Научная библиотека Южно-Уральского государственного
университета, Челябинск

Учет автоматизированных информационных услуг: опыт работы библиотеки университета

С внедрением в традиционные библиотечные технологии компьютеров, организацией комплексов автоматизированных услуг для читателей появляется необходимость оценки этих видов работ. Традиционные показатели работы библиотеки (количество обслуженных читателей, объем книговыдачи, коэффициенты эффективности использования книжных фондов) претерпевают изменения, дополняются другими, имеющими немаловажное значение для характеристики деятельности библиотек. В настоящее время не существует методики сбора и учета новых показателей, но необходимость в подобного рода данных очень велика. С освоением автоматизированных технологий растут финансовые вложения библиотек в приобретение компьютерного оборудования, увеличиваются трудозатраты на создание машиночитаемых баз данных, повышается стоимость этих услуг. Какова же эффективность этих затрат? Для ответа на этот вопрос необходимо выработать систему новых показателей, например на виды и объемы информационных услуг, предоставляемых библиотекой в автоматизированном режиме, категории пользователей и т.п.

Структура информационных услуг, предоставляемых в автоматизированном режиме Научной библиотекой Южно-Уральского государственного университета (ЮУрГУ), следующая.

1. Свободный доступ читателей к системам библиографических баз данных с помощью аппаратно-программно-информационного комплекса "ЭЛЕКАТ" из залов библиотеки. В настоящее время читателям предоставлены 29 рабочих мест для доступа к электронному каталогу библиотеки. 16 из них находятся в читальных залах главного корпуса библиотеки, 13 — в отделе младших курсов библиотеки в главном здании университета. Доступ к терминальному комплексу главного здания осуществляется через оптоволоконную линию связи между корпусами университета. Время работы комплекса — с 9.00 до 19.00.

В систему баз данных "ЭЛЕКАТ" включены 9 библиографических БД, созданных и приобретенных библиотекой, доступных пользователям в едином программном интерфейсе. Это БД основного электронного каталога библиотеки, насчитывающего более 146 тыс. описаний книг с 1975 г. издания, каталог новых поступлений, обновляемый ежемесячно, каталоги периодических изданий, поступивших с 1996 г., полный фонд авторефератов диссертаций (более 3 тыс.), база данных официальных материалов с 1995 г. (более 12 тыс. описаний законов и нормативных документов органов власти Российской Федерации и Челябинской области), а также база данных аналитической росписи периодических изданий экономической тематики (более 4 тыс. описаний с 1997 г.). Некоторые из этих БД обновляются ежедневно, другие, например периодики и авторефератов, — еженедельно. Из приобретенных библиотекой БД читателям доступны база данных каталога МГУ (более 130 тыс. названий) и "Books in print", конвертированные в программную среду системы "ЭЛЕКАТ".

2. Доступ к информационной системе библиотеки через локальную сеть ЮУрГУ. В настоящее время зарегистрированы 165 рабочих станций в 21 подразделении университета. Комплекс информационных услуг в сети университета, помимо доступа к системе "ЭЛЕКАТ", включает в себя также доступ к 9 базам данных на CD—ROM, комплектам технической и программной документации по вычислительной технике, коллекции фантастики в машиночитаемой форме, методическим материалам по пользованию автоматизированной библиотечной информационной системой. Сервер библиотеки предоставляет свои услуги студентам для проведения практических занятий по пользованию локальной сетью университета.

Различия в содержании услуг в читальных залах и внешней сети университета объясняются несовершенством терминального комплекса, предоставляющего читателям доступ к системе баз данных "ЭЛЕКАТ" и не имеющего возможности доступа к системам баз данных на CD—ROM.

3. Доступ к Web-серверу библиотеки. Кроме общих сведений о библиотеке — режиме работы, правилах пользования, структуре и услугах отделов — пользователи имеют возможность доступа к базам данных через Web-интерфейс. В отдельных разделах представлен материал о наиболее интересных адресах в Интернет по профилю университета.

С октября 1997 г. в НБ ЮУрГУ ведется сбор статистических данных по обслуживанию пользователей в автоматизированном режиме, сопоставление их с традиционными показателями учета библиотечного обслуживания.

Все станции сети университета, желающие получить доступ к информационной системе библиотеки, регистрируются в специальной БД, где фиксируются данные о подразделениях университета, их расположении в пределах 9 корпусов университетского городка, адреса сетевых станций, сведения об администраторах сетей подразделений, адреса их электронной почты. Эти сведения позволяют наладить обратную связь с пользователями информационной системы библиотеки, оперативно информировать их обо всех изменениях, персонально фиксировать нарушения прав доступа к серверу.

Для обработки данных по использованию информационных ресурсов локальной сети библиотеки создано специальное программное обеспечение, обрабатывающее системные журналы сервера. Сведения группируются хронологически, по категориям пользователей внутри сети библиотеки и вне ее, по подразделениям университета. Имеется возможность получить полные данные о времени работы конкретного клиента, объемах считанной и записанной им информации, количестве регистраций — входов в систему, выданных запросов серверу библиотеки. Эти сведения мы считаем аналогами статистических данных, собираемых традиционными способами на пунктах выдачи литературы (количество посещений, книговыдачи, справок, выданных посетителям библиотеки).

Анализ данных за полгода выявил устойчивые тенденции в использовании информационной системы библиотеки и позволяет сделать изложенные ниже выводы.

Всех пользователей информационной системы библиотеки можно разделить на две большие группы: внутренние — работающие непосредственно в локальной сети библиотеки, и внешние — осуществляющие доступ извне. Внутренние пользователи — группы библиотекарей, администраторов БД, автоматического копирования и обновления БД, т. е. те, кто эту систему создает, актуализирует и поддерживает в рабочем состоянии. В табл. 1 представлены временные характеристики работы этих групп.

Группа БИБЛИОТЕКАРИ выполняет все работы по формированию и редактированию баз данных библиотеки. Группа АДМИНИСТРАТОРЫ — весь комплекс работ по отладке новых программных средств на реальных информационных массивах, а также диспетчерские функции с базами данных. В функции группы BUCKUPER входят обязанности автоматического обновления читательских вариантов баз данных и копирования исходных — библиотечных каталогов.

Таблица 1

Условные обозначения.

Nws — количество рабочих станций.

То — время, предоставляемое для работы данной группе пользователей. Например, библиотекарям предоставляется возможность работы с 8.00 до 19.00 ежедневно, а администраторам системный бюджет позволяет работать 24 часа в сутки. Время работ на копирование данных ограничено с 21.00 до 6.00.

Tw — время, фактически отработанное данной группой пользователей, заносимое в системный журнал при работе сервера.

K — коэффициент эффективности использования времени, предоставленного для работы с информационной системой; рассчитывается по формуле

Поскольку виды работ этих групп пользователей в основном являются взаимоисключающими, то очевидны следующие выводы: 30—40% времени работы сети направлено на создание и редактирование баз данных библиотеки; от 10 до 20% времени — на администрирование сети, диспетчерскую работу с базами данных. Это же время включает в себя работу программистов по доработке готовых программных средств по требованию библиотекарей, а также создание новых задач. От 20 до 35% времени уходит на резервное копирование данных, которое обычно выполняется ночью, автоматически.

Таким образом, эффективность использования сети библиотеки составляет от 60 до 95%.

Внешних пользователей информационной системы библиотеки можно разделить по видам протокола доступа к серверам библиотеки: на работающих в локальной сети университета, имеющих доступ к NOVELL-серверу библиотеки по протоколу IPX и тех, кто обращается к Интернет-серверу библиотеки по IP-протоколу.

Непосредствнных пользователей информационной системы — "читателей" — мы разделям на зарегистрированных (группа READER), которые имеют право пользования системой "ЭЛЕКАТ" и базами данных на CD—ROM, и незарегистрированных (группа GUEST), которые имеют право доступа только к информационным каталогам сервера библиотеки. Информационный каталог содержит общие сведения о режиме работы библиотеки, методические инструкции по пользованию ее автоматизированной системой, инструкции администраторам сетей по настройке серверов и станций для удобного режима работы.

Для "читателей" Интернет-сервера библиотеки ограничений в праве доступа к информационной системе Web-сервера нет. Эффективность использования системы мы анализируем путем учета непосредственных обращений к базам данных, представленных на отдельной странице. Средства учета встроены в программу доступа к каталогам. Обработка данных производится специальными утилитами.

В табл. 2 представлены данные по использованию информационной системы библиотеки.

Таблица 2

To и Tw, как и в предыдущей таблице, — время, предоставленное для работы, и фактически отработанное. Для зарегистрированного пользователя оно рассчитывается с 9.00 до 19.00 ежедневно, т. е. во время работы библиотеки, а незарегистрированные могут обращаться к серверу библиотеки круглосуточно. L — количество регистраций данного клиента на сервере библиотеки за месяц. Аналогом этого показателя может являться число посещений читателями библиотеки. P — количество запросов-пакетов к серверу библиотеки. W — количество считанной информации с сервера (в Мб).

Запросы-пакеты обращений к серверу нельзя сравнивать с традиционными информационными запросами читателей, а количество считанной информации не имеет смысла суммировать с книговыдачей, но эти показатели дают картину использования информационных ресурсов, представленных на сервере библиотеки.

Как видно из табл. 2, показатели обращений пользователей к целенаправленной и систематизированной информации — системам баз данных библиотеки — выше, чем к несистематизированной. Количество регистраций и объем считанной информации у них больше, чем у незарегистрированных пользователей.

Время работы пользователей с несистематизированной информацией больше, чем с систематизированной. А количество считанной информации — пакетов данных и их объемы в Мб, наоборот, — меньше.

Таким образом, целенаправленный отбор информации для предоставления ее пользователям, создание удобного справочного аппарата к автоматизированной системе экономит время для получения необходимых сведений. Это говорит в пользу создания автоматизированных информационных систем, необходимости концентрации машиночитаемых информационных ресурсов именно в библиотеке университета, так как профессиональный отбор и систематизированное представление информации гарантирует ее эффективное использование.

В табл. 3 представлены относительные характеристики работы пользователей с автоматизированной информационной системой библиотеки.

Таблица 3

Здесь K — коэффициент эффективности использования времени, предоставленного для работы с информационной системой. Vp — скорость работы пользователя с информацией в единицу времени, определяется по формуле .

Эта величина показывает, насколько быстро читатель получает доступ к необходимой ему информации. Провести здесь аналогию с традиционными статистическими показателями трудно, так как они просто не фиксируются — никто не считает время, которое затрачивает пользователь от момента входа в библиотеку до момента получения необходимого ему количества изданий. Wср. — средняя величина запроса

(),

показывает, как быстро меняется объем информации в пакете на станции. Технически Wср. не может быть больше 1,8. Значения этой величины можно сравнить, например, с количеством полученных читателем книг или справок за единицу времени. Но реально количество пакетов нельзя сравнивать с количеством книг: пакет — это минимальное количество информации, обрабатываемое сервером при обращении к нему со стороны внешней станции.

Работа с систематизированной информацией более эффективна, чем с несистематизированной. Пользователи БД быстрее получают необходимый им объем информации — коэффициенты K и Vp у них больше, чем у пользователей несистематизированной информации. Большие значения коэффициента Wcp. у пользователей несистематизированной информации говорит о том, что они за один запрос к информационной системе получают больший объем информации. Сравнивая данный параметр с традиционными показателями, можно сопоставить пользователя с читателем, который очень часто ходит в библиотеку, берет много книг на непродолжительное время. Успевает ли он их все прочитать? Как показывают визуальные наблюдения за работой таких пользователй, они либо бессистемно исследуют предоставленные им информационные каталоги, либо занимаются "перекачкой" информации на свои станции, где, по-видимому, потом уже и исследуют ее, покинув информационную систему библиотеки.

В табл. 4 представлены данные зарегистрированных пользователей информационной системы, сгруппированные по подразделениям университета; данные суммированы за полгода. Подразделения университета расположены в порядке убывания количества регистраций-входов на сервер для пользования информационной системой библиотеки.

Таблица 4

Анализ показывает, что услугами автоматизированной информационной системы библиотеки пользуются не менее 4,6 часов в день из предоставленных 10. За день регистрируется примерно 13 "посещений" библиотеки из внешней сети университета. Если учесть, что пользователям сети предоставлено для чтения на сервере около 2,2 Гб информации, то можно предположить, что за 3 месяца этот объем полностью считывается. Таким образом, коэффициент обращаемости информации на сервере — 4 за год, т. е. эффективность использования электронных ресурсов выше, чем традиционных.

Учет использования автоматизированных ресурсов дает представление о том, какие подразделения университета активно работают с информационной системой библиотеки, а какие — нет. С администраторами серверов последних мы ведем индивидуальную работу, выясняем причины их низкой активности. Некоторые просто не могут настроить свои серверы на систему баз данных — им мы предлагаем методические рекомендации; других не устраивает качество работы сети университета — это информация для вышестоящих руководителей. Конкретный анализ работы пользователей того или иного подразделения позволит оценить уровень их информационной культуры.

Мы начали собирать сведения по обращению к базам данных библиотеки, представленным на WWW-сервере. Первые результаты уже интересны. Например, с 18 февр. по 8 апр. 1998 г. зарегистрированы 1899 обращений к базам данных WWW-сервера библиотеки; 1696 из них удалось идентифицировать по адресам. География представлена в табл. 5.

Таблица 5

Система учета обращений к конкретным базам данных и их поисковым элементам встроена в программный комплекс доступа к базам данных.

Статистика распределений обращений по поисковым полям дана в табл. 6.

Таблица 6

Как видно из представленных данных, наибольшим спросом у читателей пользуются поисковые элементы тематического характера, что указывает на необходимость глубокой предметной и тематической обработки документов перед внесением информации о них в базы данных. Система учета обращений к поисковым элементам конкретных БД помогает анализировать эффективность деятельности библиотеки по созданию автоматизированных поисковых систем и баз данных, обеспечивает оперативное выявление тенденций запросов, ценность отдельных информационных ресурсов.

Первые результаты анализа информации об использовании автоматизированной библиотечной системы показали актуальность и необходимость новой формы работы — сбора и обработки данных по различным аспектам обращения к системе для определения эффективности ее использования. Очевидны следующие выводы:

1. Автоматизированная информационная система библиотеки пользуется постоянно растущим спросом;

2. Необходимо разрабатывать унифицированную систему показателей этого направления работы библиотек, методику обработки собранных данных;

3. Предлагаемая технология сбора и анализа данных обеспечивает учет работы автоматизированной библиотечной системы, которая может быть отражена в традиционных библиотечных отчетах как новая форма работы. Для углубленного изучения возможностей информационных библиотечных систем требуется проводить систематический опрос пользователей в автоматизированном режиме, что позволит наладить устойчивую обратную связь с ними и оперативно реагировать на их потребности. Этот комплекс работ поможет отслеживать динамику информатизации общества и уровень информационной культуры потребителей.