Сборник научных трудов

Фонд научно-технической библиотеки:
традиционные и электронные компоненты

В данной статье освещены вопросы политики комплектования фонда с учетом возрастающего количества электронных изданий, а также вопросы, связанные с автоматизацией процессов, обеспечивающих формирование фонда, его обработку и хранение.

Сегодня ГПНТБ России, как крупнейшая научно-техническая библиотека страны, по праву может гордиться своими фондами. Фонд библиотеки насчитывает около 8 млн. экземпляров литературы. 53% фонда составляет отечественная литература, 47% – иностранная, причем 35% – это уникальная коллекция зарубежных периодических изданий.

Процесс формирования фонда сложный, кропотливый и творческий. Принципы подхода к комплектованию фондов претерпевают изменения, которые вызваны переменами в политической и экономической жизни, а также развитием библиотечного дела и внедрением автоматизированных технологий.

3. Технология и методы процессов комплектования:

А вот ответы на эти вопросы зависят от веяний времени и, конечно же, от характера библиотеки, от целей и задач, стоящих перед ней.

В данной статье я коротко остановлюсь на вопросах политики комплектования с учетом все возрастающего количества электронных изданий (будь то CD-Romы или издания в Online доступе), а также на автоматизации процессов, обеспечивающих формирование фонда, его обработку и хранение.

Наступили времена, когда использование электронных продуктов и доступ в Интернет стали само собой разумеющимися. Уже с конца 80-х – начала 90-х годов библиотекари, издатели и книгораспространители обратились к применению электронных продуктов в сфере своей деятельности. Сегодня, безусловно, основную часть фонда ГПНТБ России составляют традиционные бумажные издания, учитывая тот факт, что в предыдущие десятилетия формирования фонда другого и не было. Говоря о текущем комплектовании научно-техническая библиотека не может игнорировать факт наличия электронных изданий. Причем речь может идти, как о предоставлении электронных изданий читателям, так и об их использовании в самом процессе комплектования.

Останавливаясь на этом вопросе в основном можно опираться на опыт работы с зарубежными изданиями, т.к. рынок отечественных электронных изданий (имеется в виду научных и технических) остается крайне ограниченным. С иностранной литературой ситуация другая, особенно с периодическими изданиями. Сегодня многие научные издательства, такие как Wiley, Academic Press, Springer, Kluwer, Elsevier и др., предлагают свои издания в электронной форме, при этом постоянно увеличивая их число. Наблюдая такую тенденцию, многие приверженцы технического прогресса в библиотечной сфере считают, что электронные издания скоро полностью вытеснят бумажные публикации. Однако сами издательства не торопятся отказаться от традиционных форм и пытаются найти наиболее удачное сочетание старых и новых технологий. Это сочетание распространяется и на определение стоимости изданий. Определяя стоимость электронного издания, издательство исходит из цены печатного аналога. Несмотря на договоренность между европейскими издателями о предоставлении электронных изданий по цене, не превышающей 80% от стоимости печатных, бывают случаи, когда цена электронной версии выше цены традиционного издания. Кроме того, большинство издательств предлагают электронные версии только совместно с печатными. И только в этом случае Online -–доступ можно получить бесплатно, или по достаточно низким ценам. И здесь уместно сказать о дальнейшем развитии такого положительного опыта работы, как создание и расширение консорциумов.

Одним из наиболее известных примеров такого рода является созданный при поддержке Российского фонда фундаментальных исследований консорциум крупнейших российских библиотек по доступу к журналам издательства Elsevier. Преимущества такой кооперации были очевидны. ГПНТБ России, например, купив всего 30 наименований журналов этого издательства в печатном виде предоставляла своим читателям 350 названий полнотекстовых журналов в электронном виде. На базе этого консорциума был создан библиотечный сервер РФФИ «Научная электронная библиотека», который является составной частью «Программы поддержки российских научных библиотек». Эту Программу РФФИ реализует с 1997 года. Деньги, выделяемые на эту Программу, распределяются как на подписку на печатные журналы, так и на закупку электронных журналов и баз данных. Сегодня на библиотечном сервере РФФИ можно найти уже свыше 2 тысяч электронных журналов. О дальнейшем развитии программы РФФИ советую коллегам прочитать статью академика М. Алфимова и кандидата физико-математических наук В. Новикова «Библиотечная программа РФФИ: от бумажных журналов к электронным» (газета «Поиск» № 49 (655) от 7 декабря 2001 г.). Не буду ее пересказывать, приведу лишь небольшую цитату: «Приобретение столь крупного массива научной информации потребовало существенного увеличения финансирования этой части программы, что можно было сделать только за счет снижения подписки на бумажные журналы».

Полностью согласна с авторами статьи, что электронные библиотеки «позволяют преодолеть временные и пространственные барьеры, характерные для традиционных библиотек». Опыт работы ГПНТБ России с полнотекстовыми электронными версиями научных журналов доказывает, что этот вид информации сегодня необходим. Но здесь уместно рассмотреть как преимущества использования этого ресурса, так и возникающие при этом проблемы.

В то же время при переходе библиотек от комплектования печатными изданиями к приобретению права доступа к электронным версиям перед ними возникает ряд проблем. В первую очередь, речь идет о сохранении архивов электронных изданий и обеспечения долгосрочного доступа к ним. Кто и на каких юридических и финансовых основаниях должен выступать хранителем архивных фондов, а также предоставлять доступ к ним, в том числе и в случае, если текущая подписка прекращена. Этот вопрос должен решаться при заключении соглашений с владельцем ресурса или при создании консорциумов. В противном случае библиотеки не могут рассматривать данный ресурс в качестве надежного источника при комплектовании фонда и обслуживании читателей.

Другой проблемой является обеспечение быстрых и надежных каналов связи. И наконец, решение технических и организационных вопросов в работе библиотеки. И конечно же, очень важный момент – соблюдение и грамотное использование лицензионных условий и ограничений.

Очевидны преимущества использования электронных ресурсов в самом процессе комплектования. Обращаясь к Web-страницам издательств или книготоргующих организаций, библиотекари имеют возможность получать оперативно необходимые сведения об изданиях, анализировать их достоинства и недостатки и осуществлять заказ.

Основная задача при комплектовании фонда сегодня – это, на мой взгляд, максимальное использование преимуществ изданий, как бумажных, так и электронных, с целью наиболее оперативного и полного обслуживания читателей.

Теперь об автоматизации процессов комплектования и обработки литературы.

Технология этих процессов в ГПНТБ России постоянно развивалась и совершенствовалась. Она прошла путь от традиционной рутинной ручной обработки до внедрения автоматизированных систем. И этот процесс продолжается. Автоматизация в ГПНТБ России, как и во многих других библиотеках, начиналась с решения узкой комплектаторской задачи, а именно с разработки и внедрения в 1983 году автоматизированной системы заказа отечественных журналов, а в 1992 году – заказа зарубежных журналов.

Остановлюсь подробнее на автоматизации процесса комплектования иностранных журналов, т. к. этот процесс имеет больше особенностей в отличие от отечественных изданий.

Автоматизированная система комплектования иностранных журналов включает следующие задачи:

Специалисты ГПНТБ России уже имеют решение всех этих задач, т. к. в течение нескольких лет в библиотеке существует библиотечная автоматизированная система, разработанная в программе CDS-ISIS. Сегодня на всех этапах «пути книги» – начиная от комплектования, обработки изданий и до хранения – активно внедряется АС ИРБИС, которая является лишь продолжением автоматизации библиотечных процессов в направлении их усовершенствования и создания для сотрудников более комфортных условий.

Для этого приведу несколько примеров опять же из опыта работы с иностранными изданиями.

За рубежом все большее распространение приобретают издания на различных носителях информации. При этом выходные данные различаются. Так, для печатных изданий элементами библиографического описания являются место издания и издательство, а для электронных изданий – адрес в ИНТЕРНЕТ, обеспечивающий доступ к изданию. И то и другое находит свое отражение в базе данных и электронном каталоге. Причем, доступ к электронному изданию можно получить при обращении к адресу в ИНТЕРНЕТ, содержащемуся в библиографическом описании.

Для специалиста, занимающегося составлением заказа, важными фактами являются цена издания и условия подписки. При появлении изданий в электронном виде появился и получил распространение новый вид заказа издания – совместная подписка. Условия подписки на каждый вид издания в отдельности и в случае совместного приобретения различаются, прежде всего, по цене. Колеблются цены и у различных поставщиков. Влияет на стоимость также возможность совместной подписки издания на различных носителях. Нужно учитывать и возможность приобретения изданий в виде «пакета» с учетом предоставляемых при этом скидок. ИРБИС позволяет отразить весь комплекс сведений подобного рода и получить самые разнообразные аналитические материалы для заказа журналов.

При ведении базы данных важна точность библиографического описания и однозначность записей. Ясно, что недопустимо разночтение при записи периодичности, страны, издательства и так далее, так как это существенно повлияет на результаты поиска в базе данных при отборе документов. Целый ряд документов может быть потерян. ИРБИС учитывает важность этого момента. Так, например, если меняется адрес издательства, то по термину, взятому из словаря базы данных, можно провести групповую корректуру во всех документах базы данных, связанных с этим термином, обеспечивая, таким образом, однозначность вводимой информации.

Элементами библиографического описания для специалиста комплектатора должны быть не только адрес издательства или редакции. Также необходимы адресные сведения о поставщике, его юридический адрес и банковские реквизиты. Это необходимо для получения в автоматизированном режиме финансовых документов для заказа издания и ведения финансовой отчетности о поступлении изданий. Эту возможность ИРБИС также предоставляет.

Очень интересны новые возможности работы с библиографическим описанием. Имеются совершенно новые функции, которые могут быть полезны не только специалистам, но и читателям. Так, не выходя из рабочего листа библиографического описания, можно выйти на полный текст электронного издания, о чем уже говорилось выше. Можно провести библиографический поиск изданий на сайтах других библиотек. Очень интересно решен вопрос тематического поиска и отбора изданий. Зная лишь одно наименование по интересующей тематике, можно найти и другие, относящиеся к данному вопросу.

Процессы комплектования литературы и ее обработки неразделимы. Первыми в качестве объекта автоматизированной обработки в 1991 году были избраны авторефераты диссертаций, как документы, имеющие унифицированное оформление и не вызывающие трудностей при каталогизации, в 1992 году – так же стандартно оформленные неопубликованные переводы. В 1993 году внедрена автоматизированная обработка основного вида издания, а именно, книг, в 1994 году – продолжающихся изданий. Таким образом, процесс автоматизации обработки всей поступающей в библиотеку литературы был завершен и это означало, что все новые поступления отражаются в электронном каталоге, носящем поливидовой характер и имеющем более широкие возможности многоаспектного поиска литературы. Однако этот процесс требует постоянного развития и совершенствования. Внедрение интегрированной библиотечно-информационной системы ИРБИС позволит решать проблемы комплектования, обработки, учета фонда, его движения и хранения в комплексе. Сегодня на базе этой системы осуществляется обработка авторефератов. Ведется работа по внедрению и совершенствованию системы ИРБИС в процессе обработки книг. Уже сегодня можно сказать о ее преимуществах на основании опыта работы по регистрации периодических изданий. Среди основных: возможность отслеживания полноты поступления журналов из разных источников комплектования, контроль за прохождением издания по всей цепочке технологического пути, экономия времени и сокращение количества ошибок при регистрации как отдельных номеров журналов, так и при регистрации комплекта в целом.

Система ИРБИС значительно облегчает процесс лингвистической обработки литературы, который требует, как известно, немалых временных и умственных затрат.

В отделе систематизации и предметизации работают
в ИРБИСе:

С конца 1999 года в отделе формирования, хранения и использования фондов также внедрена АС ИРБИС, а именно автоматизированное рабочее место (АРМ) «Регистрация движения литературы». Это значит, что регистрация новых поступлений в отдел осуществляется в автоматизированном режиме. Система позволяет осуществлять поиск издания по различным элементам (штрих-коду, шифру издания, инвентарному номеру, автору, заглавию и др.), оперативно исправлять выявленные ошибки в библиографическом описании, как в рабочих базах каталогизаторов, так и в электронном каталоге. Оперативная регистрация издания быстрее делает его доступным читателю.

Переведена в ИРБИС и созданная в 1986 году в отделе хранения АС «Автоматизированная технология регистрации выдачи и возврата книг, продолжающихся изданий и изданий на микроносителях».

Но, к сожалению, автоматизированная система регистрации выдачи и возврата литературы работает только в двух группах отдела книгохранения, расположенных в основном здании на Кузнецком мосту. Остальные фонды ГПНТБ России расположены в подвальных помещениях, состояние которых не позволяет в них установку компьютеров.

Поэтому в отдаленных книгохранилищах сохранена традиционная технология: ведутся картотеки выдачи и карточные топографические каталоги.

Топографический каталог – это единственный каталог, который ведется сегодня в традиционном карточном виде. Все остальные каталоги библиотеки с февраля 2001 года существуют только в электронной форме.

И здесь уместно сказать коротко о ретроконверсии. С завершением внедрения автоматизированных систем в технологию обработки новых поступлений встал вопрос о переводе карточных каталогов в машиночитаемую форму. Работа по ретроконверсии началась в ГПНТБ России в сентябре 1997 года. Ретроконверсия осуществляется в обратнохронологическом порядке, силами своих специалистов и путем ручного ввода. Основным условием ретроконверсии мы считаем сохранение высокого качества библиографических записей, которым всегда отличался каталог библиотеки. К тому же при ретроконверсии осуществляется редакция индексов УДК, ГРНТИ и предметных рубрик, т.е. лингвистического обеспечения, а также сверка каталога с фондом. При таком решении вопроса, безусловно, сохраняется качество справочно-поискового аппарата, но темпы работы медленные. За год вводится в среднем 20-25 тысяч записей. В условиях ограниченных людских ресурсов единственный способ ускорить процесс ретроконверсии – это сканирование.

К работе по сканированию каталогов ГПНТБ России приступила в сентябре 2001 года.

В настоящее время разрабатываются технологические документы и проводится как бы «опытное» сканирование. Безусловно, эта работа должна и будет продолжаться. Никакая автоматизированная библиотечная система не может до тонкостей учитывать специфику каждой библиотеки и особенности технологических процессов. Поэтому при решении любых вопросов, будь то комплектование, обработка или хранение фондов, всегда будет необходимо решать проблему совместимости автоматизированной системы и традиционной библиотечной технологии.

А как конечный результат – улучшение качества фонда библиотеки и обслуживания читателей.