Служба МБА — важное структурное подразделение многих библиотек. При разработке автоматизированной системы МБА для ГПНТБ России сделана попытка отразить весь цикл обработки заказов и максимально типизировать все выполняемые функции.

В качестве основы для разработки использована система автоматизации библиотек ИРБИС, а также базовый пакет прикладных программ CDS/ISIS. Основные особенности и возможности ИРБИС использованы в построении АС МБА:

• Система ориентирована на работу в локальной вычислительной сети (ЛВС);

• В АС МБА предполагается наличие электронного каталога в виде нескольких (или одной) БД. (Поисковый интерфейс к электронному каталогу ГПНТБ России аналогичен по своим возможностям поисковому интерфейсу ИРБИС.);

• Имеются сервисные средства для работы с БД: ведение словарей по наиболее характерным структурным элементам записи, использование списков и словарей при вводе информации, возможность экспорта и импорта данных в формате ISO, возможность копирования записей в БД, статистический анализ БД;

• Возможность настройки системы на конкретное применение (задание структурных элементов при описании абонентов и заказов, создание рабочих листов для ввода информации и выходных форм);

• Регистрация выдачи и возврата литературы по аналогии с выдачей/возвратом системы ИРБИС;

• Доступность и простота интерфейса для пользователя.

Вместе с тем реализованы особенности функционирования службы МБА в условиях ГПНТБ, которые представляются типичными в работе любой библиотеки, имеющей службу межбиблиотечного абонемента. Такими особенностями являются:

1. Наличие трех специальных БД:

• БД абонентов, содержащая информацию о зарегистрированных абонентах МБА, поступлении и расходовании денежных средств, заказах, по которым абоненту отправлена литература (оригинал);

• БД заказов, отражающая оперативные сведения о ходе выполнения заказов, их местонахождении на каждом этапе обработки и о выдаче/возврате литературы;

• архивная БД заказов, накапливающая сведения о заказах, обработка которых завершена. Эта БД используется для получения различных статистических данных выработки рекомендаций по комплектованию фондов ГПНТБ России.

2. Специфические виды поиска, определяемые специальным системным файлом:

• для БД абонентов — поиск по номеру абонента, почтовому индексу, городу, улице, наименованию абонента, ведомственному признаку абонента;

• БД заказов — поиск по сочетанию номера абонента и номера заказа, шифру издания, видам заказов (копия, оригинал, микроноситель и т. д.), коду операции, сочетанию код операции — дата;

• архивной БД заказов поиск аналогичен поиску в БД заказов.

3. Использование в качестве источника библиографических сведений в АС МБА баз данных:

• ЭК (основной) ГПНТБ России (для получения библиографической информации и шифра об изданиях фонда ГПНТБ России),

• Российский Сводный каталог по научно-технической литературе (позволяет библиографам отдела МБА оперативно установить библиотеку-фондодержатель и перенаправить туда заказ, если это издание отсутствует в фонде ГПНТБ; одновременно пользователю направляется сообщение о том, куда перенаправлен его заказ),

• четыре технологические БД — отечественной книги, зарубежной книги, зарубежной периодики, отечественной периодики (позволяют сотрудникам МБА установить поступление новой литературы в ГПНТБ еще до передачи в хранение на этапе каталогизации или лингвистической обработки. Поиск в БД ЭК дополнен возможностью оформления записи заказа с переносом в нее библиографических сведений о заказываемой литературе).

4. Диспетчеризация заказов, которая осуществляется путем присвоения заказу на определенной стадии обработки соответствующего кода операции и даты ее выполнения. В соответствии с этим в каждый момент времени все заказы делятся на группы. Пользователь может просмотреть конкретную группу, отобрать из нее заказы на просмотр/корректировку, изменить код операции заказа, вследствие чего заказ переводится в другую группу в соответствии со схемой, установленной заранее. Стадии обработки заказов и соответственно состав каждой группы определены из опыта работы службы МБА в ГПНТБ, а именно:

• группа поступивших заказов. Собраны все зарегистрированные и оплаченные заказы, подлежащие дальнейшей обработке;

• группа зашифрованных заказов и заказов, подлежащих библиографической доработке после шифровки;

• группа заказов, в которых указано местонахождение (направление) запрашиваемых изданий;

• группа выполненных в ГПНТБ заказов. Состоит из заказов, по которым выдана/возвращена литература или выполнены копии;

• группа заказов для передачи в архивную базу заказов. Формируется из заказов, прошедших полный технологический цикл обработки в АС МБА, включая отказы.

Эти группы заказов могут определяться для каждой библиотеки, исходя из особенностей ее службы МБА.

5. Автоматическое запоминание в записи каждого заказа его технологического пути, который отражает коды технологических операций и текущие даты, что позволяет определить состояние заказов, сроки выдачи и возврата литературы и обеспечить информацией любого абонента МБА.

6. Получение статистических форм об абонентах и состоянии заказов на данный момент времени, о результатах обслуживания за определенный период времени, например: сведения о заказах конкретных абонентов за любой промежуток времени; списки абонентов, не возвративших литературу в установленный срок; отчеты о работе отдела МБА за год, квартал, месяц и т. д.

Эти формы являются настраиваемыми по определенным правилам, которые задаются во внешних файлах. Виды статистических и выходных форм определяются в соответствии с требованиями специалистов службы МБА.

7. Выполнение финансовых расчетов с абонентами при обработке заказов: регистрация поступлений денежных сумм от абонентов, списание стоимости заказа при его обработке, получение справок о расходовании денежных средств абонента по его требованию за указанный промежуток времени.

Автоматизированная система МБА функционирует в производственном режиме в ГПНТБ с начала 1997 г. Опыт эксплуатации показал, что АС удобна и рассчитана на библиотечных работников, не обладающих навыками в работе с персональными компьютерами.

В АС МБА созданы взаимосвязанные автоматизированные рабочие места для сотрудников службы МБА ГПНТБ России:

• АРМ "Группа МБА" — регистрация абонентов, заказов, проведение денежных операций; ввод библиографических сведений, шифров ГПНТБ и кодов операций, отражающих состояние заказов;

• АРМ "Поиск в ЭК" — поиск литературы в БД ЭК ГПНТБ России и автоматический перенос элементов библиографического описания, шифров ГПНТБ и сигл других библиотек в запись заказа;

• АРМ "Диспетчер МБА" — диспетчеризация заказов, выдачи/возврата литературы, сверки на отсутствие дублетных записей по номерам абонентов и номерам заказов;

• АРМ "Администратор" — выполнение системных операций над БД в целом и для поддержания их в актуальном состоянии.

Большой набор сервисных средств для работы с БД и широкие возможности настройки системы на конкретное применение позволяют оперативно вносить изменения по требованиям специалистов отдела МБА и внедрять в действующую АС все новые программные и технологические доработки ИРБИС.