БИБЛИОТЕЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ: ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА
УДК 025:004
Н. С. Редькина
Службы информационных технологий
в научных библиотеках
Рассматриваются структура, основные функции, задачи и стратегические
направления развития служб информационных технологий научных библиотек.
Представлены данные анкетирования, проведенного ГПНТБ СО РАН, по вопросам их
функционирования.
При оценке уровня развития информационных технологий (ИТ) в библиотеке могут
учитываться разные параметры, в частности, степень автоматизации технологических
процессов, техническая оснащенность, программное обеспечение (ПО), каналы связи
и др. Однако немаловажными факторами являются также и роль, статус, организация
работы, принципы построения и стратегия развития служб информационных технологий
(ИТ-служб).
История автоматизации библиотечных процессов начиналась в 1960-х гг.,
когда библиотеки, прежде всего университетские, стали применять большие ЭВМ для
учета книговыдачи и регистрации читателей. По мере обновления состава
используемых ИТ расширялась сфера их применения. Появление в 1970-х гг.
мини-ЭВМ, устанавливаемых в помещениях библиотек, а в 1980-х гг. – персональных
и профессиональных микро-ЭВМ, существенно ускорило процессы как автоматизации
отдельных технологических операций, так и создания и использования
интегрированных автоматизированных библиотечных систем. В те годы библиотеки
начали активно привлекать специалистов в области технической поддержки и
программного обеспечения, создавая специальные подразделения, сопровождающие
внедрение новых ИТ.
Современный статус ИТ-службы (это может быть и выделенный ИТ-специалист,
сектор, отдел автоматизации или компьютерной техники/систем) в библиотеке
определяется тем, какую роль ей отводят как в выработке, так и в осуществлении
ИТ-решений. ИТ-служба может заниматься широким спектром деятельности – от
ремонта персональных компьютеров и настройки программного обеспечения до участия
в планировании развития библиотеки в целом. В зависимости от масштаба библиотеки
специфика средств ИТ и методов их внедрения, эксплуатации и сопровождения может
существенно отличаться. Обслуживание ИТ в небольших научных библиотеках (со
штатом до 20 человек) может проводиться одним или двумя специалистами. В крупной
научной библиотеке необходим комплексный подход к созданию ИТ-инфраструктуры,
при котором разрабатывается разветвленная структура ИТ-службы, в соответствии с
задачами и стратегией развития библиотеки в целом.
Структура ИТ-служб научных библиотек
В 2010 г. ГПНТБ СО РАН провела заочное выборочное анкетирование среди
руководства и ведущих специалистов научных библиотек; его цель – разработка
методики оценки эффективности используемых и внедряемых в библиотечную практику
информационных технологий. В анкетировании приняли участие 265 респондентов: 34%
– представители государственных федеральных, региональных и ведомственных
библиотек, 62% – специалисты библиотек вузов, 4% – работники иных библиотек
(юношеских, муниципальных).
В анкете содержались вопросы, касающиеся применения ИТ, видения будущего
библиотек в условиях интенсивного развития ИТ и современной роли ИТ-служб.
83% респондентов отметили наличие в их библиотеке ИТ-службы. Соответственно,
17% не имеют ИТ-службы. Прежде всего это библиотеки научно-исследовательских
учреждений, где техническое содействие осуществляется на уровне организации в
целом, а библиотекари часто самостоятельно принимают решения в области
администрирования информационных ресурсов и систем.
Организационная структура ИТ-службы определяется в первую очередь
численностью работников библиотеки, а также характером (объемом и сложностью)
задач работы, стратегией развития библиотеки. В 64% исследуемых библиотек ИТ
занимаются до 5 сотрудников, в 24% (53 библиотеках) – от 6 до 10. Свыше 10
сотрудников – 6% (13 библиотек) – имеют в штате крупные федеральные библиотеки,
в том числе Президентская библиотека им. Б. Н. Ельцина, Российская
государственная библиотека для молодежи, Библиотека по естественным наукам РАН и
др.
Как организационная структура библиотеки является непосредственным
инструментом достижения стратегических целей, так и структура ИТ-службы является
прямым отражением ИТ-стратегии библиотеки – по ней можно делать определенные
выводы о развитии библиотеки.
В библиотеках с высоким уровнем информационно-технологического развития для
обеспечения необходимого объема работ того или иного профиля, связанных с ИТ,
формируется сложная структура отделов, деятельность которых координируется, и
ведётся единое руководство подразделениями. Подобную структуру и ее формирование
можно увидеть на Комплексе информационных технологий (КИТ) РГБ (http://www.rsl.ru/ru/s1/ s11/s105/),
в составе которого выделены три управления:
1. Управление автоматизации и библиотечных технологий: отдел поддержки
автоматизированных информационных библиотечных систем, научно-исследовательский
отдел развития компьютерных технологий и лингвистического обеспечения,
научно-исследовательский отдел поддержки форматов машиночитаемых данных,
технологический отдел;
2. Управление информационных ресурсов – отделы «Национальная электронная
библиотека»; поддержки электронных библиотек; сканирования; технического
контроля качества сканирования; развития и использования когнитивных технологий;
3. Управление информационных технологий – отделы исследования компьютерных
систем; технической поддержки АиБС РГБ; поддержки доступа к электронным
ресурсам; поддержки интернет-технологий; поддержки перспективных технологий;
поддержки ПО.
В отделе поддержки программного обеспечения выделены сектор эксплуатации и
развития информационных систем, сектор разработки программного обеспечения,
сектор системных администраторов, сектор поддержки сетевого программного
обеспечения.
Эта структура модернизировалась в течение ряда лет в соответствии со
стратегией развития библиотеки. Например, в 1998 г. для тестирования
специализированного библиотечного ПО создан Отдел исследования компьютерных
систем. В 1999 г. для осуществления сбора в РУНЕТе электронных версий
классических произведений мировой и русской литературы, каталогизации и
обеспечения доступа к документам, организован Отдел поддержки электронных
библиотек. В 2003 г. образован Отдел поддержки доступа к электронным ресурсам,
основные направления работы которого – организация и поддержка доступа к
Электронной библиотеке диссертаций РГБ (ЭБД РГБ), доработка и пополнение сайта
ЭБД РГБ, а также привлечение новых пользователей этого сайта; организация
виртуальных читальных залов ЭБД РГБ; поддержка специализированного ПО,
используемого для обеспечения работоспособности сайта ЭБД РГБ.
С 1 апреля 2004 г. начал самостоятельно функционировать Отдел технического
контроля качества сканирования, деятельность которого направлена на улучшение
качества обслуживания пользователей РГБ и обеспечение сохранности документов из
фондов РГБ посредством контроля качества электронных документов, включаемых в
состав фонда электронной библиотеки РГБ.
Созданный в 2007 г. отдел «Национальная электронная библиотека» осуществляет
накопление, сохранение и предоставление читателям национального наследия
в электронном виде и интеграцию информационных ресурсов РГБ в мировое
информационное пространство.
Приведенный пример наглядно свидетельствует о том, что при изменении
направлений деятельности библиотеки, внедрении новых технологических процессов
и, соответственно, информационных и библиотечных продуктов/услуг появляются
новые подразделения, осуществляющие техническую и программную поддержку этой
работы.
Состав и направления деятельности ИТ-служб
В деятельности ИТ-службы библиотеки можно условно выделить три направления.
Первое – служба эксплуатации технических средств, инфраструктуры и системного
ПО. Второе – служба поддержки и развития прикладного ПО, в том числе систем
автоматизации библиотеки. И третье – служба системного администрирования и
информационной безопасности, в задачи которой входит проведение аудита политик
доступа (ограничение прав доступа к ресурсам), нового ПО, которое добавляется в
информационную систему, мониторинг использования серверов, резервное копирование
данных и др.
Кадровый состав ИТ-службы в научных библиотеках в большинстве случаев
включает в себя сотрудников следующих профилей: руководитель ИТ-службы,
специалист по сетевому обеспечению, программист, системный администратор,
специалист по поддержке пользователей, веб-мастер и др.
Специалист по сетевому обеспечению определяет проблемы, возникающие в ходе
работы локальной сети; анализирует требования пользователей; координирует
процесс наладки и поддержки сетевого оборудования; обеспечивает совместимость
программного и аппаратного сетевого обеспечения.
Программист решает комплексные вопросы программирования, касающиеся
модернизации и модификации уже существующего программного обеспечения,
контролирует проведение тестирования и отладки программного обеспечения.
Системный администратор устанавливает программное и аппаратное обеспечения;
осуществляет мониторинг и оптимизацию работы операционных систем компьютерной
техники; определяет проблемы в ПО; анализирует требования пользователя,
оценивает дополнительные возможности по улучшению работы ПО.
Специалист по поддержке пользователя отвечает за установку и проведение
диагностики программного и аппаратного обеспечения; предоставляет техническую
поддержку и консультации конечным пользователям; несет ответственность за
организацию ремонта компьютерной техники; обеспечивает наличие расходных
материалов для компьютерной и оргтехники; консультирует пользователей по
техническим вопросам.
Веб-мастер (или целые отделы) занимается разработкой, наполнением,
поддержкой, продвижением и администрированием сайтов.
Руководитель ИТ-службы осуществляет управление деятельностью, связанной с
обслуживанием вычислительной техники; контролирует процесс подбора, установки,
поддержки программного и аппаратного обеспечения; устанавливает связи библиотеки
с партнерами, предоставляющими услуги в сфере ИТ; руководит процессом подбора,
обучения специалистов, анализирует результаты деятельности службы.
Задачи и функции ИТ-служб
Для анализа основных функций и задач, стоящих перед ИТ-специалистами научных
библиотек разных видов, изучена информация об ИТ-службах, представленная на
сайтах:
отдел автоматизации РГБ для слепых (http://www.rgbs.ru/ru/inv/info/
automatic),
отделы информационных систем и информационных технологий Научной библиотеки
МГУ им. М. В. Ломоносова (http://www.nbmgu.ru/nbmgu/
departments.aspx),
отдел информационных технологий Омской государственной областной научной
библиотеки им. А. С. Пушкина (http://www.lib.okno.ru/nasha_biblioteka/otdeli/otd_avtomatiz/index.asp),
отдел автоматизации и информационных технологий Государственной библиотеки
Югры (http://www.okrlib.ru/o_biblioteke/struktura/ otdel_avtomatizacii_i_informacionnyh_ tehnologij/),
отдел автоматизации Информационно-библиотечного центра Российской
экономической академии им. Г. В. Плеханова (http://www.realib.ru/structure/5),
отдел автоматизации Научной библиотеки Уральской государственной юридической
академии http://lib1.usla.ru/index.php?option=com_content&task=view&id=17&Itemid=33),
отдел автоматизации библиотечных процессов Забайкальской краевой
универсальной научной библиотеки им. А. С. Пушкина (http://library.chita.ru/index.php?do=static&page=autroom),
отдел автоматизации Новосибирской государственной областной научной
библиотеки (http://www.ngonb.ru/section/id/30/page336),
отдел автоматизации библиотечных процессов Мурманской государственной
областной универсальной научной библиотеки (http://www.mgounb.ru/?folder=1&content=356),
отдел автоматизации Научной библиотеки Новосибирского государственного
технического университета (http://library.nstu.ru/about/struct/).
В результате исследования выделены следующие группы функций ИТ-служб: анализ
и изучение проблем обслуживания систем автоматизации библиотек; контроль
состояния и безопасности сети и оборудования; определение прав доступа
пользователям Сети; обеспечение бесперебойного функционирования системы и
оборудования и принятие оперативных мер по устранению возникающих в процессе
работы нарушений; установка, настройка и управление программными и аппаратными
системами и др. В некоторых библиотеках за ИТ-службами закреплены задачи
создания информационных ресурсов (отдел информационных технологий Омской
государственной ОНБ им. А. С. Пушкина, отдел автоматизации Научной библиотеки
Уральской государственной юридической академии) и выполнение услуг,
предоставляемых на платной основе (печать на принтере, аренда компьютера, работа
в Интернете, ксерокопирование и др.).
В целях выявления приоритетных функций ИТ-служб в российских научных
библиотеках в рамках анкетирования респондентам был задан вопрос: «Каковы
основные функции ИТ-службы в библиотеке?» (табл.). Более половины участников
опроса (59%) назвали наиболее важной функцией поддержку и обслуживание
ИТ-инфраструктуры и пользователей. Среди значимых направлений работы ИТ-служб
респонденты выделили: внедрение новых ИТ (32%), приобретение оборудования и
программного обеспечения (32%), мониторинг современных ИТ и предложение
внедрений (30%). Другими функциями ИТ-специалистов названы, например, первичный
инструктаж и экспресс-обучение пользователей, тестирование оборудования и
систем, решение задач на уровне потребностей всего учреждения.
Основные функции ИТ-служб научных библиотек
|
Функции ИТ-служб
|
Мнение
респондентов, %
|
|
Поддержка и обслуживание ИТ-инфраструктуры и
пользователей
|
59
|
|
Приобретение оборудования и ПО
|
32
|
|
Внедрение новых ИТ
|
32
|
|
Мониторинг современных ИТ и предложение внедрений
|
30
|
|
Разработка / доработка ПО
|
25
|
|
Другие
|
2
|
Полученные данные свидетельствуют о том, что роль инициаторов внедрения новых
информационных технологий, приобретения оборудования и программного обеспечения
в библиотеке отводится все же руководству библиотеки – 89%, главным и ведущим
специалистам – 27%, специалистам остальных категорий – 2%. В среднем только 30%
ИТ-специалистов участвуют в принятии управленческих решений или привлекаются в
качестве консультантов. В целом по ответам на вопрос можно сделать вывод о том,
что с точки зрения субординации статус ИТ-специалистов в библиотеках высокий, но
их влияние на деятельность библиотеки нельзя считать обширным.
Управление ИТ-службой
Немаловажную роль во внедрении новых информационных технологий играет
управленческая культура библиотеки, которая, в свою очередь, сильно зависит от
того, когда и для решения каких задач создана ИТ-служба, каков состав её
специалистов, чтобы реально влиять на деятельность библиотеки и на её политику в
области ИТ-стратегии и развития ИТ-инфраструктуры.
В практике работы библиотек возможны несколько вариантов развития ИТ. Первый
– «Дань моде», когда библиотека не осознает в полной мере благ, которые
несет внедрение тех или иных решений, но отказаться от сопутствующих внедрению
ИТ расходов не может, так как происходит «всеобщая информатизация
(автоматизация) библиотек». ИТ-специалисты делают то, что считают нужным, –
обеспечивают библиотеки оборудованием, поставляют ПО, выстраивают сетевую
инфраструктуру, предлагают разнообразные решения. Технологии могут существовать
ради технологий, в то время как насущные потребности библиотек могут не
учитываться. Представители ИТ-подразделений считают, что им лучше известно, как
должна быть организована работа в библиотечных отделах. Такая ситуация
наблюдается на первом этапе автоматизации библиотеки.
Второй вариант – «Инициатива сверху», когда все основные предложения
по применению тех или иных ИТ поступают от руководства библиотеки, и
ИТ-специалисты ставятся перед фактом того или иного решения. В этом случае может
возникнуть чувство неудовлетворенности в ИТ-службе, связанное с выполнением
обслуживающих функций, четкой регламентацией работы и ограничениями для
свободного творчества.
И третий вариант – «Сбалансированная линия». Консолидированное
существование ИТ-службы и библиотеки позволяет получать большую отдачу и
максимально использовать возможности ИТ.
Очевидно, что возможности информационных технологий шире, чем текущие
требования библиотеки. Иногда, регламентируя работу подразделений ИТ и
ограничивая сотрудников, библиотека сужает возможности применения
технологических достижений: руководителю, не являющемуся специалистом в области
ИТ, довольно трудно из всего многообразия инструментариев, предоставляемых
ИТ-индустрией, выбрать оптимальные решения для нужд библиотеки. Еще сложнее ему
будет сопоставить тенденции, складывающиеся в ИТ-отрасли, с вектором развития
библиотеки и на основании этого принять стратегическое решение.
Камнями преткновения эффективности ИТ и функционирования ИТ-служб являются,
безусловно, финансирование ИТ по остаточному принципу, высокая стоимость систем
автоматизации библиотек, временные затраты при переходе на новую систему и на ее
адаптацию, проблемы конвертирования данных, что требует привлечения
дополнительных человеческих ресурсов и делает процесс наиболее зависимым от
соблюдения временных рамок работ.
В ИТ следует вкладывать деньги, иногда немалые. Оценивая уровень вложений в
информационные технологии, 25% респондентов охарактеризовали его как
достаточный, 75% не удовлетворены объемом финансирования, закладываемым в силу
объективных и субъективных причин. В необходимом объеме субсидируются некоторые
вузовские и крупнейшие федеральные библиотеки. Следствием недостаточного
финансирования становится сдерживание технологического роста, что часто можно
нейтрализовать передовым менеджментом. Выделение расходов на ИТ отдельной
строкой в бюджете библиотеки говорит о том, что руководство расценивает
деятельность этого подразделения как неотъемлемую часть развития библиотеки.
В числе существенных препятствующих факторов – непонимание ИТ-специалистами
специфики библиотечной деятельности, недостаток информации об имеющихся
ИТ-решениях, отсутствие квалифицированных кадров. Ключ к определению эффективной
работы ИТ-службы – понимание наиболее продуктивного способа сосуществования
ИТ-специалистов и библиотекарей, нахождение правильного баланса между отделами,
организационной культурой, задачами и ответственностью сотрудников, а также
стилем управления.
Кроме того, выделим еще некоторые возможные проблемы функционирования
ИТ-служб библиотек, решение которых будет способствовать повышению
результативности развития ИТ: отсутствие ИТ-стратегии в библиотеке;
недостаточное знание ИТ-стратегии сотрудниками ИТ-служб и заведующими
библиотечными подразделениями; отсутствие связи ИТ-стратегии с общей стратегией
развития библиотеки; отсутствие контроля за выполнением ИТ-решений; высокая
загруженность ИТ-специалистов; некачественная, не в срок выполненная работа
ИТ-службы; недостаточная квалификация пользователей; отсутствие мотивации
ИТ-специалистов; низкий уровень культуры обслуживания; отсутствие четкого
распределения функций и обязанностей сотрудников ИТ-службы; сложность поддержки
большого количества разнородных систем; неясность для сотрудников библиотеки, к
кому и по какому вопросу обращаться; отсутствие четкого представления об общей
картине дел в ИТ-службе; отсутствие четко распределенных обязанностей (никто ни
за что не отвечает) и др.
Повысить статус ИТ-служб можно через частичное делегирование функций по
формированию и оптимизации библиотечных технологических процессов, вовлечению
ИТ-специалистов в управленческий процесс.
Стратегические направления
развития ИТ-служб в библиотеках
В современных условиях интенсивного развития информационных технологий и
стремления библиотек не отстать от прогресса не возникает сомнения о дальнейшем
расширении направлений деятельности ИТ-служб. Хотя, конечно, следует учитывать,
что невозможно бесконечно расширять ИТ-службу и привлекать все новых
специалистов. В связи с существенным изменением профиля ИТ-служб и увеличением
нагрузки на них, можно прогнозировать большее использование библиотеками внешних
ИТ-консультантов для содействия в формировании ИТ-стратегии и постановки
современной, эффективной ИТ-службы и библиотеки в целом.
ИТ-отрасль очень динамична – появляются новые решения и новые концепции,
технологии непрерывно усложняются. Поэтому для поддержания высокой квалификации
ИТ-специалисту необходимо постоянно обучаться, следуя за изменениями и
тенденциями в библиотечной сфере деятельности. Руководству библиотеки и ведущим
специалистам также необходимо регулярно отслеживать тенденции развития
ИТ-отрасли.
В результате исследования выявлено, что для изучения новых ИТ библиотечные
специалисты чаще всего читают профессиональную литературу (54%), осуществляют
мониторинг библиотечной веб-среды (45%), активно участвуют в конференциях,
семинарах, проводимых поставщиками/разработчиками ИТ (44%), используют личные
контакты (41%). Ни каким образом не отслеживают развитие ИТ 4,5% респондентов,
1% знакомится с новыми ИТ только по ходу внедрения в работу библиотеки.
Стратегия развития ИТ-служб в библиотеке подразумевает не только закупку
компьютерной техники, но и эффективное решение задач библиотеки средствами ИТ в
долгосрочном периоде. В число этих задач входят повышение уровня автоматизации
существующих технологических процессов, повышение производительности, внедрение
современных ИТ и т.д. Основными признаками наличия ИТ-стратегии в библиотеке
можно считать: ознакомление руководителя ИТ-службы со стратегическими целями
библиотеки; разработку ИТ-стратегии на основе стратегии развития библиотеки в
целом; фиксацию ИТ-стратегии в ряде документов; ее долгосрочность (разработка на
срок не менее года).
Статус руководителя ИТ-службы (и ИТ-службы как таковой) находится в прямой
зависимости от его роли в принятии стратегических решений по развитию библиотеки
и во многом определяет эффективность использования информационных технологий.
Руководство библиотеки может выбрать, какому из трёх статусов будет
соответствовать руководитель ИТ-службы или отдел в целом: исполнитель
(отвечает за выполнение принятых руководством библиотеки решений, относящихся к
его компетенции), консультант (выполняет роль эксперта и, как правило,
привлекается руководством библиотеки для выработки рекомендаций по решению задач
частного характера и обоснования необходимых инвестиций в ИТ), участник
принятия управленческих решений (является одним из топ-менеджеров
библиотеки, членом дирекции и т.п.).
Совместное принятие решений в области развития и внедрения тех или иных
информационных технологий позволит найти более оптимальный подход и выработать
стратегические решения с учетом особенностей библиотеки и развития новых ИТ. В
итоге будет устранен пресловутый разрыв между библиотекой и ИТ, что позволит
достичь большей востребованности и удовлетворенности от технологических
сервисов, максимально задействовать интеллектуальный потенциал ИТ-специалистов
на благо библиотеки, осуществлять эффективную поддержку и развитие
ИТ-инфраструктуры библиотеки, а также подбор технических средств для ее
обеспечения.
|
