А. Ю. Камалов
РГБ

Цель статьи – выявить основные подходы к определению электронного документа и проблемы, связанные с выработкой единого понятия. Рассмотрен генезис понятия «электронный документ», исследованы актуальные вопросы правового обеспечения электронных документов. Автор обращается к отечественным законодательным актам, регулирующим использование электронной цифровой подписи как средства придания электронным документам юридической силы.

Anas Kamalov
Russian State Library

С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования. Сегодня всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой.

Как отмечает Ю. Н. Столяров, с развитием техники связано возникновение машинораспознаваемых документов, «которые могут быть прочитаны только техническим устройством, причём считанная информация преобразуется в понятную для человека форму» [22. С. 90]. Автор подчёркивает: все документы такого рода, которыми можно пользоваться только при наличии технического устройства, правомерно отнести к классу технодокументов. Электронный документ (ЭД) представляет собой самую современную разновидность технодокумента, выделяемого по способу записи информации.

На первых порах в процессе работы с ЭВМ использовался преимущественно перфорационный метод закрепления, передачи и хранения кодированной информации, т.е. необходимая информация с помощью специальных машин – перфораторов и контрольников – фиксировалась на машинных перфокартах или перфолентах в виде круглых либо прямоугольных пробивок в определённых информационных точках. Впоследствии закрепление закодированной информации стало осуществляться преимущественно на магнитной ленте, магнитных дисках и др. [14. С. 43].

С массовой компьютеризацией, появлением более совершенных технологий и программного обеспечения возникла реальная возможность перехода на так называемое безбумажное делопроизводство, основа которого – ЭД, относящийся к числу самых распространённых и наиболее перспективных. К настоящему времени ЭД прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления.

Первая дискуссия об отношении к ЭД, создаваемым средствами вычислительной техники, состоялась на 5-м Международном конгрессе архивистов (1964). На 7-м Международном конгрессе (1972) обсуждались проблемы их отбора на государственное хранение и возможность создания архивов машиночитаемых документов [28].

В СССР термин машиночитаемые документы появился в 1970-е гг., когда началось внедрение автоматизированных систем управления в народное хозяйство. В тот период вышли работы Г. Г. Воробьёва, И. И. Даниленко и В. В. Цаплина, А. Н. Соковой, А. Ю. Чуковенкова и других, в которых формулируется методология работы с машиночитаемыми документами [Там же].

Переломный этап в понимании документа как объекта документоведения относится к 1980-м гг. и связан с принципиальным изменением способов фиксации, передачи и чтения информации. Для формирования представления об ЭД необходимо уточнить дефиницию документ.

А. И. Земсков полагает, что понятие электронный документ «полностью может считаться производным от более широкого понятия “документ вообще”, и характер носителя информации (среды, в которой он записан) не даёт каких-либо искажений, более того, не имеет существенного значения» [9].

Наиболее широко, с нескольких точек зрения, определяет понятие документ Ю. Н. Столяров: «Документ в субстанциональном смысле – информация, закреплённая на материальном носителе способом, созданным человеком, могущая служить единицей в процессе социальной коммуникации; документ в функциональном смысле – материальный объект, используемый для получения необходимой информации, т.е. выполняющий функцию субстанционального документа» [10].

В законе «Об обязательном экземпляре документов» понятие документ определено следующим образом: «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения» [25]. Очевидно, что электронный документ как понятие шире понятия документ, закреплённого в законе. В то же время ЭД имеет позиции сходства с документом в том смысле, как его трактует закон «Об обязательном экземпляре документов»: электронный документ несёт в себе информацию – также в виде текста, звукозаписи или изображения и также предназначенную для передачи во времени и пространстве. Таким образом, библиотечный документ (единица хранения) для материальной библиотеки и для электронной библиотеки имеет практически идентичный смысл [1. С. 107].

В 1982 г. вышла работа советского математика В. М. Глушкова, в которой доказывалась реальность вытеснения бумажного документа машинным носителем информации, особенно в сфере канцелярской деятельности. Согласно В. М. Глушкову, «автоматизация информационных технологий приводит к вытеснению бумажных носителей, доводящему их роль до разумных (удобных человеку) пределов» [3. С. 335].

Возможность перевода бумажного потока документов на качественно новый уровень (в другую среду существования) – на электронные носители – позволяет существенно облегчить создание, передачу, хранение и поиск документов, решить многие проблемы документооборота. Вместе с тем при переходе к ЭД возникает проблема придания таким документам юридической силы. Решение этой проблемы позволило бы расширить сферу использования ЭД.

Впервые юридическая сила документа на машинном носителе была закреплена в ГОСТе 6.10.4–84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники». Этот ГОСТ закрепил факт наличия в документальной среде документации на новых носителях и внёс упорядоченность в процесс их создания. Под машиночитаемым документом понимали «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации» [4]. Такая постановка вопроса привела к активному изучению документов на машинных носителях и разработке методик хранения машиночитаемых документов.

Значительным вкладом в развитие теории документоведения в условиях внедрения в практику делопроизводства новых информационных технологий является докторская диссертация А. Н. Соковой «Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960–1980 гг.)», где впервые сформулирована предварительная документоведческая концепция использования новых информационных технологий в оперативной обработке управленческой документации. Автор рассмотрела проблему закономерностей эволюции документации, определив перспективы применения бумажного документа в делопроизводстве и архивном деле в ситуации возрастающего использования машинных носителей информации.

В других научных работах А. Н. Соковой также аргументируется и прогнозируется сохранение в обозримом будущем традиционных бумажных документов в делопроизводстве наряду с документами на машинных носителях. В настоящее время мы видим подтверждение справедливости этого суждения.

Требования, предъявляемые ГОСТом 6.10.4-84, действовали на протяжении длительного времени. ГОСТ 6.10.1-88 «Унифицированные системы документации. Основные положения» содержит уже четыре определения, относящихся к машиночитаемому документу, – машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе (магнитной ленте, магнитном диске) и машинограмма – мало отличающиеся друг от друга [5]. Все эти определения отмечают в основном техническую сторону вопроса; отличие этих типов документов от других заключается лишь в том, что они должны быть или пригодны для обработки на ЭВМ, или созданы с помощью вычислительной техники, но при этом их реквизиты оформляются в установленном для всех документов порядке.

С середины 1990-х гг. в связи с активным развитием информационных технологий появилась необходимость конкретизировать условия придания электронным документам юридической силы. 1990-е гг. характеризуются прогрессивным изменением машинных носителей и программных средств, активным использованием средств электронно-вычислительной техники в сфере управления и делопроизводства, в связи с чем перед документоведением возникла задача определения роли и места ЭД в документационном обеспечении управления (ДОУ).

Так, в п. 3 ст. 5 ФЗ РФ от 20.02.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации», действовавшего до 2006 г., упоминалась электронная цифровая подпись как реквизит, придающий документу, обрабатываемому, хранимому и передаваемому с помощью информационных систем, юридическую силу. Юридическая сила электронной цифровой подписи признавалась при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима [26].

После вступления в силу этого ФЗ электронная цифровая подпись стала обязательным реквизитом документа в автоматизированной информационной системе, позволяющим реализовывать механизм проверки достоверности сведений в таком документе.

ЭД имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе: понятный пользователю вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.) она приобретает лишь после декодирования.

Такая специфика порождает дискуссии вокруг понятия электронный документ. Ведущий специалист по информационной безопасности В. М. Хургин выделяет несколько официальных определений:

1. Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной (пункт 2.1.17 ГОСТ Р 51141-98 [6]).

2. Электронный документ – документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники (п. 3.1 ГОСТ 7.83-2001 [7]). На основе межгосударственного стандарта ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» [Там же] разработан национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.83 – 2013 с аналогичным названием, который введён в действие 1 марта 2014 г. [8].

Как в межгосударственном, так и в национальном стандарте, ЭД определён как документ в цифровой форме, для использования которого необходимы средства вычислительной техники или иные специализированные устройства для воспроизведения текста, звука, изображения, а электронное издание – как электронный документ (группа электронных документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде и имеющий выходные данные.

3. Документ электронный – информационный объект, состоящий из двух частей: реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и электронную цифровую подпись; содержательной, включающей в себя текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого.

При необходимости ЭД может приобретать различные формы визуального отображения: на экране или бумаге (Р 50.1.031-2001 [20]).

4. Электронный документ – форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде (п. 4.2.12 ГОСТ Р 52292-2004 [18]).

5. Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (статья 3 ФЗ «Об электронной цифровой подписи» [27]; Приложение 1 к Положению о порядке организации выдачи и отзыва сертификатов ключей электронных цифровых подписей уполномоченных лиц органов исполнительной власти города Москва [17]).

В комментариях к этому закону заведующая сектором информационного права Института государства и права (ИГП) РАН, доктор юридических наук И. Л. Бачило и научный сотрудник ИГП РАН С. И. Семилетов уточняют: «Под электронно-цифровой формой следует понимать некоторую определённую организационную форму представления информации с реквизитами (например, обусловленную стандартом, протоколом, операционной системой, программой и другими программно-аппаратными средствами) в тех или иных электронных средствах и носителях, выраженную в цифровом коде (непосредственно человеком не воспринимаемом) и используемую в информационно-коммуникационных системах и технологиях» [16].

Статья 4 проекта ФЗ «Об электронном документе» содержит следующую трактовку: «Электронный документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи в целях хранения и общественного использования». А Статья 5 уточняет: «Электронный документ должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком» [19].

Таким образом, под ЭД понимается информация, зафиксированная на электронном носителе, которая в случае необходимости легитимации снабжается цифровой подписью.

Президент РФ подписал ФЗ от 29 июля 2010 г. № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"». Документ устанавливает единую терминологию в отношении электронного документооборота в сфере как связи и телекоммуникаций, так и госуслуг. В частности, теперь в российском законодательстве дано определение термина электронный документ. Это документированная информация, представленная в электронном виде, т.е. пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или для обработки в информационных системах.

ЭД с электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП), приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью. Напомним, что ЭЦП – реквизит ЭД, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также убедиться в отсутствии искажения информации в ЭД.

Можно отметить, что до настоящего времени в законодательстве России не установлено тождества между письменной формой документа и электронной. ЭД, подписанный КЭП (квалифицированная электронная подпись), приравнивается к бумажному документу в случае, если нормативными правовыми актами не установлено требование о составлении документа исключительно на бумажном носителе.

Вместе с тем различные нормативные правовые акты определяют ЭД по-разному. Так, ФЗ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» под ЭД понимает документированную информацию, представленную в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационном сетям или обработки в информационных системах [26].

Согласно «Методическим рекомендациям по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчётов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи», ЭД – документ, представленный в электронном виде в соответствии с требованиями формата для данного вида документа.

По версии Прокуратуры РФ, ЭД – запись на машинном носителе информации, воспроизводимой на экране дисплея или бумажном носителе в порядке, установленном Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 52292-2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения».

Разница в правовых подходах к определению ЭД может привести к различной трактовке этого понятия судебными и иными органами власти.

Ряд законодательных актов уже рассматривает ЭД как альтернативу бумажным документам (сдача счётов-фактур и представление налоговых деклараций по НДС в налоговую службу, обмен электронными документами с ФНС, электронное таможенное декларирование, подача процессуальных документов в арбитражный суд, электронный нотариат).

В результате внесения изменений в Федеральный закон об электронной цифровой подписи с 1 июля 2013 г. произошёл переход от ЭЦП к ЭП, которая может иметь три вида: простая, усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее – УНЭП) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП).

Много лет эксперты обсуждают вопрос о целесообразности подготовки проекта ФЗ «Об электронном документообороте (взаимодействии)» или «Об электронном документе», однако до сих пор решение о разработке подобного акта не принято. Отсутствие системы регулирования приводит к следующим последствиям:
наличию различных определений понятия электронный документ в нормативно-правовых актах РФ;
отсутствию законодательно закреплённых понятий электронная почта, электронный документооборот и иных связанных с ними терминов;
фактическому закреплению неравной (меньшей) юридической силы ЭД по сравнению с документами в бумажной форме (в том числе это относится к возможности посредством ЭД заключать сделки, вести переписку с контрагентами и органами власти, сдавать в некоторые ведомства отчётность в электронной форме, обращаться в судебные органы и т. п.);
отсутствию нормативного закрепления особенностей использования ЭД в деловой практике и вопросов ведения долговременных архивов юридически значимых ЭД, и организации оперативного доступа к ним. Не закреплены требования в отношении средств и методов идентификации;
низкому уровню доказательной силы ЭД в суде.

Электронные документы являются предметом многих исследований, и интерес к этой области постоянно возрастает. Например, в 1995 г. на одной из первых конференций по информационным системам была создана секция, посвящённая электронным документам. Материалы конференции 1998 г. (Thirty-First Hawaii International Conference on System Sciences) включали 36 докладов, представленных на секциях «Проблема информационной перегрузки», «Мультимедийные информационные системы», «Жанровое разнообразие электронных документов», «Библиотеки для электронных документов», «Документы в организациях и на рабочем месте» и «Электронные документы: создание и организация».

Несмотря на отсутствие к моменту проведения конференции ясного определения понятия электронный документ, на секциях были представлены примеры объёмности этого понятия. Изучая проблематику природы ЭД, организаторы конференции пришли к выводу, что эта тема «находится на стыке нескольких традиционных дисциплин, таких как информатика, библиотечное дело, а также юриспруденция, социология, лингвистика, экономика и др.» [12. С. 64].

В научном мире также нет единства мнений относительно того, чем же является ЭД. Исследование ЭД проводилось в разных аспектах. В профессиональной печати активно дискутируются вопросы о терминологии и статусе ЭД. Ряд учёных выступает за использование этого термина, но есть и сторонники термина электронный ресурс.

Т. В. Майстрович считает неправомерным использовать термин электронный ресурс. Она полагает, что разночтения в понимании этого термина заключаются в следующем:
специалисты расходятся во мнении, относится ли это понятие к одному объекту или им описывается множество объектов, что практически приравнивается к понятиям коллекция или фонд;
нет единства и в понимании того, что входит в электронный ресурс: только электронные документы или два вида электронной информации – программы как средство изменения среды обитания данных и собраний документов и собственно документы.

Следовательно, использование термина электронный ресурс не только не облегчает понимание сущности ЭД, но, напротив, вносит дополнительные сложности [15. С. 6].

Наиболее аргументированно неправомерность оперирования понятием ресурс вместо документ отстаивает Ю. Н. Столяров, например, в статье «Понятие электронный фонд: дискуссионные вопросы» [23]. Автор приводит точки зрения нескольких исследователей, отстаивающих правомерность использования термина электронный ресурс.

В частности, ещё в 2001 г. в защиту этого понятия выступила Т. А. Бахтурина. «Она сообщила, что предыдущий эквивалент электронного ресурса – компьютерный файл – отвергнут международной профессиональной общественностью в 1999 г., и рабочая группа ISBD (ER) поддержала термин электронный ресурс, хотя в статьях о нём встречаются и словосочетания electronic document, electronic publication. Термин электронный документ Т. А. Бахтурина считает неполным синонимом, однако каких именно признаков не хватает электронному документу, чтобы получить достойный статус, – это осталось "за кадром"» [Там же].

Сущностные свойства и отличительные особенности ЭД исследуют А. В. Гадасин, А. В. Конявский, Т. В. Майстрович, Ю. Н. Столяров. Изучению терминологических проблем и проблем классификации, в том числе ЭД, посвящены работы А. Б. Антопольского, Т. А. Бахтуриной, В. Барышевой, Ф. С. Воройского, Н. Н. Кушнаренко, Н. С. Ларькова, Н. Н. Литвиновой, Ю. Н. Столярова, Г. Н. Швецовой-Водки. Однако классификация ЭД, помогающая определить видовую структуру ЭД, которыми обслуживает библиотека, остаётся неразработанной.

Тенденции развития электронных документных ресурсов и их влияния на библиотечное обслуживание нашли отражение в публикациях А. И. Земскова, О. Л. Лаврик, Я. Л. Шрайберга.

В области документоведения следует отметить работы М. В. Ларина, А. Н. Соковой, М. Н. Костомарова, которые в своих монографиях и статьях рассматривали проблемы определения понятий электронный документ и электронная цифровая подпись. Профессор М. В. Ларин трактует электронный документ исходя из определения общего понятия документ – информация, определённым образом зафиксированная с возможностью её идентификации. Характеристики ЭД не выходят за рамки общего определения документа, и поэтому, с точки зрения М. В. Ларина, нет необходимости создавать новый термин.

В монографии «Управление документацией в организациях» М. В. Ларин, анализируя различные подходы к пониманию исследуемого вопроса, выделяет три основных группы определений ЭД. Это: машиночитаемый документ, документ на машинном носителе; особый тип документа; электронная форма документа [13. С. 89, 90].

М. И. Костомаров полагает, что наиболее подходящим следует считать понятие не ЭД, а электронная форма документа, так как ЭД – это всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения элементов, составляющих документ, в памяти компьютера [Там же].

Учёные предлагают различные определения понятия электронный документ – либо схожие с предложенными в современном законодательстве, либо отличающиеся от них. Например, А. И. Земсков даёт следующее определение ЭД: «Преднамеренно (искусственно) созданный и ограниченный во времени и пространстве (то есть имеющий начало и конец) массив информации, зафиксированный на машиночитаемом носителе» [9. С. 129–132].

Т. В. Майстрович считает ЭД разновидностью технотронного документа, функционирующего в компьютерной среде. При этом под технотронными понимаются документы, в которых знаковая система матрицы может быть переведена в знаковую систему, непосредственно воспринимаемую человеком только с помощью технических средств.

Под ЭД, согласно дефиниции, приведённой в проекте концепции Национальной электронной библиотеки, Т. В. Майстрович понимает ограниченный и завершённый на конечный момент времени массив информации, зафиксированный на физическом носителе(ях) в виде файла (набора файлов) с едиными техническими и общими содержательными характеристиками [28].

В рамках подготовки обзора «Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов» историк-архивист В. И. Тихонов предложил новое определение: «Электронные документы – электронные данные, содержащие атрибуты и реквизиты, позволяющие их идентифицировать». Этот же автор дал ещё одно определение: «Электронный документ – это зафиксированная на электронном (машинном) носителе информация, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие её идентифицировать. При этом под электронным (машинным) носителем следует понимать материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронно-вычислительной техники» [Там же]. Особо подчёркивалось, что понятие ЭД следует рассматривать в органичном единстве зафиксированной информации, реквизитов и носителя информации.

Соглашается с ними и доктор юридических наук, профессор А. П. Вершинин, определяя ЭД как «информацию, зафиксированную на электронных носителях и содержащую реквизиты, позволяющие её идентифицировать». Он дополняет: «По информации, которая может составлять содержание электронного документа, электронный документ не отличается от информации, которая может составлять содержание иных видов документов, например "бумажных". Однако для проведения различия между электронным документом и иными документами необходимо в содержании понятия указать на специфическую форму существования такой информации в качестве записи на электронном носителе. Именно форма электронного документа и является его отличительным признаком по сравнению с другими видами документов» [2. С. 40].

С. И. Семилетов понимает ЭД более глубоко – как «письменный документ, выполненный либо в виде объективной формы записи цифрового машинного кода на материальном носителе, входящем в состав электронных технических средств, либо в виде физического поля различного рода сигналов (электромагнитных, электрических, оптических и акустических), передаваемых по телекоммуникационному каналу связи во времени и пространстве» [21. С. 58].

Исследуя ЭД в разрезе исторических источников информации, российский историк Е. В. Злобин характеризует ЭД как «специфический тип исторического источника, содержащий значимую историческую информацию, который является результатом работы компьютера и может считываться только с использованием ЭВМ» [11].

Таким образом, при существующем многообразии мнений о понятии ЭД единого его определения не существует ни в научном мире, ни в современном законодательстве.

Появление ЭД существенно расширило возможности формирования и использования библиотечного фонда, качественно изменило технологию, однако полностью сохранило сущность библиотеки как документально-коммуникационной системы.

Как отмечает А. И. Земсков, термин ЭД может оказаться чрезмерно расширенным при анализе его практического применения в библиотеках [9]. Если ЭД имеет только вещественную природу, т.е. информация фиксируется на автономном (локальном) носителе – синтетической плёнке, гибком или жёстком полимерном диске (компакт-диске, CD-ROMе, DVD, жестком магнитном диске винчестера компьютера, принадлежащего данной библиотеке и т.п.), такой ЭД называют офлайновым [24]. Совсем другие технологии используются при работе с сетевыми (онлайновыми) ресурсами, доступными через локальную сеть или интернет.

Размежевание между офлайновым и онлайновым документами условно, ведь, строго говоря, любой документ изначально представлен на реальном (т.е. не виртуальном) вещественном носителе, например на жёстком диске (винчестере) компьютера. В данном случае такое разделение потребовалось для того, чтобы подчеркнуть: элементом библиотечного фонда является только зарегистрированный в учётных формах документ, принадлежащий конкретной библиотеке, а следовательно имеющий вещественный носитель [Там же].

Свойства электронных документов значительно отличаются от свойств документов на бумажных носителях.

1. ЭД не привязаны к одному месту. Используя телекоммуникационную связь, можно затребовать ЭД из любой библиотеки, и пользователю неважно, где находится запрошенный им документ.

2. Одной и той же базой данных может одновременно пользоваться множество людей. С любого сетевого компьютера, если известен шифр документа, можно получить к нему доступ, просмотреть, загрузить информацию на свой компьютер и работать с ней.

3. ЭД легко копировать.

4. В документы, записанные в электронной форме, можно вносить изменения. Их можно редактировать, переформатировать, соединять с другими документами.

5. Собрания текстов в электронной форме занимают гораздо меньше места, чем собрания печатных изданий, и следовательно, становятся более компактными.

Существование и использование ЭД связано с компьютерными технологиями. С одной стороны, развитие компьютерных сетей позволяет уменьшить поток бумажной информации. Однако в настоящее время наблюдается обратная ситуация: компьютер значительно упростил процесс создания документа – достаточно иметь шаблон и вписывать в него изменяющиеся данные, но при этом любое сообщение, имеющее больше трёх–пяти строк, переносится на бумажный носитель. Таким образом, парадоксальность ситуации заключается в том, что объём бумажных документов не только не снижается, но, напротив, возрастает.

Преимущество электронной документации перед привычными бумажными носителями – лёгкость её хранения: вместо отдельных помещений для архивов могут использоваться один–два компьютера с подходящим для этого объёмом памяти или набор дисков. Негативная сторона такого архивирования – ненадёжность, бренность таких носителей информации и, следовательно, большая вероятность потери сразу значительного объёма данных.

Таким образом, использование электронных документов, с одной стороны, удобное и современное средство документирования, но с другой – имеет и ряд серьёзных недостатков. Представление об интернете как о пространстве бессмысленных чатов, пиратских фильмов и музыкальных произведений приводит к тому, что ЭД воспринимается как ненадёжный.

Преимущества использования электронной документации для организации сводятся к следующему:
достаточно низкая (по сравнению с бумажными документами) стоимость распространения;
высокая скорость воссоздания;
быстрота поиска и, как результат, повышение эффективности внутренней и внешней коммуникации в организациях.

Однако распространению использования электронных документов препятствуют, во-первых, отсутствие культуры в работе с такими документами и, во-вторых, неясность их юридического и правового статуса.

1. Антопольский А. Б. Правовые и технологические проблемы создания и функционирования электронных библиотек / А. Б. Антопольский, Е. А. Данилина, Т. С. Маркарова. – Москва : ПАТЕНТ, 2008.
Antopolskiy A. B. Pravovye i tehnologicheskie problemy sozdaniya i funktsionirovaniya elektronnyh bibliotek / A. B. Antopolskiy, E. A. Danilina, T. S. Markarova. – Moskva : PATENT, 2008.

2. Вершинин А. П. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде. – Москва, 2000.
Vershinin A. P. Elektronnyy dokument: pravovaya forma i dokazatelstvo v sude. – Moskva, 2000.

3. Глушков В. М. Основы безбумажной информатики. – Москва : Наука, 1982.
Glushkov V. M. Osnovy bezbumazhnoy informatiki. – Moskva : Nauka, 1982.

4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – Москва : Изд-во стандартов, 1984.
GOST 6.10.4-84. Unifitsirovannye sistemy dokumentatsii. Pridanie yuridicheskoy sily dokumentam na mashinnom nositele i mashinogramme, sozdavaemym sredstvami vychislitelnoy tehniki. Osnovnye polozheniya. – Moskva : Izd-vo standartov, 1984.

5. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения. – Москва : Изд-во стандартов, 1988.
GOST 6.10.1-88. Unifitsirovannye sistemy dokumentatsii. Osnovnye polozheniya. – Moskva : Izd-vo standartov, 1988.

6. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 27.02.98. – Москва : Изд-во стандартов, 1998.
GOST R 51141-98. Deloproizvodstvo i arhivnoe delo. Terminy i opredeleniya. – Vved. 27.02.98. – Moskva : Izd-vo standartov, 1998.

7. ГОСТ 7.83–2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения. – Введ. 2002–07–01. – Москва : Изд-во стандартов, 2002.
GOST 7.83–2001. Sistema standartov po informatsii, bibliotechnomu i izdatelskomu delu. Elektronnye izdaniya. Osnovnye vidy i vyhodnye svedeniya. – Vved. 2002–07–01. – Moskva : Izd-vo standartov, 2002.

8. ГОСТ Р 7.0.83–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения. – Введ. 2014–03–01. – Москва : Стандартинформ, 2013.
GOST R 7.0.83–2013. Sistema standartov po informatsii, bibliotechnomu i izdatelskomu delu. Elektronnye izdaniya. Osnovnye vidy i vyhodnye svedeniya. – Vved. 2014–03–01. – Moskva : Standartinform, 2013.

9. Земсков А. И. Электронная информация и электронные ресурсы: публикации и документы, фонды и библиотеки / Земсков А. И., Шрайберг Я. Л. – Москва : Изд-во ФАИР, 2007.
Zemskov A. I. Elektronnaya informatsiya i elektronnye resursy: publikatsii i dokumenty, fondy i biblioteki / Zemskov A. I., Shrayberg Ya. L. – Moskva : Izd-vo FAIR, 2007.

10. Земсков А. И. Электронные документы, ресурсы, библиотеки (Опыт продвижения будущей монографии) / А. И. Земсков // Науч. и техн. б-ки. – 2010. – № 4. – Режим доступа: http://ellib.gpntb.ru/subscribe/index.php?%20journal=ntb&year=2004&num=10&art=11
Zemskov A. I. Elektronnye dokumenty, resursy, biblioteki (Opyt prodvizheniya budushchey monografii) / A. I. Zemskov // Nauch. i tehn. b-ki. – 2010. – № 4. – Rezhim dostupa: http://ellib.gpntb.ru/subscribe/index.php?%20journal=ntb&year=2004&num=10&art=11

11. Злобин Е. В. О некоторых проблемах классификации и описания электронных документов как исторического источника. – Режим доступа: http://www.runetica.com/pdfs/reader/ZlobinEV.pdf
Zlobin E. V. O nekotoryh problemah klassifikatsii i opisaniya elektronnyh dokumentov kak istoricheskogo istochnika. – Rezhim dostupa: http://www.runetica.com/pdfs/reader/ZlobinEV.pdf

12. Лапо П. М., Соколов А. В. Введение в электронные библиотеки. [Электронный ресурс]. – 2005. – Режим доступа: http://old.nlb.by/html/news2005/7july/data
Lapo P. M., Sokolov A. V. Vvedenie v elektronnye biblioteki. [Elektronnyy resurs]. – 2005. – Rezhim dostupa: http://old.nlb.by/html/news2005/7july/data

13. Ларин М. В. Управление документацией в организациях. – Москва : Научная книга, 2002.
Larin M. V. Upravlenie dokumentatsiey v organizatsiyah. – Moskva : Nauchnaya kniga, 2002.

14. Ларьков Н. С. Документоведение. – Москва : АСТ, 2006.
Larkov N. S. Dokumentovedenie. – Moskva : AST, 2006.

15. Майстрович Т. В. Разработка профиля комплектования фондов электронных документов в библиотеках : метод. рек. – Москва : 2006.
Maystrovich T. V. Razrabotka profilya komplektovaniya fondov elektronnyh dokumentov v bibliotekah : metod. rek. – Moskva : 2006.

16. Об электронной цифровой подписи: Комментарии к Федеральному закону. – Москва : 2002. – Режим доступа: http://www.archives-garant.ru/u2i/kommentariy-k-federalnomu-zakonu-ob-elektronnoy-tsifrovoy-podpisi-chast-1/
Ob elektronnoy tsifrovoy podpisi: Kommentarii k Federalnomu zakonu. – Moskva : 2002. – Rezhim dostupa: http://www.archives-garant.ru/u2i/kommentariy-k-federalnomu-zakonu-ob-elektronnoy-tsifrovoy-podpisi-chast-1/

17. Положение Центрального Банка Российской Федерации от 5 декабря 2002 г. № 205-П «Положение о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» / Зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 20 декабря 2002 г.
Polozhenie Tsentralnogo Banka Rossiyskoy Federatsii ot 5 dekabrya 2002 g. № 205-P «Polozhenie o pravilah vedeniya buhgalterskogo ucheta v kreditnyh organizatsiyah, raspolozhennyh na territorii Rossiyskoy Federatsii» / Zaregistrirovano Ministerstvom yustitsii Rossiyskoy Federatsii 20 dekabrya 2002 g.

18. Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29 декабря 2004 г. № 135-ст «Об утверждении национального стандарта» [ГОСТ Р 52292-2004 Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения. – Москва : Изд-во стандартов, 2005].
Prikaz Federalnogo agentstva po tehnicheskomu regulirovaniyu i metrologii ot 29 dekabrya 2004 g. № 135-st «Ob utverzhdenii natsionalnogo standarta» [GOST R 52292-2004 Informatsionnaya tehnologiya. Elektronnyy obmen informatsiey. Terminy i opredeleniya. – Moskva : Izd-vo standartov, 2005].

19. Проект Федерального закона № 159016-4 «Об электронном документе» (от 20.03.2001 г.). – Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc; base=PRJ; n=31971
Proekt Federalnogo zakona № 159016-4 «Ob elektronnom dokumente» (ot 20.03.2001 g.). – Rezhim dostupa: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc; base=PRJ; n=31971

20. Р 50.1.031-2001 Рекомендации по стандартизации. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Терминологический словарь. Часть 1. Стадии жизненного цикла продукции.
R 50.1.031-2001 Rekomendatsii po standartizatsii. Informatsionnye tehnologii podderzhki zhiznennogo tsikla produktsii. Terminologicheskiy slovar. Chast 1. Stadii zhiznennogo tsikla produktsii.

21. Семилетов С. И. Информация как особый объект права // Проблемы информатизации. – 1999. – № 3.
Semiletov S. I. Informatsiya kak osobyy obekt prava // Problemy informatizatsii. – 1999. – № 3.

22. Столяров Ю. Н. Документология : учеб. пособие / Ю. Н. Столяров ; Моск. гос. ун-т культуры и искусств, Орл. гос. ин-т искусств и культуры. – Орёл : Горизонт, 2013.
Stolyarov Yu. N. Dokumentologiya : ucheb. posobie / Yu. N. Stolyarov ; Mosk. gos. un-t kultury i iskusstv, Orl. gos. in-t iskusstv i kultury. – Orel : Gorizont, 2013.

23. Столяров Ю. Н. Понятие электронный фонд: дискуссионные вопросы // Науч. и техн. б-ки. – 2006. – № 8. – Режим доступа: http://ellib.gpntb.ru/subscribe/index.php?journal=ntb&year=2006&num=8&art=7
Stolyarov Yu. N. Ponyatie elektronnyy fond: diskussionnye voprosy // Nauch. i tehn. b-ki. – 2006. – № 8. – Rezhim dostupa: http://ellib.gpntb.ru/subscribe/index.php?journal=ntb&year=2006&num=8&art=7

24. Столяров Ю. Н. Электронный библиотечный фонд. Библиотечные фонды: проблемы и решения // Науч.-практ. журнал по проблемам библ. фондоведения. Электронный журнал-препринт, № 5, декабрь, 2003. – Режим доступа: http://www.rba.ru/content/activities/section/12/mag/mag05/3.php?%20papka=12&id_sec=11
Stolyarov Yu. N. Elektronnyy bibliotechnyy fond. Bibliotechnye fondy: problemy i resheniya // Nauch.-prakt. zhurnal po problemam bibl. fondovedeniya. Elektronnyy zhurnal-preprint, № 5, dekabr, 2003. – Rezhim dostupa: http://www.rba.ru/content/activities/section/12/mag/mag05/3.php?%20papka=12&id_sec=11

25. Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 05.05.2014) «Об обязательном экземпляре документов» (29 декабря 1994 г.). Ст.1. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_162621/
Federalnyy zakon ot 29.12.1994 N 77-FZ (red. ot 05.05.2014) «Ob obyazatelnom ekzemplyare dokumentov» (29 dekabrya 1994 g.). St.1. – Rezhim dostupa: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_162621/

26. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ. – 31.07.2006. – № 31 (1 ч.). – Ст. 3448.
Federalnyy zakon ot 27 iyulya 2006 g. № 149-FZ «Ob informatsii, informatsionnyh tehnologiyah i o zashchite informatsii» // Sobranie zakonodatelstva RF. – 31.07.2006. – № 31 (1 ch.). – St. 3448.

27. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Там же. – 2002. – № 2. – Ст. 127; 2007. – № 46. – Cт. 5554.
Federalnyy zakon ot 10 yanvarya 2002 g. № 1-FZ «Ob elektronnoy tsifrovoy podpisi» // Tam zhe. – 2002. – № 2. – St. 127; 2007. – № 46. – Ct. 5554.

28. Хургин В. Ещё раз об электронном документе // Информ. ресурсы России. – 2008. – № 3 [Российская ассоциация электронных библиотек]. – Режим доступа: http://www.aselibrary.ru.
Hurgin V. Eshche raz ob elektronnom dokumente // Inform. resursy Rossii. – 2008. – № 3 [Rossiyskaya assotsiatsiya elektronnyh bibliotek]. – Rezhim dostupa: http://www.aselibrary.ru.