| Home page | Каталоги и базы данных | |
Сборник научных трудов | |
|
УДК 025:65.011.56 С.М. Дунаевская Система ИРБИС и библиотечная технология
Система автоматизации библиотек ИРБИС представляет собой типовое интегрированное решение в области автоматизации библиотечных технологий и предназначена для использования в библиотеках любого уровня и профиля. Система полностью отвечает международным требованиям, предъявляемым к подобного рода системам, и поддерживает все отечественные библиографические форматы и стандарты. Система позволяет описывать все виды и типы изданий. Интерфейсы системы максимально приближены к потребностям Пользователя и легко осваиваются. Вся технология ориентирована на то, чтобы сократить и максимально упростить клавиатурный ввод информации, обеспечив в то же время максимально полное описание изданий в соответствии с профилем, уровнем и потребностями конкретного пользователя, традициями и требованиями ГОСТ 7.1-84. При этом единственным обязательным Элементом Данных (ЭД), без которого документ не будет сохранен в БД, является Заглавие. Система, с одной стороны, обеспечивает все традиционные подходы библиотечных работников при поиске литературы в традиционных каталогах, а с другой – предоставляет массу дополнительных возможностей как для поиска в Электронном каталоге, так и в процессах обработки поступающей литературы, учета и анализа фондов (включая процессы списания литературы), выдачи и возврата литературы читателю. ИРБИС охватывает практически все традиционные библиотечные функции от комплектования до книговыдачи, учет и отчетность, имеет специальные решения для ЦБС и Вузов (включая задачи учета и выдачи многоэкземплярной литературы и книгообеспеченности).
Электронный каталог Электронный Каталог (ЭК) в системе ИРБИС – это общая поливидовая База Данных (БД) по многоотраслевой тематике, которая включает сведения обо всей литературе, поступающей в библиотеку. Это могут быть печатные и рукописные языковые материалы, ноты, видео и звукозаписи (в т.ч. кинофильмы и видео проекционные материалы), картографические материалы, компьютерные файлы и т.п. Документы всех типов могут быть изданы (и описаны в БД) как законченные издания (однотомные или многотомные), либо как продолжающиеся, серийные или периодические издания (журналы, газеты и пр.). В ЭК могут быть введены также аналитические описания статей из сборника или номера периодического издания любого из перечисленных выше типов документов. Вместе с тем каталог может быть разбит по усмотрению Пользователя на ряд отдельных БД, например, по типу и виду литературы, тематике, виду описания, в хронологическом порядке или по любому другому принципу. При вводе записей в ЭК автоматически создаются словари, обеспечивающие быстрый доступ к БО по различным ЭД, таким как:
Кроме того, создается Словарь Ключевых слов, в который автоматически вводятся значащие слова из библиографических ЭД, а также специально выделенные слова из полей «Аннотация» и «Общие примечания». В этот словарь вводятся также ключевые слова, записанные в поле «свободного индексирования» и в поле дескрипторов (ввод с использованием тезауруса). Несомненным достоинством системы является отражение в словарях и, соответственно, обеспечение доступа к документам по данным поля «Оглавление» отдельного номера журнала или Сборника, имеющего общее заглавие или не имеющего такового. Все авторы каждой статьи (до 3-х авторов) и Заглавия статей, введенных в это поле, автоматически попадают в соответствующие словари, а отдельные слова из заглавий – также и в словарь Ключевых слов. Дополнительно для каждой статьи могут быть введены «ненормированные» ключевые слова, а также Издательский индекс, который определяет поступление сведений о ней в выходной документ «Систематический Указатель». Дополнительно могут быть введены сведения, представленные на ненумерованных вкладках журнала такие, как, например, репродукции художников (автор и название). Такое построение системы позволяет при одном обращении к словарю найти, например, все произведения одного автора – и авторские работы, и написанные в соавторстве или редактированные им, и вышедшие в сборнике или опубликованные в номере журнала, и статьи о нем (персоналии), его работы на различных физических носителях и т.д. Дополнительные средства поиска позволяют путем использования «Поиска по связи» (без повторного формулирования поискового предписания) найти «сходные» документы, например, по той же тематике, или все труды той же конференции или коллектива, как и в найденном документе, или все статьи из того же номера журнала или сборника. Также существует поиск по связи между Приложением и Основным документом, Между Рецензией и Рецензируемым документом и др. Кроме поиска по отдельным словарям система позволяет проводить комплексный поиск по нескольким словарям также с использованием операторов булевой алгебры. Система поддерживает поиск (и ввод информации) с использованием Авторитетных файлов. До начала работ по созданию БД Пользователь в соответствии со своими специфическими требованиями может определить состав ряда справочников, которые используются при вводе данных. Это такие справочники, как «Канал поступления», «Место хранения», «ФИО исполнителей», а также специальный справочник с данными Пользователя, которые используются, в частности, при экспорте документов в коммуникативные форматы (код страны и наименование Организации-пользователя). Пользователю предоставляется механизм, с помощью которого он может управлять видом представления некоторых ЭД в форматах экспорта, в выходных форматах (Каталожных карточках и форматах просмотра/вывода). Такими данными могут быть, например, цена, сведения об экземплярах (полное или краткое представление сведений), ключевые слова, аннотация (по умолчанию на КК выводится аннотация только для промышленных каталогов), Индексы УДК, ББК, ГРНТИ. В документации к Системе представлен перечень всех элементов данных формата (данные библиографического описания, данные о содержании документа, дополнительные точки доступа при поиске, данные регистрации книг и журналов, сведения об экземплярах, кодированная информация и др.). Там же отмечены обязательные и повторяющиеся элементы, а также отражение ЭД в одном или нескольких поисковых словарях системы (в словарях Авторов, Заглавий, Издательств, Коллективов, Ключевых слов и других); там же представлены имена всех файлов справочников-меню, используемых при вводе кодовой информации. За основу формата представления данных в Электронном каталоге системы ИРБИС принят Международный коммуникативный формат UNIMARC — в части компоновки библиографических данных по полям и подполям и кодирования информации; в других компонентах форматов имеются значительные отличия, однако конвертирование библиографической информации в UNIMARC, USMARC, RUSMARC для обмена с другими информационными системами обеспечивается. Дополнительно введены ЭД, используемые в отечественной практике, но отсутствующие в этих форматах, технологические ЭД, например, поля архивных данных, в которых сохраняются исходные данные, изменяемые в процессах списания литературы, проверки фонда, продления подписки периодики и пр. Повторяющиеся внутри одного поля подполя с одинаковыми идентификаторами (форматы UNIMARC и RUSMARC) для более корректного и однозначного представления связанных между собой данных в формате ИРБИС вынесенных на уровень повторяющихся полей, либо им даны разные идентификаторы подполей. Кроме того, если Пользователь ведет наряду с электронным каталогом также и карточные каталоги, система предлагает каталогизатору простейшие средства для определения различных добавочных и ссылочных каталожных карточек в соответствии с ГОСТ 7.1-84. Описание может непосредственно вводиться в БД ЭК по самому изданию, de visu, но документ может быть также передан из БД комплектования, скопирован из другой БД, заимствован из других систем и введен в БД каталога путем преобразования. При вводе информации автоматически осуществляется формально-логический контроль части данных и, для исключения повторного ввода документа, сверка на дублетность (по совокупности основных библиографических элементов данных), причем при вводе описаний комплектатором проверка на дублетность осуществляется одновременно и по БД комплектования, и по БД ЭК. Кодовая информация вводится с использованием справочника (меню); наименования организаций (коллективов), совещаний (временных коллективов) и другие данные могут вводиться с использованием словаря БД электронного каталога и Авторитетных (Authority) БД. При вводе однотипных данных можно использовать режим «мультиввода», позволяющий при одном обращении к справочнику или словарю отметить и перенести в документ сразу нужное число терминов (ввод данных как в повторяющиеся, так и в не повторяющиеся поля). Все эти средства упрощают ввод, а также снижают вероятность возникновения ошибок. Оригинальным решением является структура представления данных и порядок ввода для периодических изданий – в записи БО такого издания хранится библиографическая информация, сведения о полученных комплектах номеров за разные годы и сведения о еще не завершенной подписке. Кроме этой записи БО, на каждый выпуск издания автоматически в процессе регистрации создается отдельная запись, в которую вводятся сведения обо всех экземплярах этого выпуска и в которую могут быть введены в поле Оглавление сведения обо всех или отдельных статьях, помещенных в этом номере. При выдаче номера читателю именно в этой записи отмечается факт выдачи и возврата конкретного экземпляра. Аналитическое описание может быть создано одним из четырех способов:
По усмотрению Пользователя аналитические описания могут помещаться либо в общую БД ЭК, либо в отдельные БД. В принципе, если введены оглавления журнала, создание отдельных аналитических описаний оправдано лишь в том случае, когда в него вводятся аннотация, элементы систематизации и предметизации и другая развернутая информация. Если аналитическое описание, традиционно создаваемые Пользователем, содержат только краткую библиографическую информацию, вполне достаточно данных, которые вводятся в поле Оглавление, тем более, как уже указывалось выше, для каждой статьи может быть введен набор ключевых слов (произвольного объема), а также издательский индекс для отражения ее в издании. В системе могут быть получены различные выходные формы, такие как Библиографические указатели (сортировки по предметным заголовкам, по автору и/или заглавию) и Систематический указатель, который может готовиться в двух вариантах:
Заказ и поступление книг В БД комплектования осуществляются процессы первичного ввода БО книг (предварительный ввод дезидератов или непосредственно заказываемых книг; ввод может осуществляться непосредственно с клавиатуры или путем импорта машиночитаемых прайс-листов или каталогов издательств); ввод сведений о Посреднике Заказа (ПЗ) – Издающих, Распространяющих или Книготорговых организациях (однократный ввод и многократное использование данных); оформление заказа, при этом сразу могут быть определены отделы, для которых заказывается данная книга; подготовка выходных документов заказа (в частности, Адрес для конверта и почтовые карточки для отправки посреднику заказа; Список заказанных книг, Лист "счет-фактура" и др.); контроль реализации заказов на книги; ведение словарей невыполненных или выполненных не полностью заказов (с сортировкой по организациям, дате заказа, номеру заказа и др.); подсчет нереализованных предварительно перечисленных средств или их перерасход и т.д.
Первой операцией, которая выполняется при получении партии книг, в отличие от традиционной библиотечной технологии является ввод новой записи Книги Суммарного Учета (КСУ) поступлений (вводятся только краткие данные с сопроводительного документа). Далее в записи БО книг, полученных в данной партии, вводятся сведения об экземплярах (инвентарные номера или/и штрих коды; для инвентарных номеров может быть применен автоматический ввод последовательных чисел с заданного номера в заданное число экземпляров); уточняется цена (общая для всех полученных экземпляров или индивидуальные для каждого экземпляра) и при необходимости – корректировка БО. При сохранении записи для каждого полученного экземпляра производится автоматический ввод №КСУ, ФИО исполнителя и даты корректировки записи (по данным, устанавливаемым однократно исполнителем). После завершения обработки полученной партии выполняется режим «Пополнение записи КСУ» – анализ полученной партии по разным аспектам для каждого подразделения (отдела) и суммарно по всей партии:
Для полученной партии могут быть подготовлены выходные документы: листы инвентарной книги (с возможностью отбора по № КСУ или Интервалу дат, в том числе и для отдельного Подразделения); лист актового учета книг; справка о поступлении партии книг в фонд; листы книги суммарного учета (краткая и полная формы КСУ, общие либо для отдельного подразделения или источника); итоговые поступления за период – полная форма, общая и для подразделения; листы книги суммарного учета – распределение партии по видам документов, по разделам знаний, по характеру, языкам и др. Описания книг передаются в БД ЭК как новые записи, и при этом исключается повторная передача одного и того же издания в одну и ту же БД ЭК. При поступлении новых экземпляров после передачи записи в ЭК, сведения о доукомплектовании также передаются в ЭК, но не как новые записи, а как пополнение ранее переданной записи сведениями о новых экземплярах. БО, переданные в ЭК (или промежуточную БД по усмотрению пользователя), проходят этапы каталогизации, систематизации и предметизации, могут корректироваться специалистами разных профилей, либо одним единственным – в зависимости от возможностей, потребностей и организации работ у конкретного пользователя. Допустима работа по упрощенному варианту, при котором первичный ввод БО производится непосредственно в БД ЭК – работа в АРМ «Каталогизатор» После передачи записей книг в БД ЭК в принципе они могут быть удалены из БД комплектования. Записи КСУ, содержащие полные сведения о каждой партии книг, составляют основные записи в этой БД, именно по ним отслеживается состояние и движение фонда. Если проводится доукомплектование, приобретаются новые экземпляры той же книги, нужное БО может быть скопировано из БД Каталога, и после ввода сведений о новых полученных экземплярах, эти данные по общей технологии также будут переданы в БД ЭК как корректуры.
Списание литературы Как и при поступлении литературы, первой операцией здесь является ввод новой записи книги суммарного учета выбытия, вводятся только краткие данные с сопроводительного документа; после обработки всей партии изданий, выбывающих из какого-либо отдела, запись КСУ выбытия также автоматически пополняется сведениями о распределении партии списанных документов по различным критериям. В процессе ввода данных о списываемых экземплярах отмечается факт передачи некоторых из них в другие отделы, а также необходимость доукомплектования (приобретения новых экземпляров). После завершения процесса списания по данному акту производится автоматический анализ БД ЭК на наличие документов, в которых списаны ВСЕ экземпляры. Такие документы из БД ЭК могут быть удалены (вызовом специального режима), но документы, в которых стоит заказ на доукомплектование, не только удаляются из БД ЭК, но переносятся в БД комплектования, что исключит в дальнейшем необходимость повторного ввода БО при приобретении новых экземпляров. По результатам работы по списанию партии литературы могут быть получены выходные документы: справка о выбытии книг из подразделения (с учетом или без учета перемещения их внутри фонда); акт на исключение книг из фонда библиотеки и список книг; список книг, требующих доукомплектования; справка об изменении объема фонда при регистрации выбытия партии книг; лист книги суммарного учета выбытия – Распределение партии по видам документов, по разделам знаний, по характеру, языкам и др.; лист книги суммарного учета выбытия (краткая и полная формы). При подготовке выходных документов производится пересчет цен списанных экземпляров относительно даты их приобретения – в соответствии с файлом пересчета, справочником, который каждый Пользователь готовит для себя в соответствии с принятой у него системой. Есть специальные решения для экземпляров группового учета в Вузах (УК) и ЦБС – здесь может быть проведено списание или передача в другие отделы лишь части экземпляров, а исходные данные сохраняются в архивных полях. Аналогичный процесс пересчета цен проводится и в процессе Проверки фонда, но разница состоит в том, что новая цена автоматически вводится в запись непосредственно для каждого проверенного экземпляра (при этом старые, исходные, данные сохраняются в архивных полях и доступны для анализа и контроля). По результатам проверки фонда готовится выходной документ – АКТ проверки и Инвентарный список проверенных экземпляров.
Работа с периодическими изданиями Подписка на газеты и журналы производится в БД комплектования, при этом разделяются понятия Адресат и Получатель – в один адрес, то есть одному Адресату, могут доставляться издания для нескольких отделов. Адресат однократно должен быть введен в БД как отдельная запись, также как и БО подписываемых изданий. Подписка может проводиться по разным подписным каталогам, которые также однократно вводятся в БД. Выходной документ «Лист-заявка» готовится для отдельных Адресатов и может содержать как краткие данные, так и расширенные (дополнительно – период, на который оформлена подписка каждого издания, и цена доставки); суммирование ведется постранично с общим итогом в конце документа. Абонементные карточки могут быть получены одновременно либо для заданного адресата (групповой отбор), либо для всех адресатов, на которых оформлена подписка (для отмеченных документов). Кроме того, можно получить «Итоговые данные о подписке отделов» – в краткой или полной форме. Сведения о подписке могут быть продлены (пролонгированы) с корректировкой данных предыдущего периода и сохранением данных всех предшествующих периодов подписки. Автоматически может быть проведена «групповая подписка». При продлении подписки на следующий период (год, полугодие, квартал) сведения о предыдущей подписке автоматически переносятся в архивные поля и доступны для последующего анализа (подписной индекс, цена, Адресаты и Получатели, число экземпляров по отделам, периодичность). На основе данных архивных полей можно получить справку за любой период о подписке одного отдела или одного адресата, или об общей суммарной подписке. Кроме того, при подготовке к подписке на очередной период система предоставляет возможность автоматически проверять БД Пользователя по Издательскому Каталогу, если таковой будет поставлен в виде текстового или ISO- файла, имеющего структуру ИРБИС или стандартных коммуникативных форматов, и импортирован в отдельную БД издательского каталога. При этом в БО изданий, для которых изменились цена или периодичность, автоматически будут вноситься изменения (идентификация по подписному индексу); одновременно определяются издания, индексы которых в новом подписном каталоге отсутствуют. При передаче сведений об изданиях, на которые оформлена подписка, в БД каталога переносятся ЭД БО, а также сведения о заказанных экземплярах, их направлении, интервале ожидаемых номеров и цене каждого номера (в соответствии с периодом заказа – год, полугодие, квартал), которые автоматически рассчитываются на основе ЭД «Периодичность». При продлении подписки в ЭК автоматически передаются только сведения о новых ожидаемых номерах, которые вводятся в запись переданного ранее БО. Все это значительно облегчает процесс регистрации поступивших номеров, который производится в БД ЭК по мере поступления номеров издания. В любом случае система обеспечивает исключение повторного переноса документа в одну и ту же БД электронного каталога (режим «Контролируемого переноса»). При попытке повторной передачи система выдает сообщение о числе пропущенных документов и числе и номерах откорректированных документов. В ЭК в запись БО периодического издания могут быть введены дополнительные специфические данные:
Книгообеспеченность В настоящее время разрабатывается новая технология задачи Книгообеспеченность на основе информации трех БД – ЭК, БД Читателей (студентов) и БД VUZ, в которую вводятся данные об учебных планах, изучаемых дисциплинах и т.п. Технология ориентирована на одноразовый ввод любых оригинальных данных и перенос их по мере необходимости в другие записи. Предполагается, что в будущем первичный ввод в БД Читатель сведений о студентах, зачисленных в ВУЗ, также будет проводиться путем копирования с преобразованием в нужный формат из БД абитуриентов, которая ведется в каждом университете.
БД Читатель В запись «студента» вводятся следующие данные:
При вводе НУП и УНД подается словарь БД VUZ (см. ниже), что позволяет осуществить перенос из соответствующей записи этой БД в запись читателя/студента следующих ЭД: НУП/УНД, Факультет, Направление, Специальность, Выпускающая кафедра (реализация принципа одноразового ввода). Путем глобальной корректуры отобранных записей можно:
“Перевода отдельного студента”, например, того, у которого снимается отметка “Не переведен” проводится индивидуально. Можно получить список отобранных записей читателей, сортированный в алфавите ФИО и даты рождения. При получении списка в опросном листе можно указать один или несколько ЭД, по которым будет сделан дополнительный отбор из результатов поиска (группа, факультет, семестр, курс, гражданство, специальность, НУП) и/или «Дополнительный текст заголовка формы» (свободный текст). Запись списка содержит ФИО, дату рождения и ЭД Категория, Группа, Семестр.
БД Электронный каталог В запись БО книги в поле «Учебная литература» вводятся следующие ЭД:
Все данные вводятся с использованием справочников иерархического или плоского типов, причем иерархический справочник «Направление – Группа специальностей –Специальность» и плоский «Направление», идентичны аналогичным справочникам в БД Читатель (перенесены из БД «УЧЕБНИКИ.mdb» Минобразования). Иерархический справочник «Цикл – Уровень компонента – Дисциплина» и плоские «Цикл дисциплин» и «Уровень компонента» также перенесены из БД «УЧЕБНИКИ.mdb». Применение иерархических справочников, составленных специальным образом, позволяет за одно обращение к нему ввести в запись все три ЭД. При вводе НУП подается словарь БД VUZ (см. ниже) с выходом на запись “НУП-семестр”, что позволяет осуществить перенос из соответствующей записи этой БД в запись книги следующих ЭД: НУП, факультет, направление, специальность, выпускающая кафедра, семестр (реализация принципа одноразового ввода). При вводе УНД также подается словарь БД VUZ (см. ниже) с выходом на запись “УНД-семестр”, что позволяет осуществить перенос из соответствующей записи этой БД в запись книги следующих ЭД: УНД, факультет, направление, специальность, выпускающая кафедра, семестр и вид обучения (до 3-х значений) – реализация принципа одноразового ввода. Формат просмотра записи содержит:
Можно получить таблицу «Обеспеченность учебной литературой» по всему списку отобранных записей книг. Для заданного НУП-Сем или УНД-Сем выводятся итоговые данные.
БД VUZ Эта новая БД не является обязательной для получения основных данных по книгообеспеченности – см. выше – п.3.1.b). Однако она может быть полезна для ряда применений. В БД могут быть введены записи следующих видов: UPL (НУП – Семестр) содержит следующие поля:
Это поле формируется и корректируется автоматически при сохранении записи «студент» в БД Читатель (если в ней заполнен НУП), что дает возможность кумулировать в записи «НУП – Семестр» всех студентов по группам и выводить их в формате просмотра книги в БД каталога. При «Переводе студента в другую группу» в соответствующее повторение поля вносится изменение; при «Переводе студента на другой курс» соответствующее повторение поля перемещается в другую запись «НУП – Семестр»; при «Исключении студента из ВУЗа» соответствующее его идентификатору повторение поля из записи удаляется. Все корректировки этого поля осуществляются как при индивидуальной работе с записью одного студента, так и при глобальной корректировке записей. Таким образом, запись «НУП – Семестр» может содержать максимально полную информацию о позиции данного Номера учебного плана; введенные в нее однократно данные могут переноситься в запись БД Читатель и в запись БД ЭК книг; запись на следующий семестр того же НУП может быть получена путем копирования; в дальнейшем эта БД может быть использована также для других приложений. РЛ DISC (Дисциплина) содержит следующие поля:
Эта новая запись (см. ниже) создается путем копирования с преобразованием по таблице, в нее переносятся данных из неповторяющихся полей и то конкретное значение повторяющегося поля, номер которого задан в служебном поле (реализация принципа одноразового ввода). РЛ DUNIK (Уникальный Номер Дисциплины – Семестр) содержит следующие поля:
Это поле формируется и корректируется автоматически при сохранении записи «студент» в БД Читатель (если в ней заполнен ЭД УНД), что дает возможность кумулировать в записи «УНД – Семестр» всех студентов по формам обучения и выводить их в формате просмотра книги в БД каталога. При «Переводе студента в другую группу» в соответствующее повторение поля вносится изменение; при «Переводе студента на другой курс» соответствующее повторение поля перемещается в другую запись «УНД – Семестр»; при «Исключении студента из ВУЗа» соответствующее его идентификатору повторение поля из записи удаляется. Все корректировки этого поля осуществляются как при индивидуальной работе с записью одного студента, так и при глобальной корректировке записей. Таким образом запись «УНД – Семестр» может содержать максимально полную информацию о данной Уникальной дисциплине; введенные в нее однократно данные могут переноситься в запись БД Читатель и в запись БД ЭК книг; запись на следующий семестр того же НУП может быть получена путем копирования либо аналогичной записи для другого семестра (полностью все поля), либо основной записи DISC (см. выше). РЛ SPEC (Специальность) содержит следующие поля:
РЛ NAPR (Направление) содержит следующие поля:
Последние два вида записей в разработанной технологии не работают, но могут использоваться, если это будет признано целесообразным для полного представления информации об учебных планах ВУЗа. | |
Copyright © 1995-2001 ГПНТБ России |