УДК 025.2

В конце 1998 г. произошло исключительно важное событие в жизни российских библиотек, равное по своему значению, может быть, принятию Федерального закона "О библиотечном деле" - наконец утверждена новая "Инструкция об учете библиотечного фонда" (приказом министра культуры Российской Федерации № 590 от 2.12.1998 г.). Принятию Инструкции предшествовала длительная и кропотливая работа. Основное бремя в ней было возложено на Российскую государственную библиотеку. Но мне кажется, что и роль Российской национальной библиотеки в подготовке Инструкции неоспоримо значительна. Работа над Инструкцией велась с 1994 г. За эти пять лет сектор библиотечного фондоведения РНБ в сотрудничестве с рядом других подразделений библиотеки подготовил 4 отзыва на каждый из очередных вариантов проекта Инструкции, настаивая на собственной концепции Инструкции в целом и ряда принципиальных ее положений.

Основным достижением следует считать распространение действия Инструкции на все виды библиотек, независимо от их ведомственной подчиненности. Первые проекты, основанные на выполнении проектного задания Министерства культуры РФ, ограничивали ее действие только кругом ЦБС (т.е., по существу, массовыми библиотеками муниципального подчинения).

Много усилий потребовалось для того, чтобы доказать необходимость и право библиотек на отражение в учете всех реально существующих причин исключения литературы из библиотечных фондов, разделение учета на причины исключения и дальнейшие "пути следования" исключенной литературы.

Благодаря научным исследованиям и рекомендациям сектора библиотечного фондоведения РНБ в области нормирования недостачи в библиотечных фондах, разработчики Инструкции ввели пункты, обеспечивающие право библиотек на установление норм недостачи в зависимости от местных условий.

Главное достоинство новой Инструкции (и это в немалой степени заслуга ее разработчиков) состоит в сочетании принципов обязательности и разрешительности, обеспечивающих гибкость учета, возможность детализации, определенную свободу действий в зависимости от статуса библиотеки, структуры фондов, организационно-технических возможностей, применения современных информационно-технологических средств.

Данная консультация ориентирована на вопросы, собранные Ленинградской областной библиотекой среди работников централизованных библиотечных систем области и ряда других библиотек. Оценка актуальности этого круга вопросов библиотекарями Томска и Томской области показала, что в нем довольно полно отражены проблемы, интересующие библиотекарей и других регионов России. Наибольшую сложность библиотекари усматривают в переоценке документов в условиях инфляции, в материальной ответственности библиотекарей за недостачу в фондах, в учете причин выбытия литературы из фондов и некоторых других областях учета.

* * *

Ответ. Новая Инструкция об учете библиотечного фонда обязывает применять к исключаемым из фонда документам переоценочные коэффициенты или рыночную стоимость (п. 9.13). В Инструкции (прил. 8) помещена форма списка, прилагаемого к акту о списании, где имеется графа "Коэффициент переоценки".

Технологическая трудность переоценки заключается в том, что к частям фонда, сформированным в разные периоды, в связи с изменениями уровня инфляции применяются различные коэффициенты переоценки, а к некоторым частям фонда - несколько коэффициентов, установленных очередными постановлениями Правительства о переоценке. В 1992 г. балансовая стоимость книжных фондов библиотек, приобретенных до 1991 г., увеличена в 36 раз, а приобретенных в 1991 г. - в 15 раз (Постановление Правительства РФ № 595 от 14 авг. 1992 г.).

В 1993 г. в 29 раз увеличена балансовая стоимость этой же категории фондов, приобретенных до второго полугодия 1992 г., в 21 раз - приобретенных во втором полугодии 1992 г., в 8 раз - приобретенных в первом полугодии 1993 г. и, соответственно, в III и IV кварталах 1993 г., - 2,7 и 1,4 раза.

В 1994 г. переоценка коснулась книжных фондов библиотек, приобретенных до 1994 г. (коэффициент в пределах 1,7-3,2), и приобретенных в 1994 г. - поквартальные коэффициенты: 1,5-2,5; 1,3-1,9; 1,2-1,5; 1,1-1,2.

Перечень коэффициентов, введенных Правительством в 1995 г. (Постановление № 1148 от 25 нояб. 1995 г.), опубликован, например, в справочнике "Библиотека и закон" (М.: Либерея, 1996. Вып. 1. С. 160) в виде таблицы (табл. 1). Она может быть использована при переоценке конкретных изданий, исключаемых из фонда, только в сочетании с исходными данными предыдущих постановлений.

Таблица 1

(коэффициенты пересчета для определения их восстановительной
стоимости на 1 янв. 1996 г.)

Наконец, в результате деноминации денежной массы и изменения масштабов цен (Постановление Правительства Российской Федерации от 18 сент. 1997 г. № 1182 "О проведении мероприятий в связи с изменением нарицательной стоимости российских денежных знаков и масштаба цен" // Собрание Законодательства Российской Федерации. 1997. № 38, ст. 4389) балансовая стоимость книжных фондов библиотек уменьшена в 1000 раз, т.е. коэффициент переоценки равен 0,001.

Если балансовая стоимость всего фонда изменена, как того требовали перечисленные постановления, то соответствующей переоценке подлежат все исключаемые из фонда отдельные документы. Коэффициенты переоценки, применяемые к отдельным изданиям, должны соответствовать коэффициентам изменения балансовой стоимости соответствующих частей фонда.

Ответ. Вопрос не состоит в том, нужно или не нужно было проводить деноминацию. Постановление Правительства Российской Федерации подлежит выполнению. Каким образом это следовало сделать, оговорено в приказе Министерства финансов Российской Федерации от 31 окт. 1997 г., № 76н. В приложении к приказу помещен "Порядок пересчета статей бухгалтерского баланса в связи с изменением нарицательной стоимости российских денежных знаков и масштаба цен". В пункте 3 "Порядка..." сказано: "...Образующиеся дробные части и копейки должны быть округлены до целой копейки. Если дробная часть копейки менее полкопейки, то она отбрасывается...". И далее п.4: "В случае, когда при пересчете (уценке) в результате округления стоимость отдельного инвентарного объекта, наименования запасов и др. (экземпляра документа. - В.Ш.) оказывается нулевой <...>, то их следует принять к бухгалтерскому учету по условной цене 1 копейка". (Полный текст "Порядка..." помещен в "Служебных и нормативных материалах" Минкультуры Российской Федерации. 1998. Вып. 1. С. 30-32. - Это издание рассылается Министерством по всем центральным библиотекам республик, краев и областей.)

Ответ. Книга, балансовая стоимость которой к моменту деноминации определялась в 300 руб., должна быть уценена в 1000 раз и стоить 0,3 руб. (30 коп.). Книга с балансовой стоимостью к моменту деноминации 1 руб. должна быть уценена до 0,1 коп., а эти 0,1 округлены до 1 коп.

Естественно, новые "стоимости" книг, находящихся в библиотечных фондах или исключаемых из фондов, вызывают недоумение библиотечных работников, поскольку возникает иллюзия обесценивания отдельных документов и всего библиотечного фонда. Но следует иметь в виду, что понятие обесценивания правомерно употреблять в тех случаях, когда общий уровень цен на все товары в среднем остается постоянным, в то время как резко падает цена на отдельные товары или услуги. Деноминации подверглись не только библиотечные фонды, но и все виды материальных и финансовых ресурсов, так что сохранились пропорции между стоимостями разных видов ресурсов. Точно так же должны сохраняться пропорции между деноминированной балансовой стоимостью библиотечного фонда в целом и стоимостью каждого отдельного документа в составе фонда.

Ответ. При оформлении списков исключаемых изданий коэффициент, проставляемый рядом с конкретным изданием, должен соответствовать коэффициенту, примененному к балансовой стоимости части фонда, приобретенной в соответствующий период. Этот коэффициент представляет собой произведение всех коэффициентов, относящихся к периоду приобретения.

Балансовая стоимость части фонда, скомплектованной в период до 1981 г. (в 1980 г. и ранее), в 1996 г. должна увеличиться в 36x 29x ... раз. Обратите внимание, что в постановлениях Правительства 1994-1995 гг. даны интервалы значений, так что библиотека имела возможность самостоятельно выбрать необходимый коэффициент для изменения балансовой стоимости всего фонда в целом.

Например, библиотека избрала вариант переоценки по минимальным значениям коэффициентов. В таком случае, балансовая стоимость той части фонда, которая скомплектована до 1980 г. и в 1980 г., должна быть увеличена с 1 янв. 1996 г. в 36x 29x 1,7x 1,1 = 1952,28 раза, а после деноминации уменьшена в 1000 раз. Соответственно, если в 1999 г. исключается издание, приобретенное в 1980 г. или ранее, рядом с ценой его фактического приобретения проставляется коэффициент 1,95228.

Если избраны максимальные значения коэффициентов, то итоговый коэффициент изменения балансовой стоимости части фонда, скомплектованной в 1980 г. и ранее, составляет 36x 29x 3,2x x 3,2 = 10690,56. После деноминации балансовая стоимость этой части фонда уменьшается в 1000 раз. Поэтому с номиналом издания, приобретенного в 1980 г., должен быть проставлен коэффициент 10,69056.

Поскольку в список включаются издания, приобретенные в разные периоды, итоговые коэффициенты переоценки принимают разные значения. Чтобы не вычислять нужный коэффициент каждый раз применительно к конкретному изданию, рекомендуем воспользоваться сводной табл. 2, где указаны итоговые коэффициенты в зависимости от двух уровней переоценки балансовой стоимости всего фонда: максимального и минимального.

Таблица 2

(величина коэффициента на 1 янв. 1998 г.)

Ответ. Вопрос "немного" запоздалый в отношении переоценки, произведенной в прошедшие годы, но надо иметь в виду, что возможна очередная переоценка в ближайшем или отдаленном будущем. К сожалению, у меня нет сведений о практических решениях библиотек и бухгалтерских работников в выборе того или иного уровня переоценки в те годы, хотя в свое время давались устные рекомендации по избранию максимального уровня независимо от типа библиотек или категории документных фондов.

Можно предположить, что установление интервальных значений коэффициентов преследовало цель отразить в балансовой стоимости фондов различную культурно-историческую и информационную ценность составных частей фондов. Инструкция по библиотечному учету не дает на сей счет никаких указаний, и я полагаю, что и не должна давать, поскольку данный предмет относится не к библиотечному, а к бухгалтерскому учету. Технологически это возможно лишь при условии, что балансовый учет, который ведут бухгалтерские подразделения, отражает раздельно стоимость частей, разграниченных по аспектам, перечисленным в п.10.2. Инструкции: фонды наиболее ценные, просто ценные, редчайшие и прочие. Но эта классификация относится к срокам проверки фондов, а не к применению максимального, среднего или минимального уровня переоценки. Применение того или иного уровня переоценки в установленных Правительством пределах является прерогативой библиотеки, ее учредителей.

Ответ. По моему мнению (как и по мнению многих библиотечных работников - руководителей и практиков), балансовая стоимость библиотечного фонда далеко не отражает его реальной рыночной стоимости. Традиционно сложился некий порядок бухгалтерского учета библиотечных фондов (он зафиксирован в целом ряде переизданий Положений о бухгалтерской отчетности). В соответствии с этим порядком в число основных непроизводственных фондов входят только книжные фонды библиотек, включая брошенные. Стоимость периодических изданий (в основном журналов и газет) в балансовой стоимости фонда не отражена (а ведь известно, что использование читателями изданий этого типа составляет львиную долю книговыдачи). Известно также, что аудиовизуальные документы расцениваются подчас как малоценный инвентарь, независимо от их содержания и информационной ценности, и не отражаются в балансовой стоимости библиотечного фонда. Наконец, значительная часть обменных фондов библиотек состоит из изданий, стоимость которых исключена из балансовой стоимости.

В связи с этим ряд специалистов библиотечного дела указывает, что учет балансовой стоимости книжных фондов библиотек представляет собой анахронизм: музейные коллекции, например, не подлежат учету по их балансовой стоимости.

Балансовая стоимость задает минимальный уровень оценки и служит ориентиром для оценки конкретных документов в ряде особых ситуаций (списание, расчеты с читателями, утратившими документы, недостача, страхование отдельных документов и их собраний). В случае отмены учета балансовой стоимости книжных фондов библиотек (это возможно лишь по правительственному постановлению) останется практическая необходимость оценки конкретных документов в ряде ситуаций, перечисленных выше. Минимальный уровень переоценки документа должен быть задан его ценой в момент приобретения, скорректированной при помощи правительственных коэффициентов переоценки. После этого должна быть определена и реальная рыночная цена документа на момент переоценки.

Представляется, что задача библиотечных работников - правильная организация точного библиотечного учета всех видов документов, всех видов фондов в составе библиотеки. Проблема балансовой стоимости библиотечных фондов выходит за черту чисто библиотечных проблем.

Ответ. Реальную рыночную цену затрагивают пп.1.16 и 9.13 Инструкции. Комиссия по списанию вправе применить рыночные цены к утраченным документам, а для их определения привлекает экспертов, использует материалы книжных аукционов и ярмарок, опыт переоценки в других библиотеках, рекомендации научно-методических центров. Рыночная цена документов, аналогичных утраченным, складывается на основе взаимодействия разнородных факторов (предложение-спрос, конкуренция, платежеспособность и др.). К этому можно добавить, что чаще всего следует ориентироваться на те цены, по которым приобретается литература в порядке текущего комплектования. Если утраченные издания или их аналоги относятся к антиквариату, учитывается уровень цен в соответствующих магазинах. Небесполезной окажется и информация о ценах, по которым приобретается соответствующая литература в других библиотеках, особенно в национальных, крупных научных универсальных, отраслевых и специальных. Для этого составляются соответствующие запросы от имени комиссии по списанию.

"Реальная" рыночная цена одних и тех же товаров не всегда одинакова в разных местностях и колеблется в зависимости от экономической ситуации в регионах, поэтому необходимо ориентироваться на тот уровень цен, который складывается в местах возможной реализации "утраченных" изданий или их аналогов. При этом работа по обеспечению сохранности фондов в библиотеках должна быть организована на таком уровне, чтобы исключить возможность утраты особо ценных, редких изданий и необходимость определять их "реальную рыночную цену" с "привлечением материалов аукционов и ярмарок".

Ответ. Необходимо исходить, во-первых, из восстановительных коэффициентов стоимости (табл. 2), во-вторых - из деноминации, в-третьих - из реальной рыночной стоимости утраченных изданий на момент их фактической замены или денежного возмещения ущерба, в-четвертых - из некоторой дополнительной наценки, отражающей стоимость библиотечно-библиографической обработки утраченного экземпляра, издержки на операции по комплектованию, хранению, каталогизации, замене и т.п. Как показывает практика, реальная рыночная стоимость изданий, аналогичных утраченным, значительно превышает восстановительную (по коэффициентам). Итоговая сумма должна превышать реальную рыночную стоимость утраченной книги благодаря наценке.

Ответ. Переоценка в соответствии с правительственными коэффициентами должна быть осуществлена при любой причине исключения. Это необходимо для точного учета балансовой стоимости фонда. В случае недостачи, утраты читателем, хищения, гибели документов в результате аварийных ситуаций переоценка включает также установление реальной рыночной цены документов.

Ответ. Суммарные издержки библиотеки, состоящие в затратах труда и расходных материалов в ходе библиотечно-библиографических процессов, представляют собой величину, зависящую от соотношения разных видов затрат и ряда других показателей. (В эти затраты как частный случай входят издержки на напоминания о возврате, телефонные переговоры, заказные письма и т.п.) Изменение издержек на какую-либо одну операцию мало влияет на общий результат в абсолютном выражении. Целесообразно опираться на определенный процент наценки по отношению к цене книги (табл. 3).

Таблица 3

(в зависимости от реальной рыночной цены утраченного документа)

При переоценке утраченной книги желательно учитывать и степень ее физического износа, так что определенная скидка с рыночной цены как бы подразумевается. Кроме того, библиотекарь не может не учесть и фактор устарелости издания, отсутствие спроса (в той или иной мере). Абсурдным является требование в полной мере возместить ущерб при утрате экземпляра издания, который по всем параметрам должен быть включен в акт на исключение по причине полной устарелости или крайней ветхости, и целесообразно сделать определенную скидку, оформив ее актом. Тем не менее библиотека предъявляет иск читателю и в этом размере, в противном случае бухгалтерия будет вынуждена уменьшить на соответствующую сумму статью расходов на комплектование фонда.

Как видно из табл. 3, относительная величина издержек плавно уменьшается по мере роста цены утраченных книг.

Ответ. Экономической целесообразности во взыскании 10-кратной стоимости книги не было в момент узаконения этого требования, нет и сейчас. Это показывают расчеты на основе анализа экономико-математического моделирования библиотечных операций. (Шилов В.В. Численные задачи управления текущим комплектованием библиотечных фондов: Постановка и решение. Л., 1991.) В не столь отдаленные времена государственная политика в области ценообразования диктовала тиражность и номиналы ряда категорий изданий с учетом их социальной значимости, а не реальной стоимости или массового спроса. 10-кратная стоимость была фактором морального устрашения недобросовестных читателей, которые в условиях всеобщего дефицита комплектовали личные собрания за счет государственных библиотек.

Юридически грамотным видится требование предъявить документ, удостоверяющий официальную регистрацию читателя как безработного. Проще всего составить акт о невозможности взыскания с читателя задолженности; бухгалтерия спишет необходимую сумму с комплектования.

Ответ. Инструкция не регламентирует подобные случаи, поскольку регистрация документов (приходных ордеров) осуществляется в бухгалтерии. В библиотеке нецелесообразно для этих целей заводить особую форму учета, можно воспользоваться "Тетрадью учета документов, принятых от читателей взамен утерянных" (прил. 4 Инструкции). В графе "Автор, заглавие..." ("Сведения о принятых документах") можно указать № приходного ордера, а в соседней графе - принятую от читателя сумму.

Ответ. Подходы РНБ по расчетам нормативов на недостачу в библиотечном фонде подробно изложены в ряде работ и должны быть хорошо известны библиотекарям по нашим публикациям. Предельный размер недостачи устанавливается в зависимости, во-первых, от размера книговыдачи за период со времени последней проверки фонда, во-вторых, от средней цены недостающих документов. Таким образом, учитываются и требование к сбережению ресурсов, и нагрузки на фонд, на библиотекаря. Чем больше книговыдача, тем больше абсолютный размер списания. Чем дороже утраченные книги, тем меньше их разрешается списать.

Материальная ответственность работника библиотеки, в чьи обязанности входит обеспечение сохранности фонда и чья вина конкретно не доказана, наступает при условии, если фактическое число недостающих изданий превышает нормативное. Величину материальной ответственности целесообразно определять относительно разницы между общим и нормативным размерами недостачи. Кроме книговыдачи и цены изданий, мы ввели в расчет особый нормативный коэффициент k, величина которого определяется соотношением разного рода внутрибиблиотечных затрат на работу с изданием. В пособии РНБ 1989 г. "Формирование и использование книжных фондов ЦСБ" (с. 119-123) приведен коэффициент 0,18929:100, отражающий уровень цен и затрат, существовавший на конец 1980-х - начало 1990-х гг. Последовавшая вслед за тем инфляция и изменение масштаба цен вынудили пересчитать величину коэффициента без изменения созданной ранее модели расчета, и здесь мы приводим скорректированное значение:

или 0,1977:10, или 1,977-Е2 (столь необычная форма изображения числа использована для удобства сравнения старого и нового значений коэффициента).

Расчет допустимого размера недостачи производится по формуле:

Отношение k/Цена издания можно представить как p - нормативный процент к размеру книговыдачи для исчисления допустимого числа недостающих экземпляров в пределах суммы, ограниченной коэффициентом k. Легко заметить, что в денежном выражении размер недостачи не зависит от цены недостающих экземпляров документов и при данных размерах книговыдачи остается постоянным.

В этом случае можно воспользоваться табл. 4, в которой помещены значения норматива (в процентах от книговыдачи) в зависимости от цены изданий в пределах от 10 до 215 руб. Полагаем, что издания с достаточно высокой ценой по определению не могут войти в число пропавших по неизвестным причинам, так как должны находиться под особым наблюдением библиотекаря (на особом режиме хранения и доступа).

(Пример. Средняя цена недостающих документов (с учетом их реальной рыночной стоимости в момент проверки фонда) Си = 50 руб. Общий объем книговыдачи из проверяемого фонда за период от момента последней проверки Wфакт = 370 000. По табл. 4 нормативный процент p = 0,0395. Допустимый размер недостачи составляет в денежном выражении 370700x 0,01977/100 = 7328,74 руб, а в экземплярах: 370700x 0,0395/100 = 146 экз., или, что то же самое, 7328,74/50 = 146 экз.)

Таблица 4

Ответ. Это относится к наделению библиотеки подобным правом, а не к возложению обязанности. Однако, если подобный документ создается, он должен быть утвержден учредителем и согласован с собственником имущества (если самостоятельность библиотеки в этом вопросе не предусмотрена ее уставом).

Ответ. Необходимость в объяснительной записке после проверки фонда возникает лишь в случае недостачи. Записка должна содержать анализ организации работы структурного подразделения за период с момента последней проверки. Цель анализа - констатировать уровень соответствия управленческих решений, действий сотрудников библиотеки (отдела) необходимым и возможным в данных условиях мерам по обеспечению сохранности фонда и поддержанию должного уровня культуры и качества обслуживания. В записке можно перечислить те или иные меры, которые принимались (или не принимались) библиотекой, например обращения в высшие инстанции и др.

Проект записки целесообразно составлять руководителю библиотеки (отдела); но поскольку ее подписывают все члены комиссии, то формально и по существу ее составителями являются члены комиссии во главе с председателем. Не возбраняется составление записки с особым мнением, в случае если кто-либо из членов комиссии (в их числе может быть и заведующий данной библиотекой, отделом) не согласен с мнением остальных.

Ответ. Структура списка должна подчиняться факту переоценки: описания исключаемых из фонда документов группируются по периодам их приобретения так, чтобы один и тот же коэффициент переоценки относился к группе исключаемых документов. Группировка описаний документов в списке позволяет не только экономить время и труд на простановке одинаковых коэффициентов переоценки (необходимый коэффициент можно проставить единожды в отношении группы документов). Главное достоинство группировки проявило себя в том момент, когда произошла деноминация денежной массы (с 1998 г. все цены, в том числе и балансовые стоимости фондов, уменьшены в 1000 раз).

Собрав описания документов, поступивших в библиотеку в определенный период, в отдельную группу, сначала суммируйте их цены на момент приобретения. Полученную сумму необходимо умножить на соответствующий коэффициент переоценки (максимальное или минимальное значение). Этот прием избавит вас от печальной необходимости проставлять в списке против некоторых изданий "странные" цены вроде одной округленной копейки.

И еще: требуется помнить, что данная процедура проделывается специально для точного отражения балансовой стоимости в бухгалтерской отчетности путем снятия соответствующей суммы с балансовой стоимости. При расчетах с читателями принимаются во внимание дополнительные соображения (рыночная цена и наценка).

Ответ. Коэффициенты переоценки в списке к акту об исключении проставляет тот, кто составляет данный список. Как правило, это лицо, материально ответственное за сохранность данного фонда, руководитель соответствующего структурного подразделения, в чьем ведении находится фонд, в чьем фонде находятся (находились) исключаемые документы. Разумеется, составление списка может быть поручено сотруднику данного структурного подразделения, данной библиотеки-филиала. Подписи членов комиссии по списанию удостоверяют правильность списка, факт рассмотрения акта на заседании комиссии, но это не означает, что они обязаны составлять список или вписывать в него отсутствующие данные. Сам по себе данный вопрос возник, вероятно, по той причине, что составитель списка не располагает необходимой информацией о коэффициентах переоценки, а может быть, затрудняется в способе их применения, поэтому мы рекомендуем распространить табл. 2 по всем структурным подразделениям и филиалам библиотеки.

Ответ. П. 10.3. Инструкции говорит о необходимости отработки и закрепления определенной методики проверки. Подразумевается, что такая методика удобна для проверки в условиях данной библиотеки, организации ее фондов и т.п. Методику можно отразить в каком-либо регламентирующем документе (инструкция, указания) внутрибиблиотечного значения. Цель - подробное описание операций в процессе проверки, их унификация, закрепление рациональных приемов, обучение сотрудников и т.д., и т.п. В подобном же документе желательно отразить и принципиальные моменты: например, основные требования к обеспечению сохранности фонда в условиях открытого доступа и др.

Ответ. Нет, не имеет. Но... Обратите внимание, что Инструкция устанавливает сроки проверки в зависимости от категории фондов в аспекте их культурно-исторической и информационной ценности. Отнесение своих фондов к той или иной категории - прерогатива библиотеки, закрепленная в ее уставе. Особенно важен этот момент ввиду относительности категорий ценности и редкости документов. Разумеется, определяя ценность фонда в целом или его части, следует руководствоваться рекомендациями научно-методических центров, официально установленным статусом фонда, статусом библиотеки, зафиксированным в ее уставе.

Ответ. Да, имеет, если это не обязательные экземпляры документов, которые библиотека должна хранить постоянно в соответствии с федеральным или региональным законодательством об обязательном экземпляре документов.

Смысл установления сроков хранения заключается в оптимизации работы по обновлению фондов, рационализации работы по изучению их использования, обеспечении надежности решений по исключению из фондов неиспользуемой или редкоиспользуемой литературы. Зная, что срок хранения той или иной категории изданий еще не кончился, библиотекарь займется решением вопроса о вторичном отборе документов, для которых минимальный срок хранения истек. Сроки хранения целесообразно отразить в какой-либо внутрибиблиотечной (внутрисистемной) регламентирующей документации. Возможен также вариант введения специального раздела в профиль комплектования.

Разумеется, определение самих сроков должно быть предметом серьезного научного анализа. Целесообразно руководствоваться рекомендациями научно-методических центров, основанными на специальных исследованиях, обобщающих достаточно представительные данные (пособие "Формирование и использование книжных фондов ЦБС: Метод. рекомендации / РНБ. Л., 1989. С. 57. Таблица "Минимально необходимые сроки хранения отраслевой литературы в БФ ЦБС").

Ответ. Полагаю, что требует некоторой детализации отражение в суммарном учете такой общей причины, как "утрата". По п.9.1 Инструкции, в акте об исключении должны быть указаны конкретные обстоятельства утраты (в качестве возможных перечислены 6-7 ситуаций). Большинство этих ситуаций отражает некоторые экстремальные состояния, которые в каждой конкретной библиотеке не мыслятся в качестве имеющих постоянный характер. Однако в достаточно большой системе библиотек эти ситуации расцениваются как регулярно повторяющиеся и образующие значительную долю выбывающей литературы в общем массиве. Регулярно действующим фактором, к тому же непосредственно связанным с основной функцией библиотеки - обслуживанием, является утрата книг читателями. Недостача и по существу, и по форме также является регулярно действующим фактором: отсутствие изданий в фонде по неустановленным причинам фиксируется в результате плановых проверок. Необходимо иметь в виду и характер этой причины, прямо связанной с материальной ответственностью библиотекаря и оказывающей систематическое глубокое воздействие на морально-психологическое состояние библиотечных работников. В книге суммарного учета под рубрикой "Утрата" представляется необходимым дифференцировать основные обстоятельства утраты как самостоятельные причины (в особенности недостачу и утрату читателями).

О причине "дублетность". Наличие нескольких экземпляров тех или иных документов в библиотечных фондах - закономерное и естественное явление. Как правило, число экземпляров конкретных документов подбирается в процессе текущего комплектования в расчете на своевременное удовлетворение читательского спроса в зависимости от актуальности документа и др., для образования страхового (резервного, архивного фонда и т.п.). С течением времени активность спроса уменьшается и образуется избыточная экземплярность. К этому избытку и следует относить причину дублетности.

О причине "устарелость". Исключать документы из фонда по этой причине следует предельно осторожно. Пока издание используется читателями, его нельзя считать устаревшим. Понятие редко- или малоиспользуемых изданий здесь неприменимо. Точно так же нельзя механически относить к устаревшим документы, не используемые в данной библиотеке. Многие издания, утратившие в некоторых аспектах информационную ценность с точки зрения той или иной категории пользователей, сохраняют ценность в культурно-историческом отношении. Поэтому состав документов, исключаемых по причине "устарелость" из фондов разных библиотек, может значительно различаться. За более подробными рекомендациями мы отсылаем к пособию "Формирование и использование книжных фондов ЦБС: Метод. рекомендации (РНБ. Л., 1989. С. 52-58. Раздел "Уменьшение спроса и устарелость").

О причине "непрофильность". Достаточно редкая причина исключения литературы из фондов библиотек. В процессе текущего комплектования приходится иметь дело с литературой, поступившей без заказа или сверх заказа, не соответствующей профилю библиотеки. Если не удалось вернуть ее поставщику, она должна быть принята на баланс и тут же передана в обменный фонд по причине непрофильности. Подобное разрешение ситуации одинаково как для покупной литературы, так и для литературы, поступившей в дар.

Еще более редкий случай, когда фонды библиотеки перепрофилируются, что связано с изменением профиля деятельности учреждения, которое библиотека обслуживает, являясь его структурным подразделением.

Наконец, возможна ситуация, возникающая в результате объединения библиотек, когда фонды одной библиотеки ставятся на баланс другой. Если при ликвидации одной из этих библиотек не удалось распределить, продать, списать принадлежащие ей фонды, эту работу приходится выполнять библиотеке-воспреемнице фондов. Естественно, она оставляет у себя часть фондов, соответствующих профилю, а остальную литературу исключает в качестве непрофильной.

Ответ. Традиционно сложившийся порядок распоряжения литературой, исключаемой из библиотечных фондов, предусматривает как наиболее часто используемые три варианта: передача, продажа и списание (организация уничтожения) документов. Надо признать, что в определении судьбы исключаемых документов Инструкция не совсем точна. Попытаемся это показать.

Продажа документов. В п.9.10 записано: "Продажа списанных из фонда библиотеки документов...". Подразумевается, что списание из фонда предшествует продаже. Но в "Положении об организации продажи неиспользуемых книг и других произведений печати из фондов библиотек..." (утв. МК РФ 22 окт. 1993 г. приказом № 649) говорится о продаже неиспользуемых произведений печати "с последующим исключением из фондов библиотек" (выделено мною. - В.Ш.). И это принципиально правильно: если в продажу передается списанная литература, она некоторое время находится как бы в бесхозном состоянии; а решение об утилизации может быть принято после попыток продать литературу. Наконец, момент ответственности за судьбу материальных ценностей: пока документ числится за каким-либо структурным подразделением, оно вынуждено принимать все возможные меры для принятия окончательного решения.

Безвозмездная передача и книгообмен. Неточен здесь и п.9.9. Инструкции: "Документы, исключаемые как непрофильные и дублетные, могут быть безвозмездно переданы в порядке книгообмена в другие библиотеки..." (выделено мною. - В.Ш.). Книгообмен не может быть безвозмездным по определению. Но существуют две формы книгообмена: эквивалентный и на неэквивалентной основе (по договоренности между партнерами по обмену). Помимо книгообмена возможна безвозмездная передача литературы из одной библиотеки в другую - она расценивается как дар библиотеке, нуждающейся в помощи при комплектовании фондов.

И еще один вариант, более или менее редкий, но очень важный с корпоративной точки зрения. Об этом следующий вопрос.

Ответ. Выделим суть вопроса: исключение из фонда "по причине дарения". Если речь идет просто о непрофильной, дублетной, неиспользуемой литературе, то дарение нельзя считать причиной исключения.

Передача какого-либо документа в другую библиотеку в порядке взаимопомощи в комплектовании при отсутствии других оснований для исключения литературы из фондов библиотеки-дарителя (непрофильность и т.п.). В этом смысле необходимость оказания помощи в комплектовании фонда другой библиотеки является первопричиной исключения (не отраженной в Инструкции), а безвозмездная передача - способом распределения.

Что касается безвозмездной передачи исключаемой литературы частному лицу, то этот путь не является законным. (Мы не касаемся тех случаев, когда библиотека приобрела документы, относительно которых впоследствии стало известно, что они похищены у третьего лица - это относится к судебному разбирательству.) Известна практика дарения частным лицам (почетным гостям, заслуженным библиотечным работникам) изданий, в подготовке которых принимала участие библиотека. Но каждый такой случай оформляется соответствующим актом, записью в регистрационной книге, имеющей статус официального документа внутрибиблиотечной работы.

Ответ. Да, должны действовать, и не только по вопросам списания. Трудность ситуации состоит в том, что в течение многих лет библиотекари указывали в качестве причины исключения литературы из фондов... передачу в обменно-резервный фонд собственной библиотеки. Кроме того, многие библиотеки, принимая литературу из других библиотек или учреждений, не ставили ее на баланс, а оставляли в обменном фонде для последующего решения вопроса о ее распределении. Таким образом, многие обменно-резервные фонды в значительной своей части не находятся на балансовом учете и не отражены в общем суммарном учете фондов библиотеки. Тем не менее вести суммарный учет обменного фонда (хотя бы и в таком состоянии) по всем трем частям совершенно необходимо. Что касается индивидуального учета литературы в составе обменно-резервного фонда, то он мыслится прежде всего на основе актовой системы (поскольку литература передается в фонд по акту).

Ответ. Иная цена документа - не основание считать его другой учетной единицей. В вопросе использован неточный термин "повторное издание". Следует различать переиздания (это новое название во всех случаях), допечатки тиражей и вторые заводы (когда тираж выпускается частями). В практике Российской национальной библиотеки допечатки и повторные заводы считаются новым названием в случае, если изменен год выпуска издания в свет, не говоря уже об остальных выходных данных.

Ответ. П.3.2 Инструкции относится к федеральным и региональным библиотекам, получающим бесплатный обязательный экземпляр. Если региональное законодательство допускает возможность получения муниципальными библиотеками местных бесплатных обязательных экземпляров тех или иных документов, то, естественно, обязателен их отдельный учет как документов, подлежащих постоянному хранению.

Ответ. Вопрос только представляется элементарным. Возможно, за ним стоит более серьезная проблема: использование современных автоматизированных средств индентификации документов с помощью штрихового, магнитного (контактного или бесконтактного) кодирования. Введение в код признаков, обозначающих принадлежность к фонду, статус документа, источник его приобретения и т. д., практически снимает проблему дифференцированного учета на традиционных носителях учетной документации.

Ответ. Инструкция (п.11.3, рубрика "Описи инвентарных номеров") не дает такого права и требует постоянного хранения инвентарных книг и соответствующих им документов вплоть до ликвидации библиотеки. Я могу высказать только свое мнение по этому поводу. Инвентарные книги - это документированная история формирования фонда данной библиотеки. Известны редкие, но знаменательные случаи, когда единственная запись в инвентарной книге помогала удостоверить существование документа, составившего национальную гордость (вспомните историю с записью в монастырской книге о продаже летописного свода, содержавшего список "Слова о полку Игореве"). Подобные факты заставляют усомниться в правомерности списания и уничтожения всех подряд инвентарных книг, даже если библиотека ликвидируется. Однако нельзя разумные соображения доводить до абсурда. Вероятно, надо решать проблему на уровне организации фондов - таким образом, чтобы на редкие, наиболее ценные фонды, коллекции документов-памятников культуры и истории велась отдельная учетная документация. Тогда инвентари, отражающие записи о документах, издаваемых массовыми тиражами и сохраняемых постоянно в депозитарных фондах известного круга библиотек, можно было бы списывать по акту в случаях, затронутых в заданном вопросе, после очередной проверки фонда. Проблема касается преимущественно массовых библиотек, где идет регулярное, интенсивное обновление фондов.

Ответ. Убежден, что нет необходимости в дополнительной инструкции, регулирующей вопросы исключения документов из фондов. Главное сделано: учтены реальные причины исключения, установлено единообразие в документальном оформлении выбытия, введен минимум ограничений на списание литературы. В остальном библиотекам предоставлена полная свобода: объемы исключения, сроки хранения. Конечно, не помешают обновленные методические рекомендации по оптимизации вторичного отбора.

* * *

С огромным удовольствием познакомился с рекомендациями В.В. Шилова, очень полезными и жизненно необходимыми всем библиотекарям, так как никакая инструкция не может ответить на вопросы, возникающие в повседневной практике. (К сожалению, не указано, где будет опубликована новая "Инструкция об учете библиотечного фонда". Пока она только рассылалась по библиотекам.)

Мне показалось, что один вопрос, достаточно острый для библиотек России, остался вне поля зрения специалиста. Подумаем вместе, возможно, я ошибаюсь.

Когда входишь в небольшую публичную библиотеку за рубежом, обычно поражаешься размерам ее фондов. Кажется, что беднее не может быть... Но вскоре оказывается, что первое впечатление было ошибочным - по любой теме, которую ты называешь, в фонде оказывается книга, а то и две-три. Если же книги нет, то это не страшно: библиотека, в которую ты попал - филиал системы, по заказу книгу привезут из Центральной библиотеки. На полке стоят книги, активно обращающиеся "в народе", нет ни одной, которую бы не выдали в последние два-три месяца. В такой библиотеке и с каталогом работать приятно, нет нужды бесцельно перебирать десятки карточек, просто и быстро находится нужное издание.

Объем фондов каждой библиотеки - категория психологическая. Так получилось: многие десятилетия нас приучали покупать или "доставать", а потом хранить. Но ни в коем случае по собственной воле не списывать, так как от этого зависела наша зарплата. Обратим внимание на такой факт: процесс вторичного отбора в наших библиотеках так и не вписался в структуру библиотеки; отделов "развития фондов", аналогичных по функциям тем, которые работают за рубежом параллельно с отделами комплектования, у нас не появилось. Фонды "развивают" все те же комплектаторы, эффективность работы которых учитывается в количестве приобретенных книг, в то время как за рубежом основным принципом жизнеспособности библиотеки является обновление фонда, а идеалом - сохранение объема при постоянном его пополнении. Представим себе директора зарубежной библиотеки, которого ограничили следующими "причинами списания": 1) утрата, 2) дублетность, 3) устарелость, 4) непрофильность. По первому пункту списывать нечего, так как во всех библиотеках работает система контроля за несанкционированным выносом (в нашей стране такое мероприятие до сих пор считается слишком дорогим). А если что-то обнаружилось для списания по пунктам 2-4, то это значит, что надо менять кадры: кто-то же заказал комплектаторам эти издания, допустил их в фонд!

Критерий полезности того или иного издания в конкретной библиотеке легко и просто измеряется количеством книговыдач. Как поступить с книгой, которая оказалась в фонде пять лет назад и за эти годы не была востребована читателем ни разу? В публичных библиотеках США, например, часто такие книги выставляют на особый стенд и просят читателей объяснить этот феномен. Нам пришлось бы выставить большую часть фондов, хорошо, что многие библиотекари не видят смысла спрашивать что-то у читателей: и так ясно, что книга этой библиотеке не нужна и никто ее не возьмет. Но и списать нельзя - нет такой "причины". В Москве, например, стоят на полках и ждут своих читателей книги о технической эксплуатации комбайнов и сеялок, рядом - пособия по искусственному осеменению сельскохозяйственных животных. Для столицы эта литература так же актуальна, как увиденная мной когда-то в сельской библиотеке книга об устройстве троллейбусов...

Несчастье этих книг в том, что они не относятся к политической литературе (не устареют!), изданы в переплете (по ветхости не пройдут!), никому не нужны (через "утрату" не оформить), а доказать "непрофильность" в универсальной библиотеке невозможно. Так они и будут стоять, как стояли - при старой инструкции и при новой тоже. А библиотекари будут их обеспыливать, рекаталогизировать и пересистематизировать, вводить в электронный каталог, придумывая варианты конверсии один дороже другого... Понятно ведь: с небольшим фондом проще работать. Но как сделать его оптимальным и по объему, и по содержанию?

Сейчас, когда поток новых поступлений уменьшился, появилась возможность поработать с фондом, очистить его. Провести предварительный отбор можно вместе с читателями библиотеки, приглашенными в качестве экспертов, специалистов. Не надо думать, что книги должны быть превращены в макулатуру: поиски библиотеки, которой они действительно нужны, могут быть длительными. Оставшиеся можно предложить купить читателям, сегодня уже многие библиотеки это практикуют. Ну а то, что действительно "выпадет в осадок", придется сдать.

Одно остается не совсем ясным: под какую статью "подвести" списание той или иной абсолютно ненужной в фонде книги?

* * *

Как я отношусь к консультации В.В. Шилова? Противоречиво. Сам рекомендовать библиотекарям по этому вопросу ничего не смею, чтобы не войти в конфликт с собственной совестью.

С одной стороны, В.В.Шилов за то, чтобы официальные документы (инструкцию о списании, постановление правительства) не обсуждать, а выполнять. Я тоже законопослушный гражданин и с этой максимой теоретически согласен. С другой - в ряде случаев (например для установления нормативов списания литературы) автор дает некие рекомендации, против профессионализма которых я тоже ничего не имею. Кроме одного маленького нюанса: эти рекомендации, как воздух нужные библиотечным работникам, совершенно несостоятельны с точки зрения закона, который библиотекари призваны выполнять. К тому же то, на что нас настраивают законы об учете фонда - форменная глупость, и это - мягко говоря. Вот и попробуйте тут выбрать, чему надо следовать.

Поясню свою позицию вкратце, чтобы не превращать этот комментарий в обширную статью.

Превыше всего в деле учета фонда - Федеральный Закон о бухгалтерском учете (1996) и Положение о бухгалтерском учете. Все наши рекомендации, ведомственные инструкции приемлемы лишь постольку, поскольку соответствуют этим основополагающим документам. И эти главные бюрократические бумаги, истоки которых восходят к советским временам, направлены на дискриминацию библиотечного фонда по сравнению с другими объектами учета. Вот и думайте, чем следует заниматься: их выполнением или борьбой с ними за библиотечные права. Тем более если пунктуально выполнять требования этих документов, то можно добиться только одного - мгновенного стопора всей (!) библиотечной технологии. Подождите, то ли еще будет, если бухгалтеры додумаются распространить на библиотечный фонд положения налогового учета! Многим библиотекарям тогда придется заниматься этим в местах не столь отдаленных.

Понимаю, что такие тяжкие обвинения нужно аргументировать. Ну что ж, это нетрудно. Скажет ли хоть один библиотекарь, что в переоценке фондов есть хоть какой-нибудь смысл и прок? Что переоценка по министерским коэффициентам не взята с потолка (под ней нет ни малейших экономических расчетов), что ее добросовестное выполнение - не глупость? Тогда скажите: какие могут быть коэффициенты для библиотечных раритетов? Для диссертаций? Для нормативно-технических документов, для любых спецвидов вообще? Почему самая ценная часть фондов самых крупных библиотек - бесплатный обязательный экземпляр - переоценке (деноминации) не подлежит, ибо он бесплатный, его цена с точки зрения бухгалтерии - нулевая?!

В каждой библиотеке есть газетные и журнальные фонды. Но их переоценивать, деноминировать не надо. Почему, чем они хуже фондов книжных? Надо быть последовательным: либо переоценивать и их (= умножать глупость), либо не заниматься этой зряшной работой вообще. А если кому и заниматься, то бухгалтерам - это им за их выдумки платят премии (и за ту работу, которой занимаются библиотекари).

Почему в наших библиотеках столь много ненужных книг? Очень просто: покупку книг библиотекарю доверяют, а вот списание - нет. Дело не в том, что приобрести книгу, газету без санкции бухгалтера можно (он контролирует лишь общую сумму расходов), а списать - нельзя. Дело в ином, совсем поразительном.

Коллега Эдуард Рубенович Сукиасян, коллега Вячеслав Васильевич Шилов и все остальные, читающие эти строки! Знаете ли вы, к чему или к кому приравнял законодатель библиотечный фонд? Если не знаете, предлагаю вам включить нижеследующие цитаты в ответы викторины очередного капустника по случаю Дня библиотек: "Износ основных фондов определяется по всем видам основных фондов... за исключением: библиотечных фондов и фильмофондов... " (Из Положения о порядке амортизационных отчислений). Вы поняли: библиотечный фонд не изнашивается; поэтому никаких нормативов на списание ни по каким причинам не может быть в принципе. И еще. Если вы уже забыли о существовании таких монстров, как Госплан СССР, Минфин СССР, Госбанк СССР, Госкомцен СССР, Госкомстат СССР, то вы рано радуетесь! Они-то сами "почили в бозе", но выработанное ими Положение о порядке начисления амортизационных отчислений (начисления отчислений - да, да) преспокойно воспринято нашим как бы демократическом правительством. И пункт 2 этого Положения гласит: "Амортизация не начисляется по следующим основным фондам: а) продуктивному скоту, буйволам, волам, оленям; б) библиотечным фондам...". (В помощь бухгалтеру и аудитору. Справ.-метод. пособие Ч. 1. М., 1995. С. 123-131.)

Вот так-то. Если у буйвола кто-нибудь нечаянно оторвет хвост или нарочно обломает ему рога, то амортизировать быка, и правда, нерентабельно. А вот почему не положены средства на ремонт, реставрацию, консервацию фонда - это кто-нибудь вразумительно объяснить может?

Вот почему пункты министерской инструкции о списании фонда - филькина грамота. Вот почему по закону нельзя списывать ничего, ни по каким причинам. (Говорят, будто в Ленинграде сгорели какие-то две-три книжки в БАН. Не было этого, враки! Стоят они на месте целехонькие. Здание, может, и сгорело, и стеллажи тоже. Их можно в случае чего списать. А книги - вот они, все на месте. А если Леонов их списал, то почему он до сих пор гуляет на воле?)

За рубежом этакой глупости (опять же, мягко говоря) отродясь не бывало, там библиотекари и распоряжаются фондом по своему, а не бухгалтерскому разумению.

А у нас РНБ в лице В.В.Шилова (в данном случае) учит библиотекарей, с одной стороны, тому, как выполнять вредные указания начальства, а с другой - как противодействовать некоторым из них. Не ведая, по-видимому, что дает юридически противоправные рекомендации. Усилия надо направить на другое - на изменение самого законодательства об учете библиотечного фонда. А уж после этого давать профессионально грамотные советы библиотекарям. Лично я не хотел бы, чтобы правомерность рекомендаций В.В. Шилова подкреплялось моим авторитетом как члена редколлегии.

Более развернуто свою позицию по этому вопросу я высказал в статье, которую обещает опубликовать журнал "Библиотековедение".