Автоматизация библиотеки Национального университета "Киево-Могилянская Академия" происходит главным образом благодаря поддержке проекта "Автоматизация библиотеки НаУКМА" Региональной Библиотечной Программой, (Институт "Открытое общество", Будапешт RLP OSI).

Проект состоит из трех этапов, которые включают прокладку локальной сети, приобретение компьютерного оборудования, покупку и инсталляцию специального программного обеспечения, проведение тренингов и процесс ретрокаталогизации. Основная цель проекта — создание полностью автоматизированной библиотеки — библиотеки нового типа. Реализация проекта рассчитана на 3 года: с сентября 1996 г. до сентября 1999 г.

При подготовке проекта библиотеку НаУКМА за 4 года официально посетили 8 членов экспертного совета Института "Открытое общество". Во время работы с экспертами мы получали квалифицированные рекомендации и консультации по концепции проекта и его реальному внедрению.

В конце работы мы получили меморандум от Института "Открытое общество", ключевыми моментами которого были вопросы соответствия международным стандартам, грамотного и рационального проведения ретрокаталогизации и ретроконверсии, корпоративной каталогизации и объединения усилий различных библиотек. Предполагается, что внедрение проекта автоматизации позволит НаУКМА библиотеке стать моделью для других библиотек Украины.

Проект автоматизации предполагал этап тщательного изучения рынка отечественных и зарубежных программных продуктов. Мы ознакомились с работой ПО CDS/ISIS/m, ALEPH, Marquis (Dynix), Tinlib, Библиотека-3, МАРК, Allegro, Liber, некоторыми отечественными разработками. В 1995 г. по рекомендации Института "Открытое общество" на базе библиотеки НаУКМА проведен специальный семинар для представителей библиотек Украины на тему "Выбор автоматизированного программного обеспечения". Библиотека имела возможность трехмесячного бесплатного пользования рабочей версией ПО Tinlib.

В качестве программного обеспечения выбрана интегрированная библиотечная система ALEPH фирмы ExLibris (Israel). В декабре 1995 г. подписана Декларация о сотрудничестве библиотечных организаций Украины, которые используют или планируют использовать программное обеспечение ALEPH (Научная библиотека НаУКМА, Национальная библиотека им. В.И. Вернадского НАН Украины, Центральная городская библиотека им. Леси Украинки, Научная библиотека Национального технического университета "Киевский политехнический институт" — НТУ "КПИ", Научная библиотека Педагогического университета им. М.П. Драгоманова, Государственная историческая библиотека Украины, библиотека Национального аграрного университета, Центральная научная сельскохозяйственная библиотека Украины).

Сегодня продолжается процесс внедрения новой техники, автоматизированных рабочих мест, освоения программного обеспечения, начата работа по ретрокаталогизации.

Библиотекой и Информационным компьютерным центром НаУКМА параллельно проводится обучение сотрудников основам компьютерной грамотности.

Создана локальная компьютерная сеть, объединяющая 27 компьютеров и управляемая одним сервером — IBM RISC 6000 в среде UNIX. Проинсталлирована интегрированная библиотечная система ALEPH версия 3.2.5.14. Фирмой ExLibris проведены специальные тренинги для системного администратора и системного библиотекаря, каталогизаторов. Планируется проведение тренингов для комплектаторов и сотрудников, работающих с периодикой.

В процессе работ по каталогизации и ретрокаталогизации мы столкнулись с проблемами использования коммуникативных форматов, разработки предметных рубрик, обработки документов. К сожалению, в Украине нет координирующих центров или групп, работающих над этими проблемами. Принято решение объединить усилия пользователей библиотечным интегрированным программным обеспечением ALEPH (Центральная городская библиотека им. Леси Украинки, Научная библиотека НТУ "КПИ" и Научная библиотека НаУКМА) по использованию формата, созданию предметных рубрик, авторитетных файлов.

В библиотеке НаУКМА принято решение "заморозить" карточный каталог, и с сентября 1997 г. поддерживается исключительно электронный каталог. Несколько изменился традиционный путь книги, создание записей для электронного каталога начинается уже на этапе комплектования, поэтому отделы комплектования и обработки объединены в отдел каталогизации, функции которого — комплектование, каталогизация и предметизация.

Для представления библиографических записей используется формат USMARC. Для классификации в библиотеке применяется только УДК. Изучаются и частично используются Англо-американские правила каталогизации (AACR-2). Основанием для предметизации выбран пример составления предметных рубрик Библиотеки Конгресса США (Library of Congress Subject Headings).

При каталогизации создается распределенный банк данных авторитетных записей (Authority files) для электронных каталогов. Эти записи создаются для индивидуальных и коллективных авторов, унифицированных заглавий, заглавий серий, предметных рубрик. Все рубрики дополняются необходимыми данными (вышестоящими понятиями, ссылками и отсылками, текстами справочного содержания, формальными признаками).

Составлены соответствующие инструкции: "Руководство по использованию USMARC", "Примеры составления предметных рубрик", "Примеры составления записей USMARC", "Руководство по работе с электронным каталогом для читателей". Сейчас идет работа над составлением "Руководства по использованию USMARC для сериальных изданий" и "Инструкции по работе с модулем комплектования". При составлении инструкций использовалась информация home-page Библиотеки Конгресса США (http:// lcweb.loc.gov/marc/), Byrne D.J. MARC Manual: Understanding and Using MARC Records (Colorado: Libraries Unlimited, Inc., 1991), "Основные положения формата MARC для библиографических записей" (М., ГПНТБ, 1997). Планируется использование компакт-дисков: "CDMARC: Names", "CDMARC: Subjects", "CDMARC: Serials" и "Library of Congress Cataloger's Desktop". Проведены переговоры на издание специальных "Методических указаний по использованию USMARC-формата" для библиотек Украины. Библиотеки, использующие библиотечные автоматизированные системы, первый тираж получат бесплатно.

Сегодня библиотека НаУКМА имеет свыше 2,5 тыс. записей. Функционируют модули каталогизации, OPAC (Online Public Access Catalog) — рабочее место читателя. Начата работа по внедрению модуля сериальных изданий (Serials). Электронный каталог фондов библиотеки НаУКМА доступен в локальной сети (Telnet OPAC, GUI OPAC); онлайновый удаленный доступ планируется с использованием специального ALEPH Web OPAC. Познакомиться с деятельностью библиотеки, ее историей, информационными ресурсами но по нашей домашней страничке в Интернет: http://www.ukma.kiev.ua/ukmalib/

В фонде библиотеки НаУКМА 47% литературы на иностранных языках. Для проведения работ по ретрокаталогизации в январе 1998 г. подписан контракт с OCLC (Online Computer Library Center, USA — Онлайновый компьютерный библиотечный центр, США) на приобретение 20 тыс. библиографических записей с использованием специального программного обеспечения Microcon. Импорт записей осуществляется через FTP. При помощи наших друзей из различных библиотек США каталогизаторы НаУКМА могут также использовать возможности FirstSearch в режиме онлайн. Библиотека НаУКМА стала первой библиотекой в Украине, официально пользующейся услугами OCLC.

При ретрокаталогизации также применяются приобретенные CD—ROM "Российская национальная библиография" (K.G. Saur, Российская книжная палата) и "Сводный каталог научно-технической литературы" (ГПНТБ России). Записи, полученные от OCLC или из CD—ROM, пополняются специальными данными библиотеки НаУКМА (шифры, место хранения, количество экземпляров, примечания и т. п.).

Ретроспективная конверсия осуществляется по принципу функциональной значимости отделов: библиографический, научной литературы, абонемент, читальные залы, читальный зал магистериума, книгохранения.

При каталогизации и ретроконверсии каждое издание проходит штрих-кодирование (специальная технология для идентификации документа, процедуры циркуляции документопотока, что впоследствии облегчит работу с модулем циркуляции литературы). Параллельно ведутся переговоры о заказе специальных читательских билетов со штрих-кодами.

В справочно-библиографическом отделе выделено одно рабочее место читателя для пользования электронным каталогом. Проинсталлирована и постоянно обновляется (раз в две недели) специальная электронная версия законодательных актов Украины с 1998 г. — "Офiцiйний вiсник Украiни". Организован доступ к специальной базе данных "CD—ROM библиотеки НаУКМА". В основном это полнотекстовые базы данных: мультимедийные энциклопедии, словари, книги. Общее количество CD—ROM — 43. Выигран специальный грант "Reference Service" на приобретение 60 CD—ROM справочного и информационного характера. Планируется открытие специализированного справочного электронного зала для работы с CD—ROM, электронным каталогом библиотеки НаУКМА и доступом к Интернет.

В планах библиотеки НаУКМА — перевод всех читальных залов библиотеки и справочно-библиографического отдела на систему открытого доступа к документам.

Для создания единой корпоративной сети библиотек—пользователей ALEPH (Центральная городская библиотека им. Леси Украинки, научные библиотеки НТУ "КПИ" и НаУКМА) с декабря 1997 г. работает группа каталогизаторов и предметизаторов. Библиотека НаУКМА проводит консультации по программному обеспечению ALEPH, подготовке заявок на гранты для представителей библиотек республики. За 1997 г. проведены 26 консультаций для библиотек Украины, России, США и Германии.

К концу 1999 г. библиотека НаУКМА должна стать первой в Украине полностью автоматизированной библиотекой.