гранта.

2. Мы не знаем, что кроме Фонда Сороса и РФФИ существует множество фондов, готовых содействовать библиотекам.

3. Мы совершенно не работаем ни с крупными, ни с мелкими предприятиями "новых русских", среди которых уже появилось довольно большое число интеллигентных и грамотных людей. Эти люди знают, что такое библиотеки, хотя бы по студенческим временам и часто готовы дать деньги на их развитие.

Следовательно, надо работать с фондодержателями и просто богатыми людьми и тогда, возможно, денег у нас будет больше. Неоценимую помощь руководителям библиотек и специалистам по автоматизации могут оказать сотрудники планово-экономических подразделений. И действительно, может быть, настала пора пересмотреть подходы к планированию и расширить их от вопросов — как потратить деньги — до вопросов — у кого их взять.

В получении грантов заключается только часть ответа на первый вопрос. Другая часть ответа лежит в том, чтобы все-таки что-то продать. А продать есть что, но об этом никто серьезно не задумывался. Любая собранная и систематизированная информация имеет неоценимую стоимость. Чаще всего такая информация в библиотеке уже есть, но она либо не обработана соответствующем образом, либо не находит своего потребителя. Если необходимая обработка — дело специалистов самой библиотеки, то сложное дело поиска потребителя можно переложить на другие плечи. И в этом смысле появление Международного библиотечного, информационного и аналитического центра (МБИАЦ) должно стать настоящей находкой для библиотек и других информационных органов, у которых нет возможности самим заниматься продвижением продуктов. Кроме того, МБИАЦ поможет решить и первую часть вопроса о деньгах, открыв дорогу партнерам Центра к фондам, действующим на территории США.

На какую технику ориентироваться?

Ответ на этот вопрос только кажется простым. Действительно, чем мощнее и дороже техника, тем она лучше и тем больше на ней можно сделать. Это так. Но тут же возникает вопрос, а для чего производить затраты, возможно, несоизмеримые с конечными результатами. Существует достаточно примеров, когда на серьезной дорогой технике не работает электронный каталог библиотеки, а используется она для подготовки в простом текстовом редакторе каталожных карточек для последующей печати их на дорогом лазерном принтере. Для этих целей можно обойтись доступной IBM/PC и матричным принтером.

При построении новой автоматизированной библиотечной системы вопрос о выборе техники практически не стоит. На мой взгляд, необходимо приобретать такую технику, которая наиболее распространена на нашем рынке. О правильности такого выбора говорит то, что именно эта техника является наиболее надежной, гарантированно обслуживается поставщиками, ее стоимость постоянно снижается. Сегодня это, как правило, персональные компьютеры на INTEL-платформе класса Pentium:

1. На технике такого уровня работает большинство пользователей вычислительных систем.

2. На эти машины существует большое количество стандартных приложений.

3. Они легко объединяются в различные локальные и глобальные вычислительные сети.

4. Большинство систем автоматизации библиотек может быть установлено как на локальной машине такого класса, так и в локальной сети таких машин.

Те же соображения могут быть высказаны для библиотек, уже начавших процесс автоматизации. Чаще всего достаточно провести разумную модернизацию парка вычислительной техники с постепенным переходом от уже устаревших IBM/PC 286, 386 или 486.

Доказано — старение техники происходит в течение 5 лет. За это время необходимо либо подготовиться к переходу на новый класс оборудования, что потребует серьезных усилий большого числа высококлассных специалистов, либо постепенно модернизировать хорошо знакомое оборудование.

Создавать свою собственную систему автоматизации или приобретать готовую?

Здесь соображения самые простые:

• если в библиотеке достаточно большой штат специалистов по автоматизации (а это не только программисты, но и технологи, лингвисты, специалисты по форматам), то на производство полнокровной системы уйдет не менее пяти лет;
• если в библиотеке небольшой штат специалистов по автоматизации, то создавать собственную систему абсолютно нецелесообразно и надо приобретать систему на стороне. На полное освоение приобретенной системы автоматизации уйдет не более года, при этом работать с системой, осваивая постепенно более сложные функции, можно практически сразу.

Если в библиотеке нет специалистов по автоматизации, то нужно серьезно задуматься над вопросом, какую систему приобретать?.

В любом случае необходимо подсчитать, какие будут произведены затраты при разработке собственной системы и во сколько обойдется приобретение и освоение готовой. По самым скромным подсчетам (если считать только скромную зарплату разработчиков) стоимость полноценной системы составит не менее 50 тыс. долларов США. Единственным плюсом здесь становится только одно — не надо задумываться над вопросом, где взять денег, так как на зарплату деньги иногда дают.

Если систему приобретать на стороне, то какую и где?

Сегодня мировой рынок заполнен системами автоматизации библиотек. Систем, разработанных западными фирмами, не менее тысячи. Кроме того насчитается примерно три десятка систем автоматизации библиотек, разработанных специалистами России, а также Украины, Белоруссии, Казахстана и других стран ближнего зарубежья. Нет смысла их перечислять, так как многие описаны в книге Я.Л. Шрайберга и Ф.С. Воройского "Автоматизированные библиотечно-информационные системы России".

Системы западного производства чаще всего имеют полный набор функций автоматизированной библиотечной системы, построены по модульному принципу и различаются, в основном, стоимостью. При этом стоимость обычно зависит от числа рабочих мест и количества записей, которые вы собираетесь поместить в базу данных электронного каталога, и бывает, как правило, высокой или очень высокой. Высокая стоимость здесь не выдумана, она просто правильно подсчитана с учетом всех составляющих себестоимости системы, выплачиваемых налогов и необходимой прибыли, достаточной для развития системы.

Конечно, высокая стоимость является недостатком системы, но не должна являться основным препятствием к ее приобретению. Если система удовлетворяет основным требованиям автоматизируемой библиотеки, то о стоимости на некоторое время можно забыть. Эти требования:

1. Говорить на языке той страны, в которой будет установлена, при этом перевод должен быть сделан специалистами библиотечно-информационного профиля этой страны;

2. Поддерживать национальные правила каталогизации;

3. Обеспечивать поддержку национального и международного коммуникативных форматов;

4. Иметь центры поддержки системы в стране, в которой будет эксплуатироваться.

Если все эти требования выполняются, то вновь надо вспомнить о стоимости системы и при этом не забыть о том, что систему необходимо поддерживать. Это означает, что за каждый следующий год эксплуатации системы с поддержкой фирмой-изготовителем придется платить от 10 до 20% от первоначальной стоимости системы.

К системам отечественного производства обычно относятся так же, как ко всем остальным продуктам отечественного производства — "свое хорошим не бывает". И совершенно напрасно. То отставание, которое наблюдалось еще 10 лет назад, сегодня почти сведено к нулю. Рынок отечественных систем сложился и бурно развивается. Мне известно не менее 5 систем, которые могут выступить на равных с западными. Эти системы отвечают уже высказанным требованиям, но при этом, безусловно, дешевле. И не потому, что хуже или разработчики не умеют правильно подсчитать их стоимость. Просто мы привыкли жить скромнее, и понимаем, что много денег у наших библиотек пока нет. Начнем жить лучше — системы станут дороже.

Кажутся привлекательными еще два обстоятельства. Первое — почти политическое. Это указ Президента России о поддержке отечественных производителей. Второе обстоятельство заключается в том, что отечественные производители учатся при разработке и распространении систем цивилизованным способам экономического общения с потребителями и конкурентами.

Как начать составлять электронный каталог?

Поиск или ожидание средств на хорошее оборудование и автоматизированную систему обычно приводят к тому, что на существующей технике ничего, кроме служебных записок или иных подобных документов, не производится.

В то же время наличие хотя бы одного компьютера в библиотеке уже позволяет начать формирование базы данных электронного каталога. Для этого необходимо подобрать из существующего разнообразия СУБД наиболее простую в освоении и при этом бесплатную или очень недорогую. Единственным основным требованием, предъявляемым к системе, должна быть возможность выгрузки данных в формат, поддерживаемый стандартом ИСО-2709, так как именно он является основой практически всех коммуникативных форматов. После этого разработать при помощи знающих консультантов-форматчиков рабочий лист ввода одного из видов изданий и начать этот вид обрабатывать. Дальше можно будет расширять виды обрабатываемых изданий и накапливать тем самым описания в базе данных, которую впоследствии можно будет перевести в любую автоматизированную библиотечную систему и превратить в электронный каталог.

Другой путь, не исключающий первого, заключается в том, чтобы использовать чужую технику для хранения своих описаний. Одним из вариантов этого пути стало участие в автоматизированных системах сводного каталога. Правда, сегодня в России реально работает только одна такая система — Автоматизированная система российского сводного каталога по научно-технической литературе (АС РСвК НТЛ). Если библиотека не имеет возможности вводить библиографические описания в базу данных сама, то может, став участником АС РСвК НТЛ, прислать описания по иностранной литературе и факты поступления по обязательному экземпляру русскоязычной литературы на рабочих листах в ГПНТБ России — головную организацию АС РСвК НТЛ и через некоторое время получить назад грамотно обработанные библиографические описания поступивших изданий.

Нет смысла в начале автоматизации при недостатке средств и техники стремиться охватить все сферы библиотечной автоматизации. Последовательное наращивание мощности автоматизированной системы себя всегда оправдает. Поэтому мне кажутся привлекательными те системы автоматизации библиотек, которые имеют облегченные версии и позволяют начать работать с малого за небольшие деньги.

Что делать со старыми описаниями на карточках?

Одним из самых модных терминов библиотечной автоматизации стал термин "ретроспективная конверсия", т. е. перевод традиционных бумажных описаний в электронную форму. Сегодня без ретроконверсии не обойтись, перевод традиционных описаний в электронную форму может служить хорошим поводом для серьезной инвентаризации фонда. В этом смысле, способ ретроконверсии, когда обрабатываются не все подряд издания, а только те, которые выдаются читателю, наверное, самый правильный. Легко можно подсчитать, в зависимости от размера фонда библиотеки и числа читателей сколько должно пройти времени до тех пор, пока можно будет избавиться от тех изданий, которые за это время ни разу не были востребованы, если, конечно, библиотека не является депозитарием.

Оставлять или уничтожать карточные каталоги?

Этот вопрос кажется очень простым. Мне думается, что не бывает библиотек без изданий. А без традиционных каталожных шкафов — бывают. Надо только, чтобы все для этого было готово: и автоматизированная система, умеющая хорошо хранить и разнопланово искать в электронном каталоге, и достаточное количество надежной техники для работы библиотекарей-библиографов и читателей, и готовность библиотечных специалистов и читателей научиться работать по-новому.

Безусловно, в больших библиотеках такой переход к полностью электронному каталогу достаточно сложен. Но небольшие библиотеки могут отказаться от ведения традиционных каталогов сразу по окончании процесса ретроконверсии.

Нужен ли нам Интернет?

Этот вопрос — почти цитата. Воспользуюсь самым модным сегодня термином для того, чтобы сказать, что подход целесообразности касается всего того нового, без чего невозможно обойтись в современной автоматизированной библиотечной системе. Будь то штриховые коды или системы охраны изданий и многое другое. Не следует стесняться того, что у вас в библиотеке нет новомодных наворотов — они рано или поздно будут. Надо стесняться того, что у вас есть Интернет, но нет ни одной записи в электронном каталоге. Это означает, что вы не стремитесь к автоматизации, а только показываете, что как будто ею занимаетесь.

Для чего все это нужно?

Нужно все это только для одного. Для того, чтобы библиотеки могли еще лучше обслуживать своих читателей, постепенно превращаясь в самые передовые информационные центры.