025.6:024.6:65.011.56

История развития автоматизированной системы МБА отражает все этапы автоматизации в ГПНТБ России.

К концу 60-х годов была разработана и эксплуатировалась система машинной регистрации и учёта книговыдачи по МБА на базе ЭВМ Минск-22, Минск-32, комплекса счётно-перфорационных машин и оргавтоматов Супертайпер, Оптима.

В начале 70-х годов с переходом в ГПНТБ СССР от автоматизации отдельных процессов к разработке комплексной автоматизации была разработана задача контроля и управления обслуживания абонентов (АС МБА), эксплуатирующаяся на ЭВМ серии ЕС. В процессе её функционирования фиксировались все запросы, поступающие в ГПНТБ СССР в отдел Межбиблиотечного абонемента и Производственную мастерскую, контролировались сроки прохождения требований в различных структурных подразделениях библиотеки, а также сроки пользования литературой, отправленной абонентам. В рамках АС МБА был автоматизирован целый ряд трудоёмких процессов (написание адресов и сообщений абонентам и библиотекам-координаторам, участвующим в выполнении запроса, составление отчётности и др.).

На основе информации, накапливаемой в базах данных АС МБА была реализована задача “Анализ читательского спроса”. В рамках этой задачи анализировался спрос читателей по каждому наименованию отечественных книг, отечественных и иностранных журналов, выданных за пять лет, проводился анализ читательского спроса по тематике и видам литературы.

Данные анализа читательского спроса, в свою очередь, являлись базой для выработки рекомендаций по определению экземплярности комплектования отечественных книг и по вторичному отбору изданий в фонд библиотеки, разработке рекомендаций по оптимальному размещению книг в книгохранилищах и по объёму списания, разработке методики определения книг, подлежащих переводу в депозитарное хранение.

В начале 90-х годов с появлением IBM PC-совместимых ПЭВМ, созданием сети ПЭВМ, полной остановкой ЕС ЭВМ и переводом информационного массива абонентов МБА на персональные компьютеры началась разработка технологии АС МБА с использованием в качестве основы системы автоматизации библиотек ИРБИС и базового пакета прикладных программ CDS/ISIS. Разрабатывая автоматизированную систему МБА для ГПНТБ России, была сделана попытка отразить весь цикл обработки заказов в ГПНТБ, максимально унифицировать выполняемые функции и создать единую автоматизированную систему диспетчеризации запросов, поступающих по каналам МБА и Репроцентра.

В построении системы МБА были использованы основные особенности и возможности ИРБИС.

АС МБА ГПНТБ России ориентирована на работу в локальной вычислительной сети (ЛВС).

В системе МБА ГПНТБ России в качестве источника библиографических сведений используются следующие базы данных:

• Электронный каталог (основной) ГПНТБ России служит для получения библиографической информации и шифра об изданиях фонда ГПНТБ;
• Российский сводный каталог по научно-технической литературе(РСК), БД РСК позволяет библиографам отдела МБА оперативно установить библиотеку-фондодержатель и перенаправить туда заказ, если это издание отсутствует в фонде ГПНТБ, одновременно пользователю направляется сообщение о том, куда был перенаправлен его заказ;
• четыре технологические базы данных (БД отечественной книги, БД зарубежной книги, БД зарубежной периодики, БД отечественной периодики); технологические БД позволяют сотрудникам МБА определить поступление новой литературы в ГПНТБ еще до передачи в хранение на этапе каталогизации или лингвистической обработки.

Поиск в базах данных Электронного каталога дополнен возможностью оформления записи заказа с переносом в нее библиографических сведений о заказываемой литературе.

В АС МБА широко используются ведение словарей по наиболее характерным структурным элементам записи, что позволяет осуществлять специфические виды поиска в базах данных АС МБА.

АС МБА состоит из трех специальных баз данных:

• БД абонентов, которая содержит информацию о зарегистрированных абонентах МБА, о поступлении денежных средств и их расходовании, о заказах, по которым абоненту отправлена литература (оригинал);
• БД заказов, содержащая оперативные сведения о ходе выполнения заказов, их местонахождении на каждом этапе обработки и о выдаче/возврате литературы;
• архивная база данных заказов, накапливающая сведения о заказах, обработка которых завершена; используется для получения различных статистических данных, а также может быть использована для выработки рекомендаций по комплектованию фондов ГПНТБ России.

При вводе информации в базы данных широко используется применение списков, словарей, возможность копирования записей в базах данных.

Применение в качестве основы системы автоматизации библиотек ИРБИС и базового пакета прикладных программ CDS/ISIS.4 дает возможность настройки системы на конкретное применение (задание структурных элементов при описании абонентов и заказов, создание рабочих листов для ввода информации и выходных форм).

Диспетчеризация заказов осуществляется путем присвоения заказу на определенной стадии обработки соответствующего кода операции и даты выполнения операции. В соответствии с этим в каждый момент времени все заказы делятся на группы. Пользователь может просмотреть конкретную группу заказов, отобрать из нее заказы на просмотр/корректировку, изменить код операции заказа, вследствие чего заказ переводится в другую группу в соответствии со схемой, установленной заранее. Стадии обработки заказов и соответственно состав каждой группы определены из опыта работы службы МБА в ГПНТБ.

Автоматическое запоминание в записи каждого заказа технологического пути его прохождения позволяет определить состояние заказов, сроки выдачи и возврата литературы и обеспечить информацией любого абонента МБА.

Виды статистических и выходных форм определяются в соответствии с требованиями специалистов службы МБА. Эти формы являются настраиваемыми по определенным правилам, которые задаются во внешних файлах.

Для ГПНТБ России такими формами являются:

• сведения о заказах конкретных абонентов за любой промежуток времени;
• списки абонентов, не возвративших литературу в установленный срок;
• отчеты о работе отдела МБА за определенный период (год, квартал, месяц и т.д.).

В АС МБА ГПНТБ России реализовано выполнение финансовых расчетов с абонентами при обработке заказов:

• регистрация поступлений денежных сумм от абонентов,
• списание стоимости заказа при его обработке,
• получение справок о расходовании денежных средств абонента по его требованию за указанный промежуток времени.

Опыт эксплуатации АС МБА показал, что система удобна и рассчитана на библиотечных работников, не обладающих навыками в работе с персональными компьютерами. Автоматизированная система МБА – это совокупность взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ) для сотрудников службы МБА ГПНТБ России:

• АРМ "ГРУППА МБА" — рабочее место для регистрации абонентов, заказов, проведения денежных операций, ввода библиографических сведений и шифров ГПНТБ и кодов операций, отражающих состояние заказов.
• АРМ "ПОИСК В ЭК" — рабочее место для поиска литературы в базах данных электронного каталога ГПНТБ России и автоматического переноса элементов библиографического описания, шифров ГПНТБ и сигл других библиотек в запись заказа.
• АРМ "ДИСПЕТЧЕР МБА" — рабочее место для диспетчеризации заказов, регистрации выдачи-возврата литературы, сверки на отсутствие дублетных записей по номерам абонентов и номерам заказов.
• АРМ "АДМИНИСТРАТОР" — рабочее место специалиста для выполнения системных операций над базами данных в целом и для поддержания их в актуальном состоянии.

Большой набор сервисных средств для работы с базами данных и широкие возможности настройки системы на конкретное применение позволяют оперативно вносить изменения по требованиям специалистов отдела МБА и внедрять в действующую систему все новые программные и технологические доработки ИРБИС.

1. Шрайберг Я.Л., Воройский Ф.С. Автоматизированные библиотечно-информационные системы России: Состояние. Выбор. Внедрение. Развитие. – М.: Либерия, 1996

2. Шрайберг Я.Л. Направления перспективного развития автоматизации в ГПНТБ СССР (к общей концепции автоматизации ГПНТБ СССР). – Юбилейный сборник научных трудов ГПНТБ России / Государственная публичная науч.-техн. б-ка России, 1999, с. 170-180

3. Раев А.Г. Опыт разработки управляющих решений в технологических процессах научно-технических библиотек (на примере ГПНТБ СССР) . – Юбилейный сборник научных трудов ГПНТБ России / Государственная публичная науч.-техн. б-ка России, 1999, с. 128-130